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公文格式与写作要领 安徽大学三级教授 博导马仁杰二o一三年五月 2019 12 23 2 主要内容 一 公文格式与规范二 公文写作要领三 五种常用公文的写作技巧 2019 12 23 3 公文格式体现了公文的庄重性与权威性 同时 也为公文处理提供了科学的条件 是保证公文质量和提高办文效率的重要手段 因此 在公文写作中强调格式的规范化是十分必要的 一 公文格式及规范 2019 12 23 4 1 汉字的排列 印刷 用纸要求 1 公文的汉字从左至右排列 2 公文用纸幅面规格 党的机关公文可采用16开型 长260mm 宽184mm 也可采用国际标准a4型 长297mm 宽210mm 行政机关公文 按照 国家行政机关公文格式 的要求 应采用a4型纸型 3 公文用纸天头 上白边 为37mm 1mm 订口 左白边 为28mm 1mm 版心尺寸为156mm 225mm 不含页码 正文用3号仿宋体字 一般每面排22行 每行排28个字 2019 12 23 5 2 发文字号 发文字号又称发文号 发文编号 它是公文格式中一个不可缺少的组成部分 即向外发文的登记编号 编制发文字号的原则 国家行政机关公文处理办法 和 中国共产党机关公文处理条例 中明确规定 发文字号 包括机关代字 年份 序号 联合发文 只标明主办机关的发文字号 其具体要求是 2019 12 23 6 2 发文字号 1 发文字号三个构成要素的排列 应先是机关代字 其次是年份 书写时两面加六角括号 最后是发文顺序号 序号不编虚位 即1不编为001 不加 第 字 2 党政机关的发文字号以分开编制为宜 3 机关代字中应明确发文的含义 如 中发 国发 中办发 皖党发 皖政发 等 4 几个单位联合行文时 不应一文多号 而只标主办机关发文字号 5 发文字号的标注位置 应以置于版头之下正中位置为宜 6 发文字号一律使用三号仿宋体字 2019 12 23 7 2 发文字号 中共中央关于制定国民经济和社会发展第十二个五年规划的建议 2019 12 23 8 3 公文标题 按照规定 公文标题一般由发文机关 事由与文种名称三个部分构成 通常称这种完整的公文标题为 标准式 的公文标题 例如 中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定 其发文机关是 中共中央 事由是 完善社会主义市场经济体制若干问题 文种名称为 决定 凡是有红色版头的文件 由于版头部分已经标明发文机关 故在标题中可省略 发文机关名称 除标准式的公文标题外 按照惯例还有以下四种特殊结构形式 2019 12 23 9 3 公文标题 1 由发文机关名称和文种名称 或由事由与文种名称两部分组成的公文标题 一般称此种标题为 双项式 标题 例如 中华人民共和国主席令 国务院办公厅公告 等 2 由发文机关 被批转 或转发 文件的标题 文种名称而组成的公文标题 一般称这种标题为 转文式 的标题 例如 国务院办公厅转发教育部等部门关于 十一五 期间进一步推进特殊教育改革和发展意见的通知 皖政43 pdf 3 新闻式的公文标题 主要是简报 调查报告和讲话稿等文种有时使用 2019 12 23 10 3 公文标题 4 附加括号式的标题 即在标准式公文标题的下面正中位置加一圆括号 括号里面注明某年某月某日 某会议讨论通过或批准的字样 这种标题主要适用于经过会议集体讨论通过 且无红色版头又无主送机关标识的决定 决议及条例 规定 制度 办法等法规性文件 例如 第十一届全国人民代表大会关于国务院机构改革方案的决定 2008年3月15日第十一届全国人民代表大会第一次会议通过 2019 12 23 11 3 公文标题 要注意讲究公文标题的合理排列 使之清晰整洁 醒目匀称 给人以美感 按 国家行政机关公文格式 的规定 公文标题 用二号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 在排列时 应视具体情况灵活运用 做到既美观醒目 又合理得体 能给阅读者以形态上的美感 2019 12 23 12 3 公文标题 关于印发 安徽大学会议管理办法 试行 和 安徽大学电子政务处理效率抽查评价办法 试行 的通知 doc 2019 12 23 13 4 成文日期 成文日期即公文生效的日期 是公文格式的一个重要组成部分 任何一份文件都必须标有文件制成的具体时间 成文日期确定的原则是 1 会议通过的决定 决议等以会议通过日期为准 2 领导人签发的公文 以签发日期为准 3 联合行文 以最后签发机关领导人的签发日期为准 4 法规性文件以文件批准日期为准 5 一般电报 信函等 以实际发出日期为准 2019 12 23 14 4 成文日期 成文日期在文面上的位置有两种安排方式 一是安排在标题之下 年月日用括号括起来 这是经会议集体讨论通过批准而又不以 红头文件 形式发出且无主送标识的公文 二是安排在文件末尾 落款之下 没有落款的文件 日期直接写在正文右下方 成文日期与落款要上下对称匀称 年月日的第一个数目字不宜超越落款第一个字 日 字靠右以空4个字格为宜 成文日期必须写明年月日 行政公文要用汉字 例如 二oo八年十月三十日 不能写成 2008年10月30日 也不能写成 二零零八年十月三十日 或者诸如 08年10月30日 08 10 30 之类的简化形式 按照惯例 党的机关公文可使用阿拉伯数码标识 2019 12 23 15 5 主题词 主题词是确切表达出公文主题的规范化的名词或名词性词组 中共中央办公厅秘书局和国务院办公厅秘书局分别颁发了各自的 主题词表 中国共产党机关公文处理条例 第八条与 国家行政机关公文处理办法 第十条 都明确规定 上报的文件 应当按照上级的要求和 公文主题词表 的规定标注主题词 根据这一精神 任何一个单位在上报公文时 除了要参照自身的 公文主题词表 外 更要按照上级机关的 主题词表 来标注主题词 如果是下发文件 就要使用自身的主题词表 2019 12 23 16 5 主题词 编制主题词的原则与做法是 1 标引时应当根据主题词的涵义由大到小 从内容到形式这样的次序进行 一份公文一般不超过七个主题词 最后一个主题词一般都是表示文种的 2 标引主题词要准确 全面 3 标引地名 人名时 尽量使用全称 4 标引出的主题词前面要居左顶格冠以 主题词 三个三号黑体字 后加冒号 主题词之间要空一个字格的距离 5 注意选词的一致性 2019 12 23 17 6 用印 根据规定 除 会议纪要 因其有特定的版式 和以电报形式发出的公文以外 所有公文都应加盖印章 公文盖印的依据是领导人的签发 未经领导人签发的公文不得用印 印章与公文落款要相一致 用印要注意清晰 端正 位置准确 一般的用印方法是 骑年盖月 上大下小 签署 由签发公文的领导人亲笔在公文落款处签字 大批印发的公文可使用签章 2019 12 23 18 7 正文 正文一般由三个部分构成 一是开头部分 其内容或是引据 或是讲明背景 原委 或是概述情况 或是篇前撮要 或是明了目的 二是主体部分 内容或是针对问题进行分析 在分析问题 讲明道理的基础上提出解决问题的办法 或是直陈要求 意见 或是提出主张 列摆措施 讲明办法 三是结尾部分 这部分的用语要因不同文种的需要而异 切不可千篇一律 如上行文一般可用 当否 请批示 以上是否可行 请批示 等 下行文一般可用 希即遵照 特此通知 此布 此复 此令 等 平行文则一般可用 为荷 为盼 为要 特此函复 等 2019 12 23 19 7 正文 关于颁布实施 安徽大学档案管理办法 和 安徽大学档案馆应急预案 的通知 doc 2019 12 23 20 8 主送机关和抄送机关 主送机关是指负有办文责任的机关 除普发性的文件外 一般情况下只有一个主送机关 主送机关的书写位置是 标题之下 正文之上 靠左顶格 后加冒号 抄送机关是指需要了解文件内容的机关 根据有关规定 不管是上级 平级或下级 均应列为 抄送 过去那种分列 抄报 抄送 与 抄发 的做法已不复存在 抄送机关的标注位置 在公文末页的最下端 靠左空一字格 其上下各印一条隔离线 两条横线之中写抄送机关名称 要按照先上级 后下级 再不相隶属机关的次序排列 在最后一个抄送机关名称之后标注句号 2019 12 23 21 9 制文机关 制文机关亦称落款 指发文使用的名义 发文的名义必须是法定的公文作者 党和国家机关以及企事业单位 都是法定的公文作者 发文的名义主要是以单位 组织 的名义为主 有时也用机关首长和国家领导人的名义 如 中华人民共和国主席令 全国人大常委会委员长令 省长令 市长令 县长令 等 一般用于机关首长对所属工作人员的 任免令 或 任免通知 以单位名义发文要写全称或者规范化的简称 以领导人名义发文 要注明其职务和姓名 两个以上机关联合行文要联合落款 党的机关公文一般在落款处署上发文机关名称 应用全称或者规范化的简称 2019 12 23 22 9 制文机关 落款的位置 应在正文的右下方 正文与落款间应有一定距离 一般为2 3行间距 如有附件 落款则要置于附件标注的右下侧 按照惯例 落款的头一个字要放在公文用纸宽度的1 2处 而最后一个字应靠右空一至二个字格 以求整齐美观 行政机关公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文时间 并加盖机关印章 当联合行文需要加盖3个以上印章时 方署发文机关名称 可用规范化简称 排在正文与成文时间之间 2019 12 23 23 10 附件 附件是公文格式一个极其重要的组成部分 附件不是每份公文都要有的 只有那些内容需要 而又不便写入正文的文件才用附件形式处理 公文如有附件 要放在正文之后 落款之前注明附件的名称和件数 不能只写 附件如文 附件 份 附件名称之后不加标点符号 常见的附件有两类 一是用于补充说明或证实公文正文的附件 包括各种形式的说明材料 参考材料 图表 凭据等 二是用于向上级机关报送或向下级机关批发 批转 转发 印发 的附件 公文的附件 用三号仿宋体字标识 2019 12 23 24 10 附件 关于做好学校第七次党代会2010年年会提案征集工作的通知 doc 2019 12 23 25 11 印发传达范围党的机关公文称 印发传达范围 行政公文则称为 附注 确定公文的阅读范围 要依据工作的需要和安全保密的要求进行 需要限定阅读范围的 一般是属于机密文件 不是机密文件没有确定阅读范围的必要 阅读范围的标注位置一般在成文日期的左下方 对上行文不可标注阅读范围 2019 12 23 26 12 密级 密级一般分作三级 第一 绝密公文 是指涉及国家核心秘密内容的文件 一旦泄露会使国家的安全和利益造成特别严重的损害 第二 机密公文 是指涉及国家重要秘密内容的文件 一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害 第三 秘密公文 是涉及国家一般秘密内容的文件 一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害 密级的标注位置 党的机关公文标在文件的左上角 行政公文则标于右上角 用三号黑体字标识 2019 12 23 27 13 紧急程度 按公文送达和办理的时间要求 紧急程度分为 特急 急件 行政公文及人大公文这样划分 党的机关公文则分为 特急 加急 标注位置一般在公文首页的右上角处 密级的下方 有的公文在标题中对紧急性质已作了标识 例如 关于 的紧急报告 或紧急通知 紧急指示 等 就可不再另外加注紧急程度标识了 电报的紧急标识分为 特提 特急 加急 与 平急 2019 12 23 28 14 印制版记 党的机关公文与人大机关公文称 印制版记 行政机关公文则称 印发机关和印发时间 军用公文称为 印发说明 印发日期和成文日期不同 印发日期是机关或单位的中心机构接到定稿后起印公文的时间 它的作用是供收文单位参考 一般写作 年 月 日印发 印刷份数 是文件印刷的数量标记 是由文秘部门在定稿上注明的 一般写作 共印 份 2019 12 23 29 14 印制版记 中共安徽省委关于制定国民经济和社会发展第十二个五年规划的建议皖发23 pdf安徽省人民政府关于稳定市场价格保障群众基本生活的通知皖政95 pdf 2019 12 23 30 二 公文写作要领 一 公文撰写中的主旨表达公文的主旨 即写作主体通过公文的全部内容表现出来的一种贯穿于全文的基本观点 它一般包括中心思想 原委 背景 依据与行文目的三个要素 中心思想是主旨的核心 原委 背景 依据是主旨确定的前提 行文的目的则反映了公文主旨的期望成分 从公文写作的实际情况来看 公文主旨的表达形式是丰富多样的 主要有如下几种 2019 12 23 31 1 标题揭旨 一锤定音 较多的公文都是采用标题显旨的方法 因此 一锤定音 就成为公文标题的重要特点之一 比如 关于安全检查的通知 这个标题 就不如 关于开展安全大检查活动的通知 好些 前者平淡无味 而后者颇有气势 如果再做一些充实 写作 关于开展安全生产大检查 严防恶性事故发生的通知 就显得针对性强 目的鲜明 主旨明确 突出 使阅读者一目了然 又如 国务院办公厅关于加强粮食市场管理保持市场稳定的通知 这个标题是典型的直奔主题 一锤定音式的标题 一 公文撰写中的主旨表达 2019 12 23 32 2 起句立意 开门见山 所谓 起句 开门 即公文的第一句话 所谓 立意 见山 即表明主旨 点明中心 联结起来的意思是 阅读者一看公文的开头就明确意识到该文的主旨所在 这是指令性 法规性文件主旨表达的常用形态 例如 为确保 菜篮子 产品长期稳定供给 提高 菜篮子 产品的质量卫生安全水平 保障人民群众身体健康 促进农业结构调整 农民增收和农业可持续发展 现就现阶段 菜篮子 工作有关问题通知如下 国务院关于加强 菜篮子 工作的通知 这是典型的起句立意 单刀直入 开门见山 直奔主旨的表达 一 公文撰写中的主旨表达 2019 12 23 33 3 交代缘由 引出主旨 有些文件不便起句立意 开门见山 往往采取在开端处先陈述制发文件的依据 缘由 意义 背景 然后顺笔而下 自然而然地引出公文的中心思想 结论或行文的目的等 以显露文件的主旨 这是请求性 指令性文件主旨表达的主要形态 例如 新 土地管理法 实施以来 各省 区 市 认真贯彻执行有关法律规定 采取各种有力措施 积极推行和落实占用耕地补偿制度 基本实现了年度省域内的耕地占补平衡 但实际工作中还存在责任不明确 补充耕地质量不高 考核方法不尽合理等问题 为了进一步加强和改进耕地占补平衡工作 实现 十一五 期间耕地保护目标 现就有关问题通知如下 国土资源部关于进一步加强和改进耕地占补平衡工作的通知 这种写法的突出特点是以 为 为了 作句首的目的句不在开头 而在中间转换层次之首 一 公文撰写中的主旨表达 2019 12 23 34 4 画龙点睛 点轴扇开 有些文件在开端处不便深刻显露主旨 例如综合性工作总结 调查报告 情况通报等陈述性的文件 往往采用在开端处先使用对某一问题 工作 事件作出结论性的一两句话 然后 再由文中划层点题 分段设题 段首立句等方法 从整体的综合上显示全文的主旨所在 我们如果把开端处的结论性语言看作是一把折扇的 轴 那文中所点设的 题 与 段首句 就是折扇的骨架 其形态很似一把张开的折扇 一 公文撰写中的主旨表达 2019 12 23 35 例如 关于大兴安岭恢复生产重建家园工作的总结报告 开头处在叙述了重建的基本情况之后 有这样一句话 按照常规 在大兴安岭地区完成以上工程任务约需三至五年 这次恢复重建工程总共用了三个多月的时间 而且工程质量较好 可以说 恢复重建工作 是在扑灭特大火灾取得胜利之后的又一胜利 上例之中 恢复重建工作 是在扑灭特大火灾取得胜利之后的又一胜利 是该文开头一句带有结论性的话 然后 该文就重建工作取得胜利的主要原因分作四个曾次做了回答 每个层次的开头都有一个显示段旨的小标题 一 以对灾区人民负责和实事求是的精神制定恢复重建方案 二 克服官僚主义作风 推动恢复重建工作高效率运转 三 加强领导 精心组织 精心指挥 四 发扬改革精神 按照经济方法 搞好恢复重建工程 一 公文撰写中的主旨表达 2019 12 23 36 5 头尾呼应 显示中心 即在开头先提出一个令人关注的问题 而在尾部对此作出明确回答 或在文件开端处对某一情况作出多种解释 而将其正确的结论置于文尾 如毛泽东同志的 星星之火 可以燎原 一文 开头指出 党内一部分同志 他们虽然相信革命高潮不可避免地要到来 却不相信革命高潮有迅速到来的可能 对时局估量产生悲观的念头 而写到文尾 作者连用了三个排比句 高瞻远瞩地指出 它是站在海岸遥望海中已经看得见桅杆尖头了的一只航船 它是立于高山之巅远看东方已见光芒四射喷薄欲出的一轮朝日 它是躁动于母腹中的快要成熟了的一个婴儿 这样 开头提问 末尾作答 头尾相连 浑然一体 相辅相成 中心突出 一 公文撰写中的主旨表达 2019 12 23 37 二 公文撰写中的材料组配与谋篇布局 公文的结构形式是丰富多样的 公文的结构 从整体上看 其外形通常表现为 开头 主体 结尾 其内在逻辑形式是 总 分 总 文字的详略为 凤头 猪肚 豹尾 这是公文结构的基本形态 但公文结构不能只是一个模式 而应依公文种类和内容的不同 选择各自合适的结构 因此 我们要不断增强写作公文的能力 仅仅了解它的基本形态是不够的 必须在把握它的基本结构的基础上 去探求其多彩多姿的具体结构形态 这种多彩多姿的具体结构形态至少有以下八种 2019 12 23 38 二 公文撰写中的材料组配与谋篇布局 1 撮要分条式所谓 撮要 即于开端处 先用极简要文句 说明全文的目的或结论 唤起阅读者注意 使阅读者脑子里先得一个总概念 不得不继续看下去 所谓 分条 即在篇前撮要之后 对所要解决的问题的若干主张 措施 办法 按照主次先后 形成若干条条 分列于下 并用数码序号予以标明 2019 12 23 39 二 公文撰写中的材料组配与谋篇布局 2 篇段合一式所谓篇段合一 即全篇公文只有一段文字 而这一段文字就是一篇公文的全部 这种结构形式是公文的一种特别表现 例如2008年3月16日国家主席胡锦涛签署的第1号主席令 根据中华人民共和国第十一届全国人民代表大会第一次会议的决定 任命温家宝为中华人民共和国国务院总理 内容是用了一句话 而这句话是一段也是一篇 采用的是 篇段句合一 的结构形式 2019 12 23 40 二 公文撰写中的材料组配与谋篇布局 3 条项贯通式所谓 条项贯通 即全文既无单独的 撮要开头 亦无单独的 收束结尾 而由若干条文 按次序先后一字排列组合 每一条前有的标以序号 有的则采用比较自然的分段方法 4 文中有文式它的特点是 以文载文 文后有文 具体地讲 通过公布令发布的各种法规 表现为 法随令出 批转性通知的本身 是 文后有文 被批转的请示 报告也是 文后有文 2019 12 23 41 二 公文撰写中的材料组配与谋篇布局 5 章条款分列式所谓章条款分列 即全篇公文的结构形态是篇下有章 章下分条 条下列款 款下设项 项下标目 好似 下楼梯 一般 这是法规性文件 如章程 条例 规定 办法 规定等 的基本结构形态 6 正反对比式它是公约 守则等文种的基本结构形态 例如 合肥市民守则 以左右两列的形式分布 左边并列 十要 右边并列 十不要 这种正反对比结构形态的特点是 在提出正面要求 即倡导做什么的同时 伴随着指出什么事不能做 把正反两方面的事物放在一起对比交代 又可称为 泾渭分明 式 2019 12 23 42 二 公文撰写中的材料组配与谋篇布局 7 分层并列式所谓 分层并列 即将所叙之事 所言之理 所发之论 以一篇公文的主旨 即它的基本观点 中心思想作 轴 分作几个角度即几个层次相对并列展开 在每一个层次的上面 通常或是有一个独立的小标题 或是有一个用三个汉字格组成的 一 二 三 又如 中共中央 国务院关于进一步加强人才工作的决定 全文紧密围绕如何 大力实施人才强国战略 建设宏大的高素质人才队伍 这一中心思想 将全文并列地分作八大部分 一 实施人才强国战略是党和国家一项重大而紧迫的任务 二 以能力建设为核心 大力加强人才培养 三 坚持改革创新 努力形成科学的人才评价和使用机制 点轴扇开 2019 12 23 43 二 公文撰写中的材料组配与谋篇布局 8 层层递进式所谓层层递进 是将所说的事理 按照由浅到深 由低到高 由大到小 由轻到重 由窄到宽的差别 一步一步地加以表达 步步进逼 有的是按时间前后顺序加以安排组合的 有的则是按事件的发展过程安排组合的 这种结构形态的优点是循序渐进 步步深入 顺理成章 合乎自然 2019 12 23 44 三 公文撰写中的语言运用 公文的语言虽以一般的语言规律为基础 但是 公文的权威性与策令作用 以及它的政治性 实用性 又决定了它具有独自的特点 具体表现为如下几个方面 2019 12 23 45 三 公文撰写中的语言运用 1 庄重平实公文用语是非常讲究庄重 平实的 这是它与文学写作用语一个带有根本性的区别 在准确 简明的前提下 务求做到庄重 平实 庄重 即庄严郑重 它是党和国家处理公务应有的严正立场和严肃庄重态度在公文中的具体体现 平实 即言之有理 言之有物 语言朴素无华 表意真真切切 对描绘性的文学语言与浮华的词藻应尽量少用或不用 那么 公文用语怎样才能做到庄重 平实呢 2019 12 23 46 三 公文撰写中的语言运用 1 使用书面语言这是首要的一条 公文写作要使用书面语言 少用或不用口语 俗语 书面语言是指书面交际使用的语言 它区别于口语 书面语本身即具有庄重的风格 口语不具备这一点 口语 俗语违背了公文用语的基本风格与要求 有失庄重 甚至显得有些俗气 2 使用标准语言要使用现代汉语的标准语 不使用大多数人无法弄懂的以及含义模糊不清的社会流行语 它妨碍公文信息的准确交流 容易引起误解错用 有损于公文的庄重性和严肃性 2019 12 23 47 三 公文撰写中的语言运用 3 避 虚 就 实 切记滥用文学语言实践中 有些公文还存在滥用文学语言的问题 如写某石油公司的一位领导同志坚持深入群众 深入实际时 这样写到 渤海湾的每座钻井台上都留记着他的脚印 他的胸中装着整个波涛奔腾的渤海湾 又如写某一位先进人物的高尚品格时说 他的风格之高 高过喜马拉雅山 他的精神之美 美过富春江 还有一篇反映公路上发生重大交通事故的简报 在谈到事故发生的情形时写到 大客车翻下公路边的大沟内 如坠万丈深渊 车内乘客鬼哭狼嚎滚作一团 这些都是由于把文学用语引进公文中所致 读后不免给人一种虚夸的感觉 2019 12 23 48 三 公文撰写中的语言运用 4 语言实在 言之有物用语实实在在 公文在表述事物 特别是提出一个政策主张时 一定要做到言之有理 言之有物 语言朴素 实实在在 让人看得见 摸得着 5 少用 特大调 什么是 特大调 即公文中一些过分修饰的词语 它有损于公文的庄重与平实的风格 具体地说有这样几种情形 一是由 特 字而引起的 特大调 二是由 最 字引起的 特大调 正确的做法应当是实事求是 而不采用高耸入云 耸人听闻的手法 该是什么情况就是什么情况 不是非用不可的修饰词尽量不用 2019 12 23 49 三 公文撰写中的语言运用 2 生动活泼公文用语在准确 庄重 平实 简明的前提下 也必须做到生动活泼 力求语言美 以增强其可读性 语言美 不是文学作品的专利 但在有些人看来 好像只有文学写作所使用的语言才有美可谈 而公文则是 板起面孔讲官话 单调 枯燥 干巴 平淡 跟美沾不上边 这种看法不够全面 也是不符合实际的 我们说公文的用语固然不像文学语言那样千姿百态 万花争艳 但也能算得上五彩缤纷 颇具风格 2019 12 23 50 三 公文撰写中的语言运用 1 气势雄伟之美动员令 宣言 声明 告人民书以及涉及重大政治问题的指示 决定 决议等公文是很有气势的 其气虹贯长空 其势排山倒海 如万马奔腾 江河涌流 奋发前进 坚决 彻底 干净 全部地歼灭中国境内一切敢于抵抗的国民党反动派 解放全国人民 保卫中国领土主权的独立和完整 向全国进军的命令 第一条 这段话读起来 使人民欢欣鼓舞 令敌人闻风丧胆 气势雄伟无比 2019 12 23 51 三 公文撰写中的语言运用 2 浓缩精粹之美通过省略 浓缩等办法 把公文用语写得十分精粹 做到言简意赅 文约事丰 简明扼要 这又是公文用语的美妙之处 使公文用语做到精粹之美的途径主要有 2019 12 23 52 三 公文撰写中的语言运用 首先 以数量词为首进行 浓缩 修辞 即把名称中几个并列成分归纳在一起 前面冠以数词或数量词 例如 一个中心 两个基本点 三大法宝 一国两制 等 这种被高度浓缩概括起来的句子 不论是读起来还是写起来都会使人享受到用语上的一种精美之感 其次 从原句中摘取一些成分 省略一些成分 把用语缩写到不可再精炼的地步 这也是公文用语的一种美 拥政爱民 拥军优属 双拥 再次 穿插使用一些语简 言奇 精切 意深的成语 警句等 使语言达到言简意赅 精粹有力 2019 12 23 53 三 公文撰写中的语言运用 3 委婉幽默之美委婉 即用语婉转 含蓄 外柔内刚 发人深思 回味无穷 幽默有利于增强公文的生动性 做到引人入胜 耐人寻味 加深读者对事物的理解和把握 委婉幽默都是讲究语言艺术的表现 显然也是一种美 4 抑扬结合之美公文中在表扬或批评某一事物的时候 为了体现对事物评价的全面性 增强说服力 使人信服 往往采用要批评而先表扬或要表扬而先批评的做法 一般称这种做法为 抑扬 结合 2019 12 23 54 三 公文撰写中的语言运用 5 形象生动之美形象具体 寓于生动 也是公文用语竭力追求的一种美 公文写作中所讲的形象 固然不能与文学写作中的形象化相提并论 但在不失庄重的条件下 也很注重形象具体 给人一种生动的感觉 如在公文用语中 注意使用一些成语 歇后语 典故以及一些富于哲理的趣味性语言 以增强公文用语的生动性 例如 红眼病 输血 摸着石头过河 希望工程 借鸡下蛋 放水养鱼 等都是非常形象生动的 6 节奏鲜明之美为了表达的需要 必要时也可运用对偶 排比等句式 把语言写得明快和谐而富有节奏 读来上口 听起悦耳 给人一种美的享受 例如毛泽东 改造我们的学习 墙上芦苇 头重脚轻根底浅 山间竹笋 嘴尖皮厚腹中空 2019 12 23 55 三 公文撰写中的语言运用 3 讲究修辞要使公文的语言表达做到准确 鲜明 生动 形象 就必须讲究修辞 公文用语讲究修辞是指根据公文表达的需要 选用最恰当的语言形式去表现所要表达的内容 以增强语言表达的效果 现代汉语中常用的辞格有二十多种 这些对公文都不是陌生的 公文用语常用的修辞类别与方式一般有以下四种 2019 12 23 56 三 公文撰写中的语言运用 1 气势性的修辞气势是一篇公文的精神支柱 是论势和文势的统一 论势 即立论的雄辩性 在情理上使人感到无可辩驳 在发展方向上使人感到是历史趋势 文势 即论述方法 要从理直引出气壮 势如破竹 一气呵成 2 完整性的修辞完整性的修辞 主要表现为对回文 对比 反复 对偶 进解等辞格的运用 2019 12 23 57 三 公文撰写中的语言运用 3 生动性的修辞公文的生动性主要取决于形象化 即对比喻 讽谕 借代 反语 析词 换字 歇后语等修辞手法的运用 如 小金库 指代 公款私存 收入不进账 清茶一杯 指代 不搞大吃大喝 4 精粹性的修辞要做到这一点 除了紧扣主旨 力戒重复 讲求概述 删繁就简等外 运用 省略 浓缩 综说 等修辞手法是十分重要的方式 如 一国两制 五讲四美三热爱 2019 12 23 58 三 公文撰写中的语言运用 4 力求规范固然艺术的本质是 美感 但如果用语不伦不类 脱离实际 其实质则是背离了 美感 也丢掉了艺术 所以 从某种角度上讲 规范也是艺术 因为公文是表达社会组织集团意志的文书 是党和国家在领导党的事业和治理国家施政方面表达意志 传达策令的文字工具与手段 这一特殊的地位 决定了公文在语言的使用上 除要庄重平实 生动活泼 讲究修辞外 还要遵守下列规范 2019 12 23 59 三 公文撰写中的语言运用 1 必须坚持用语贴近人民 通俗易懂 2 不要 赶时髦 一般不使用网络语言 3 不用浮夸的言辞 坚持实事求是 4 减少枯燥乏味的套话空话 做到语意实在 5 慎重对待社会流行语 尽可能少用或不用流行语 6 不要使用旧称及不恰切的术语 2019 12 23 60 三 五种常用公文的写作技巧 一 通知 二 报告 三 请示 四 总结 五 计划 2019 12 23 61 一 通知的写作技巧通知主要用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员等 1 通知的种类根据通知的性质 内容和用途不同 通知可分为如下几类 1 指示性通知用于传达上级指示 布置工作 制定政策 供下级机关办理或与其他单位共同执行 2 规定性通知用于对某些工作或行为出台明确规范 与指示性通知相比 它侧重于强调应当做什么和怎样做 2019 12 23 62 3 事务性通知用于发布要求下级单位办理的一般事项或临时性公务 如节假日放假的通知 要求下级机关报送文件的通知 调整电话号码的通知等 4 批转 转发 发布性通知主要用于上级机关根据工作需要和本机关的职权范围批转下级机关的公文 下级机关转发上级机关 平级机关和不相隶属机关的公文 发布执行某一规章或其他规范性文件 在上述情况下 被批转 转发或发布的公文形式上成为通知的附件 而实际上往往成为该通知的主要内容 5 知照性通知要求有关单位周知一般事项 以便公务联络或信息沟通 6 任免性通知这是上级机关任命和聘用干部时对所属下级机关下达的一种较为特殊的知照性通知 2019 12 23 63 2 通知的正文拟写要领 1 指示性通知指示性通知是通知中最重要的一种 撰写这类通知要注意写清缘由 目的 依据或意义 有时要交代行文背景 增强文件的针对性 使受文者了解其理由以便认真地去执行 具体内容要逐项写清楚 一般采用分条列项的方法 并要注意各项内容的逻辑联系 可以从阐述指导原则开始 到提出工作任务 讲明步骤要求 直至提出注意事项 这是从一般到具体的排列方法 通知的结尾 应当以简短的文字 说明执行要求 或提出希望 或发出号召 2 规定性通知规定性通知属于严肃郑重的需要执行的下行文种 无须讲什么道理 比较注重客观上规定该怎么做 因此 要将具体的规定内容逐条说明 文字表达简约凝练 行文语气不容置疑 2019 12 23 64 3 事务性通知事务性通知与指示性 规定性通知相比 是在更加具体的层面告知人们具体的事项 其基本要素是五个 w 即什么人 who 在什么时间 when 到什么地点 where 做什么事情 what 为什么做此事 why 这类通知一般较为简短 只要将有关要素说明得准确 全面 清楚 具体即可 4 知照性通知知照性通知的主要目的是为了向有关单位或特定读者告知有关消息 通常不具有直接的约束力 撰写这样的通知 必须将需要告知的有关事项准确 简明 具体地说明清楚 5 批转性和转发性通知此类通知专门用于批转或转发下级机关的公文 主要由批语和被批转的公文组成 制发这种通知所要撰写的仅是批语部分 但是需要对被批转或转发的公文做技术性处理 即去除其眉首 公章 版记等独立行文的标志 因为它已成为批转或转发通知的组成部分 不再是独立行文了 2019 12 23 65 批转 转发通知的正文有表态式和阐发式两种写法 表态式 对所批转或转发的公文表明态度或做出评价 要求收文机关贯彻执行 表态或评价用语多为 同意 批准 等 阐发式 对所批转或转发的公文在表明态度 提出执行要求之后 针对所批转或转发公文的内容作进一步阐述 提出指示性意见 说明此项工作的意义 执行重点与注意事项等 旨在强调所批转或转发公文的指导作用 6 任免性通知任免性通知主要用于周知任免人员的相关事项 属于政府机关及其组织人事管理部门常用的通知类型 其写法比较固定 一般需要具体说明任免根据 任免日期 被任免人员的职务名称 有时还需交代任职期限 2019 12 23 66 3 撰写通知的注意事项 1 中心明确 说明清楚撰写通知的关键是将事项交代清楚 便于受文者能够正确理解并准确执行 绝不能含糊其辞 模棱两可 2 主题集中 一文一事为了使通知的事项能够迅速执行与办理 每件通知要明确说明一件事情 布置一项工作 不能头绪繁乱 3 条理清晰 表达简练通知的撰写要求层次分明 条理清晰 使读者一目了然 在文字表达上要求准确简练 不生歧义 4 雷厉风行 讲求时效为了提高工作效率 保证行文时效 撰写通知必须及时快速 以免贻误时机 2019 12 23 67 二 报告的写作技巧报告是下级机关主动或应上级要求 向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关询问的陈述性公文 1 区分报告和请示报告同请示一样是常用的上行文 在使用过程中两者之间特别容易混淆 有必要对两者的区别加以辨析 就其作用 写作和处理而言 两者有六大区别 1 行文目的和作用不同 请示是下级机关对工作中产生的问题和拟采取的措施 办法 方案等请求指示和批准 属于期复性公文 报告则是汇报工作 反映情况 沟通信息 是陈述性的公文 不要求上级批复 2 受文机关处理不同 凡属请求 受文机关均应及时批复 对请示的问题明确表态 批准或是不批准 或做出新的指示 报告则不同 它主要是向领导机关或领导人提供情况 并不需要批复 视实际情况 也可以有指示或转发等 2019 12 23 68 3 行文时限不同 请示必须在事前或事中 既是请示 必须待批准而后执行 如果在事后 就是 先斩后奏 除特殊情况外 一般是绝对不允许的 报告则不然 可以在事前或事中 更多的是在事后 这就是所谓的 事前请示 事后报告 4 主送机关有所不同 请示需要批复 主送机关只能是主管该项业务的一个上级机关 其他有关机关只能抄送 忌讳多头主送 报告可以同时送几个有关上级机关 5 结尾用语不同 常见的请示结尾用语 如 妥否 请指示 当否 请批示 等 报告一般不需要有期复性的结束语 事毕文止即可 或用 特此报告 结束 6 文体的结构和容量不同 请示必须遵守一文一事制度 内容单一 文字较短 结构比较简单 核心内容是两部分 前述请示缘由 后叙请示事项 报告则不同 可以一文一事 也可以一文多事 行文可短可长 遇到事多文长的报告 文章结构也变化多样 2019 12 23 69 2 报告的主要类型 1 工作报告 指汇报工作的报告 例如 下级机关向上级机关汇报某一阶段工作的进展 成绩 存在的问题及打算 汇报上级交办事项的结果 汇报对某一指示传达贯彻的情况 等等 2 情况报告 指向上级机关反映情况的报告 例如 汇报本地区 本单位发生的重大事件 在一定范围内带有倾向性的情况 包括会议的情况等 2019 12 23 70 3 建议报告 指提出工作建议 措施的报告 例如 下级机关或主管部门向上级领导机关提出工作意见 或贯彻某文件 指示的意见 或解决问题的措施 工作方案等 有的建议报告只要求上级机关认可 这类建议报告称为呈报性建议报告 有的建议报告要求上级机关批准转发给下级机关执行 这类报告称为呈转性建议报告 呈转性建议报告一般具有较强的政策性 工作意见或解决问题的办法措施 一旦经上级批准转发 就变成了上级机关的意志 体现了上级机关的意图 能领导和指导下级的工作 起草报告的机关要从全局出发 才能把报告写好 获得上级机关批转 发挥公文的效用 2019 12 23 71 4 答复报告 是指答复上级询问事项的报告 例如 上级领导对群众来信来访中反映的问题或文件材料中反映的问题 指示下级机关查办 或询问有关情况 下级机关办理完毕 需用书面形式答复上级机关 此时使用的公文就是答复报告 5 报送报告 指向上级机关报送物件或有关材料的报告 2019 12 23 72 3 报告的格式和写法因为报告的种类较多 内容各有侧重点 所以在写法上也不尽相同 但大体上可以分为 标题 主送机关 正文 发文机关 日期 1 标题 一般采用标准式标题 由发文机关 事由和文种构成 也可省略发文机关 只写事由和文种 2 主送机关 发文机关的直属上级机关 2019 12 23 73 3 正文 一般由报告缘由 报告事项和结尾组成 报告缘由 报告的开头部分 它承接标题中的事由 落笔破题 要简要地说明呈送报告的缘由和报告的主旨内容 使上级领导阅文时先对报告的内容和呈送报告的理由有所了解 这里对报告的内容只是起 提示 作用 只是让领导人先明白报告所涉及的范围 重要性和缓急程度 此部分宜简不宜繁 报告事项 这是报告的主体部分 是报告的重点 一般写主要情况 措施与结果 成效与存在的问题 有些还要写经验教训 意见或建议 打算或处理安排 这部分内容较多 可以根据需要分条分项写 也可以分若干部分写 要求围绕主旨展开陈述 报告结尾 一般用惯用结尾语 如 特此报告 以上意见如无不妥 请批转各地区 部门执行 以上报告 如有不当 请指正 等 4 发文机关和日期 发文日期一般用汉字将年 月 日标全 零 写成 o 不应用阿拉伯数字书写 2019 12 23 74 4 注意事项 1 情况要确凿 报告中所反映的问题 汇报的情况 必须实事求是 尤其是典型事例和统计数字要十分精确 不能有虚假浮夸的成分或 水分 不能瞒骗上级领导 2 重点突出 各类报告的内容都要重点突出 主次分明 繁简适度 还同时要求点面结合 3 陈述有序 撰写报告要讲究陈述的有序性 做到有条有理 层次井然 逻辑严密 4 不得夹带请示事项 报告属陈述性公文 不要求上级回复 因此不得夹带请示性事项 以免报告与请示两种文种不分 2019 12 23 75 三 请示的写作技巧请示是下级机关向上级机关请求决断 指示 批示或批准事项所使用的呈批性公文 请示属于上行公文 其应用范围也比较广泛 1 请示的特点 1 针对性 只有本机关单位权限范围内无法决定的重大事项 如机构设置 人事安排 重要决定 重大决策 项目安排等问题 以及在工作中遇到新问题 新情况或克服不了的困难 才可以用 请示 行文 请示上级机关给予指示 决断或答复 批准 所以请示的行文具有很强的针对性 2019 12 23 76 2 呈批性 请示是有针对性的上行文 上级机关对呈报的请示事项 无论同意与否 都必须给予明确的 批复 回文 3 单一性 请示应一文一事 一般只写一个主送机关 即使需要同时送其他机关 也只能用抄送形式 4 时效性 请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题 求得上级机关指示 批准的公文 如能够及时发出 就会使问题得到及时解决 2019 12 23 77 2 请示的分类根据内容 性质的不同 请示分为以下三种 1 请求指示性请示 2 请求批准式请示 3 请示批转性请示 2019 12 23 78 3 请示的格式 内容和写作要求请示的组成部分 首部 正文和落款 其各部分的格式 内容和写法要求如下 1 首部 主要包括标题和主送机关两个项目内容 标题 请示的标题一般有两种构成形式 一种是由发文机关名称 事由和文种构成 如 县人民政府关于 的请示 另一种是事由和文种构成 如 关于开展春节拥军优属工作的请示 主送机关 请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关 每件请示只能写一个主送机关 不能多头请示 2019 12 23 79 2 正文 其结构一般由开头 主体和结语等部分组成 开头 主要交代请示的缘由 它是请示事项能否成立的前提条件 也是上级机关批复的根据 原因讲的客观 具体 理由讲的合理 充分 上级机关才好及时决断 予以有针对性的批复 主体 主要说明请求事项 它是向上级机关提出的具体请求 也是陈述缘由的目的所在 这部分内容要单一 只宜请求一件事 另外 请示事项要写的具体 明确 条项清楚 以便上级机关给予明确批复 结语 应另起段 习惯用语一般有 当否 请批示 妥否 请批复 以上请示 请予审批 或 以上请示如无不妥 请批转各地区 各部门执行 等 3 落款 一般包括署名和成文时间两个项目内容 标题写明发文机关的 这里可不再署名 但需加盖单位公章 成文时间 年 月 日 2019 12 23 80 4 注意事项一要遵守 一文一事 的原则 主旨鲜明集中 二要做到材料真实 不要为了让上级领导批准而虚构情况 也不要因为没能认真调查而片面地摆情况 提问题 三要理由要充分 请示事项要明确 具体 四要语气要平实 恳切 以期引起上级的重视 既不能出言生硬 也不要低声下气 2019 12 23 81 四 总结的写作技巧 总结 虽不是党和国家机关公文法规中所确定的正式 主要文种 但它的使用频率之高却是正式 主要文种中许多文种无法相比的 它的使用频率不亚于 通知 报告 与 请示 总结 是对以往工作进行回顾 检查 分析 研究 从中提炼出规律性的东西 用以指导今后工作的一个文种 总结是实践的本质概括 总结就是提高 向后看是为了向前干 这些论断揭示出了总结文种的真谛 2019 12 23 82 1 文种特征 1 总结 与 计划 是一前一后 相辅相成的一对文种 今年的 总结 是对去年 计划 的检验 因此 写 总结 时必须以去年的 计划 做前提 今年的 总结 势必又成为制订明年 计划 的基础 2 总结 不同于 报告 与一般的工作报告相比 总结的理性的成分浓 规律性的东西多 对问题的认识趋向立体化 一般的工作报告 无论是专题性的还是综合性的 其行文的方向都是上行文 而 总结 不但要上报 而且要下发 它属于中性行文 3 总结 可以从不同角度进行分类 从内容上看 有专题性和综合性的工作总结两种 2019 12 23 83 2 总结的结构与写法总结的结构一般包括标题 正文和落款 1 标题 一般包括单位名称 时限和文种 如 单位 年度工作总结 这是常规式标题 还有一种文章式标题 在标题中直接提示主旨或主旨范围 概括内容 多用论点句 2 正文 正文一般包括两部分 前言 简介总结涉及的时段 背景及对工作的总体概括 给人以印象 即 立片言以居要 目的在于给人以总体印象 领起下文 2019 12 23 84 主体 这部分是总结的中心内容 就内容而言 包括已做工作 成绩缺点 对工作的展望和经验教训等 写法比较多样 可以因内容而调整变化 常用的有三种 一是 三段式 结构 即由工作概况 经验体会 今后打算等三部分构成 这是总结的基本写作结构 二是阶段式结构 也可称为时间式 就是根据工作发展中的阶段 按时间先后分成几个部分来写 便于看出整个工作的发展进程和各个阶段的特点 经验 周期比较长而又有明显阶段性的工作 不管是专题性总结还是综合性总结 都宜采用这样的结构 三是并列式结构 按实际活动的不同方面 归类写出 各方面之间不体现时间 方位等顺序关系 只保持内在联系 2019 12 23 85 3 落款 在正文结束后写上总结单位或个人的名称与日期 单位名称在标题中已体现的 正文后可不必重复再署 标题中无单位名称的 署名可在标题下 也可在正文后 个人总结如向上呈报的 署名一般在正文后 如公开发表的 一般署在标题下 单位向上呈报的文件式总结 落款处应加盖公章 2019 12 23 86 3 注意事项 1 了解情况 掌握材料 材料是总结写作的基础 是总结内容的客观依据 对大量材料进行分析 研究 从而归纳出过去没有或与过去不同的情况 不要老生常谈 2 科学分析 总结规律 对新发现要反复研究 论证 找出其