科技档案管理(caoli).ppt

科技档案管理厦门市档案局曹丽 第一章科技档案和科技档案工作 科技档案的定义及其特点科技档案的种类工业生产技术档案农业生产技术档案基本建设档案设备仪器档案科研档案档案专门性技术档案科技档案工作科技档案工作内容科技档案工作基本原则 科技档案的定义及其特点 科技档案是企事业单位和国家机构 社会组织及个人从事生产 科研 基建及管理活动形成的 对国家和社会具有保存价值的应归档保存的科技文件材料 揭示了科技档案产生的领域和内容性质 指出了科技档案同其他档案的区别明确了科技档案是科技 生产活动的直接记录 指出了科技档案同其他科技文献的区别规定了科技档案是对国家和社会具有保存价值的科技文件材料 指出了科技档案同一般科技文件材料的区别 科技档案的特点 专业技术性 科技档案是某些特定专业领域的产物 科技档案服务于同类专业的科研 生产和建设活动 成套性 集中体现在科技档案的形成和内容构成两方面 一个独立的科技项目所形成的一套科技档案 是一个密切联系有机整体 现实性复用性多样性 科技档案的种类 工业生产技术档案是在工业产品的设计 试制和生产 制造等活动中形成的 它包括产品档案 工艺档案和标准档案三个基本部分 其基本特点是以型号成套 农业生产技术档案 是指在农 林 牧 副 渔各业生产技术活动中形成的科技档案 是一种类型繁多 综合性 地哉性较强的科技档案 基本建设档案是指在各种建筑物 构筑物 地上地下管线等基本建设工程在项目规划 勘察 设计 施工 管理和维护等活动中形成的科技档案 其基本特点是以工程项目成套 设备档案是指记述设备结构 性能及其在管理使用 维修过程的科技档案 其基本特点是以型号成套 科研档案是在自然科学技术研究活动中形成的档案 其特点是以课题成套 专门性科技档案是指科技部门或人员在自然观测和专业科技活动中所形成的专门档案 气象档案主要有气象记录档案 气象业务技术和服务档案 气象业务技术管理档案等 天文观测档案包括各种原始天文观测记录 图表和照片 综合 分析报表 图件 观测及仪器设备使用规范 水文档案主要包括各项水文观测 水质监测 水情预报 水文计算分析档案等 地质档案是在地质调查研究 矿产勘探等活动中形成的 主要有原始调查 勘探记录和地质成果两个部分 地质档案有地质原本档案和地质复制本档案两种形式 测绘档案 是指在大地测量和地图绘制活动中形成的科技档案 地震档案包括地震监测档案和地震分析预报档案两个基本部分 环保档案包括环境管理档案和环境监测档案两个基本部分医疗卫生档案是在各种疫病的预防 治疗 护理和卫生监督等活动中形成的档案 科技档案工作 科技档案工作的内容科技档案工作的基本原则是集中统一地管理科技档案 维护科技档案的完整 准确 系统 安全 实现科技档案的有效利用 集中统一地管理科技档案是科技档案工作基本原则的核心建立统一的档案工作机构 建立统一的档案管理制度 建立统一的档案保管中心 维护科技档案的完整 准确 系统 安全是科技档案管理的基本要求实现科技档案的有效利用 是科技档案工作的根本目的 第一章重点内容 理解科技档案的定义科技档案的特点科技档案基本种类及其基本构成 特点科技档案工作的基本原则 第二章科技文件材料管理 科技文件材料定义及类型科技文件材料的形成与积累科技文件材料的整理科技文件材料的归档工作科技文件材料的管理职责与管理措施 科技文件材料定义 科技文件材料是记录和反映生产 科研 基建 设备及其管理活动的文字 图表 声像等不同技术文件总称 科技文件材料定义 科技文件材料产生于科技活动领域 是科技活动的真实记录 科技文件材料是在科技活动中直接形成的原始记录和知识成果 科技文件材料是现行科技活动中形成的 它处于正在产生和正在使用阶段 科技文件材料是记录科技内容的文件总称 科技文件材料与科技档案 科技文件材料与科技档案是同一事物运动过程中不同阶段的存在形式 1 都产生于科技活动领域 是科技活动的真实记录 2 都是在科技活动中直接形成的原始记录和知识成果 科技文件材料与科技档案 3 科技文件材料是处于正在产生和正在使用阶段 而科技档案是科技活动结束后归档 科技文件材料的形成与积累 科学技术研究文件材料的形成基建项目文件材料的形成工业产品文件材料的形成设备仪器文件材料的形成 科研文件材料的形成 研究准备阶段 主要形成开题报告 科研任务书 课题研究方案等文件 研究实验阶段 试验记录 实验报告 阶段实验总结 实验样品 标本等 科研文件材料的形成 总结鉴定验收阶段 研究总结 技术报告 成果技术鉴定报告等 成果奖励申报阶段 成果申报材料 获奖证书等 成果推广应用阶段 推广应用方案 总结 技术转让合同 用户反馈意见等 基建项目文件材料的形成 规划任务阶段 项目任务的提出 项目的可行性研究和编制设计任务书选址 勘测阶段 原始基础材料 选址及征用土地的审批文件组织设计阶段 初步设计 技术设计和施工图设计 基建项目文件材料的形成 工程施工阶段 施工的组织 实施文件材料 生产准备阶段 生产准备 管理 设备运行 维护 产品质量等文件材料 竣工验收阶段 工程竣工验收工作文件材料 工业产品文件材料的形成 工业产品调研阶段 产品开发及技术和市场调研 决策文件材料产品开发阶段 产品研究 试验 设计文件材料产品试制阶段 产品样机制作文件材料产品生产阶段 产品批量生产文件材料产品销售阶段 产品质量 用户服务文件材料 设备仪器文件材料的形成 标准设备 外购设备 订货阶段开箱验收阶段安装调试运行阶段非标设备 自制设备 设备生产阶段安装调试运行阶段 科技文件材料的形成 注意 科技文件材料的更改 科技文件材料的更改 更改制度 明确科技文件材料的更改权限 更改程序 更改原则 更改方法 更改的权限 与原科技文件材料审批权一致 更改程序 更改建议 更改审核 更改会签 更改批准 实施更改 下发更改通知书或发放新图 科技文件材料的更改 更改方法 文字 数字的更改一般采用杠改的方法 线条的更改一般采用划改的方法 局部图形的更改可以圈出更改的部位 在原图空白地重新绘制 涉及结构 工艺 平面布置等重大改变及图面变更面积超过35 的 应重新绘制图纸 科技文件材料的形成 注意 如何做好科技文件材料的收集工作 科技文件材料的形成 积累工作的要求 与科技活动同步进行 纳入科技工作程序 纳入科技部门和科技人员的职责范围 档案部门应检查 协助科技文件材料的积累工作 科技文件材料的形成 积累工作的方法 建立科技文件材料积累登记管理制度 编制 科技文件材料积累范围 指定专人人负责收集 积累 保管 科技文件材料的整理 概念 是科技项目结束或告一段落后 科技文件材料的形成者 在档案部门的指导和协助下 将科技活动中所形成和积累的文件材料进行鉴别和立卷 科技文件材料的整理 整理工作的主要内容和工作程序 科技文件材料的鉴别科技文件材料组卷案卷内科技文件材料的有序排列案卷的编目案卷的装订 科技文件材料的整理 一 完整性科技文件准确性材料的鉴别属性价值 科技文件材料的整理 二 科技文件材料组卷 即将应归档的科技文件材料进行系统整理 组成案卷案卷 是由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位 科技文件材料的整理 1 组织案卷的要求 案卷是一组相互联系的科技文件材料案卷内科技文件材料的数量要适度案卷内科技文件材料的保存价值和密级应一致案卷是科技档案的保管单位 其存在形式主要有卷盒 卷夹两种 科技文件材料的整理 2 组织案卷的方法 产品 科研课题 基建项目 设备仪器文件材料可以按其结构或阶段分别组卷机械产品和设备仪器文件材料 特别是图纸 的组卷可以按其所反映的部件 结构或系统分别组织案卷 科技文件材料的整理 基建工程文件材料 特别是图样材料的组卷可以按所反映的不同专业分别组卷 组织案卷的方法 直接针对具体科技项目的管理性文件材料应放入所针对的项目里组织案卷底图以张为单位进行管理文字材料与图样材料分别组卷 组织案卷方法 按结构组卷 主要是机械产品和设备科技文件材料 特别是图纸 的组卷按子项或子课题组卷 适用于基建项目和科研课题科技文件材料组卷按工序或阶段组卷 适用于工艺 科研 设计 基建文件的组卷 按专业组卷 适用于工艺和基建工程的图样材料 组织案卷方法 按问题组卷按名称组卷 按时间组卷 适用于气象 水文 天文 地震等观察材料 按地区组卷 适用于地质 测绘等勘测材料 科研课题文件材料的组卷 课题 子课题 工作阶段 问题 文件材料的名称 工业产品文件材料组卷 型号 工作阶段 问题 文件材料名称 产品图样材料按结构 工艺文件材料按专业或工序 基建文件材料组卷 项目 子项目 工作阶段 问题 文件材料名称 图纸按专业 设备文件材料组卷 型号 依据性 开箱验收 安装调试 随机图纸 按结构 气象 水文等观测材料的组卷 问题 年度等时间特征 文件材料名称 地质普查材料 地区特征 问题 文件材料名称 地质勘探 项目 问题 文件材料名称 产品更新换代 设备仪器 工程项目管理 维修和改 扩建形成的科技文件材料应单独组卷 排列在原项目案卷之后 同型号多台设备仪器的随机文件材料只需对一套完整的随机文件材料进行组卷 其他各台设备仪器材料可在备考表中标注其随机文件材料所在的案卷 科技活动中所采用的标准图 通用图 一个单位只需整理 保存一套完整的图纸 单独组卷 对采用这些标准图 通用图的项目 组卷时可在卷内备考表中说明其所在案卷及图号 成套的引进项目科技文件材料可以不拆散重新组卷 科技文件材料的整理 三 案卷内科技文件材料排列文字材料的排列 按重要程度 时间顺序 逻辑关系排列译文材料在前 原文在后 科技文件材料的整理 图样的排列 按图纸目录顺序排列没有图纸目录的图样材料 产品图样按结构的隶属关系排列 基建图样按总体与局部关系排列案卷内既有文字材料又有图样材料的 文字材料在前 图样在后 科技文件材料的整理 四 案卷的编目 内容 编写卷内科技文件材料的页号编制卷内目录编制卷内备考表编制案卷封面编制案卷脊背 科技文件材料的整理 如何编制卷内科技文件材料的页号 科技文件材料的整理 在卷内有书写内容的页面编写页号案卷封面 卷内目录 卷内备考表不编页号 科技文件材料的整理 成套图样材料或印刷成册的科技文件材料 自成一卷的 不必重新编页号与其它科技文件材料组成一卷的 作为一份文件排在卷内文件材料的最后 不必重新编页号 可在备注中注明总页数 科技文件材料的整理 如何编制卷内目录 科技文件材料的整理 注意卷内文件目录排列在案卷内科技文件材料的首页之前 成套图样材料或印刷成册的科技文件材料自成一卷的 原目录可代替卷内目录 案卷封面的编制 立卷单位 填写案卷内科技文件材料的组卷部门或项目负责部门 起止日期 填写案卷内科技文件材料的起止日期 案卷题名的结构 项目的名称或代字 代号案卷内科技文件材料的内容特征科技文件材料名称 如 万能铣床床身部分零件图福建体育馆隐蔽工程施工验收纪录 档案的装盒 科技文件材料的整理 科技文件材料的整理 案卷可采用装订和不装订两种形式案卷内科技文件材料上的金属物必须取掉案卷内破损的科技文件材料需进行修复案卷内不同幅面科技文件材料统一折叠成 型 案卷内科技文件材料按卷内文件目录排列案卷装订整齐美观不装订的案卷在每份科技文件材料的右上角加盖档号章 档号章内容包括档号和序号底图以张为单位 平放在底图柜内 特大幅面的底图可卷放 底图在保管中严禁折叠 科技文件材料归档工作 科技文件材料的归档 是指科技项目完成或告一段落以后 科技部门或有关人员将应归档的科技文件材料整理立卷 移交给本单位档案机构集中管理的工作 归档制度包括归档范围 归档时间 归档份数 归档要求和手续 归档范围 凡是直接记述和反映本单位科技活动的 具有查考价值的科技文件材料 应列入归档范围 根据国家及专业主管部门的制定归档范围 结合本单位科技活动基本职能 掌握本单位科技文件材料的种类和成分 确定具体的科技文件材料归档范围 归档时间 按项目 阶段 子项 年度归档 随时归档 归档要求和手续 归档工作由科技部门和有关人员承担 档案部门予以检查 协助 归档的科技文件材料应签署完备且有利于长远保存 归档的科技文件材料应收集完整 准确并加以系统整理 经科技部门和科技项目负责人审核 填写归档说明后归档 归档科技文件材料要编制移交清册一式两份 双方签字后 各留一份备查 科技文件材料管理措施 三纳入 科技文件材料的形成 积累 整理 归档工作纳入科技工作程序 纳入生产 科研 基本建设等工作计划 纳入有关部门和有关人员的职责范围 四同步 下达计划任务与项目建档要求同步 检查进度与检查科技文件材料的形成 积累情况同步 验收鉴定科技成果与验收鉴定成果档案同步 上报登记和评奖科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具项目归档情况证明材料同步 五参与 档案部门和档案人员参与科研成果鉴定 新产品定型 基建工程竣工验收 设备开箱以及有关科技计划 生产等方面会议 运用经济手段 加强监督管理 科技档案的收集 科技档案收集工作 是档案部门按照国家的有关规定和要求 通过接收 征集 征购等方式 把具有保存和利用价值的科技文件材料 集中到档案部门统一保存的一项业务活动 基层档案部门的收集工作科技专业档案馆的收集工作 基层档案部门的收集工作 收集的要求 贯彻集中统一管理科技档案的原则 遵循科技档案形成的自然规律 保证科技档案的完整 准确 按制度接收归档 是基层档案部门获得科技档案的主要渠道 协作项目以主持单位为收集主渠道 协作单位将各自承担部分所形成的科技文件材料收集整理后交给主持单位汇总 产品档案收集抓住样机鉴定 产