市场活动申报及费用报销流程制度.doc

市场活动申报及费用报销流程V1.0版在市场活动申报及费用报销流程的实际操作过程中，通过不断简化工作环节，建立和逐步完善相应管理制度和流程。但就目前的情况来看，仍然存在一定的问题，例如，申报审批报销流程不清楚、申报方案填写不规范、合同填写不完整不准确、请款单填写不规范等，为了避免今后再发生类似的情况，企划部重新梳理并修正了市场活动申报及费用报销流程制度。一、 各区域市场费用分配及使用原则1.1 分配原则当月可用费用额度=上月贡献率*当月可用费用总额度，其中月贡献率当月区域销量当月销量总额100% ，以7月份为例：区域6月实际销量销量贡献率可获费用支持（RMB:元）华南409621.52%43034华东一299815.75%31498华北二14767.75%15507西北13717.20%14404华东二200410.53%21055华北一 10305.41%10822华北四9635.06%10118东南9515.00%9992西南16168.49%16978东北8514.47%8941华中7293.83%7659华北三5212.74%5474辽宁4302.26%4518总计19036100%2000001.2 使用原则1.2.1原则上当月可用费用额度，只限在当月使用并报销，不得超标。如有超标，须呈报特别申请，申请内容的撰写要求需满足“要做什么？目标是什么？”、“怎么做？为此要准备哪些物料或宣传？”、“为了达成目标需要的费用是多少？费用明细及具体情况，如DM单印刷需写明尺寸、克数、单面或双面、几色印刷、胶版纸或铜版纸等信息”，此项规定请参照“市场活动申报及费用报销流程2.1.2”及“常规采购和其他合同填写标准4.1采购订单填写规范”等相关信息。1.2.2当月可用费用如有余额，只可延长至下一月使用，逾期作废。1.2.3为了控制单台机器的促销成本，总部已给予支持或奖励的促销机型不允许地方再做累加促销。二、 市场活动申报及费用报销流程2.1 市场活动申报及审批流程2.1.1 各地业务提报市场活动申请市场专员审核大区主管审批销售服务部审批销售总经理审批企划部总监审批会签通过后由企划部监督活动执行市场专员区域主管（区长）销售服务部业务部销售总经理企划部总监审核通过 审批通过 审批通过 审批通过 审批通过 审批未通过 企划部审批未通过 审批未通过 审批未通过 24小时内邮件通知并监督执行 5个工作日内提交采购订单（合同）电子档业务提报市场活动申请 审批未通过 2.1.2 注意事项l 以下情况将视为无效申请，企划部不予受理：a. 未使用最新版本市场活动申请表格式提交申请（见附件“市场活动申请表-范本.doc”）；b. 活动说明不详尽（活动说明应包括活动主题、活动目的、活动时间、活动地点、申请费用、活动详述等）。l 以下情况，区域活动不允许执行，否则不予报销：a. 申报审批未最后通过；b. 未及时提交采购订单或合同（得到活动申报审批通过确认邮件后5个工作日内，销售或市场专员务必提交）；c. 未提供刊前广告位置图片说明和发布计划（限广告发布项目，如平面广告、户外广告等）。2.2 市场活动费用报销流程2.2.1 各地业务提交采购订单（合同）电子档市场专员审核企划部审批法务部审批各地业务提交结案用文件企划部审核财务部付款市场专员企划部法务部财务部提交采购订单（采购合同）电子档审批通过 审批通过 审批未通过 审批未通过 提交结案用文件审批通过 审批通过 业务审批未通过 审批通过 2.2.2 注意事项l 以下情况，企划部不予请款受理：a. 未使用最新版本采购订单格式提交申请（见附件“采购订单-范本.doc”）；b. 采购订单填写内容不完整（特别是采购项目的说明不详细，见“4.1采购订单填写规范”）；c. 请款结案用文件提供不完整；d. 请款结案用文件为按照要求顺序粘贴提供。l 其他：a. 如发生需要平台商代垫第三方（店面、活动公司等）费用时，需在活动申请时注明，结案报销时需同时提供付款委托书和第三方的收款证明；b. 结案用文件包括请款单、发票原件、加盖合同章的采购订单或与制作商签订的合同、制作的物料成品或照片、活动现场照片、付款委托书等；c. 请款结案用文件粘贴顺序：请款单+发票+费用黏贴单+费用审批报告+采购订单+（付款委托书）+物料实物或照片；d. 特别提醒：请款单、发票开具单位和合同签订单位以及银行账号信息必须统一；e. 原则上需提供地税发票，如广告、促销、活动费用等。三、 市场活动合同审核及费用报销时间3.1 市场活动合同审核时间3.1.1 每周五企划部会将合格的待审批采购订单（合同）电子档送交法务部审批，并在24小时内邮件通知相关活动申报人审批结果；3.1.2 迟于每周四中午前提交的采购订单（合同）电子档，本周不予受理。3.2 市场活动结案请款时间3.2.1 每周三企划部会将合格的待结案报销送交财务部，并在24小时内邮件通知相关活动申报人；3.2.2 迟于每周二中午前收到的市场活动结案请款申请，本周不予受理；3.2.3 付款周期自财务部收到合格的市场活动结案请款资料之日起，60天内支付。四、 常规采购和其他合同填写标准4.1 采购订单填写规范4.1.1 彩页a. 举例如下：成品规格（W*H）210*285mm，金东157g光铜，正背四色印刷b. 规格描述需要填写成品规格（比如210*285mm）+纸张的品牌（比如金东）+纸张的克重（比如157g）+纸张的种类（比如光铜纸或无光铜纸或胶版纸）+ 印数（比如单面或正背）+印刷工艺（比如四色或单黑）+后期（比如覆膜或过油或UV）。4.1.2 条幅a. 举例如下：成品规格（W*H）300*50cm，室外红色条幅布丝印白色字b. 规格描述需要填写成品规格（比如500*60cm）+应用场所（比如室内或室外）+布料（比如条幅布或写真布）+印刷工艺（比如丝印或热转印或写真喷绘）+字的颜色（比如白色或黄色）。4.1.3 展板a. 举例如下： 成品规格（W*H）60*90cm，高光相纸喷绘覆亚膜，裱KT板，包边b. 规格描述需要填写成品规格（比如60*90cm）+印刷工艺（比如高光相纸喷绘）+后期（比如裱KT板、覆亚膜或亮膜、包边）。4.1.4 其他4.2 其他合同可以使用企划部提供的合同范本4.2.1 企划部提供“市场活动申请表-模板”、“采购订单-模板”、“付款委托书-模板”、“收款证明-模板”、“户外广告发布制作合同-模板”、“墙体广告发