业务档案归档管理办法.doc

XX会计师事务所质量控制手册业务档案归档及分类管理办法第一条 为了维护会计师事务所及其委托单位的利益和合法权益,规范会计师事务所的业务档案管理，根据中国注册会计师审计准则第1131号审计工作底稿、北京市会计师事务所、资产评估机构业务档案暂行办法和本所的业务质量控制制度,特制定本办法。第二条 本事务所业务档案实行集中统一管理，由办公室负责收集保管。第三条 业务档案管理的基本内容包括：按照业务档案管理规范化、科学化、制度化的要求，对业务报告，工作底稿等业务文件材料进行收集、分类、整理、立卷、归档、保管。第四条 业务档案归档范围：1、为规划、控制和总结整个审计工作，发表审计意见所形成的业务底稿，如业务约定书、客户的法律结构和组织结构的有关资料；审计计划与总结，未审和审定会计报表，各种差异调节表，审计报告，管理建议书以及取得的客户声明书，陈述等。2、执行审计程序所形成的底稿，如各种明细表、汇总表、抽查表、测试表、分析表、审定表、询证函等。3、备查参考底稿，如客户的营业执照、合营协议、批准文件、企业章程、董事会会议记录,重要经济合同、协议、验资报告、企业内控制度、会计制度等。第五条 业务档案归档时间：审计业务结束后,应将在审计过程中形成的文件和工作底稿按规定及时归档,任何人不得拒绝归档和据为已有。按有关要求并结合我所实际，归档时间定为自报告签发之日起60个工作日内办理归档手续。第六条 业务档案归档要求：1、归档的审计工作底稿应符合中国注册会计师审计准则第1131号审计工作底稿的有关规定，做到内容完整，格式规范，记录清晰，结论明确，标识一致。2、按照文号为单位进行规档。归档前认真检查应收集的业务约定书、审计报告、会计报表及附注、管理建议书、委托单位声明书、未审会计报表、审计差异调理表及试算平衡表、重要法律文件、合同、协议与委托单位设立有关的法律性文件的复制件、审计计划与结论、具体审计程序的记录和资料是否齐全，不齐全的应予补充并对不需归档的材料进行剃除。3、归档前应对上述资料中的盖章、签字是否符合有关规定做逐一检查，并予以完善。4、工作底稿中的传真材料应重新复印后再归档。5、各项目负责经理对业务档案归档前的完整性、合规性以及归档的时间限制负责并在归档备考表中签字确认。项目负责经理对归档工作进行指导，检查。 6、业务档案管理人员应当与报告文号管理人员沟通协调，督促业务人员及时归档。第七条 业务档案的立卷：业务档案的立卷程序包括组卷、拟写案卷标题，卷内文件材料排列、填写卷内文件目录和备考表及装订等工作内容。1、组卷：按照一个委托单位一项业务原则上组织一个案卷，对于一项业务需要若干卷时，应在每卷封皮上注明此项业务共有多少卷，此卷是第几卷。2、卷内文件材料排列顺序：（1）结合我所实际情况，卷内文件材料排列按照审计程序目录控制总表、各审计程序控制分表所列示的项目、内容、顺序排列（目录控制表对已收集的文件应做出标记）。（2）各类文件资料在整理时，应正本在前，修改稿在后，如审计报告等。第八条 业务档案归档装订：1、归档前应去除文件上的钉书钉，大头针等金属物。2、填写档案封皮、卷内文件目录、备考表并装订入册。案卷装订要牢固、整齐、美观。3、填写案卷盒：案卷盒正面的案卷题名应与盒内存放的底稿一致，并按要求将编制单位、日期、保管期限填列齐全。侧面的填写：案卷题名与正面相符，最上端空白处填写档案编号，填写时字迹整齐。第九条 业务档案移交：1、业务部门立卷完毕后应编制业务档案归档清单，格式由所内统一规定。 2、归档清单上市公司应按每一立卷单位填写，非上市公司可按单位顺序填列。为便于查找利用，清单内容应填列齐全。3、交接清单一式三份，业务部门留一份，档案管理部门留二份。4、按规定办理交接手续。业务部门移交档案时，移交人、接收人签字生效，并注明交接日期。5、档案管理人员因工作需要发生变动时，交接人、监交人应在交接表上签字后移交人方可离开。第十条 工作底稿验收：1、移交工作底稿时档案管理人员应对送交的每份工作底稿逐一进行检查，发现有不合格或有缺少的，退回立卷人补充修改。正式移交时填写“工作底稿移交登记”，以备查考。2、各业务部门在业务项目工作中形成的电子版应妥善保存（加电子版保存内容），特别要注意标注修改时间，最后将电子版定稿随工作底稿一同移交工作底稿室。第十一条工作底稿管理为便于查找利用，工作底稿按部门分类，同类工作底稿采用大流水编号，然后装盒入柜存放。每年末,对工作底稿进行一次清查核实,以保证工作底稿安全完整。编制业务档案案卷目录，业务档案管理人员本着查找、利用方便的原则，采用“分年度法”编制业务档案案卷目录。本所业务档案分类采用按“年度委托单位业务项目”分类的方法。第十二条 归档的检查每年6月30日之后，办公室对各部的档案归档情况进行检查，主要检查的内容包括：1、 应于检查日归档的底稿是否全部已经归档；2、 重要底稿是否齐全，包括但不限于审计报告正式稿（报表及附注经被审计单位签章）、列报调整汇总表（被审计单位签章）、管理当局声明书、管理层关联交易声明书、审计计划、审计总结、业务约定书等。第十三条 本所对工作底稿实行分级管理，以达到档案管理的规范性、科学化、制度化，为此，对责任划分相关人员做出如下规定：1、全所业务档案管理总负责人：主任会计师2、各业务部档案管理负责人：各业务部主管合伙人3、全所档案管理责任人：指定档案管理员4、各业务部档案管理责任人：各部指定档案管理员第十四条 本办法自发布之日起执行。 附：案卷题名格式 案卷备考表卷内文件目录XX会计师事务所上市及集团底稿公司归档清单X