内部控制实施细则-存货管理.doc

内部控制实施细则第 3 章存货内部控制实施细则31存货管理目标311存货业务目标312存货财务目标32存货业务风险321存货管控风险322存货财务风险33存货管理业务流程331请购与采购控制流程332验收与保管控制流程333领用与发放控制流程334盘点与处置控制流程34存货业务流程相关细则、办法、制度341验收与保管制度342领用与发放办法343盘点与处置细则344存货采购申请制度 第 3 章存货内部控制实施细则31存货管理目标311存货业务目标存货业务目标是指企业对各类原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料、代 销代管存货、委托加工存货、代修存货等进行经营管理业务中应达到的目标，具体内容如图 3-1 所示。目标 1优化人员配置，执行有效职责分工和权限范围目标 2确定合理的库存，防止存货积压闲置，造成浪费目标 3科学保管，定期盘点，保证数量准确、质量合格目标 4规范存货处置，避免造成企业资产流失目标 5存货保管符合国家有关安全、消防、环保等规定目标 6存货交易合同符合合同法等国家法律法规和企业内部规章制度312存货财务目标图 3-1 存货业务目标存货财务目标是指企业通过对存货进行内部控制，确保存货账目与实际相符，具体内容 如图 3-2 所示。目标 1保证存货账目真实、准确、完整目标 2财务账表与实物核对相符目标 3存货成本计价准确目标 4存货的确认、计量和报告应当符合国家统一的会计准则制度32存货业务风险321存货管控风险图 3-2 存货财务目标存货管控风险是指企业在管理与控制存货业务过程中可能存在的风险，如图 3-3 所示。1存货业务违反国家安全、消防、环保等法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失2存货业务未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致资产损失3请购依据不充分，采购批量、采购时点不合理、相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资 产损失、资源浪费或发生舞弊4验收程序不规范，可能导致资产账实不符和损失5存货储量不足影响企业正常生产经营活动，储量过高造成存货成本过大6对市场的形势把握不当，导致存货跌价损失7因保管不善，发生被盗、毁损或其他事故，造成资产流失8存货盘点工作不规范，由于未能及时查清资产状况并做出处理而导致财务信息不准确，资产和利 润虚增9长期呆滞造成存货挥发、失效、锈蚀等，导致资产损失10未及时办理完整的保险，造成巨大经济损失，发生地震、洪水、战争等不可抗力因素，造成巨大 损失322存货财务风险图 3-3 存货管控风险存货财务风险是指企业在存货业务会计核算过程中出现的风险，具体如图 3-4 所示。1财务账目记录有误，造成存货数据失真2存货计价错误，导致成本不准确3账、实不符造成潜亏（盈）图 3-4 存货财务风险33存货管理业务流程331请购与采购控制流程请购与采购控制流程业务流程序 号责任 部门/人配合/支持 部门不相容 职责监督检查 方法相关 制度1编制存货采购预1仓储部相关部门审核 审批检查预算方案是 否符合企业预算 管理要求存货采购申 请制度算，确定存货比例2确定安全库存和2仓储部采购部审核 审批检查安全库存和 订货批量制定是 否科学合理存货采购申 请制度经济订货批量3汇总各部门采购3采购部相关部门检查申请汇总是 否属实存货采购申 请制度申请资料4分析物资4仓储部检查物资库存是 否账实相符存货采购申 请制度库存情况5编制补仓5仓储部采购部审核 审批检查补仓采购计 划是否和库存分 析一致存货采购申 请制度采购计划6选择供应商6采购部质检部、 技术部审核 审批检查供应商的选 择谈判是否符合 企业要求采购与验收 管理制度与开展谈判7签订合同并7采购部审核 审批检查合同审批流 程以及物资跟踪 工作采购与验收 管理制度、合同法跟催物资8物资验收入库与8仓储部采购部、 质检部检查物资入库验 收的规范性和账 务处理的真实性验收与保管 制度登记处理332验收与保管控制流程验收与保管控制流程业务流程序 号责任 部门/人配合/支持 部门不相容 职责监督检查 方法相关 制度1安排人员接收 采购物资2核对采购单据与 待检物资3质量检验、提交 验收报告4联系供应商解决 验收中的问题5办理存货入库手 续6搬运、按规定库 位摆放存货7存货仓储管理8更新、维护存货 登记台账1仓储部采购部、 质检部检查收货人员组 织是否到位验收与保 管制度2仓储部采购部检查物资与采购 单据是否一致验收与保 管制度3质检部采购部、 仓储部审核检查是否按照检 验规范进行物资 验收验收与保 管制度4采购部仓储部检查与供应商的 沟通情况，问题 解决办法验收与保 管制度5仓储部采购部检查入库验收流 程是否依照 企业 规程操作验收与保 管制度6仓储部检查存货是否合 理、是否符合企 业库位管理规定验收与保 管制度7仓储部相关部门检查是否执行企 业日常仓储管理 规定，是否存在 安全隐患验收与保 管制度8仓储部检查存货信息更 新的及时性和完 备性，是否账实 相符验收与保 管制度333领用与发放控制流程领用与发放控制流程业务流程序 号责任 部门/人配合/支持 部门不相容 职责监督检查 方法相关 制度1填制领料单，提 交部门主管审批2核对领料单，办 理领料申请3签发出库凭证， 通知用料部门4进行备货与货物 复核5办理物资交接6及时对出库物资 登记台账7定期与相关部门 核对8定期检查存货物 资，确保账实相符1需求 部门审核 审批检查领料单的填 制与审批程序的 规范性领用与发 放办法2仓储部需求部门审批检查领料申请审 批程序是否符合 企业规程，是否 存在越权行为领用与发 放办法3仓储部检查签发工作是 否在核定权限 内，领料通知是 否及时领用与发 放办法4仓储部检查实际备货品 名、数量是否与 用料审批一致领用与发 放办法5仓储部需求部门检查物资交接手 续是否齐全，内 容与用料审批是 否一致。领用与发 放办法6仓储部检查仓管员是否 及时、如实地登 记存货台账领用与发 放办法7仓储部财务部、 销售部、 生产部检查核对工作是 否全面规范，是 否存在舞弊行为领用与发 放办法8仓储部财务部检查是否定期进 行库存盘点，账 目和实物是否一 致盘点与处 置细则334盘点与处置控制流程盘点与处置控制流程业务流程序 号责任 部门/人配合/支持 部门不相容 职责监督检查 方法相关 制度1制定盘点方案， 确定存货计价法1仓储部、 财务部审核 审批检查盘点方案的 可操作性以及计 价法的合理性盘点与处 置细则2依据权限范围进2总经理、 分管副总仓储部、 财务部检查审批工作是 否在规定权限内 执行盘点与处 置细则行审核审批3组织培训盘点人3仓储部人事部、 财务部检查人员组织情 况和学习效果盘点与处 置细则员4清理盘点现场，4仓储部检查存货是否摆 放有序，盘点表 等是否备齐盘点与处 置细则准备盘点资料5清点存货，填制5仓储部检查清点工作规 范性和盘点表信 息真实性盘点与处 置细则盘点表6进行盘盈盘亏分6仓储部采购部审核 审批检查分析报告内 容的针对性，改 进方案的可行性盘点与处 置细则析，提出存货处置、改进方案7依据权限进行审7总经理、 分管副总财务部检查审核工作是 否在规定权限内 执行盘点与处 置细则核8相关账务处理8财务部仓储部检查账务处理是 否以盘点结果为 依据进行了及时 调整盘点与处 置细则相 关会计准则物资名称规格批号数量采购日期到货日期供应商编号供应商名称检验记录检验项目检验标准检验结果合格不合格备注总评合格不合格采购经办人检验员仓储部验收数量足额短缺34存货业务流程相关细则、办法、制度341验收与保管制度制度名称验收与保管制度制度编号受控状态执行部门监督部门生效日期第 1 章 总则第 1 条 目的为加强对存货验收与保管的控制与管理，维护存货的安全与完整，根据国家相关法律法规，结合公司的实际情况，特制定本制度。第 2 条 范围本制度适用于公司存货验收与保管的相关控制与管理工作。第 3 条 职责分工1仓储部是存货归口管理部门，负责协助存货验收工作，办理入库手续，进行仓库管理和存货储存管理等工作。2采购部、质检部负责存货数量、质量等的验收工作。3财务部负责存货结算、付款工作。第 2 章 存货验收控制第 4 条 公司对于外部购买的原材料等存货，入库前必须办理验收入库手续。1仓储部人员、采购部人员根据采购订单、入库通知单上的物资信息，与供应商提供的存货核对是否一致，名称、价格、数量、规格等如不一致，应通知采购部相关人员处理。2仓储部人员检查供应商提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据。3仓储部人员检查包装完好程度，清点实物数量，质检人员对实物进行质量检查。4物资经过清点与检查后，相关人员进行签字验收并填制验收单，仓库管理人员填制外购存货入库单，在物资外包装处注明存货编号、名称、规格、数量、入库日期等，并准备入库。5采购人员应将验收单、外购物资入库单、合法的商业发票等相关资料送交财务部门办理付款手续。6如有破损、受潮、变质等情况，质检人员应进行初步的损失预估 ，在物资包装上贴不合格标签，并在验收单（如下表所示）上注明。验收单编号：日期：年月日7仓储部人员根据采购合同所规定的细则登记损失情况并办理入库手续或者拒绝入库，由采购相关人员与供应商协商处理。第 5 条 公司自制的产成品、材料等入库时需经质检人员检验，通过后才可以作为存货办理入库手续，仓储部人员进行入库登记并填制自制存货台账。第 6 条 对于采购后不直接入库而发至使用现场的外购存货，按公司规定采用适当的方法进行检验并办理出入库手续。第 7 条 对于已售商品的退货入库，仓储部应根据销售部填写的产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验收。第 3 章 存货结算与付款第 8 条 财务部按照公司付款、外购物资审批手续要求采购人员办理好相关的审批，对采购人员提交的付款资料（订货单、采购合同、验收报告、入库单、合法的商业发票等）进行财务审核。第 9 条 财务部重点审查存货采购的审批手续是否齐全、单证是否完整、发票是否合法、金额是否正确、数量是否一致等，审核无误后再办理付款手续。第 10 条 财务部及时、准确地编制记账凭证并将支持性凭证（订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票等）附在记账凭证的后面，每月应根据记账凭证准确、及时地记入“存货”、“货币资金”、“应付账款”等分类明细账中。第 11 条 财务部定期与仓储部进行账账核对，确保账目正确。第 12 条 财务部每月月底与供应商进行货款结算核对，考虑到买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素，公司与供应商的月末余额应保持一致。第 4 章 存货验收过程中的问题处理第 13 条 对于实物已到但结算发票未到的外购存货，每月月底仓储部人员与财务部应根据采购人员提供的资料（如采购合同等），及时办理暂估入库手续并在下月初及时冲回。第 14 条 交货数量超过“采购量”部分应予退回，超过量较小的，仓储部人员需询问采购部经办人和部门负责人意见，同意入库的办理验收入库手续，并备注超交数量。第 15 条 交货数量未达订购数量时，以补足为原则，仓储部应通知采购部联络供应商处，经总经理或主管副总同意的，可免予补交，但需附相关记录说明。第 16 条 紧急存货交货时，若仓储部尚未收到入库通知，仓储部经办人员应先洽询采购部，确认无误后，方可办理验收入库手续。第 5 章 存货入库与储存第 17 条 存货进出库需进行登记，仓储部建立库存台账，每日根据出入库凭单及时登记核算，编报库存日报和库存月报。第 18 条 装卸、搬运存货过程中要轻拿轻放，不可倒置，保证完好无损。第 19 条 公司进行仓储定位管理，将不同的存货分类、分区管理。第 20 条 仓储部建立码放位置图、标记、存货卡片，并置于明显位置以便出入库存取。存货卡片上载明存货名称、编号、规格、型号、产地或厂商、有效期限、储备定额等。第 21 条 仓储部注意仓库的温度与湿度，保持良好的通风，保持干燥、不潮湿。第 22 条 仓库内需设有防水、防火、防盗等设施，仓库管理人员需定期检查与保养，发现故障及时维修排除，保证库内存货的安全。第 23 条 仓库管理人员每日清扫并保持仓库环境卫生，做好防潮、防锈、防腐、防霉、防鼠、防虫、防尘等各项工作，每次作业完毕要及时清理现场，保证库容整洁。第 24 条 考虑到效率与安全，公司制定仓库作业时间，并保证各相关人员严格执行。第 25 条 仓库管理人员需做好安全保卫工作，严禁无关人员进入库区。第 26 条 公司建立健全出入库登记制度，对因工作需要出入库的人员、车辆按规定进行盘查和登记，签收“出门证”或填写“出入门证”。第 27 条 夜间定时巡逻，提高警惕。第 28 条 仓储部会同财务部、采购部等部门协商制定合理的采购批量和库存安全量，经公司总经理审批通过后执行。第 6 章 附则第 29 条 本制度由仓储部制定、解释、修改。第 30 条 本制度经总经理批准通后执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期342领用与发放办法办法名称领用与发放办法办法编号受控状态编号品名规格数量领用部门备注执行部门监督部门生效日期第 1 章 总则第 1 条 目的为加强对公司存货领用与发放的控制和管理，保证物资提供及时、准确，避免因此造成不必要的损失，特制定本办法。第 2 条 范围本办法适用于公司存货领用与发出的相关控制与管理工作。第 3 条 仓储部负责存货领用与发放的管理与执行，其他相关部门提出领用申请及配合领用与发放工作的实施。第 2 章 存货领用第 4 条 公司内部各部门需要领用存货时，需经审批通过后方可领用，具体的存货申请审批流程如下所示。1各领用部门填写领用单，将需要领用的存货名称、规格、数量等信息填写齐备后，送交部门经理审批签字。2部门经理审批同意并签名后，相关人员凭领用单到仓库办理领用手续。3仓储部人员对所有领用单进行汇总，做好领料登记，填制出库单（如下表所示）并交仓储主管审核后执行。出库单日期： 年月 日经办人：主管：第 5 条 注意事项1凡未办理出库单手续的，一律不得出库。2超出领料限额的或重要的存货需经过公司总经理审批后才能领用。3各种存货的出售和转让，必须经总经理批准。4如果库存物资不足，仓储部经理应及时向采购部提出采购申请。第 3 章 存货发放第 6 条 发放原则对于在公司年度预算内且需按照生产经营计划按时发放的存货，应及时准确进行发放。存货发放应遵循以下 7 点原则。1未经检验合格的存货不得发放。2已过有效期的存货不得发放。3存货发放按照“先进先出”的原则进行。4同批物资中贴有“取样验证”的最后发放。5复验合格的存货先发。6接近有效期限的存货先发。7采购、检验手续不全的物资不得发放。第 7 条 公司库存物资的发放应按照以下程序执行。1仓储部根据生产部的生产计划和年度预算拟订年度存货发放计划，并报部门经理审核。2经仓储部经理审核后呈送总经理审批。3经总经理批准后，仓储部按计划执行发放工作。4物资发放日前一周，仓储部人员进行物资准备，按照计划核对存货名称、规格、数量，检查物资是否检验合格，是否在有效期内，并详细记录在物资发放记录表（如下表所示）上。物资发放记录表 年月日成员类别构成者相关职责总盘人总经理负责存货盘点的统一领导和处置结果的审核盘点人仓储部负责盘点的具体实施工作复盘人财务部、仓储部负责进行复盘的具体实施工作监盘人总经理指派专人负责监督盘点工作序号物资品种规格数量质检证书号有效期限使用部门接收人经理：主管：备货人：5备货并检查完毕后，由仓储部经理进行检查，确认无误后在物资发放记录表上签字。6仓储部按规定存货发放时间进行存货发放工作，由物资使用部门人员接收物资。7接收物资前接收人应进行物资复核，确认无误后在物资发放记录表上签字认可接收。8存货发放完成后，仓储部人员应及时清理发放现场，整理核销货位卡。9仓储部应指派专人专门负责管理库存台账，按实际发放情况及时调整登记台账。第 4 章 附则第 8 条 本办法由仓储部负责编制，解释权归仓储部所有。 第 9 条 本办法经总经理批准后自颁布之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期343盘点与处置细则制度名称盘点与处置细则制度编号受控状态执行部门监督部门生效日期第 1 章 总则第 1 条 目的为规范存货的盘点与处置工作，有效控制库存存货，降低成本，减少或避免公司损失，根据国家法律法规，特制定本细则。第 2 条 适用范围本细则适用于公司存货盘点与处置的相关控制与管理工作。第 2 章 存货盘点实施第 3 条 公司每半年对存货进行一次全面盘点，盘点时间为 6 月和 12 月的最后一个工作日。第 4 条 盘点准备1公司成立盘点小组，进行人员配置和任务分工（如下表所示），包括总盘、盘点、复盘、监盘人员。盘点小组成员职责分工表2 明确盘点存货的计量根据与计量方法。3 存货整理与排列。4 盘点所需的相关库存资料与档案准备。5 打印盘点所需的表单等。6 盘点人员培训。第 5 条 盘点工作要求1 所有参加盘点工作的盘点人必须深入了解本身的工作职责及应准备事项。2 盘点人员必须依规定时间提早到达指定的工作地点，向该组负责人报到，接收工作安排。如有特殊原因而需另找代理人，应事先报备核准，否则以旷职论处。3 若盘点使用的单据、报表栏内有修改处，须经盘点人员签认后才能生效，否则应查究其责任。4 盘点人员超时工作包加班或经主管核准轮流编排补休。5 盘点终了，由各组复盘人向总经理报告，经核准后方可离开工作岗位。第 6 条 存货盘点过程必须严格认真，按照以下步骤要求进行。1 经总经理批准，财务部签发盘点通知，并召集各部门的盘点负责人召开盘点协调会议。2 盘点人实施盘点，详实填写盘点统计表，自行核对无误后于该表上签名确认，并将该表编列同一流水号码，自留一联，交由复盘人一联。3 复盘时，复盘人要先检查盘点配置图与实际现场是否一致，以及是否有遗漏区域。之后，复盘人应按照初盘人提交的盘点统计表依序检查，在将复盘数字计入复点栏，并于表上签名确认。4 初盘人对于有差异的地方进行再次确认，并签字。5 盘点完毕，由盘点人负责汇总盘点统计表，填写盘存表（一式两联），第一联由仓储部保存，第二联送财务部，供核算盘点盈亏金额。6 财务部根据盘存表和对账面存货数量，填写盘点盈亏报告表（一式三联），送仓储部填列差异原因的说明及对策，填写完毕后送回财务部汇总。7 财务部将整理完毕的盘点盈亏报告呈总经理批示处理意见。第 3 章 存货盘点结果处理第 7 条 盘点奖惩措施1 进行盘点的工作人员须依照本细则的规定，切实遵照办理，表现优异者，经主盘人签报，给予奖励。2 违反本细则的，视情节轻重，由盘点负责人签报人力资源部。第 8 条 盘点结果处理1 财务部根据盘点结果的差异情况追查原因，对责任部门或责任人员提出相应的处理意见，提交总经理审批。2 经总经理审批后，执行差异处理决定和相关责任人的处罚决定。3 财务部根据公司领导的决定对存货的盘盈、盘亏按照会计核算规定进行处。4 有些存货的价格会因为市场、时间等因素产生增减，这些变化经公司总经理审核后，利用存货盘点盈亏及价目增减更正表修改。第 4 章 存货报废处置第 9 条 存货废损审批程序1 根据保管期间或盘点过程中发现的仓库中存货毁损、变质、霉烂造成的损失，财务部应及时编制存货废损报告并报总经理审批。2 存货废损报告内容包括待处理存货名称、账面数量、账面价值及残值、废损原因及责任和处理方法。3 根据总经理审批意见，仓储部对存货台账进行相关账务记录，财务部做账务处理。第 10 条 公司规定以下 4 类存货的账面价值全部转入当期损益1 霉烂变质的存货2 已经过期且无转让价值的存货3 公司经营活动中已不再需要并且已无使用价值和转让价值的存货4 其他足以证明已无使用价值和转让价值的存货第 11 条 对于以上 4 类存货，财务部应按已计提的存货跌价准备借记“存货跌价准备”，按存货账面的余额贷记“库存商品”等科目。第 12 条 在生产过程中发生的存货废损情况应按照生产现场报废存货处理办法（如下表所示）执行。生产现场报废存货处理办法废损存货分类处理办法生产辅助品1 包括正常报废与人为报废，正常报废按“以旧换新”原则给予更换，人为原因报废按物资价值给予相关责任人适当处罚2 由使用人提出申请，经所属班组长确认后，由车间主任签字3 车间技术人员对拟报废的生产辅助品进行复核，确定其是否确定已没有实用价值4 将报废生产辅助品送公司废品仓存放，废品仓工作人员旅行入仓手续生产半成品1 生产半成品的报废由车间组长填写报废单，车间主任对其进行审核2 车间技术人员对拟报废的生产半成品进行复核，确定其是否确已没有实用价值3 确定已报废的半成品需同其他半成品进行分类存放，严禁混放4 将报废生产半成品送公司废品仓存放，废品仓工作人员旅行入仓手续5 对于人为原因造成的半成品报废，要追究责任人的经济责任和行政责任第 13 条 其他存货的报废处理1 其他存货报废申请由存货使用部门或存放部门提出，并由部门负责人签字确认。2 财务部对拟报废的存货申请单进行财务审核和折价计算。3 需要对拟报废的存货进行检测或复核的以确认其是否确实需要报废时，由质检部组织专业人员或外请人员对存货进行检查或复查。4 根据授权审批制度需要由总经理进行签字确认的，应及时报送总经理进行审批。第 14 条 处罚措施因存货管理人员人为因素造成的废损，除按损失数处以赔偿外，尚需视情节轻重对责任人员予以行政处分或直至移送有关部门追究其法律责任。第 5 章 附则第 15 条 本细则由仓储部编制、解释与修改，财务部负责相关账务处理。第 16 条 本细则由总经理签字后自颁布之日起实施。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期344存货采购申请制度制度名称存货采购申请制度制度编号受控状态执行部门监督部门生效日期第 1 章 总则第 1 条 为规范存货采购作业，加强对存货采购申请的管理，结合国家相关法律法规，特制定本制度。第 2 条 存货采购申请相关事项需参照本制度执行。第 3 条 职责分工1 仓储部负责库存采购的申请和经批准后的临时、紧急采购工作。2 各相关使用部门负责各部门使用存货的采购申请。3 采购部门负责各种存货的采购申请受理及进行采购作业。4 财务部负责存货采购预算核定、审核存货采购申请，办理存货采购付款作业。第 2 章 存货采购申请控制第 4 条 存货采购计划制定及审批程序1公司各有关部门在每年的 12 月 10 日前根据实际使用的需要编制部门的存货需求计划，填制年度存货需求计划，经部门经理审核批准后，报仓储部汇总。2存货需求计划包括存货名称、数量、型号规格和预算等相关内容。3仓储部对各部门上报的年度存货需求计划进行汇总，并根据存货年度盘点结果编