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文书档案整理 省档案局经科处处长曾修伦 交流问题 一 概念与范围二 案卷 的整理方法三 件 的整理方法四 两种整理方法比较 一 概念与范围 1 文书档案的概念2 农村文书档案范围3 文书档案整理 1 文书档案的概念 文书档案 又称管理性档案 是指机关 团体 企业 事业单位及其他社会组织在领导和管理等活动中形成的具有保存价值的文件 2 农村文书档案的范围 乡镇文书档案党群工作类文件 人大工作类文件 行政事务管理类文件 编制人事劳资类文件 社会事业工作类文件 城建土地环保类文件 经济发展财贸类文件 政法保卫类文件行政村文书档案党群村务类文件 综合治理类文件 社会保障类文件 农业管理类文件 企业管理类文件 3 文书档案整理 文书档案的整理工作 就是按照一定原则对档案实体进行系统分类 组合 排列 编号和基本编目 使之有序化的过程 三 件 的整理方法 一 整理的原则 二 整理单位 三 件 的整理方法与步骤 一 件 整理的原则 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 是指在操作时 将归档文件按照不同年度 不同问题 机构 等文件形成过程中的客观规律进行相对集中 维护不同文件间的有机联系 在最低一级类目内排列文件时 按 事由原则 将同一事由形成的文件集中排列在一起 使文件间的有机联系得以充分体现 区分不同价值 是指依照 机关档案归档和不归档范围 和 文书档案保管期限表 的规定 区分归档范围内不同文件的价值 划定不同的保管期限 对于保存价值大 保管期限长的文件重点整理和保管 对保存价值小保管期限短的文件 根据条件区别对待 对无保存价值不须归档的文件 则予以销毁 二 归档文件的整理单位 整理单位 件对 件 和 为一件 的确定 原则上 整理的单位应为 自然件 即单份文件 一般以每份文件为一件 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 会议文件的确定 按内容 问题 分别确定为件 会议记录 以会议各类各为一件 如党组会议记录 行政会议记录等 调查处理事项 一文一件 信息简报 每期为一件 请示与批复 一般为一件 分开时各为一件 文件正本与不同稿本 一般来说 文件的正本与定稿为一件 但定稿过厚不易装订的 也可单独作为一件 重要文件如法律法规 重要标准 规范等须保留历次修改稿的 其正本与历次修改稿 包括定稿 各为一件 正文与附件 附件是指附属于正文之后的其他文件材料 作为正文的补充说明或参考材料 如附带的图表 统计数字 正文批准或发布的法规性文件等 一般来说 正文与附件为一件 如附件数量较多或不厚装订时 也可各为一件 原件与复制件对于制成材料 字迹材料等不利于档案保管的文件 如热敏传真件 铅笔圆珠笔书写的重要文件 以及使用中出现破损的文件 应复制后归档 复制件应与原件作为一件 转发文与被转发文转发文与被转发文是一份文件的不同部分 前者往往包括贯彻意见及执行要求 后者则是具体内容 它们在发挥文件效力方面难以分割 因此也应作为一件 报表 名册 图册报表 名册 图册等一般每册 本 内容都相对完整 具有独立的检索价值 因此应按照其本来的装订方式 一册 本 作为一件 来文与复文来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述 也包括去文与复文 从文种上看包括请示与批复 报告与批示 函与复函 通知与报告等 根据检索需要的不同 此类文件可以作为一件 也可分别作为一件 正文与文件处理单文书处理较规范的单位 文件在运转过程中一般都附有文件处理单 文件处理单真实地记录了文件的办理过程 是归档文件不可分割的重要组成部分 应与文件作为一件 说明 信息化程度高的单位 短期保管的发文建议不再走纸文书审签批程序 三 件 的整理方法与步骤 1 分类 装订3 排列4 盖归档章5 编号6 编目7 装盒 1 分类 包括年度分类法 问题 机构 分类法 保管期限分类法 年度分类 按照文件材料形成的年度进行分类 每年形成的归档文件材料分为一类 注意 一般按照文件材料的成文日期 落款时间 归类 跨年度的几个日期的文件材料 按照以下办法归类 成文日期与收文日期跨年度 文件材料归入后一年度 法规性文件的成文日期与批准日期跨年度 归入后一年度 计划 总结 预算决算 统计报表等文件材料 成文日期与其内容针对的日期跨年度 归入文件形成年度 几份文件合为一件时 以装订时排列在前的文件时间为准 机构 或问题 分类法 按照文件形成的部门 或文件材料内容所说明的问题 事由 主题 进行归类 保管期限分类法 按照归档文件的保管年限进行分类 保管期限 就是规定的档案保管的年限 在实际工作中 往往需要将二种或三种分类法组合成复式分类法才能保证分类工作的意义 规则 规定 年度分类法和保管期限分类法是复式分类法的必选项 问题 机构 分类法是选择项 因此 归档文件的分类方法实际上包括年度 问题 机构 保管期限分类法 保管期限 年度 问题 机构 分类法 问题 机构 年度 保管期限分类法 年度 保管期限分类法 保管期限 年度分类法等五种 建议 在发文多的机关或乡镇采用年度 问题 机构 保管期限分类法 这是因为 使用这种分类方法 不用将永 定期三种保管期限的档案分别单独排列 节约档案库空间 对于发文数量少的单位和行政村 可将这一方案简化为年度 保管期限两级分类 节约盒具和档案存储空间 注意 同一层次不能出现两个分类标准 上位类应包含下位类 同类之间是平行关系 按照问题分类后 就应该再有机构分类 按照机构分类后 就不应该出现问题分类 关于零散文件 将零散文件放入相应类别归档文件的最后 并在备注栏中说明 或将零散文件与所属事由中相关文件装订为一件 在归档文件目录备注栏中说明 装订 装订的顺序 主要是指每一份文件的顺序 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 复文在前 来文在后 汉文本在前 少数民族文字在后 中文本在前 外文本在后 装订质量要求 装订前 应将 件 内的各页按一定方式对齐 便于将来翻阅利用 采用左侧装订的 应将左侧 下端对齐 具有永久和30年保存价值的文件要去掉金属物 文件页数少的 10张以下 按要求用乳胶或固体胶在文件的左上角粘贴 文件页数多的 10张以上 采用三孔一线在文件的左侧装订 或使用不锈钢订书钉装订 10年保管的文件可不拆除金属物 已经成册的图册 出版物可保持原册封 3 排列 排列的原则事由原则即同一事由的相关文件应当排列在一起 这里的事由是一个比较原则性的概念 可以是指一件具体的事 或一个具体的问题 或一段较紧密的工作过程等 通过界定 事由 使密切相关 参照性强的文件从实体上相对集中 可以进一步体现出最低一级类目内归档案文件之间的有机联系 方便检索利用 排列方法同一事由内的归档文件按时间先后或文件的重要程度排列 不同事由的归档文件排列 可采取按不同事由文件形成时间的先后顺序 事由的重要程度进行排列 排列的顺序要相应稳定 4 盖归档章 归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位 如果领导批示占用上述位置时 可将归档章盖在首页的其它空白位置 但以上端为宜 如果文件首页确无盖章位置或因材质无从盖章或重要文件须保持原貌的 也可在文件首页前另附纸页加盖归档章 硬抄会议记录本可用不干胶盖章后贴于记录本正面上方或用白纸盖章并经裁剪 比归档章略大 后再贴于记录本正面上方 归档章式样 5 编号 编号的项目 规则 规定归档文件的编号项目包括 全宗号 年度 保管期限 问题 机构 室编件号 馆编件号 也就是归档章上的内容 全宗号档案馆给予的一组数码 年度指归档文件的形成年度 填写时 应采用公元纪年 以4位阿拉伯数字表示 不得简写 保管期限按照现行的国家档案局 关于机关档案保管期限的规定 分为永久 30年 10年三种 行政村为永久 定期 问题 机构 按照本乡镇分类方案中的类目名 机构或问题 填写 如机构名称过长时 可使用本单位内部规范简称 室编件号指归档文件在分类方案的最低一级类目 保管期限 内的排列顺序号 如某乡镇2009年 党群工作 永久即将永久类的文件按文件排列顺序从 1 开始标注 也就是说 如果在一个乡镇内设有8个内设机构 或分为8个问题 那么在一个年度内就应该有24个流水号 编号 即填写归档章内容 时 应使用符合档案保护要求的字迹材料 如碳素墨水 也可使用打号机打号 6 编目 归档文件应根据分类方案和室编件号编制归档文件目录 即按照分类 排列的结果 逐类 逐件编制目录 以系统 全面地提示归档文件的全貌 编目应以 件 为单位进行 一件档案在目录中只体现为一个条目 归档文件目录的项目归档文件目录的项目包括件号 责任者 文号 题名 日期 页数和备注项 件号 指室编件号 责任者 制发文件单位全称或规范简称 有的采用文件签发人 是错误的 文号 文件字号 题名 文件名称 题名过于笼统或无文件的 要重新拟写 日期 即文件形成时间 填写时 以8位阿拉伯数字标注年 月 日 即前4位表示年 中间2位表示月 后2位表示日 月 日是1位数的 在数字前补0 如2004年5月29日标注为20040529 页数 即一件归档文件的总页数 备注 说明缺页 密级等必须说明的问题 规则 没有规定目录中各栏目的详细尺寸 也没有规定目录是横式 还是竖式 大家可以根据美观 实用的原则确定各单位的目录式样 但要长期保持一致 不要随意更改 采用 规则 的前提是使用计算机管理档案 因此归档文件目录一般应是打印件 打印目录时要使用激光打印机 并且目录用纸采用国际标准A4型纸 归档文件目录式样 归档文件目录封面 目录编制完后 要将分类方案的最低一级类目的所有目录装订成册 并编制目录封面 7 装盒 装盒要求归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒 与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致 保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体 装盒时 应按分类方案将不同类别的归档文件装入不同的档案盒 即不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒 分问题 机构 的情况下 不同问题 机构 形成的归档文件不应放入同一档案盒 填写档案盒封面 脊背 盒脊 盒底边 填写备考表 备考表上的项目包括盒内文件情况说明 整理人 检查人 日期 有的在盒上印制有备考表 注意 盒内没有要求放置文件目录 四 两种整理