智能档案管理系统介绍.ppt

智能档案管理系统介绍 杭州比特信息技术有限公司 Weareyourway 一 智能档案管理系统概述 绍兴电力局是国内首批 国际一流供电企业 领先科技进步 提高企业管理水平 提高客户服务质量一直是绍兴电力局不断发展的重要经验 随着电力行业改革的不断深入 电力企业已充分认识到提高客户服务质量 提高企业管理水平 是电力企业能否获得生存与发展机会的关键 现营销部门对客户档案按客户号编制 每个客户的档案都集中在一起 并分类存放 由于数量大 一个档案室要存放几十万份档案 查找和管理工作繁杂 营销部门为提高客户服务水平 科学规范客户资料管理 构建智能档案管理系统 实现客户资料等档案 文献的自动化管理 规范客户资料的入档流程 借阅流程 归还流程 注销流程 从而对客户资料提供流程化管理 提高客户服务效率与质量 二 方案设计思路和目标 智能档案管理系统在设计上要满足流程化管理档案资料的要求 同时可以实现市局 分局分级档案管理要求 能尽可能减少入档工作量 已有客户信息能自动导入 智能档案管理系统项目要实现的目标是 建设一套基于IP网络平台 以档案管理柜体 控制软硬件 智能档案管理软件组成 符合计算机 网络通讯技术最新发展潮流 具有良好的可靠性 可维护性和扩容能力 接入灵活 应用成熟的智能档案管理系统 三 智能档案管理系统框架 智能档案管理系统软件 档案管理员 智能档案管理系统软件以档案管理员身份登录可完成档案初始信息录入 入档 借阅 归还 注销等流程 系统中只有本计算机用户才能操作和档案架硬件相关联的操作 例如档案上架 指示下架操作 智能档案管理系统软件 内网中有权限的其它用户 在内网中的其它计算机用户安装完智能档案管理系统软件后 可以完成档案初始信息录入 查询等操作 当市局用户登录时 可查询其它分局档案信息 数据库服务器 整个智能档案管理系统在设计上考虑分散运行 集中管理的要求 在数据库设计中可以满足数据集中管理的要求 也可以单机运行 如果用户觉得有必要 可以在市局统一配置一台数据库服务器 条码打印机 用于档案盒条码打印 无线条码扫描枪 用于扫描档案盒条码 完成上架档案盒编码录入 档案柜体控制系统 单个档案柜管理 控制 通讯单元 柜体电机控制单元 控制柜体电机运行 分节控制单元 控制单节档案柜所有档案位检测 指示 档案盒指示单元 每个档案位具有独立指示 完成指示下架等功能 档案盒入位离位检测单元 每个档案位能独立检测是否有档案上架 下架发生 四 档案管理流程定义 五 主站系统功能介绍 1 系统登录 您可以在 系统开始 程序 智能档案管理系统 或桌面的快捷方式进入系统 初始管理员用户名为admin和密码为空 如果连接失败 可点击数据库设置查看数据库配置信息 如数据库配置正确而测试连接不上 则可能是服务器的数据库服务未开或网络连接不可达 在登陆界面中输入正确的用户帐号 密码 点击确定 进入系统主界面 本机参数设置可设置数据库连接参数 与下位机通信的串口参数 档案架节数和是否是操作主机 与下位机的串口通信的机器选是 2 系统初始设置 局管理管理本系统管辖的局信息 局信息用于用户属性和客户属性 用户管理管理本系统的用户信息 直接操作人员为普通用户 客户类型管理管理系统的客户类型 以后可用于客户属性进行查询分类 档案类型管理管理档案包含的所有类型 3 数据初始化 档案盒管理初始化系统的所有档案盒 可用条码枪连续按批次输入 档案架管理定义系统管理的所有档案架 设置档案架的编号 逻辑地址 行数和列数 在客户管理界面的 非居用户EXCEL导入 按钮 可导入excel数据源 其格式为 F1 原档案所在盒号 可为空 F2 档案序号 客户行为空 否则不能为空 F3 档案明细序号 客户行或档案行为空 明细行不能为空 F4 客户号 不能为空 且必须保证正确 F5 名称F6 F7 空 但必须保留 导入程序需要 F8 序列号 等前面信息整理好后 按序递增 4 客户资料 档案及明细导入 客户管理管理系统所有客户及其档案及档案明细 可按客户号 客户名和客户类型查询 点击某客户 可查看其档案列表 双击某档案 可查看改档案的明细 5 日常使用 客户 档案及其明细管理 新建档案时 点击 初始明细 可根据档案类型初始化档案明细 再根据实际情况修改 档案入盒 出盒扫描入盒 选择要入盒的档案 点击 扫描入盒 用条码枪扫描档案盒的条码 系统即将档案资料放入该盒 注 客户列表右边的 客户档案扫描入盒 可将该客户所有档案一起入盒 在同客户已有资料入盒且想入相同档案盒时 可先选择目标盒 待标题 盒号 上面显示目标盒号后 点击未入盒档案的盒号列即可 指示下架如果档案已上架 如架号显示 01 3 1 5 表示01架3行1节5列 则指示档案架的该库位亮灯 等待下架 注 客户列表右边的 指示下架 可将该客户所有档案所在的库位一起亮灯 等待下架 档案架滑动列表 双击可跳到该架位 在档案架区右键有相同的功能菜单 鼠标悬停在盒上 能显示该盒的档案列表 档案架管理 档案盒的档案列表将鼠标悬停在目标档案盒 则显示该盒的档案列表 客户档案盒查询 输入客户号 点击 查询 库位列表 显示该客户所有档案所在盒及盒所在库位信息 如有库位信息 档案架区默认跳转至第一个库位 双击要查看的库位即可跳转至该库位 档案架管理操作列表通讯测试 测试所有档案架的通讯是否连通 连接状态检查 检查当前档案架采集板的通讯情况 单点库位检查 检查当前库位与下位机是否一致 如不一致则提示报警并将该库位显示红色所有库位检查 检查当前档案架所有库位与下位机是否一致 不一致的库位显示红色 指示下架 指示当前库位亮灯 等待下架 取消下架 指示当前库位灭灯 取消下架 档案借阅 借阅选择要借阅的档案 点击 借阅 系统提示输入借阅人和备注 确定后系统将所选档案设为借阅 提醒天数按照右上角的提醒天数 可修改 借阅的档案不再属于原档案盒 同盒的其他档案仍属于原档案盒 原档案盒也从原库位中去除 整盒借阅选择要借阅的盒所在的某一行 点击 整盒借阅 系统提示输入借阅人和备注 确定后系统将所选盒的所有档案设为借阅 提醒天数按照右上角的提醒天数 可修改 盒里所有的档案不再属于原档案盒 原档案盒也从原库位中去除 取消借阅提醒天数的设置和修改借阅窗口打开时 系统将默认的天数取出设置到右上角的提醒天数中 用户通过修改并点击 设为默认 可将新的默认天数设到系统中 以后系统会将新的天数作为默认天数 如需修改借阅记录里的提醒天数 可选择要修改的借阅记录 修改记录上面的提醒天数并点击 更改提醒天数 档案归还 归还到源盒选择归还的档案 点击 归还到源盒 按钮 系统提示输入归还人和备注 确定后系统将所选档案设为已归还 档案自动属于原档案盒 归还到新盒选择归还的档案 点击 归还到新盒 按钮 系统弹出 档案盒条码扫描采集 用扫描枪扫描新盒条码后 提示输入归还人和备注 确定后系统将所选档案设为已归还 档案属于新档案盒 作废不能归还的档案可以选择作废 使他不再在系统中归档 当还可以在客户管理中他所属客户下的档案列表中看见 显示为红色 选择要作废的档案 点击 作废 按钮 系统弹出 档案作废说明 确定后系统将所选档案设为已作废 档案查询 借阅查询 归还查询 系统软件采用 net平台 S