文书档案管理（PPT83页).ppt

1 2 文书档案整理通州区档案局2017 04 3 一 文书档案归档范围和保管期限表二 文书档案案卷格式三 归档文件整理规则 4 档案的种类我们机关普遍存在的档案大概有这样几类 一 文书档案 二 科技档案其中包括 工程建设档案 仪器设备档案 科研成果档案等等 三 专门档案其中包括 会计档案 工商档案 税务档案 诉讼档案等 四 其它载体档案其中包括 声像档案 实物档案 存储在硬盘或光盘上的档案等等 5 一 文书档案归档范围和保管期限表 6 1 归档范围归档范围是指哪些文件应该归档 哪些文件不归档 原则上说凡是反映本单位工作 具有查考利用价值的文件均属归档范围 按照国家档案局2006年12月18日发布的 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 要求 机关文件材料归档范围是 1 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 7 2 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 3 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 4 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 8 一般机关的文书档案归档范围应主要包括以下四方面内容 上级机关的指导性文件及相关材料本机关自身形成的各种文件材料下级机关呈送的报请类公文及其它文件材料同级或不相隶属机关重要的发文及其它文件材料 9 1 上级机关的 会议材料 上级机关召开的会议 形成决定决议需要贯彻执行的的主要文件材料 文件 属于本机关主管业务并要执行的文件 领导来访的 市以上领导和著名人物视察 检查本地区工作时的重要指示 讲话等材料 10 2 本机关形成的 会议材料本机关召开的各种会议 如党委会 全体会 表彰大会等材料 机关自身 机构成立 合并 撤销 更改名称 人员编制等文件材料 本机关制订的工作条例 章程制度 干部任免 职务评定 工资转移等个人材料 11 各种行文 机关颁发的 包括转发及与其它机关联合颁发的各种正式文件 签发稿 重要文件的修改稿等内部机构 工作总结 各方面业务汇总的统计报表和统计分析资料等 12 本机关领导活动的 领导参加相关会议的讲话稿 参加重要会议带回的有关材料 需要贯彻执行的材料等 文书材料 领导参加相关会议的讲话稿 参加会议带回的有关材料等 13 各业务科室的文件材料把各业务部门形成的文件材料作为收集的重点 突出本单位的主要职能 14 3 下级和不相隶属机关的同级机关 兄弟单位的材料主要看与本单位是否有关系 一般的参阅件不必归档 但合同 协议 重要的来往信件要归档 有的与本单位的文件材料一起归档 如合同 协议 下属单位的重要文件 制度 计划 总结 统计报表要归档 15 2 机关文件材料不归档范围 1 上级机关的文件材料中 普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 2 本机关文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 机关内部互相抄送的文件材料 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 16 3 同级机关的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 4 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 17 3 归档要求 1 归档时间 文书档案要求每年6月底以前向档案部门移交 科技档案于项目竣工验收之日起3个月内向档案部门移交 业务档案一般于业务手续办理完毕的3个月内向档案部门移交 会计档案于会计年度终了后 可由会计机构暂时保管一年 期满之后向档案部门移交 2 归档的案卷质量要求 归档的文件材料应当齐全完整 符合长期保管的要求 3 归档的文件材料必须是原件 并且是符合档案保护的纸张和字迹材料 4 档案保管期限表档案保管期限表就是以表册的形式列举档案的来源 内容和形式 并指明其保管期限的一种指导性文件 它是依据和标准 机关文书档案的保管期限定为永久 定期两种 定期一般分为30年 10年 18 19 20 1 永久保管的文书档案主要包括 本机关制定的法规政策性文件材料 本机关召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 21 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示 重要的报告 总结 综合统计报表等 本机关机构演变 人事任免等文件材料 本机关房屋买卖 土地征用 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 22 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 同级机关 下级机关关于重要业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 23 2 定期保管的文书档案主要包括 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料 本机关召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料 24 本机关一般性事务管理文件材料 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复 批示 一般性工作报告 总结 统计报表等 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 25 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 下级机关报送的年度或年度以上计划 总结 统计 重要专题报告等文件材料 26 2 上级文件要归档的主要两部分文件材料的期限 一部分是针对本单位发的文件 如有关本单位机构 人事 职称 工资 福利 经费 物资 奖惩等方面的批复 通知 通报 这是最重要的依据材料 有的要永久保存 有的要30年保存 另一部分是国家 省 市县各部门发的法律 法规 政策规定 以后要作为执行的依据 要归档作为10年保存 也有的是30年保存的 注意的几个问题 1 保管期限的划分主要是相对于本单位而言 27 3 本单位的文件材料多数都要归档 正式发文 总结汇报 领导讲话 登记表 统计表 会议记录等重要的永久 一般的30年 作用不大的10年 4 同级机关 兄弟单位的合同 协议 重要的来往信件等重要的永久 一般的30年 下属单位的重要文件 制度 计划 总结 统计报表重要的30年 一般的10年 28 二 文书档案案卷格式 29 文书档案的整理 案卷级整理 文件级整理 现在我们常用的文书档案归档方法有两种 一个是组卷归档 一个是单份文件归档 是执行两个国家标准 这两个国家标准是 文书档案案卷格式 归档文件整理规则 30 31 案卷级整理方法 即我们通常所说的立卷 这项工作是将办理完毕具有保存价值的文件材料 按照文件形成规律 内在联系及保存价值进行整理加工 使之组成案卷的工作 依据 文书档案案卷格式 GB T9705 2008 32 1 档案的分类 就是把立档单位所形成的档案 按其来源 时间 内容和形式的异同 分成若干层次和类别 构成有机的体系 它包括选择分类方法 制订分类方案 类分档案材料 文件的归类 和案卷排列等具体内容 33 档案分类方法 档案的分类方法很多 但常用的有年度分类法 组织机构分类法问题分类法 1 年度分类法 就是根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成各个类别 34 2 机构分类法 就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类 3 问题分类法 也称事由分类法 就是按照文件内容所说明的问题将全宗内档案分为各个类别 全宗是一个复杂的整体 在进行档案的分类时单纯采用一种分类是比较少的 多是两种方法结合使用 35 保管期限 年度 组织机构分类法如 永久2008年办公室 指导科 法规科 2009年办公室 指导科 法规科 30年2008年办公室 指导科 法规科 2009年办公室 指导科 法规科 10年2008年办公室 指导科 法规科 2009年办公室 指导科 法规科 36 保管期限 年度 问题分类法如 永久2008年党群工作类 行政管理类 2009年党群工作类 行政管理类 30年2008年党群工作类 行政管理类 2009年党群工作类 行政管理类 10年2008年党群工作类 行政管理类 2009年党群工作类 行政管理类 37 2 组卷一个全宗的文件经过分类之后 各类都有相当数量的文件 必须进一步系统化 将类内的文件组成许多保管单位的工作 一般称为立卷或组卷 案卷是按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的 具有密切联系的若干文件的组合体 组卷工作的内容包括 组成案卷单位 拟写案卷标题 卷内文件的排列与编号 填写卷内文件目录与备考表 案卷封面的编目与案卷的装订 38 运用文件主要特征立卷 文件特征是指从文件结构中概括出来的共同特点 如每份文件都有问题 时间 责任者 名称等 把具有相同特征 联系密切的文件组合在一起 立成案卷 问题特征 将反映同一事物 同一问题 同一项工作 同一人物的文件组合成同一个案卷 这是实际工作中使用最广泛的立卷方法 如 北京市某某厂关于排污问题的报告 通知 39 时间特征 把内容针对同一时间或属于某一个时期的文件组合在一起立卷 如 北京市通州区某某局2009年党组会议记录 责任者特征 将同一责任者所形成的若干份文件组合在一起立卷 如 北京市某某局关于干部培训 福利待遇等工作的规定 通知 40 应当注意的几个问题不同年度的文件一般不得放在一起立卷 跨年度的请示与批复 放在批复年立卷 跨年度的规划放在针对的第一年立卷 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷 跨年度的会议文件放在会议开 幕年立卷 非诉讼案件放在结案年立卷 其它文件材料的立卷应按有关规定执行 41 3 排列卷内文件案卷内的若干份文件要按照一定的规律进行系统排列 一般的原则是 正件在前 附件在后 正本在前 定稿在后 批复在前 请示在后 转发文在前 被转发文在后 一般文件可按问题或时间顺序排列 对于作者 问题 名称单一的案卷 可按形成时间先后排列 42 4 编制卷内文件页号 位置 15 正面右上角 背面左上角 有字有图即编 耐久性字迹填写 要求 43 5 填写卷内目录在案卷的卷首 其内容应用蓝黑钢笔 碳素笔填写 或者计算机打印 顺序号 即填写卷内每份文件排列顺序的序号 一份文件一个顺序号 阿拉伯数字填写 文号 填写文件制发机关的发文字号 要照实抄写 如 通档局字 2006 15号 会议纪要 期刊等可填写 第 期 等 44 责任者 填写制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者 填写时一般使用全称或通用简称 但不能填写成 本单位 本局 等 题名 即文件标题 一般应照实抄录 若文件标题过于复杂 可缩写 没有标题或标题过于简单不能反映文件内容时 可重拟题名 并加 与原标题加以区别 45 日期 填写文件的形成日期 年 月 日 可省 一般写成 20060305 格式 如果是手抄的目录 填写清楚就可以了 若文件上无日期 应根据文件内容考证后填写清楚 46 页号 填写每份文件的首页 即卷内文件大流水编号后 每份文件首页的页码 用阿拉伯数字填写 案卷中最后一份文件填写起止页号 如 13 14 最后一份文件只有一页的也需填写起止页号 如 14 14 备注 留待对卷内文件变化时作说明之用 47 48 6 拟写案卷题名 字迹工整 文字简明 内容概括确切 格式规范 49 责任者写全称或规范化简称 忌 本局 本单位 时间用阿拉伯数字 忌 99年 今年 去年 问题应系统归纳或重点列举 忌 2006年区委文件 2006年政府文件 适当借用 关于 等辅助介词 责任者 通讯者 时间 问题 文种 案卷题名前空两格填写 整体应居本栏中间部位 字数一般不超过50字为宜 50 7 填写案卷封面 全宗名称 机构 问题 保管期限 文件起止日期 总件数 页数 案卷号 可盖印章 可先不填或铅笔填写 案卷题名 51 8 填写卷内备考表 本卷情况说明 立卷日期 检查人 立卷人 填写本卷内文件的缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 无情况不填 立卷者本人签名或盖章 审核者签名或盖章 立卷完成 52 9 装订成卷 三孔一线 下对齐 右对齐 厚度50页为宜 最好不超过100页 53 10 案卷排列与编号不同的分类方法决定了案卷排列的不同 一般采用 保管期限 年度 组织机构 问题 分类方法 案卷排列应在同一保管期限内 先按年度顺序排列 然后在同一年度内按机构或问题排列 每种保管期限内的案卷从 1 开始大流水编制案卷号 要求 一个期限内案卷号编制不重号 不空号 不漏号 54 11 编制文书档案案卷目录永久 30年 10年三个保管期限各自编制案卷目录 档案室编 即 案卷号 从第1卷开始顺序抄录 档案馆编 由档案馆进馆时填写 案卷题名 按照案卷封面的 题名栏 即第三栏 如实抄录 55 年度 阿拉伯数字 四位数填写 如 2006 等 页数 为本卷的总页数 参见案卷封面 期限 如实填写 备注 有需要说明时填写 56 案卷目录要求计算机打印 打印后的案卷目录装入专门目录夹 目录夹项目要填写齐全 项目包含 全宗名称 目录号 保管期限 起止卷号 起止时间等 案卷目录封面如下 57 12 案卷装盒 将整理好的案卷按案卷顺序号装盒 一盒内的案卷不能跨年度 装满为止 档案盒脊背项目填写 见图 目录号 填写档案室已给定的 年度 填写本盒内案卷的年度阿拉伯数字四位数填写 如 2007 58 起止卷号 填写本盒内案卷号的起号和止号 按两行填写 起号在上 止号在下 只有一卷的填写本卷案卷号即可 要求 铅笔填写 可盖印章 填写字迹工整 格式一致 59 60 13 案卷级整理过程中应注意的几个问题案卷厚度一般要求50页 太厚的案卷尽量分开装订 从案卷题加以区分 如年度会议纪要可按月分开等 有金属物的一定要去掉 有些文件已装成书本样式无金属的可不拆 塑料一般无大碍 一起三孔一线装订 但办公用的塑料夹必须剔除 案卷目录 卷内文件目录都要求电子化 方便查阅利用和移交进馆 61 三 归档文件整理规则 62 将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 依据 归档文件整理规则 DA T22 2000 63 文件级整理方法的好处 不用拟写案卷标题 分化年度立卷工作量 适宜新档案员 随办随归 盖件号章 编页 划分保管期限 充分发挥计算机等现代化工具的作用 方便以后移交进馆 1 基本概念 件 即归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件 也就是 自然件 即单份文件 关于 件 的定义 我们需要说明以下几种情况 正本与定稿为一件 但当定稿过厚不易装订的 也可各为一件 对一些重要的文件 如法律法规等 须保留不同稿本 包括历次修改稿 讨论稿 征求意见稿 的 正本与历次修改稿各为一件 64 正文与附件为一件 附件是对正文的补充说明或参考材料 如附带的图表 统计数字 正文批准或发布的法规文件等 一般来说 正文与附件为一件 如果附件数量较多或者太厚不易装订时 也可各为一件 65 66 正文与重要的文件处理单 发文稿头纸 签批条等为一件 对于有领导批示的处理单 签批条等 真实地记录了文件的形成 办理过程 是归档文件不可分割的重要组成部分 应与文件作为一件 原件与复制件为一件 对于制成材料 字迹材料等不利于档案保管的文件 如热敏纸传真件 铅笔书写的文件等 以及在使用中出现破损的文件 应复制后归档 复制件包括复印件以及手工誊写的抄件等 排列顺序为原件在前 复制件在后 67 68 转发文与被转发文为一件 转发文与被转发文是一份文件的不同部分 前者往往包括贯彻意见及执行要求 后者则是具体内容 在发挥文件效力方面难以分割 因此应作为一件 报表 名册 图册等按其原来的装订方式 一册 本 为一件 来文 去文 与复文可为一件 从文种上看包括请示与批复 报告与批示 函与复函 通知与报告等 同一问题 联系紧密的两份以上的文件可集中为一件 主要是从方便利用查找的角度考虑 69 70 2 归档文件的整理方法 装订 归档文件应按件装订 装订时 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 来文与复文作为一件时 复文在前 来文在后 用不锈钢钉装订 一般为20页以下的文件 专用小线装订 三孔一线 一般为20页以上的较厚文件 由于文件级专用袋增加了档案的厚度 占用档案存放空间 一般不提倡使用文件级专用袋 71 装订之前要注意以下一些事项 对破损文件进行修裱 对字迹模糊或易变的文件进行复制 原件在前 复制件在后 有些非金属物的装订 如书籍刊物形式 局部塑料装封的 可保持原装订形态 但办公用的活页夹等必须去除 过大文件折叠应尽量减少折叠次数 A3纸张较多的 如有关统计表 可一起折叠 不要一张一张叠 有损文件 空白纸张要抽出 如书本式的不编页号 重要介绍信等小于A4的必须装裱 72 页号的编制正面右下角 背面左下角 空白页不编耐久性字迹 有字必编 使用阿拉伯数字公文或有些打印文稿有页号的 且顺序也正确的 可不再编页号 附件重起号的需重编 已成形的 如书本格式的文件 且较厚的 可保持原页号 封面页忽略 73 文件排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内 按事由结合时间 重要程度等排列 会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 排列的具体原则排列文件按照 保管期限 年度 机构 问题 进行排列事由原则 同一事由的相关文件应排列在一起时间原则 同一事由内的归档文件按文件形成时间或重要程度进行排列 74 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 归档章设全宗号 年度 保管期限 件号等必备项 并可设置机构 问题 等选择项 75 全宗号 档案馆给立档单位编制的代号 年度 文件形成年度 以四位阿拉伯数字标注公元纪年 如1978 保管期限 归档文件保管期限的简称或代码 件号 文件的排列顺序号 件号包括室编件号和馆编件号 分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制 室编件号