合同文件管理制度.doc

广东皓盛投资有限公司管理制度编号：hs -1202232合同/协议/文件管理制度 签发人：第一章 总 则第一条 为了规范公司合同、协议、文件管理程序，明确管理职责，界定管理层面，防范经营风险，提高管理效能，特制定本管理办法，本管理办法分为以下两部份：合同/协议管理、文件管理。第二条 公司指定人事行政部负责管理所有合同、协议、文件材料，切实做好相关资料的收集、分类、整理、归档工作，保证合同文件资料的齐全完整，使合同文件管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。第三条 合同/协议/文件经办部门或经办人员应保证经办合同/协议/文件的系统完整（合同/协议/文件上的各种附件一律不准抽存），结案后及时交由人事行政部归档。工作变动或因故离职时应将经办的合同/协议/文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第四条 订立合同/协议，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。第五条 所有合同/协议/文件均应采用书面形式，有关修改合同/协议/文件的文书、图表、传真件等均为合同文件的组成部分。第二章 合同/协议管理一、合同/协议的订立第六条 本办法所包括的合同/协议有：设计、赞助、采购、活动承办等方面的合同，不包括劳动合同。第七条 合同/协议的订立，与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立合同/协议。第八条 订立合同/协议前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立合同/协议。第九条 除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面合同/协议。第十条 合同/协议必须具备：数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点、和方式，违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。第十一条 每一合同/协议文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号等相关信息。第十二条 合同/协议文本拟定完毕，经相关部门、法律顾问、财务部门等职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。第十三条 公司总经理对合同/协议的订立具有最终决定权。第十四条 对外订立的合同/协议，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理特批。第十五条 单份合同/协议文本达二页以上的须加盖骑缝章。第十六条 合同/协议盖章生效后，应交由合同管理员按公司确定的规范对合同/协议进行编号并登记。合同/协议交存时，需填写合同/协议交存确认表，接收人签字确认后归档。第十七条 合同/协议文本及复印件由财务部、办公室、法律顾问、具体业务部门等各部门分存，其中原件由人事行政部留存。二、合同/协议的履行第十八条 合同/协议依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。第十九条 人事行政部应根据各部门交存的合同/协议进行编号，按部门建立合同台帐，记录合同/协议的相关情况。第二十条 有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报。第二十一条 财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：1. 应当订立书面合同/协议而未订立书面合同/协议的；2. 收款单位与合同/协议对方当事人名称不一致的。第二十二条 在合同/协议履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核认可，经总经理同意后，再转财务审核付款。第二十三条 合同/协议请款时需严格按照合同款项支付审批流程执行，填写合同款项支付会签审核表，经办部门负责人、总经理助理、总经理会审同意后，财务方可付款。三、合同/协议的变更和解除第二十四条 变更或解除合同/协议必须依照合同/协议的订立流程由经办部门、财务部门等相关职能部门负责人和公司总经理审核通过方可。第二十五条 我方变更或解除合同/协议，通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。第二十六条 有关部门收到对方要求变更或解除合同/协议的通知必须在两天内 向公司总经理汇报。第二十七条 变更或解除合同/协议的通知和回复应符合公文收发的要求，快递寄发或由对方签收，快递或签收凭证作为合同组成部分交由人事行政部保管。第二十八条 变更或解除合同/协议的文本作为原合同/协议的组成部分或更新部分与原合同/协议有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。第二十九条 合同/协议变更后，合同/协议编号不予改变。第三十条 合同/协议作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。第三十一条 各部门应当根据所立合同/协议，定期或不定期向总经理汇报合同/协议的履行情况。第三十二条 各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同/协议有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件等）由总经理审核后交人事行政部存档，不得随意处置、销毁、遗失。四、 责任第三十三条 凡因未按规定处理合同/协议事宜、未及时汇报情况和遗失合同/协议有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。第三十四条 因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。第三章 文件管理第三十五条 文件分类1. 规定：发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。2. 决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。3. 通知：转发上级机关文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。4. 通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。5. 请示、报告：向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。6. 批复：答复请示事项用“批复”。7. 函：商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。8. 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。 第三十六条 凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。第三十七条 文件归档范围1. 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等。2. 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。凡是对外正式发文，由总经理审核签字盖章后，需复印一份交存到人事行政部，并填写外发文件登记表，接收人签字确认后归档。3. 本公司的各种工作计划、总结、报告、会议纪要。第三十八条 外发正式文件程序1. 各部门需要以公司名义外发文件，应事先向总经理提出申请。2. 草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、条理清晰、层次分明。3. 经办部门负责人对文稿进行审查和修改。文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿人重新拟稿。4. 经办部门审查修改后的文稿，送总经理审核同意签字盖章后方可外发。第三十九条 人事行政部收到各部门