档案信息开发利用.ppt

第十章 主讲人 王桂吟 档案信息的开发利用 了解档案信息开发利用工作的含义 掌握档案信息的直接利用的方式 了解和掌握常用参考资料的种类和编制 学习目标 档案信息开发利用工作概述 档案信息的直接利用工作 档案信息的间接利用工作 目录 档案信息开发利用工作概述 档案信息的直接利用工作 档案信息的间接利用工作 目录 导言 总体概况 调研方法 导言 信息资源作为生产要素 无形资产和社会财富 与能源 材料资源同等重要 在经济社会资源结构中具有不可替代的地位 已成为经济全球化背景下国际竞争的一个重点 档案是社会 政治 经济 文化等各方面活动的真实记录 是社会各界察往知来的原始凭证 是国家信息资源的重要组成部分 调研方法 导言 档案信息 来源于档案的能消除人们不确定性的 反映意见发生的各种事物运动状态方式及其规律的征象或知识 包括 档案载体信息 档案信息内容 档案目录 索引 指南 论述 述评等档案再生信息 档案信息的开发 对档案信息进行加工 整理并将蕴藏于档案中的有价值的 适应于社会发展需要的各种知识 信息挖掘出来 最大限度地为广大利用者所利用 以提高档案信息利用效率的一种信息整序和传递过程 档案利用 是指为研究或解决问题而使用档案 机关 组织和公民为某一个具体问题 使用档案馆或档案室保存的档案 档案信息开发利用工作概述 调研方法 第一部分 档案信息开发利用工作是指机关档案部门根据本机关工作的需要 以机关档案现存档案为基础 运用一定的方法和形式开发档案信息 向本机关乃至全社会的利用者提供档案信息的一项服务性工作 档案信息开发利用工作是采集 加工 存贮档案馆 室 所藏的档案信息 以一定的成果形式为社会提供利用服务的工作系统 含义 利用档案 和 档案信息开发利用工作 工作对象相同 档案联系 需求相同 对档案信息进行开发利用 档案信息开发利用工作概述 利用档案 和 档案信息开发利用工作 档案信息开发利用工作概述 主体不同 前者 利用者 后者 档案工作者 区别 目的不同 前者 特定目标 后者 若干方面 利用档案 和 档案信息开发利用工作 档案信息开发利用工作概述 总之 档案利用工作是利用档案的条件 利用档案是档案利用工作的内容 只有两者结合才能充分发挥档案的作用 分类 档案信息开发利用工作概述 从利用者的利用方式分 从利用方向出发分为 1 学术利用2 实际利用3 普遍利用 1 直接利用2 间接利用 从利用方向出发分为 1 3 2 实际利用 普遍利用 学术利用 分类 档案信息开发利用工作概述 难度最大 直接性 间接性 广泛性 教育性 从利用者的利用方式分 档案信息开发利用工作概述 1 直接利用 机关最常用的方法 档案工作人员通过阅览 外借 复制 咨询 档案证明等服务方式 直接向利用者提供档案材料 满足利用需要的工作 优点 充分体现档案原始记录性 提供信息最直接 查找利用迅速 准确 方便 很受利用者欢迎 分类 档案信息开发利用工作概述 2 间接利用 积极 主动提供信息的方法 档案工作人员通过整理 汇集 编写等方式 对现存档案信息进行开发 编辑成各种专门参考材料 向利用者提供完整 系统 精炼的二次信息或三次信息的工作 优点 具有档案信息开发的前瞻性 全面性 科学性的特点 免去利用者查阅 摘录环节 特别有利于调查研究工作 是实现机关档案工作根本职能的中心任务 是拉动机关档案工作其他环节的引擎 是机关各项工作的有力保证 是提高机关社会知名度的窗口 一 意义 档案信息开发利用工作概述 二 档案信息开发利用工作的意义和原则 根据统筹协调 需求导向 创新开放 保障安全 资源整合基本原则 加快档案信息资源开发 档案信息开发利用工作概述 二 原则 1 丰富档案信息资源的开发手段 3 加快档案信息资源开发利用的市场化进程 2 拓宽档案信息资源的发布渠道 档案信息开发利用工作概述 二 原则 二 档案信息开发利用工作的意义和原则 三 如何做好档案信息的开发利用工作 档案信息开发利用工作概述 档案信息开发利用工作概述 3 克服重视档案管理上等级而轻视档案开发利用的观点 1 克服重视 看好门 守好摊 轻视面向市场经济的观点 2 克服重视归档而轻视利用的观点 档案信息开发利用工作概述 第一部分 档案信息的直接利用工作 档案信息的直接利用工作 第二部分 第二部分 档案信息的直接利用工作 第二部分 档案信息的直接利用工作 档案信息的直接利用工作的方式 直接 利用 一 阅览服务 最主要的方式和途径 档案信息的直接利用工作 优点 减少档案原件外借次数 既有利于档案的保护和保密 又可以扩大利用范围 缩短利用周期 提高档案的利用率 Theanalysisoftheresearch 二 外借服务 第一部分 档案信息的直接利用工作 Theanalysisoftheresearch 第一部分 档案信息的直接利用工作 三 复制服务 档案复制服务 是指根据档案原件制成各种复制本进行利用 原件副本 是指反映档案原件全貌的复制本 摘录副本 是指仅反映档案原件某一些部分的复制本 Theanalysisoftheresearch 第一部分 档案信息的直接利用工作 四 咨询服务 档案咨询服务时指机关档案部门或档案人员以室藏档案为根据 通过口头或书面形式 向利用者提供档案 解答利用者有关问题的服务 Theanalysisoftheresearch 第一部分 档案信息的直接利用工作 五 档案证明 制发档案证明的服务是指根据利用者的询问和要求 为证实某种事实在室藏档案内有无记载和如何记载并摘抄出具的书面证明材料 Theanalysisoftheresearch 第一部分 档案信息的直接利用工作 六 电子化服务 档案的电子化服务是指机关档案室利用电子化办公设备 使利用者所利用的档案信息载体由纸质向缩微胶片 光盘 磁盘过度 档案信息的直接利用工作 第二部分 档案信息的间接利用工作 第三部分 建议总结 Proposals 档案信息的间接利用工作 第三部分 档案间接利用工作又称为档案编研工作 是指机关档案部门以室藏档案为主要对象 以满足机关领导和各项业务工作的需要为主要目的 在研究室藏档案内容的基础上编写参考资料 汇编档案文集 参加编史修志以及撰写专门著作的工作 一 档案信息间接利用工作的内容和意义 一 内容 档案信息的间接利用工作 第三部分 一 档案信息间接利用工作的内容和意义 一 具体内容 档案信息的间接利用工作 第三部分 一 档案信息间接利用工作的内容和意义 二 意义 档案信息的间接利用工作 第三部分 二 机关档案信息间接利用工作的要求 对编研人员的要求 2 应有良好的主体意识 4 应具有敏锐的信息头脑 1 应有严格的法制观念 3 应培养强烈的创新意识 档案信息的间接利用工作 第三部分 三 机关常用参考资料的种类及其编制 档案信息的间接利用工作 第三部分 三 机关常用参考资料的种类及其编制 二 大事记 一 机关全宗指南 三 组织沿革 四 文件汇编 五 机关基础数字汇集 档案信息的间接利用工作 第三部分 三 机关常用参考资料的种类及其编制 一 机关全宗指南 机关全宗指南又可称为全宗介绍 它是以本机关全宗为对象范围 以叙述的形式对立档单位及其档案的内容和成分等情况进行报道的材料 档案信息的间接利用工作 第三部分 三 机关常用参考资料的种类及其编制 大事记是指按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件 重要活动的一种档案参考资料 有机关大事记 国家或地区大事记 专题大事记 个人大事记 个人年谱 二 大事记 档案信息的间接利用工作 第三部分 二 大事记 二 编写说明 说明编辑的原因 目的 任务 用途 选编范围和取材标准 存在问题等有关内容 三 目录 按时间顺序或专题顺序 由顺序号 题名 页号组成 档案信息的间接利用工作 第三部分 二 大事记 1 标题包括大事记的总标题 记述事件的时间范围 编者 例 某某区某某管理局大事记 1990 1999年 2 编制单位需写全称 例 某某区某某管理局 3 编印日期用中文书写 例 一九九九年十二月4 其他需注明事项凡属 内部印发 秘密 等应在封面左上角处标明 一 封面 档案信息的间接利用工作 第三部分 二 大事记 机关大事记大致有以下内容 第一 本机关贯彻执行党和国家方针政策中所采取的重大部署 措施及作出的决定 决议 第二 本地区 本系统的大事 要事在本机关的反映 第三 本机关召开的重要会议和举办的重要活动 四 正文 主要由大事时间和大事记述组成 采用编年体 档案信息的间接利用工作 第三部分 三 机关常用参考资料的种类及其编制 五 大事记的编写要求 1 大事时间的编写大事时间必须记载准确 避免错误和含混不清 一般记载年 月 日 日不清者附于月末 称 本月 是月 月不清者附于年末 称 本年 是年 时间相同 不要重复标称 用 等符号表示 2 大事记述的编写要求第一 观点正确 用材真实 第二 大事突出 要事不漏 小事不要 第三 系统条理 简明扼要 档案信息的间接利用工作 第三部分 三 组织沿革 档案信息的间接利用工作 第三部分 机关名称的变更 印信的启用与作废 机关办公地点的迁移等 编写方法 编年法 系列法 组织机构 问题 阶段法 组织沿革的编写 主要内容 机关 地区或专业系统的历史概况 行政区划 建制变更情况 机关的性质 任务 职权范围 隶属关系 机关内部组织机构的设置和人员编制的变化机关领导人的任免情况 档案信息的间接利用工作 第三部分 1 文章法 用文章形式记述组织及人员情况 分章节作文字叙述 2 表格法 用表格列出组织机构序列 名称 负责人姓名 编制人数及分工 3 图示法 用示意图反映组织机构设置及演变 最常见的是树叉式示意图 内容全面 材料翔实结构合理 脉络清晰图文并茂 组织沿革的编写 表述方法 编写要求 档案信息的间接利用工作 第三部分 三 机关常用参考资料的种类及其编制 四 文件汇编 档案文献汇编是按照一定的题目对档案文献原文材料收集 挑选 编辑和评介而编制的一种档案编研成果 档案文献汇编一般由汇编题名 编辑说明 目录和正文 即档案原文 等构成 而正文以全录式转录为主 按一定体例进行编排 类型 法规文件汇编 重要文件汇编 发文汇编 会议文件汇编 专题文件汇编 档案信息的间接利用工作 第三部分 五 机关基础数字汇集 基础数字汇集 统计数字汇集 是指以数量特征反映一个地区 机构 行业 基本情况的一种档案参考资料 有综合性统计数字汇集和专题性统计