财务管理-服务LEXUS经销商运营管理系统(LEXUS DMS).ppt

1,财务管理-服务LEXUS经销商运营管理系统(LEXUSDMS)Nov10,2007,2,服务讲解内容及时间,服务项目维护0.5时,1,服务系统流程2.0时,2,LEXUS经销商运营管理系统,业务类型应用2.5时,3,3,服务项目维护讲解时间,服务包10分,2,作业代码10分,1,故障描述5分,指令5分,3,4,LEXUS经销商运营管理系统,服务行动5分,5,4,LEXUS经销商运营管理系统-作业代码维护,按F3创建新的作业代码1、品牌编号：选择作业代码对应的品牌2、编号：作业代码编号，可以手工输入也可按系统规则自动生成3、描述：作业代码的说明4、来源类别：经销商新建默认为“经销商”5、是否外包：指该作业代码是否为外包服务（贴膜、音响调试等）,点击卡片上“发票”页面6、固定价格：作业代码的固定金额，与工时无关7、普通产品过帐组、增值税产品过帐组：财务过帐组的设置,5,服务项目维护,服务包,2,作业代码,1,故障描述,指令,3,4,LEXUS经销商运营管理系统,服务行动,5,6,LEXUS经销商运营管理系统-服务包维护,选择“服务”服务包，进入服务包卡片服务包是由TMCI相关部门发布并通过管理员维护到系统的，但经销商也可以根据业务需要在系统内增加经销商专用的服务包等。服务包是零件、作业代码的组合，可被用在预约单、估价单、服务委托书等服务管理单据中。经常商可以把常用的一些服务维修项目及相关零件以服务包的方式组合便于操作。例，可以将免费保养做为一个服务包，将10000KM，2000KM，30000KM等做为该服务包内的不同版本，每个版本中有不同的作业代码和零件,7,LEXUS经销商运营管理系统-服务包维护,组成清单1、类型：选择清单内组成项目的类型，分为作业代码、零件、总帐科目、外包服务2、编号：类型相对应项目的编号3、数量：组成的数量,8,服务项目维护,服务包,2,作业代码,1,故障描述,指令,3,4,LEXUS经销商运营管理系统,服务行动,5,9,LEXUS经销商运营管理系统-故障描述维护,按F3创建新的故障说明1、品牌编号：选择故障对应的品牌编号2、编号：故障代码编号，可按系统设置规则自动生成3、描述：故障的说明,10,服务项目维护,服务包,2,作业代码,1,故障描述,指令,3,4,LEXUS经销商运营管理系统,服务行动,5,11,LEXUS经销商运营管理系统-指令维护,按F3创建新的服务指令1、品牌编号：选择服务对应的品牌编号2、编号：服务指令编号，可按系统设置规则自动生成3、描述：服务指令的说明4、作业代码编号：解决故障的作业代码5、服务包编号：解决故障的对应服务包,12,服务项目维护,服务包,2,作业代码,1,故障描述,指令,3,4,LEXUS经销商运营管理系统,服务行动,5,13,LEXUS经销商运营管理系统-服务行动,打开卡片后按F3新增选择品牌编号输入服务行动描述输入有效起始日和有效截止日点击功能按钮：服务行动-服务包；设定此次行动中涉及的服务包点击功能按钮：功能-查找车辆；从系统中筛选出符合条件的车辆,14,培训主题,服务项目维护,2,系统使用简介,1,服务系统流程,3,LEXUS经销商运营管理系统,业务类型应用,4,15,服务培训内容及时间,施工任务委派5分,2,服务委托书15分,1,零件出库10分,3,服务完成10分,4,服务结算20分,5,练习及提问时间,5分,15分,10分,10分,20分,16,创建服务预约/估价订单,创建服务委托书信息,打印服务委托书,客户签字确认,施工任务委派,创建维修零配件信息,打印派工单,维修开始打卡,维修结束打卡,维修检验完成,配件出库过账并打印,打印预售结算单,服务维修过账,服务结算过账,创建服务结算单,客户签字确认,服务维修系统流程,服务回访,17,LEXUS经销商运营管理系统-服务系统流程,创建服务委托书,施工派工,服务完成,服务顾问,施工任务生成,打印派工单,服务单过帐,管工,创建预约单(I-CROP),转成正式服务委托书,零件库管,零件输入及关联,出库单打印,预约内容维护单据打印,服务结算,结算单过帐,创建结算单,打印预售结算单,财务,备注：,系统外流程,系统内流程,创建估价单,转成正式服务委托书,估价单打印,手工创建服务委托书,委托书打印,出库过帐,CRM,服务回访(CRM),零件出库,作业任务及零件维护,打卡登记,登记施工开始时间(I-CROP),维修技师,进行维修,完工登记（I-CROP),服务顾问,检验确认,18,LEXUS经销商运营管理系统-手工创建服务委托书,按F3创建新的服务委托单，红字加框为必输入内容1、编号：服务单编号，由系统按设置的编号规则自动生成2、车辆识别号：车辆的VIN号，输入VIN号其中几位，系统会自动模糊检索，察看系统中是否存在类似的车辆信息3、维护类别：确认服务单服务的类型4、当前里程：输入车辆的里程数5、服务顾问编号：系统缺省带入登陆者的编号，可点击选择本次服务单的服务顾问,19,LEXUS经销商运营管理系统-作业代码及零件维护,在服务单行中进行作业代码及服务中需要的零件信息维护1、作业代码-维修类型：默认与服务单头中的维修类型相同，可手工选择其它维修类型2、编号：可点击选择作业代码点击“零件”选项，在零件界面中进行服务单零件信息操作3、零件-维修类型：默认与服务单头中的维修类型相同，可手工选择其它维修类型。如果作业代码与零件有关联，则自动带出4、编号：如果作业代码与零件有关联，自动带出,20,LEXUS经销商运营管理系统-打印服务委托书,服务单维护完成，需要打印出给客户签字确认1、服务委托书：可以预览并打印本次创建的服务单2、空白服务委托书单：当有需要时可以打印空白服务单,21,LEXUS经销商运营管理系统-服务委状态,1、服务单维护完成时可以查看服务单状态，状态为“等待维修”,22,LEXUS经销商运营管理系统-施工任务生成,客户确认签完字后，接下来要开始派工，同时维修技师根据服务委托书去领所需的配件，进入修车服务阶段。进入维修阶段后，首先要对施工项目做派工，指定维修技师。点击服务委托书下方的功能键：“施工任务委派”，进入施工任务委派界面，进行派工操作1、资源编号：点击进入“资源列表”选择资源编号（维修工人）2、任务委派：点击任务委派按钮系统生成派工单号3、派工单号：由系统自动生成,23,LEXUS经销商运营管理系统-零件输入及关联,注意事项：1.注意零配件的货位和待发运数量；2.负库存：当选择的零配件是负库存时，系统不会自动带出待发运数量，需要手动输入要发运的数量，这时系统会弹出当前零配件库存不足的提示，点击是后，自动将数量填入待发运数量中。,在施工过程中需要零配件，维修技师可以在派工单上手工填写需求零件信息；零件库管可以根据所提需求输入零件并执行出库1、维修类型：零件用于相对应的作业任务类型2、编号：点击选择零件号3、关联作业代码：当手工增加零件时，可将零件与作业代码关联，点击系统带出本次作业代码进行关联4、数量：输入所需零件数量,24,LEXUS经销商运营管理系统-零件出库打印及过帐,当实际零件发给领料人后，零件库需要在系统内做零件过帐，记录零件的收发情况，即台帐登记1、当零件出库信息维护完成后可以预览并打印零件出库单，给领料人签字,一联交财务2,点击过帐过帐，出现“服务耗用过帐提示”界面，选择“零件出库”并确认，系统进行零件出库过帐，并自动产生相关分录,25,LEXUS经销商运营管理系统-零件出库过帐,1、当零件出库过帐结束后，查看服务单状态，当前状态为“完全发料”,26,LEXUS经销商运营管理系统-零件退库,在维修过程中维修技师有多余零件需要退回零件库时，零件库接收后要在系统内做退料操作1、光标放在服务委托书空白零件行中，鼠标点击“抵销至行号”边上按钮，进入列表信息2、列表中显示的为该服务单中已发料的记录，选择要退库的零件并确认,3、该零件信息被带行零件行中，“数量”及“待发运数量”为负，默认为之前发料的数量4、在回到服务单界面时，系统提示要输入退货原因。零件库人员在零件行中输入本次退料的原因。,27,LEXUS经销商运营管理系统-零件退库打印及过帐,当实际零件退给零件库，零件库收到零件后需要在系统内做零件过帐，记录零件的收发情况，即台帐登记。1.零件退料信息输入完成后，需要预览并打印零件退料单，给退料人签字,一联交财务2.点击过帐过帐，出现“服务耗用过帐提示”界面，选择“零件出库”并确认，系统进行零件退库过帐，并自动产生相关分录,28,LEXUS经销商运营管理系统-检验确认,当维修结束，等待检验员验收，验收合格后需要在系统中做检验通过的操作。1、在服务委托书界面中，点击“检验员”栏右侧的按钮，进入列表清单选择本次检验的人员,29,LEXUS经销商运营管理系统-完工登记,1、当检验员输入完成后，查看服务单状态，当前状态为“检验完成”点击下方“施工任务委派”，在施工任务委派界面查看信息2、查看施工单，“完成”标志被打上勾，同时还记录着服务单实际的开工、完工时间,30,LEXUS经销商运营管理系统-服务单过帐,服务顾问在服务结束后，需要确认所有服务完成，然后在系统中执行服务完成（确认）的动作1、点击过帐过帐，选择“作业代码完成确认”并确认，系统进行服务单过帐，并自动产生相关分录,31,LEXUS经销商运营管理系统-服务单过帐,1、当服务单完成过帐动作后，查看服务单状态，当前状态为“服务已过账”,32,LEXUS经销商运营管理系统-结算方调整,确认服务作业都完成后，服务顾问需要确认本次维修的费用及付款方，如果结算方不是车主，则需要在服务委托书中修改结算方注：如果有多个结算方时，需要在行中另外修改，具体操作方式见服务顾问还需要确认各项施工作业及零件价格是否正确,33,LEXUS经销商运营管理系统-打印预售结算单,1、当服务单完成过帐动作后，需要打印一张预售结算单给客户签字确认，然后带客户到结算员处做结算,34,LEXUS经销商运营管理系统-创建结算单,结算员收到客户款后，根据服务顾问提供预售结算单，需要在系统内完成服务结算的操作，表示服务费用收到并在财务总帐中产生相关的帐务凭证1、点击“功能”创建结算单，出现“创建服务结算单”的提示界面，确认后，系统根据服务单自动创建结算单,35,LEXUS经销商运营管理系统-创建结算单,从服务委托书创建结算单成功后，系统自动显示所建立的结算单据1、编号：系统自动生成的结算单号2、相对应的源服务委托书号3、作业代码结算对应的财务科目、零件结算对应的零件的编码4、结算价格，从服务单上取得，可以调整,36,LEXUS经销商运营管理系统-多种付款方式,如果客户付款时有多种付款方式，可以在“多种付款方式”页面中输入。点击“付款方式代码”栏右侧的按钮，进入付款方式列表，选择付款方式，并输入各自的付款金额,37,LEXUS经销商运营管理系统-金税接口导入/导出,如果在金税系统还未开增值税发票，则可以在本系统中先将要开票的内容导出到金税系统中，然后在金税中开完票，再将所开的增值税票号传入到系统中，这样系统发票与实际发票就可以对应了1、导出文本文件：将系统内发票的信息传输到文本文件，再通过金税系统导入后生成发票并打印增值税票2、导入文本文件：在金税系统生成的发票号导入到本系统中3、外部单号：在金税系统中生成的增值税票号，导入后在此处显示,38,LEXUS经销商运营管理系统-结算单过帐,结算员在系统中找出服务结算单与打印单进行核对，确认无误后，收款并过帐结算单。由结算员给客户开真实发票并盖章确认1、点击过帐过帐：出现“服务过帐提示”，系统默认为“发运并开票”，确认后系统进行结算过帐，并自动产生相关分录注意：1、当结算单过完帐后，原单据被删除，可以到“服务管理”“已过帐结算单”中查看2、结算单过完帐后，对应服务单也将被删除归档，可以到“服务管理”“定期行动”“已归档订单”中查看,39,LEXUS经销商运营管理系统-取消服务委托书,当要取消服务委托书时，选择要删除的服务单，光标放在单头上，点击操作界面上的“删除”按钮，单据被删除,可以选择菜单：服务管理-定期行动-归档服务委托书查看，归档原因为“手工删除且不过账”,40,练习,练习1：直接创建服务委托书,练习2：委托书行创建作业代码并且施工任务委派,练习3：服务单上零配件关联并出库,过帐，查看已过帐发运单,练习5：服务单上输入折扣，确认金额,LEXUS经销商运营管理系统,练习4：施工任务时间登记并完工，过帐，查看已过帐发运单,练习6：创建服务结算单，单一付款方式过帐，查看已过帐结算单,练习7：创建服务结算单，多种付款方式过帐，查看已过帐结算单,练习,练习数据：,演示数据：客户编号：C080014VIN：JTHBG2627EDU14632维修代码：043233、046214、064534A零件：0888681015、3517830010、4853080020、8520753010,2.练习数据,客户编号C080054C080070C080090C080111,VINJTHBG2626EDU14668JTHBG2626EDU14668JTHBG2623EDU13865JTHBG2623EDU14773,服务代码420018Y0162Y0001Y0028Y0029Y0008Y0131,零件编号04465352900446660090088808250381910-4803052125-3307058745330305874533030587453305064620500206465050010,42,培训主题,服务项目维护,2,系统使用简介,1,服务系统流程,3,LEXUS经销商运营管理系统,业务类型应用,4,43,LEXUS经销商运营管理系统,实际业务在系统服务委托书上的实现与应用,结算方不同5分,2,PDS服务10分,1,多个结算方及多种维修5分,3,按比例拆分结算费用10分,4,5,外部返工和内部返工10分,6,作业项目追加5分,7,保修申请20分,8,外包业务5分,免费保养申请20分,9,实际业务在系统服务委托书上的实现与应用,练习及提问时间,练习及提问时间,10分,10分,10分,0分,0分,0分,15分,15分,44,LEXUS经销商运营管理系统-PDS服务,PDS服务的操作流程：1、由销售单中创建PDS服务委托书，类型PDS（详见整车销售中创建PDS服务）2、服务顾问手工创建新服务委托书，维修类型选择PDS服务；3、后续操作与一般服务单流程相同；当PDS服务单过帐完成后，相应的车辆及销售单中“PDS”标志被更新打上勾，表示PDS完成,45,LEXUS经销商运营管理系统-结算方不同,结算方不同,TMCI（索赔客户）结算,内部结算,付费客户结算,46,LEXUS经销商运营管理系统-结算方不同,内部结算,1、对于内部维修，服务顾问可以创建结算对象为内部客户的服务订单；2、在服务单头“发票”中开票客户改为系统中公司信息中设定的“内部客户”；服务单行中开票客户也为“内部客户”3、后续操作与一般服务单流程相同；4、当创建结算单时，单据上开票客户也为“内部客户”,47,付费客户结算,LEXUS经销商运营管理系统-结算方不同,1、对于内部维修，服务顾问可以创建结算对象为付费客户的服务订单2、创建服务单时，客户为车主3、服务单头“发票”界面中开票客户与服务单行中开票客户改为其它付费客户4、后续操作与一般服务单流程相同；4、当创建结算单时，单据上开票客户为服务单中指定的付费客户,48,TMCI（索赔客户）结算,LEXUS经销商运营管理系统-结算方不同,1、对于内部维修，服务顾问可以创建结算对象为索赔客户的服务订单2、创建服务单时，客户为车主3、服务单头“发票”界面中开票客户与服务单行中开票客户改为TMCI索赔客户4、后续操作与一般服务单流程相同；5、当创建结算单时，会根据以下规则拆分结算单：维修类型（机电维修，钣金、喷漆）+结算对象TMCI拆成一张，维修类型（保养）+结算对象TMCI拆成另外一张6、结算单据上开票客户为服务单中指定的TMCI索赔客户,49,LEXUS经销商运营管理系统-多个结算方及多种维修类型,1、对于一张服务单，可以指定多个结算方及多种维修类型混合在一起2、创建服务单时，在单头“维修类型”字段选择默认维修类型(保养、机电维修、钣金、喷漆)3、在单行中可以设定不同维修类型4、在单行对作业代码分别设定“开票客户”为“索赔客户TMCI”，“内部客户“，”付费客户“5、后续操作与一般服务单流程相同；6、当创建结算单时，会根据以下规则拆分结算单：维修类型（机电维修，钣金、喷漆）+结算对象TMCI拆成一张，维修类型（保养）+结算对象TMCI拆成另外一张，维修类型（机电维修，钣金、喷漆，保养）+结算对象内部客户拆成一张，维修类型（机电维修，钣金、喷漆，保养）+结算对象付费客户拆成一张,50,LEXUS经销商运营管理系统-按比例拆分整张单，结算费用,1、在创建好的服务单中选择功能按钮：订单-客户-服务结算拆分，出现“服务客户订单分割”界面2、在订单分割界面中设定结算对象以及拆分比例3、后续操作与一般服务单流程相同；4、在创建结算单时，金额会按设定的结算对象和比例进行拆分分配,LEXUS经销商运营管理系统-行按比例或金额拆分结算费用,51,52,外部返工的操作流程：1、创建服务委托书时，在“外部返工”选项中打勾；2、服务单的开票客户选择系统内设置的内部客户；3、后续操作与一般服务单流程相同；4、创建的结算单中开票客户为内部客户,LEXUS经销商运营管理系统-外部返工,53,LEXUS经销商运营管理系统-内部返工,内部返工的操作流程：创建服务委托书、派工、登记时间：与一般服务流程相同，在“施工任务委派”界面：1、当对于质检没有通过的作业代码，在“检验”字段中，设为“不通过”状态2、对于需要返工的作业代码，在“返工”字段中打勾3、点击“功能”按钮生成返工单,系统会自动生成一张返工单点击服务管理服务委托书,查找所生成的返工单4、可以检索到生成的返工单，其“故障描述”页面的“内部返工”字段=Y,“同维修台次”订单为刚才委托书的单号；结算对象=内部客户；此返工服务单走内部维修流程（一般服务流程）,54,LEXUS经销商运营管理系统-内部返工,内部返工的操作流程：1、当内部返工单建立完成后，对原来服务单上领用多的零件做退库操作2、维修技师可以提供退料信息，由仓管负责输入3、根据维修技师的意见输入退库零件信息，数量是负数4、每行零件信息上选择输入“关联作业代码”5、每行零件信息上检查仓库和货位6、点击功能按钮“打印-退料单”7、点击功能按钮“过账”,55,练习,练习1：创建PDS服务单，按服务流程创建结算单,练习3：创建结算方为索赔客户、付费客户，同时维修类型为保养、机电维修、钣金、喷漆的服务单，按服务流程创建结算单,LEXUS经销商运营管理系统,练习2：创建内部客户结算服务单，按服务流程创建结算单,练习4：创建外部返工服务单，按服务流程创建结算单,练习5：创建内部返工服务单，按服务流程创建结算单,练习6：创建服务单，完成服务后，执行“服务结算分割”，创建结算单,练习7：创建服务单，完成服务后，某行执行客户分割，创建结算单,56,LEXUS经销商运营管理系统-外包业务,外包业务的操作流程：外包业务主要是指不需要Dealer内部维修技术维修的业务，比如贴膜、调试音响等。这些业务不占维修技师资源，不考核维修工时，只是由Dealer代为收款1、先在作业代码中维护类型为“外包”的作业代码2、在服务单中选择这些作业代码3、对于外包类型的作业任务，不需要派工、零件发料等操作，但最后的服务过帐仍需要操作4、后续操作与一般服务单流程相同；,57,LEXUS经销商运营管理系统-作业项目追加,作业项目追加的操作流程：在派完工，维修施工过程中，维修技师可能会发现车辆有其它故障需要维修，而服务工单中没有该项内容，技师需要将新加的维修项目通知服务顾问，服务顾问在得到客户确认后，在系统内做作业项目的追加操作。1、打开原服务委托书，在作业代码行中输入新的作业代码2、在施工任务委派中，点击“追加项目”选择要追加到原来那个任务中3、选择“任务委派”，生成派工单号为原号码，不会新生成一个单号,58,LEXUS经销商运营管理系统-保修申请,保修申请的操作流程：1、按一般流程创建服务单。维修项目类型为机电维修、钣金、喷漆，同时开票客户为TMCI（索赔客户）时，表示此项目单据为保修类的单据。2、按一般流程派工、零件出库、创建结算单3、在结算单中点击“创建保修申请”4、对创建的申请做检查，检查无误后提交给TMCI5、当申请通过接口传到TMIC相关部门后，由其对保修申请做审核，并由其将批准、退回等信息通过接口传到本系统中6、经销店根据判定金额修改结算单，并过帐,59,LEXUS经销商运营管理系统-保修申请,1、在服务结算单中选择“创建保修申请”，生成保修申请单2、申请单生成后，在结算单“索赔申请已创建”中被打上勾，表示成功,60,LEXUS经销商运营管理系统-保修申请,到服务管理保修申请单中对申请单做确认,61,LEXUS经销商运营管理系统-保修申请,打开申请单后，做必填项检查。系统会检查是否所有必需内容都填写了，并且根据TMCI的索赔检查规则做初步的检查1、点击“功能”只检查，系统进行正确性验证，如有错误会提示2、点击“功能”检查并提交，将申请单通过接口上传至TMCI相关部门。3、申请提交后申请单的“H/J”界面中查看状态为“已提交”,62,LEXUS经销商运营管理系统-保修申请,1、在界面中显示判定金额及与结算单中原金额的差额数，如果不一致，可以修改结算单中金额。2、点击“过帐”过帐：出现“服务过帐提示”，系统默认为“发运并开票”，确认后系统进行结算过帐，并自动产生相关分录,注：系统在过帐时会自动做判断，判断是否已创建了保修申请，保修申请是否已确认，同时判断保修申请批复作业代码/零件金额是否与结算单一致，保修申请批复金额如果与结算金额不一致时，须修改结算金额。如果金额一致时，则过账结算,63,LEXUS经销商运营管理系统-免费保养申请,免费保养申请的操作流程：1、按一般流程创建服务单。维修项目类型为PDS、保养，同时开票客户为TMCI（索赔客户）时，表示此项目单据为免费保养类的单据。2、按一般流程派工、零件出库、创建结算单。3、对所有未申请的服务单做申请。4、当申请通过接口传到TMIC相关部门后，由其对申请做审核，并由其将批准、退回等信息通过接口传到本系统中。5、当判定被通过后，经销店在TMCI传回的数据中填写发票号并上传到TMCI。6、经销店根据判定金额修改结算单，并过帐。,64,LEXUS经销商运营管理系统-免费保养申请,当免费保养结算单创建完成后，需要将此信息转成免费保养申请，向TMCI申请钱款。点击“服务管理”“免费保养申请单”，进入免费保养申请界面,65,LEXUS经销商运营管理系统-免费保养申请,打开免费保养列表时，默认显示当前系统中未向TMCI申请过免费保养费用的服务工单1、数据提取日期过滤：输入时间段，系统将按此时间段来提交联符合日期条件的服务工单，输入格式：yymmdd.yymmdd，例071020.0710302、状态：分为未发送、已发送。可以查询所有已申请和未申请的服务工单。3、客户编号：可按客户号来查询。4、VIN：可按VIN号来查询。5、判定状