会议流程表.doc

.序号办理流程责任人主要工作内容及要求相关附件备注1会前协调办公室分管副主任、办公室主任根据区领导指示，协调有关部门： 召开全区性大会条件是否成熟； 尽可能会议合并召开； 明确会务总指挥及会务工作分工。 争取做到每年12月通知各单位上报下一年度建议召开的全区性大会的计划，以便于安排会议时间和合并会议。2起草会议通知（稿）秘书督办处（科）办会岗 会议时间、地点、内容、议程、主持人、参会人员等安排妥当。 注意与主办单位沟通会议议程。3呈办公室分管副主任审核秘书督办处（科）办会岗 审核会议安排是否妥当； 审核通知行文是否准确。4呈办公室主任审核秘书督办处（科）办会岗 同上5呈分管办公室的区领导审阅 同上 由区领导秘书送领导审阅。6呈开发区党委、管委会，萝岗区委、区政府相关领导签发 签发会议通知稿。 根据会议内容，呈相关领导签发。由区领导秘书送区相关领导签发。7制作正式会议通知秘书督办处（科）文印岗 正确使用红头纸、格式规范； 附件齐全； 份数合理； 盖章正确。 办会岗负责对正式会议通知作抽检。8发出正式会议通知秘书督办处（科）收发通信岗 及时发出会议通知； 发放范围准确。 公文发放登记表序号会务筹办流 程责任人主要工作内容及要求相关附件备注9会前准备会务总指挥应提前2-3天对会议各项准备工作的进度情况进行检查。内容包括： 会议材料准备进展； 场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）； 领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）； 出席领导落实； 颁奖席、记者席安排（如需要）； 灯光、音响、录音、多媒体； 饮料； 空调； 电子屏蔽设备； 签到布置； 安全保卫、医疗卫生保障； 车辆安排及交通指示； 天气情况掌握及相关用品准备； 就餐及食品卫生检查安排； 礼仪策划及彩排安排； 对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件应急预案的制定； 会场工作职责分工。序号会务筹办流 程责任人主要工作内容及要求相关附件备注10会场布置检 查会务总指挥、相关单位领导及会务人员根据会议规模提早布置，会前最后一天例行检查。 场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）； 领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）； 出席领导落实； 会议材料准备是否齐全； 颁奖席、记者席安排（如需要）； 灯光、音响、录音、多媒体； 饮料； 空调； 电子屏蔽设备； 签到布置； 安全保卫、医疗卫生保障； 车辆安排及交通指示； 天气情况掌握及相关用品准备； 就餐及食品卫生检查； 礼仪策划及彩排； 对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件的应急预案落实； 明确会场工作职责。11临会前最后协 调会务总指挥、相关单位领导及会务人员 确认各个环节、各个方面准备工作完成情况，特别注意各环节之间的衔接； 进一步明确各会务人员现场工作职责； 查漏补缺。 一般在大会前一天晚上进行。序号会务筹办流 程责任人主要工作内容及要求相关附件备注12会前现场组织工作会务总指挥、相关单位领导及会务人员 会务人员按规定时间就位，分头做好准备工作； 现场总指挥对各岗位作最后检查，及时处理相关问题； 及时掌握参会领导的行踪； 参会人员签到、发放会议材料工作等； 组织参会人员有序进入会场，控制好会场秩序； 引导领奖人员、记者到指定位置就座（如需要）； 引导出席会议领导到指定位置就座。 参会领导专人接待，全程陪同。13会中现场工 作会务总指挥及会务人员 临时事件处理； 颁奖组织（如需要）； 会议材料回收； 领导交办其他事宜。 发生临时事件，相关岗位人员先临时处理，需要动用其他人员，统一由会务总指挥调度。14讲话稿整理下 发文稿起草单位和秘书督办处（科）、综合信息处（科） 文稿起草单位负责全面、准确整理讲话稿； 秘书督办处（科）或综合信息处（科）制文、送审、下发。15对会议布置事项进行督办会议主办单位或秘书督办处（科）督办岗 及时发出督办通知； 督办事项全面、明确； 跟踪督办工作进展； 协调督办事