Lotus-Notes-完全使用手册.ppt

LotusNotes使用介绍 将Workspace设为默认界面新建邮件回复邮件转发邮件删除邮件在邮件中添加附件在邮件中添加图片阅读或保存附件 设置邮件中字体的样式在邮件中建立带项目符号的列表对邮件进行拼写检查给要打印的邮件加页眉页脚不必打开邮件先预览邮件内容整理邮件查找邮件邮件备份 将WORKSPACE设为默认界面 Workspace即工作平台 所有的Notes操作都是基于这个工作平台 所以将Workspace设置为默认界面方便你操作Notes 1点击导航栏中的Database图标 2右键单击 Workspace 在弹出的菜单中单击 SetBookmarkasHomepage 返回首页 新建邮件 1从 Create 菜单中选择 Memo 项 或者从操作条中直接选择 NewMemo 2在 TO 一行中 键入收信人的姓名 如果要寄给多个人 在每个姓名后按回车键 BCC 指密送收件人 其它收件人将看不到密送收件人的邮件地址 新建邮件 3收件人姓名可从Sangfei sAdressBook中选择 单击操作条中的 Address 选择收件人后 单击 TO 按钮 提示 以 开头的收件人代表某个组 如 IT指整个IT部门成员 AllSecretary指公司所有秘书 4单击 Subject 行 并在上面敲入邮件内容的概要标题 主题行的作用是让收件人无需打开邮件 就能知道邮件的大概内容 新建邮件 5单击 Subject 行下面的区域 然后在里面键入信件内容 6当一切就绪后 单击 Send 按钮信件就寄出了 返回首页 回复邮件 1在阅读邮件的状态下 单击 Reply 按钮 2 ReplywithHistory 指在回信中加入来信的原文 如果你想把回信发给每一位和你一样收到该信的人 可以单击 ReplytoAll 或 ReplytoAllwithHistory 回复邮件 3键入回信内容 如果你想把这封回信另外再寄给别人 那么就在 TO 一行中填入其它收件人邮箱 或在 CC 和 BCC 中填入抄送收件人名字 4当一切就绪后 单击 Send 按钮信件就寄出了 返回首页 转发邮件 1如果在阅读邮件状态 直接按下 Forward 按钮 如果在视图窗格中 则先选中要转发信件的标题 再按下Forward按钮 2如同新写一封邮件的方法一样 填上收件人的地址 转发邮件 3如果还想加一些注释 那么就在转发邮件内容前面输入你要写的信息 4当一切就绪后 单击 Send 按钮邮件就寄出了 返回首页 删除邮件 分两个步骤 首先告诉Notes哪些邮件要删除 Notes会在这些邮件旁做一个标记 然后让Notes将做了标记的邮件删除 1选中要删除的邮件 单击 Delete 按钮 Notes会把这封邮件做删除标记 提示 如果要取消删除 选中有删除标记的邮件 再单击Delete按钮即可 2如果决定要把有删除标记的邮件删除 可以从 View 菜单中选择 Refresh 项 或按 F9 键 删除邮件 3Notes在每一个有删除标记的邮件旁显示一个废纸篓删除符 如果想查看这些邮件 就打开名为 Trash 的文件夹 返回首页 在邮件中添加附件 1将光标移到准备添加附件的位置 2从 File 菜单中选择 Attach 项 在邮件中添加附件 3选择附件所在的目录 单击你要附加的文件 单击 Create 按钮 返回首页 在邮件中添加图片 1将光标移到准备添加图片的位置 2从 File 菜单中选择 Import 项 在邮件中添加图片 3选择图片所在的目录 单击你要附加的图片 单击 Import 按钮 返回首页 阅读或保存附件 1双击邮件中的附件图标 2单击 View 按钮或 Launch 按钮都可以阅读附件的内容 View 和 Launch 的区别 View 是在Notes下直接阅读附件内容 阅读状态下不可以对附件内容进行编辑修改 Launch 是运行生成该附件的软件来打开附件 阅读状态下可以对附件内容进行修改 阅读或保存附件 3如果想把附件保存在硬盘 单击 Detach 按钮 然后选择存放位置和确定文件名 返回首页 设置邮件中字体的样式 1先选中文本 2从 Text 菜单中选择 TextProperties 项 Notes将弹出一个属性框 设置邮件中字体的样式 3从 Font 框中选择字体 在 Size 框中选择字体的大小 4如果要改变颜色 单击 Color 框右端的下箭头 然后单击你需要的颜色 设置邮件中字体的样式 5如果要改变文本的样式 就在 Style 框中选择 某些样式还可以复选 6完成后 单击属性框右上角的 X 将它关闭 返回首页 在邮件中建立带项目符号的列表 1将光标移到你要建立新列表的起始位置 2从 Test 菜单中选择 List 项 再从 List 子菜单选择 Bullet 项 在邮件中建立带项目符号的列表 3输入第一项内容 按回车键 然后输入下一项内容 直到全部输完 4再从 Test 菜单中选择 List 项 从 List 子菜单选择 Bullet 项 Notes会自动停止产生项目符号 返回首页 对邮件进行拼写检查 1当你在新建或编辑邮件时 从 Edit 菜单中选择 CheckSpelling 项 2如果Notes发现了有拼写错误的单词会突出显示它 对邮件进行拼写检查 3你只需在 Replace 框中改正单词或从 Guess 框中单击正确的单词 如果Notes找出的单词并非错字 那么单击 Skip 按钮 然后单击Replace按钮的话 Notes将用 Replace 框中的单词替换邮件中的错字 4重复第2步和第3步 直到Notes告诉你拼写检查全部完成 这时单击OK按钮 返回首页 给要打印的邮件加页眉页脚 1打开要打印的邮件 从Edit菜单中选择 Properties 项 Notes会显示一个属性框 2单击属性框中的打印附签 给要打印的邮件加页眉页脚 3如果你想给邮件添加页眉 先单击 Header 单选按钮 然后在文本框中输入页眉文本 输入完毕 单击文本框左边的 对勾 保存文本 也可单击 X 按钮取消文本 重新输入新内容 4如果要加入页脚 先单击Footer单选按钮 然后在文本框中加入页脚文本 给要打印的邮件加页眉页脚 5如果要加入页号 日期 时间或文档标题 使用文本框下面的这些按钮 6要关闭属性框 单击它右上角的 X 给要打印的邮件加页眉页脚 7打印邮件 从File菜单中选择Print项 或直接按CTRL P键 返回首页 不必打开邮件先预览邮件内容 不打开邮件先预览邮件内容 可以帮你节省打开邮件的时间 另外也有助于在未打开邮件的情况下及时删除病毒邮件 1从 View 菜单中选择 DocumentPreview 项 再从其子菜单中 ShowPreview 项 Notes会打开预览窗格 并在其中显示邮件的内容 2你想预览哪个邮件 只需单击该邮件标题 关闭预览窗格 只需从 View 菜单中再次选择 DocumentPreview 的 ShowPreview 返回首页 整理邮件 如果把所有的邮件都保存在Inbox文件夹中 随着邮件越来越多 邮件很难查找 最好的方法是将它们归类到不同的文件夹中 文件夹的个数由你决定 1在阅读邮件的状态 单击 MovetoFolder 按钮 2Notes会显示所有已存在的文件夹 你想把邮件移入哪个文件夹 单击该文件夹 然后跳到第5步 若没有你需要的文件夹 则单击 CreateNewFolder 按钮 整理邮件 3键入文件夹名 单击 OK 按钮 4单击新建的文件夹 单击 Move 或 Add 按钮 Move 相当于移动文件 Add 相当于拷贝文件 另外 在视图窗格下 移动邮件的方法是用鼠标点住邮件的标题 并把它拖到希望邮件放入的文件夹中 若要把邮件拷贝到文件夹中 则在拖动邮件的同时按住 Ctrl 键 返回首页 查找邮件 1在视图窗格中显示有文档标题时 从 View 菜单中选择 SearchBar 项 Notes会在视图窗格上方显示搜索条 2在搜索条的 SearchFor 框中输入你要查找的文本 单击 Search 按钮 Notes会显示包含你要查找的文本的邮件标题 查找邮件 3查找完毕后 单击 ClearResults 按钮 所有邮件标题都显示回来 4关闭搜索条 只需单击右上方的 X 返回首页 邮件备份 将邮件备份到本地盘 然后将邮件箱中的邮件删除 可以减少占用邮件箱容量 提高邮件收发速度 备份所有邮件 1打开要做备份的邮件箱 从 File 菜单中选择 Database 项 然后从子菜单中选择 NewCopy 2在 Title 和 File 框中填入备份邮件数据库名称 提示 File 框中的名称指存放在本地盘的邮件备份数据库名称 Title 框中的名称指在Workspace中邮件备份数据库图标的名称 邮件备份 3单击文件夹图标 选择备份邮件数据库存放的位置 按OK后 邮件开始备份 4备份完毕后 如果想查看备份邮件数据库 在Workspace中双击该数据库图标即可 提示 Workspace中的数据库图标是本地盘邮件备份数据库文件的快捷方式 若