浅谈中职学校教学科研档案管理存在的问题与对策[权威资料]

浅谈中职学校教学科研档案管理存在的问题与对策 本文档格式为 WORD,感谢你的阅读。 摘要：教学科研档案是学校档案中最具特色，最能体现学校办学水平的历史记载。但目前中职学校教学、科研档案管理工作普遍存在着财力欠缺、宣传力度不够、综合档案室和所属各部门之间缺乏沟通与协调、收集资料困难、利用率效果不理想等诸多问题。因此，增强教职员工的档案意识，提高档案工作人员的综合素质，规范教学、科研档案的收集与整理，有效开发和利用档案信息资源显得十分重要和迫切。 关健词教学科研档案管理问题与对策 G271 A 教学、科研档案是学校在长期的教育教学、科学研究等工作中形成而保存起来便于今后查考利用的文件材料。它包括学校教学管理、学科和信息技术、校园网的建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学生升学、教材、教学、科学研究等方面的文字材料和声像载体。它是学校教学、科研方面工作的真实记录，是教学科研经验的总结。它真实地反映教学、科研管理的全过程并直接为教学活动、科学研究服务，是教学、科研工作的重要组成部分，是学校档案工作的主体、核心和重点。 档案工作是一项基础工作，只有长期持之以恒的工作努力，才会有随时运用的便利。学校是培养现代化建设人才的摇篮，又是科研的基地，历史赋予学校的责任，决定了它与国家的兴衰有着密切的联系。邓小平同志曾经说过： “ 科技人才的培养，基础在教育 ” 。学校档案是国家档案的重要组成部分，而教学、科研档案更是学校档案中最具特色，最能体现学校办学水平的历史记载，是学校宝贵的财富。教学、科研档案是否科学、规范、系统，对学校教学改革和提高育人质量有着极其重要的影响。 然而，目前中职学校教学、科研档案从收集到利用都普遍存在着 诸多问题。 一、教学科研档案资料的收集有一定困难 目前，大多数教学、教研人员对教学管理工作认识不足，甚至对教学、科研材料的归档持抵触态度。有的老师认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的，理应由自己来保管，怎么能够交给学校档案室呢？那不是把自己的成果充公了吗？有的教师唯恐材料经档案部门立卷、归档后，把自己整理的系统的材料分散在不同的案卷里面，造成利用不畅，或是被移交入馆后，今后自己如果再要利用将会带来许多麻烦，还不如自己保管，平时取舍方便。所以，档案人员对教学科研档案资料的收集有一定的难 度。 二、教学科研部门与档案管理部门缺乏沟通与协调 一方面，大部分学校认为教学科研部门主要工作是教学管理及学术工作，至于档案收集、管理应由档案部门去做，部门立卷很难推行，教学、科研部门对材料收集、归档态度冷漠。另一方面，档案管理部门服务意识淡薄，档案管理人员只在库房做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性工作，很少深入到教学、科研部门，对档案的重要作用，没能做到有效的宣传，在教学、科研档案的收集方面，始终处于被动地位，人家移交什么就接收什么，不移交也不主动搜集，应该归档的珍贵教学 实践和科研材料依然散失在个人手中，结果使教学、科研档案难以发挥应有的作用。部门立卷制度未建立，档案部门指导、督促工作不到位，致使教学、科研档案在源头上就出现问题。 三、资金缺乏，宣传和管理力度难以到位 一些学校认为档案管理不重要，而且是一个很清闲的活，只要平时按部就班就能做好工作，不需要怎样的技能水平，也不需要培训。所以至今我们仍然可以看到一些中职学校对档案工作重视不够，对档案保管设备配备、档案工作人员的待遇落实及业务培训等问题也缺少关心。一些学校还时常把这些岗位作为照顾老弱病残的专用岗 位，那些因教学业务水平欠缺或是身体素质不能适应教学工作的员工安排在这些岗位，对他们是否能胜任档案工作知之甚少。有的单位对档案员的更换更是家常便饭，几乎是一年一换，档案人员队伍根本就没有稳定性，水平也参差不齐。学校对档案工作关心相对甚少，很少对档案工作提出指导性意见，也很少进行考核、检查。在这种情况下，学校教学、科研档案的宣传和管理不到位，如果全靠档案人员的责任心干活，很难达到档案完整、系统和准确。 四、开发档案信息滞后，教学、科研档案无所适从，收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效开展，利 用效果不明显 学校档案工作的宗旨是为教育教学服务，为师生服务，为社会服务。但事实上许多中职学校教学、科研档案的利用效果并不理想。原因有二：一是档案工作人员兼职太多，许多学校档案人员兼做着文书工作，有的还兼做人事、信息、接待、会务等诸多工作，纵使档案人员长有三头六臂也未必能静下心来做好档案工作。每年能按期做好文书档案，及时接收教学档案那已经是很不错的了，哪有时间从事信息开发，档案编研工作。第二，许多学校的档案人员来自教师队伍中不能担任教学工作的人员，这些人对教育教学管理工作陌生，对档案业务也知之甚少 ，通过培训才能勉强上岗，水平基本处在手工操作阶段，编研能力有限，学术水平不高，对教学、科研档案无所适从，收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效开展。开发信息资源，主动提供利用水平有待于提高。 在实际工作中，如何改变工作中的不足之处，如何规范、科学地做好教学、科研档案的收集、立卷、整理、保管和提供利用。针对上述问题，本人谈谈自己的一些看法： 第一，加强业务学习和职业道德修养，不断提高档案管理工作者的综合素质 目前学校档案管理人员的整体素质就整个社会，特别与机关、事业单位相 比仍处于中下游水平。虽然相当一部分同志经过了学校教育、自学考试、函授、档案管理短期培训，都有了不同程度的提高，基本能胜任本职工作，但离档案工作科学、规范、系统等要求还相差甚远。科学技术和信息产业的飞速发展，现代化手段越来越多地应用于档案工作当中，特别是数字信息、电子文件等新生事物的出现，文档一体化管理手段的应用等，对我们的档案员提出更高的要求，让我们中的一些同志确实有点措手不及。为此档案工作者要充分认识到自己的不足，加强业务学习和职业道德修养，增强工作责任心，利用一切机会充实自己，使自己开阔眼界，拓展思路， 有所创新，及时跟上时代发展的步伐，掌握更多的理论知识和现代管理技能。 第二，做好宣传工作，转变思想观念，提高教职员工的档案意识和对教学、科研档案管理工作重要性的认识 学校的教学、科研档案是教学管理工作中不可缺少的重要内容，教学、科研档案对于正确评估办学水平，研究教学规律，改进教学方法，提高教学质量，都有着十分重要的作用。保管不是目的，利用才是档案价值体现的唯一途径。也就是说，只有当档案服务于社会，发挥了社会效益和经济效益，它的重要性才会充分地显示出来，它的价值也才能得以实现。所以，学校档 案部门应不厌其烦地向有关部门、老师解释，我们对教学、科研档案进行归档，统一保管并不是想把那些档案关在铁箱子里，使之成为一种摆设或是仅仅当作充实室藏数量，提升档案室品位之用。我们这样做的目的只有一个，那就是更好地服务于教育教学、科学研究工作，服务于广大教师、学生，服务于社会。我们之所以要对档案进行集中统一保管，是因为这样更有利于保护档案的齐全、完整、系统、安全，能够为利用者提供更全面的信息。因此，学校要切实重视教学、科研档案工作，大力宣传教学、科研档案，加强档案工作队伍的建设，注重对相关人员业务的培训，关心档 案工作者的工作环境，优化档案保管条件，改善档案人员的待遇。整个学校从综合档案室、教务科、教研组到课题组要建立一个完整的工作网络，指定专人负责相关档案的收集、归档。根据学校实际，学校档案部门应组织相关人员科学地制订教学、科研档案的归档范围和保管期限表，并及时印发给学校教学部门、科研部门，召集相关人员进行业务培训，并定期到教学、科研部门了解、检查教学档案的收集情况，逐步参与教学管理，使档案部门成为学校教学、科研工作的信息咨询部门。 第三，建立科学、规范的档案管理目标和管理制度 首先，要制定 明确的教学、科研档案的目标管理标准。根据区教育厅、区档案局关于开展全区学校档案工作目标管理活动的通知、档案工作目标管理考评标准和市档案局、市教育局关于加强档案工作规范化管理的通知为依据，建立一套适用于本校的教学、科研档案管理制度。其次，建立学校档案工作网络，明确各专、兼职档案人员的岗位职责。再次，制定目标管理标准考核制度，把档案工作纳入到各部门、有关人员的工作考核当中，奖惩分明，奖优罚劣。 第四，注重平时收集和积累，规范归档程序 档案工作的每一环节都非常重要，但最重要的要属收集这一环节，如果收集工作做不好，其他的整理、鉴定、保管、利用等一系列工作都将是无本之木，无源之水。所以我们要把大量的精力放在收集这一关，对照学校教学、科研档案材料归档范围，主动参与教学、科研管理工作，从文件形成阶段就要开始介入，督促有关部门和相关人员养成随办随归的习惯。科学归档是档案有效利用的保证。如果教学、科研文件材料乱堆乱放处于杂乱无章状态，没有案卷，没有检索工具，要查找一份档案，就如大海捞针，造成了要用时找不到，不用时又嫌碍事的状况。为此，要花费一定时间，人力、物力、财力对档案进行规范整理，统一保 管。及时归档，科学规范组卷是很重要的。我们在平时的工作中要养成勤收集、勤归档的习惯，在文件材料收集齐全后，要考虑保持文件材料的系统性和有机联系，对它进行科学的分类，然后按照教学、科研档案材料的归档办法，进行合理组卷，规范归档程序，尽量使案卷完整、准确、美观，便于查找。 第五、加强收集教师队伍中形成的文件材料 学校从应试教育转到素质教育后，学校教师队伍的素质在不断探索中提高，教师不仅具备一定的专业知识水平，而且还要从各个环节充实提高自身的业务水准，严格要求自己，按规定参加继续教育 , 教师根 据教学大纲，研究教材，编写教案，批改作业，组织测试，反馈学生的知识掌握情况，对不同层次的学生采取不同的方法，分类推进，并对后进生做好转化工作，每个教学阶段都要做教学质量分析，每年写一篇教学科研心得体会，进行民主评议活动，参加各级各类升级考试，教师在教学实践中总结出有益的经验，鼓励教师撰写论文在省级及国家级刊物上发表。教师队伍在提高自身素质过程中形成有特色的教案、论文、年度考核材料，指导学生参加各类竞赛活动的文件材料和得奖证书等，体现了一个学校的师资水平，这部分的档案材料是学校对教师进行培养、使用的重要参考资 料，档案管理人员应加强这方面文件材料的收集，按教研组进行分门类别，以便提供利用。 学校在日常教学实践中形成的课程安排，教学计划，学生各学科成绩册，体能、技能测试的材料及学生入学、毕业名册等文件材料，是学校正常教学管理和教学质量的重要档案。学校的根本职能是培养学生德智体全面发展，建立完善的教学质量档案，是分析教学质量、提高教学质量不可或缺的第一手资料，学校档案管理应根据学校教学工作的规律，在学年结束后及时收集有关材料，按年段、班级进行分门别类，编制检索工具。 第六，注重教学、科研档案信息资 源的开发和利用 学校教学科研档案中有很大一部分是记录和保存学校教育教学经验和成果，记载了无数教师多年来辛勤工作，反映了学校总体的教学水平，是学校教职工的劳动结晶。教学科研档案信息的开发利用是学校档案工作中最重要的一项业务，它包括编制检索目录，开展档案编研，充分利用档案信息，才能更好地总结经验，提高教育教学水平。档案的生命在于它的实用性，收集档案的目的在于利用。因此，档案管理人员要主动参与教学管理活动，进行调查研究，及时了解和掌握各部门教学、科研活动情况，主动为教学、科研工作服务，为学校教育教学改革 提供信息。要提高教学科研档案的利用效果，提高服务质量，我们不仅要对这些档案材料进行科学分类，合理组卷，还需要编制各种检索工具。针对利用率较高的一些档案材料，我们根据其特点，可以编写专题介绍、基础数字汇集，汇编出刊集子。例如综合档案室就对每年的考试成绩进行数据分析，统计汇总；对教师业务竞赛、学生学习情况、学生学科竞赛进行数据统计分析，编制基础数字汇集。对优秀教师教学讲稿、优秀学生作文、教学论文进行专题收集，汇编成集，出刊出书。对历年试题分析、教学经验编制成教学参考资料。对历年试卷、优秀教学课件制作成电子文件建 立网上试题库、课题库。利用教学科研档案举办教育教学成果展，促进教学改革，提高教学质量。 对今后工作的几点思考： 学校教学科研档案产生于学校形成发展变化的过程，同时贯穿于学校教育教学工作及其组织管理的各个方面。学校教学科研档案真实地记述和反映了学校的教学管理运行的发展轨迹，是学校重要的信息资源；全面掌握学校教育教学科研工作以及其他诸多方面的延革和平演变情况，更好地总结学校建设的得失成败 , 通过分析学校现存教学科研档案，可以为学校领导提供制定学校建设整体方案和教学改革目标的依据。学校建设有一 种连续性和继承性 ,从学校的教学科研档案中总结已有的教育教学工作经验，继承学校已有的建设成果。学校教学科研档案是随着学校教育教学活动而形成的，学校档案记录了学校发展的历史，为学校建设提供各种历史依据和线索。 学校档案工作是维护学校历史面貌的一项重要事业，只有做好档案工作，才能为学校留下一份良好的记录，为学校发展服务。 一是档案工作要突出本学校的特色。档案人员在档案的收集、整理、利用和档案开发中应注意总结本校的典型经验和自己独特的教学、科研内容和教学方法，更好地运用教学、科研档案为学校各项工 作服务。 二是档案人员要更新知识结构，拓宽知识面。不断提高教学、科研档案的质量和管理水