公文写作类课件(PPT 50页)

公文写作类课件,介绍几种常用的应用文种：,一、新闻稿二、工作总结三、调查报告四、调研报告五、简报六、会议通知与会议纪要七、其他,一、新闻稿,（一）什么是新闻稿？新闻稿是国家企事业单位、机关通过各种媒体通信渠道、公布有新闻价值的消息的一种文体。单位对外发布的新闻稿，具有较明显的对外形象宣传作用。新闻稿的基本要素包括：新闻事件5W+1H。人物（Who）、地点（Where）、时间（When）、事件（What）、原因（Why）、结果（How）。,（二）新闻稿的种类与特点1、消息以简洁的文字迅速传播新近变动的事实。采写发稿迅速、及时，叙事直截了当，语言简洁明快，篇幅短小。在结构上，一般由标题、导语、主体、背景和结尾五个部分组成。2、通讯综合运用多种表达方式，详细深入而又生动形象地报道新近发生的事实，追求现实性与形象性。选好典型，确立主题；写好细节；安排好结构。文章首尾呼应，主体部分不得无故残缺，线索脉络设置精当，主次详略搭配得当，浑然一体。,（三）新闻稿的格式框架1、新闻标题：简要、突出、吸引人。（1）多使用主副标题的形式，虚实结合；（2）加强多样化创新，避免生硬重复。正例：重返老部队，锻炼真功夫XXX安全员中队开展迎“八一反劫机大练兵”活动。2、导语：开宗明义，包括人事时地物，100-200字。（1）简短有力，避免枯燥无味和程式化；（2）在保证导语开篇有意义的同时，可运用直接叙述、疑问句式、引经据典、描述现场、夹叙夹议（评论式、引语式、设问句）等写作技巧。,3、行文主体：深入浅出、阐明主旨，300-500字。（1）加强逻辑结构的建设，避免行文段落没有重点；（2）避免分段过多，或段落长度不均的结构。4、结束语：简洁有力，强调该新闻的意义与影响，或预告下阶段活动，100字。,（四）新闻稿的写作方式1、倒金字塔结构先是把最重要、最新鲜、最吸引人的事实放在导语中，导语中又往往是将最精彩的内容放在最前端；而在新闻主体部分，各段内容也是依照重要性递减的顺序来安排。犹如倒置的金字塔，上面大而重，下面小而轻。有助于阅读者快速清楚新闻重点。注意，一个段落只写一个事件要素，不能一段到底。2、正金字塔结构与“倒金字塔”结构相反，是以时间发生顺序作为行文结构的写作方式，依序分别是引言、过程、结果，采渐入高潮的方式，将新闻重点摆在文末，一般多用于特写。,（五）新闻图片1、集中体现地点、人物及活动主题，注重现场性；2、避免出现都是人物背部以及重点不明晰的照片；3、大场景拍摄与人物局部特写相结合。,二、工作总结与计划,（一）工作总结的含义与意义工作总结是对过去一个时期或一个方面的工作进行系统的回顾、分析、检查和评价所使用的一种文体。无论哪个部门都非常重视工作总结，以通过这种书面的形式，让上级了解基层工作开展情况，为上级部署下阶段的工作以及正确决策提供可靠的依据，也让本部门同志了解自己贯彻落实上级部署工作取得的成绩和经验，起鼓舞、激励、鞭策的作用。,（二）工作总结的六大特点1.在内容上，不是写现在，而是写过去。2.在对象上，不是写群众，而是写机关。3.在方法上，不是我说你怎么样，而是说我(们)怎样。4.在目的上，不是预测情况，估算数字，盘算问题，而是肯定成绩，找准问题，悟出道理，明确方向。5.在体裁上，不是记叙文而是议论文。6.在作用上，就是向本单位职工群众报告情况和向上级汇报情况及向外单位介绍情况和经验。,（三）工作总结的基本结构1、标题（1）公文式标题。一般由单位（部门）名称+时限+事由+文种四部分组成；或由时限+事由+文种组成；或单位名称（部门）+事由+文种。（2）新闻式标题。将总结的精神抽象地概括成一句话作为文章的标题。有的标题只是内容的概括不标明“总结”，如XXX文化活动使学生走上成才之路。（3）复式标题。由正标题和副标题两行组成。正标题揭示主体，副标题标明单位、时限、事由和文种，如勇于开拓，与时俱进XXX学院先进经验总结,2、正文正文的主要内容包括基本情况、成绩经验、做法、教训、缺点、下一步工作计划等。一般分为开头、主体、结尾三部分。（1）开头通常为前言。简单介绍总结基本情况，如交代历史背景、指导思想或主要成绩、经验和存在的问题等。开头有四种写法，即概述式、评述式、结论式和提问式。（2）主体主要写取得的成绩、经验教训、存在问题及今后努力的方向。一般包括三个部分：回顾基本情况、主要成绩和经验、存在的问题和教训。采用的基本结构类型有阶段式结构、内容式结构和小标题式结构。（3）结尾一般从经验教训出发，归纳全文，概括地指出今后努力的方向和意见。,3、署名和日期正文右下方写上单位的全称或个人姓名及成文日期。若单位名称已在标题中出现，则可省略。（四）注意事项1、实事求是，做到成绩不夸大、缺点不缩小，更不能弄虚作假。2、材料组织要得体，详略得当。3、注意条理性，忌笼统浮泛、前后矛盾。附范文：XXXX年秘书工作总结,三、调查报告,（一）什么是调查报告调查报告往往是上级部门、有关单位调查后撰写的。注重从全局上看问题，全面地反映情况，有分析有深度，归纳出一些规律性、指导性的东西。调查报告要深要全面，归纳出的东西有规律性、指导性。1、调查报告三要素：信息材料、分析研究、结论2、调查报告的特点：真实性、客观性、科学性3、调查报告的要求：语言上总体要求平实、简洁、准确，可适当吸收生动活泼的群众语言；表达上叙议结合、夹叙夹议。,（二）调查报告的写作步骤1、充分调查，掌握材料。常见的调查方法包括：开调查座谈会：有针对性设计问题、引导启发个别采访：当事人、知情者直接观察：参与实践问卷调查：问题有针对性、全面客观（最常用）电话调查网络调查信函调查调查方式包括：普查、典型调查（代表性对象）和抽样调查（随机、科学性）材料的种类分为：典型事例、典型数据、对比材料（横向、纵向）。以直接材料为主，必要时适当运用间接材料,2、分析研究，把握本质。对掌握的材料进行详细的分析研究，找出揭示事物的普遍意义的材料，分析其本质、探求其规律，提出自己的看法、观点。观点与材料相结合。3、精心选材，布局谋篇，构建语言，修改文面，完成大作。结构：横式（逻辑顺序：并列、主次、递进等）；纵式：按调查顺序或事件本身顺序安排结构；纵横结合式：横式为主兼有纵式或纵式为主兼有横式,（三）调查报告的格式结构1、标题（1）文件式标题：调查对象+内容范围+文种例：关于深圳市2002年家庭轿车销售情况的调查报告（2）论文式标题：揭示主题：例：想致富，受教育（3）正副标题：例：不要让子孙后代埋怨我们关于北京河流污染情况的调查（4）提问式标题：测谎仪真的能测出谎言吗2、署名一般在调查报告标题下注明作者姓名、单位名称。个人署名也可以置于文尾右下方或标题右下方。,3、正文（1）导语：简述式：概述调查的时间、地点、方式、目的内容，初步的结果。评价式：对调查的内容结论加以议论。提问式：抓住中心问题发问往往多种方法兼用。（2）主体：情况调查主题结构：情况具体表现分析情况产生的原因或利弊分析预测情况发展趋势或针对情况提出建议。经验调查主体结构：成绩经验做法效果（概括成几个方面）启示,问题调查主体结构：问题的具体表现分析问题产生的几大原因提出改进意见、措施事件调查主体结构：事件概况事件产生的背景、深层次原因启示（3）结语：调查报告的结束语一般是对正文总结或提出希望和建议，要求简明扼要，言尽即止。有些调查报告主体写完自然结尾。,四、调研报告,（一）调研报告与调查报告的区别与联系区别：调研报告不同于调查报告,调查报告是因为发生了某件事(如案件、事故、灾情)才去作调查,然后写出报告。调研报告的写作者必须自觉以研究为目的,根据社会或工作的需要,制定出切实可行的调研计划,即将被动的适应变为有计划的、积极主动的写作实践,从明确的追求出发,经常深入到社会第一线,不断了解新情况、新问题,有意识地探索和研究,写出有价值的调研报告。联系：“调查”是“研究”的事实基础,“研究”是“报告”的理论依据,“报告”是调查、研究的具体体现。,（二）调研报告的格式1、标题（与调查报告类似，略）2、正文（1）前言简要地叙述为什么对这个问题(工作、事件、人物)进行调查;调查的时间、地点、对象、范围、经过及采用的方法;调查对象的基本情况、历史背景以及调查后的结论等。这些方面的侧重点由写作者根据调研目的来确定,不必面面俱到。（2）主体主要写明事实的真相、收获、经验和教训,即介绍调查的主要内容是什么,为什么会是这样的。主体部分要包括大量的材料：人物、事件、问题、具体做法、困难障碍等,内容较多。所以要精心安排调研报告的层次,安排好结构,有步骤、有次序地表现主题。调研报告中关于事实的叙述和议论主要都写在这部分里,是充分表现主题的重要部分。,3、结尾结尾是调研报告分析问题、得出结论、解决问题的必然结果。不同的调研报告,结尾写法各不相同,一般来说,调研报告的结尾有以下五种:对调研报告归纳说明,总结主要观点,深化主题,以提高人们的认识;对事物发展做出展望,提出努力的方向,启发人们进一步去探索;提出建议,供领导参考;写出尚存在的问题或不足,说明有待今后研究解决;补充交代正文没有涉及而又值得重视的情况或问题。调研报告结尾要简洁有力,有话则长,无话则短,没有必要也可以不写。,（三）写好调研报告的顺口溜标题引言要精练，基本情况要客观。存在问题要讲够，最后建议是关键。,五、简报,（一）简报的概念与作用简报是各行政机关之间用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一个文种，是信息类公文中最重要、最常用的一种。它是一种机关文书。其作用包括：1、反映情况。2、交流经验。3、传播信息。,（二）简报的特点与写作要求1、简报的特点（1）简明。（从文字上、写法上讲的）简报就是简明，这主要是从文字上从写法上讲的，文字上要简明扼要。一般一个简报不超过两三千字，几百字更好。这一个好处呢，文字也比较精练，领导看着也省时间。（2）扼要。（从内容方面讲）要突出重点，不能什么都写上，知道干什么就行了。（3）及时。（讲时间观念。三快：发现问题快、写作快、印发快）简报是讲时效性的。（4）准确。（实事求是：时间，地点，事件必须交代清楚）时间要交代清楚，时间地点事件要交代清楚。,（三）简报的种类可分为三种类型：1、工作情况简报。主要用于反映工作中的动态和一般工作进展情况，2、经验交流简报。专门用来简要介绍一些工作经验的简报。3、会议简报。在某一会议召开期间，为交流代表观点、反映会议动态而缩写的简报。,（四）简报的基本结构简报一般由报头、报核（正文）、报尾三部分构成。1、报头。一般位于简报的首页上方居中，约占1/3版面，通常用红色间隔线和报核（正文）分开。其组成要素包括：简报名称、保密程度（有的简报需要保密，可在简报名称上部左方印出“机密”、“内部刊物，注意保存”等）、期号（类似“第X期”一般置于简报名称下）、编发单位（置于期数左下方）、印发日期（置于报头的右下侧）等。,2、报核。一般包括标题、导语、编者按、主体和背景材料等，有时编者按可以省略。此部分写法灵活多样，一般有以下几种形式：（1）消息式。分为导语、主体、结尾三个部分。（2）总分式。先从总体提出主旨，然后分别从几方面叙述。（3）点滴式。用零碎的小事表达主旨。（4）转发式。如会议期间需要用简报转发某些材料，这时，一般加上说明转发意图的按语。（5）摘要式。通常摘要一些内容，如典型事迹、典型发言、新的信息等。,3、报尾。报尾在末页下用平行线圈定。一般平行线内左侧写报、送、发单位或作者职务和姓名，右侧为印发的份数。报，指简报呈报的上级单位，送，指简报送往的同级单位或不相隶属的单位，发，指简报发放的下级单位。如果简报的报、送、发单位是固定的，而又要临时增加发放单位，一般还应注明“本期增发（单位）”。,六、会议通知与会议纪要,（一）会议通知1、会议通知的概念会议通知是通知的一种，它主要用于上级对下级、组织对成员或同级单位之间通知召开会议。一般情况下，会议的组织者就是会议通知的发布主体，他们会用会议通知告知与会人员会议召开的有关事项，并要求有关人员出席该会议。2、会议通知的写作结构标题：一般由发文机关、事由和文种构成。正文：一般要写明会议名称、议题、目的、召开时间、地点、出席人员及对其提出的要求、会议日程安排、会议组织者的联系方式和其他相关事项。落款和通知日期：落款为组织者名称，与通知日期置于正文右下角。,3、会议通知的写作注意事项（1）会议通知对与会者起告知作用，因此会议通知事项要具体确切，完整齐全，一般包括会议内容、参会人员、会议时间及地点等。如有必要，还可以加上“XXX必准时参加”。（2）会议通知要求言简意赅、措辞等当、更重要的是发布时间要及时。错例解析：某工厂整改通知,（二）会议纪要,1、会议纪要的概念会议纪要是一种关于会议的原始的、全面的记录，他记载了会议的基本情况、有关内容、事项和会议决议等。会议纪要是备用查看的重要文书档案，是会议后分析、研究及检查决议执行情况的基本依据。需要注意的是，如果会议属于一次性在一定时间（时间较短）内结束，那么这个会议可能制作一份会议纪要就可以了；但如果会议时间较长，而且是分阶段或分组开展，那就有必要针对各个部分制作若干个会议纪要了。,2、会议纪要的基本结构会议纪要有固定格式，通常由标题、会议要素、会议内容和结尾四部分构成。（1）标题。会议纪要的标题一般由召开单位名称、会议名称、文种构成，如广东江南医院2015年民主评议政风行风动员大会会议纪要；也有些标题很直接、简明，如领导办公会议纪要。（2）会议要素。包括会议时间（经常精细到上下午、时、分）、会议地点、召集人（部门）、出席人员姓名、缺席人员姓名及缺席原因、列席人姓名、主持人姓名、记录人姓名。会议人数较少时，还应该记下有关出席人、缺席人、列席人以及主持人、记录人等的职务；出席人（包括列席人和出席人在内）人数很多时，可记录总数，如“参加会议的局以上领导、各厂厂长等共XX名”，事后再将具体名单附在会议纪要后。,（3）会议内容。它是会议纪要的核心，包括会议议题、主持人讲话、领导及代表发言、讨论和决议事项、投票情况、会议期间其他活动等。记录时通常依据时间顺序，每记一个议题就记录该议题发言讨论情况，也可以根据材料，现将全部议题列出，然后结合实际情况逐一记录发言讨论情况。发言人语速快时，如果会议允许录音，可以录音，以便会议结束对记录内容进行对照。如果会议中途休会，要写明“休会”字样；会议结束，记录完毕，则另起一行写“散会”二字，并写清具体散会时间。（4）结尾。会议记录完毕，应该由会议主持人和记录人分别在落款处签署姓名、日期，以示负责。最后在记录末尾注明“本会议记录共XX页”）。,3、会议纪要的写作技巧（1）明确会议宗旨，突出中心。一次工作会议，涉及的问题很多。在写会议纪要时，必须抓住会议所集中解决的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。同时，一次工作会议，在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人的一致意见，同时，也要注意吸收少数人正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”、“会议认为”、“会议决定”、“会议指出”、“会议强调”等提法，加以集中概括、简明扼要地反映出来;对有分歧的意见，如属研讨性质的会议可写进会议纪要中去。,（2）讲究用语，注意条理。要按照会议纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。上报的会议纪要，就应使用对上的语气，如“会议讨论了以下几个问题”、“会议考虑”等;下发的会议纪要，则可用“会议决定”、“会议要求”、“会议强调”、“会议号召”等。同时要注意条理化、理论化。会议记录一般要把每个人的发言尽量客观、详细地记录下来，而会议纪要则需要有一个对会议讨论意见的综合、分析、整理加工的过程，这个过程也就是条理化、理论化的过程。所谓条理化，就是要对会议讨论的意见，分类归纳，层次清晰;所谓理论化，就是要对会议讨论的意见，尽力给予理论上的概括，提纲挈领，画龙点睛。当然条理化、理论化，并不是脱离会议实际，搞虚假的“粉饰”和“拔高”。,（3）忠实于会议精神，做好记录。会议记录必然要依据会议的实际内容，不能随心所欲地增减或更改内容，不能添枝加叶。在写作当中，感到有的地方必须有所增减时，要经主要领导同意，必要时还应在一定范围内征求有关人员的意见。会议记录是产生会议纪要的基础，也是整理会议纪要的原始性主要素材之一。只有认真做好会议记录，才有利于会议纪要的整理，并保证纪要的质量，做到准确无误。,七、其他,（一）请示请示是适用于向上级机关请求指示、批准的公文。请示的目的是请求上级机关对本机关单位权限范围内无法或难以决定的重大事项、工作中遇到的无章可循的疑难问题给予答复。请示的直接目的就是得到答复。请示的特点：1、请示具有强制回复的性质。上级必须给请示单位一个及时的、明确的回复；2、请示还具有一文一事的特点。一份请示仅请示一项工作、情况或问题，不得在一份请示中请求若干事项。如果确有若干事项需请示，每一事项分别写出请示报告。3、请示的行文必须在事前，不允许“先斩后奏”。,4、请示只需简洁陈述请事项，不需要讲大道理；多用期请性言语。5、主送机关也是唯一的，不能多头主送，不送领导者个人；受双重领导的机关向上请示也要根据具体情况主送一个主管的领导机关，另外抄送另一个领导机关；请示应逐级行文，不可越级；上报的同时不抄送下级与同级机关。6、向上级机关请示要留下我方联系人联系方式，涉及重要事项需请示的要留办公电话和个人手机号码。请示的结构：1、标题。一般由制发机关（部门）、事由、文种三部分组成。有时制发机关可省略，直接由事由和文种构成，如关于XX的请示。需要注意的是，请示的标题中应避免使用“申请”“请求”等用语。2、主送机关。请示的主送机关是上级主管机关，一般只报送一个最直接的主管机关。若需要同时送其他机关，应以抄送的形式处理。,3、正文。一般包括请示缘由、请示事项、请示结语三部分。（1）请示缘由。陈述请示原因、背景、根据、目的以及申办事项所具备的不利条件和实现可能性，为领导机关批复请示事项时提供有力的事实和数据。（2）请示事项。这是全文的核心，是请求上级机关给予指示、批准的具体事项。要求要合理，建议、设想要具体，具有可操作性。要清楚写明请予批准、指示的具体内容。用于要准确肯定，内容较多时最好分条列项。（3）请示结语。结束语常以简短的文字概括请示的具体要求，再次点题。惯用语常用“以上请示妥否，请批示”“以上请示当否，请批复”等。4、落款和成文日期。落款写在正文之后的右下方，标注制发机关名称。成文日期写在落款之下。,（二）函函是公文中的平行文种，适用于不相隶属机关之间，对上级机关或下级机关也可以行文。除用于机关之间商洽工作、询问和答复问题外，也可以用于下级向主管部门请求批准事项或询问具体事项、上级机关答复下级机关的请求批准事项或询问以及上级机关催办下级机关相关事宜等。根据不同角度可分为不同类型：根据性质分为公函（用于机关单位正式的公务活动往来）和便函（非正式公文，用于日常事务性工作的处理）。根据发文目的分为发函和复函两种。根据内容和用途分为商洽事宜函、通知事宜函、催办事宜函、邀请函、请示答复事宜函，等等。,函的基本结构：1、标题（1）由发文机关、事由、回复函对象、文种构成，指示较重要复函常用的标题，如国务院办公厅关于公开发布天气预报有关事项的函。（2）由事由、文种构成，如关于城镇污水处理厂招待标准的复函。（3）由发文机关、文种构成，省略事由，如司法公文XX人民法院函。2、主送机关即接受该函的单位。文首顶格写明全称或规范化简称，其后冒号。,3、正文（1）开头。主要说明发出本函的原因。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等转入下文。复函的开头引叙来文的标题，以说明发文的缘由。（2）主体。主要说明致函事项，这部分是函的主要内容，应将商洽或者请求批准或询问答复的事项写清楚。这部分字数不限，关键要态度鲜明，具体明确地将事情讲清楚，但切忌长篇大论。函的事项部分内容单一，行文要直陈其事。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。（4）结束语。用礼貌性的语言向对方提出希望，通常使用习惯用语做结尾。去函常用“特此函达”“敬请回复”“专此函达，请复”等，复函常用“特此函告”“特此函复”“此复”等。,4、署名和成文日期正文右下角署上机关单位名称，署名下写明成文时间年、月、日；并加盖公章。注意事项：（1）函要做到一函一事，内容要集中，不旁及其他，便于对方尽速办理与答复。（2）函的行文应简洁、明快，无论是叙述、说明还是要议论，都要做到言简意赅。（3）函主要是不相隶属的平行机关之间使用的公文，无论商洽工作还是询问情况，语气都要谦和委婉，礼貌得体，忌用命令性的语气。错例解析（1）函错例解析（2）请示,2014最新公文写作标准格式（必用参数）,Word：2014最新公文写作标准格式（必用参数）党政机关公文格式,行文格式,页边距：上：38mm，下：36mm，左：28mm，右：26mm行距：固定值28磅行数和字数：每页