文书档案讲稿.ppt

乐至县教育系统档案管理 乐至县教育局罗洪军 此次培训重要性 中共乐至县委办公室乐至县人民政府办公室关于加强新农村建设档案工作的实施意见 乐委办发 2012 40号 根据 资档发 2014 6号关于进一步加强中小学校档案工作的意见 资档发 2014 7号关于印发 资阳市中小学档案管理办法 和 资阳市中小学档案归档范围及保管期限表 的通知要求 培训档案管理工作 根据 乐档发 2014 4号关于进一步加强中小学校档案工作的实施意见 时间 2014年03月14日 星期五 通过电子方式已发到全县各中小学邮箱 乐档发 2014 5号 资阳市档案局资阳市教育局关于印发 资阳市中小学档案管理办法 和 资阳市中小学档案归档范围及保管期限表 的通知 乐至县二 一四年教育工作目标任务考核表中档案工作分值已由1分提升到分 2 学校档案主要有 文书档案 基建档案 财务档案 根据 关于抓紧做好创建省级新农村建设档案示范镇验收准备工作的通知 乐新村档办 2013 5号 教师个人档案等 档案管理工作的内容一 档案收集二 档案分类三 档案排列四 档案编号五 档案装订六 档案编目七 档案装盒八 装橱 文书档案 文书档案是机关 团体 企事业单位在行政管理事务活动中产生的 由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓 包括命令 指示 决定 布告 请示 报告 批复 通知 信函 简报 会议记录 计划和总结等 由于这类档案在其产生 内容和形式上有一定共性 使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义 也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称 还包括诸如外交 诉讼 会计 艺术 教学等专门档案和私人档案 这一概念主要在中国使用 有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念 一 档案收集工作的内容1 档案室的收集 归档 平时收集 2 档案室的收集范围 1 本单位各种门类和载体的档案 2 与本单位业务工作有关的资料 3 代管与本单位有关的撤销或合并机关的档案 一 档案收集 归档范围 是指在一个单位产生的所有文件中需要归档的部分 国家档案局1987年形成的 机关文件材料归档和不归档的范围 中指出 凡是反映本机关工作活动 具有查考利用价值的文件材料均属归档范围 确定归档范围时 应以本单位工作活动为主 突出本单位基本职能活动和中心工作 外单位文件 不论是上级同级 还是下级 应以是否与本单位有直接关系 本单位是否需要办理 即是否参与活动为文件归档的出发点 切不可搞 有文必档 不管文件的来源和价值 凡是文件都归档 这种做法是错误的 同时 也不能将有价值的 属于归档范围内的文件遗漏了 二 档案收集工作的意义 档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节 做好收集工作有着十分重要的意义 1 收集工作是档案工作的起点2 收集工作是衡量档案馆 室 工作质量的重要标尺 注意事项 1 收集到有残缺档案 请用A4纸修裱好 2 收集到有大于A4纸档案 请折叠成A4纸大小 二 分类 分类归档文件可以采用年度 机构 问题 保管期限或保管期限 年度 机构 问题 等方法进行分类 同一全宗应保持分类方案的稳定 1 按年度分类将文件按其形成年度分类 2 按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类 3 按机构 问题 分类将文件按其形成或承办机构 问题 分类 本项可以视情况予以取舍 归档文件应在分类方案的最低一级类目内 按事由结合时间 重要程度等排列 会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 三 排列 加盖归档章 归档章位置 归档章应加盖在每份归档文件右上方的空白位置 如没有空白处或不便盖章时 首页前附加空白纸盖章 归档章样 单位 mm 归档章样 单位 mm 四 编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号 在文件首页右上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 归档章设全宗号 年度 保管期限 件号等必备项 并可设置机构 问题 等选择项 例如某某学校 全宗号 2012 年度 室编件号 1 机构或问题 教学管理 保管期限 永久 馆编件号 五 装订 把会生锈的金属除去缝纫机左侧轧边 三孔一线 不锈钢订书钉装订演示 六 编目 目录项目 一式两份 目录封面 一式一份 目录项目 1 件号2 责任者3 文号4 题名5 日期6 页数7 备注 电子表格 此归档文件目录一式两份 1 界定 件 的范围 1 正本与定稿为一件 2 正文与附件为一件 3 原件与复制件为一件 4 转发文与被转发文为一件 5 来文与复文可为一件 6 文件签批单与正文为一件 7 会议记录 报表 名册 图册等一册 本为一件 8 一个事由紧密联系的相关文件可为一件 9 汉文本与少数民族文本为一件 10 中文本与外文本为一件 2责任者 一般填写发文机关3题名 一般填写原文件标题 文件没题名或题名不完整的 除原题名照抄外 还应根据文件内容重新拟写或补充题名 并加 号 如 4日期 填写文件的形成时间 用8位阿拉伯数字标注公元纪年 如2008年4月16日 应填写20080416 5页数 填写每一件归档文件的实际有效页数 6备注 填写归档文件需补充和说明的情况 如文件缺损 修改 移出 销毁 插入等 如果备注栏内容太多 可用 表示 然后在备考表中注明相关内容 文书档案归档文件目录 写填式样归档文件目录 期限 年度 盒号 乐招委 2013 33号 乐招委 2013 33号关于做好2013年全国成人高考工作的通知 1 乐至县大学中专招生委员会 关于做好2013年全国成人高考工作的通知 20131010 5 2 乐至县教育工会 通知 转发四川省女职工大病互助保险 工作的通知 20140304 8 通知 文书档案归档文件目录 封面式样 归档文件目录全宗名称 平泉县档案史志局全宗号 0088年度 2008保管期限 永久机构问题 人事 七 装盒 1 归档文件目录2 档案3 备考表4 脊背项目 无酸纸档案简介 无酸纸档案盒是各个机关和单位档案管理部门整理和装订储存文件的装具 通常无酸纸裱糊制作的档案盒 由于无酸纸不含酸性另采用国际上先进的AKD中性施胶工艺 无酸腐蚀 使档案可以长期保存 不变质 不褪色 具有防虫 防霉等特点 对装订在盒子内的档案文件没有腐蚀破坏 使用方便 现在全国都在逐步无酸纸档案盒替换掉过去老式笨重的纸板档案盒和牛皮纸档案盒 文书档案盒 乐至县城东小学 以学校公章全称为准 乐至县石佛镇太来初级中学 盖印档案盒封面盒脊式样 县统计局 50 2008 永久 1 人事 备考表备考表置于盒内文件之后 项目包括盒内文件情况说明 整理人 检查人和日期 盒内文件情况说明 填写盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 整理人 负责整理归档文件的人员姓名 检查人 负责检查归档文件整理质量的人员姓名 八 装橱 按照档案分类方法和目录装订方式 将已经整理好的文书档案按次序进行装橱和上架 不同的分类方法和不同的目录装订形式 其档案上架装橱的方式也不一样 二级分类上架装橱的方式如下 1 文书档案上架装橱方式一 期限 年度法 永久2007 2013年 30年2007 2013年 10年2007 2013年 2 文书档案上架装橱方式二 年度 期限法 2007年永久 30年 10年 2008年永久 30年 10年 2009年永久 30年 10年 2007 2008 2008 永久 永久 永久 2 3 4 行政工作 党群工作 行政工作 档案柜 属办公家具系列 即用来保存档案资料的柜子 是比较传统的保存档案的装具 通常是指带盖的箱子和有门的柜子 一般以木材或金属制成 有的还做成组合式 分开为箱 叠放成柜 其优点是能有效地防尘和阻止其他有害物质的侵袭 而且搬运挪动便利 缺点是造价高 占据库房有效空间大 单位面积存储量小 档案柜 金属制档案柜优点 防火 防潮 防鼠 防尘 轻巧 科技档案 科技档案是科学技术档案的简称 是在自然科学研究 生产技术 基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸 图表 文字材料 计算材料 证书 声像资料等科技文件材料 科技档案的种类 1 工业生产技术档案2 农业生产技术档案3 基本建设档案4 设备档案5 科学研究档案6 医疗卫生档案7 天文档案8 气象档案9 地质档案10 测绘档案11 地震档案12 水文档案13 环境保护档案 项目档案案卷封面和脊背填写 档号 档案的编号 案卷题名 应简明准确揭示卷内文件的内容 立卷单位 案卷的形成单位 起止日期 卷内文件的起止日期 保管期限 对照保管期限表 从案卷保管单位的角度确定是永久 长期 短期 密级 文件自然形成的绝密 机密和秘密 依据保密规定填写 没有密级的可不填写 不能写 普通 无密 等字样 2012 乐至县 学校新建学生宿舍 竣工资料 乐至县 学校 以公章上名称填写 2012年1月12日 6月8日 永久 2012 1 2012 2 案卷脊背式样 项目内容用碳素墨水直接写在脊背上 填盒号 填写 短期 长期 永久 如 乐至县某某学校新建学生食堂 综合类 填写 如2012 2011 1 永久 永久 永久 永久 永久 2011 2 2011 3 2012 2013 1 2 3 4 5 乐至县 学校新建学生宿舍 综合类 乐至县 学校新建学生宿舍 监理类 乐至县 学校新建学生宿舍 施工类 乐至县 学校新建学生食堂 乐至县 学校扩建教学楼 2011 1 永久 永久 永久 永久 永久 2011 2 2011 3 2012 2013 1 2 3 4 5 乐至县 学校新建学生宿舍 乐至县 学校新建学生宿舍 乐至县 学校新建学生宿舍 乐至县 学校新建学生食堂 乐至县 学校扩建教学楼 照片档案 1 文字说明基本内容包括事由 时间 地点 人物 背景 作者 摄制者 等 2 编写文字说明的要求 1 准确揭示档案材料的内容 概括其反映的全部信息 标注项目正确齐全 2 照片的自然张 内容相近的亦可以若干张 编写文字说明 3 文字简洁 语言通顺 4 时间用8位阿拉伯数字表示 文字说明的编写 所谓光盘档案是指利用激光进行图像 声音信息写入和读出的具有参考 凭证 艺术价值并归档保存的一种圆盘形记录载体 光盘档案的概念 光盘档案 光盘档案说明 样式 每张光盘详细说明 教师个人档案 教师个人档案是记录一个人的主要经历 政治面貌 品德作风等个人情况的文件材料 起着凭证 依据和参考的作用 在个人转正定级 职称申报 办理养老保险以及开具考研等相关证明时 都需要使用档案 根据县档案局领导提示 教师个人档案也可用科技档案盒装 第五章法律责任第二十四条下列行为之一的 由县级以上人民政府档案行政管理部门 有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分 构成犯罪的 依法追究刑事责任 一