合肥研究院经济业务报销控制流程.doc

附件1经济业务报销审批流程控制文档编制部门财务资产处流程编码hfyjy-bx-zlc-01流程目的规范经济业务报销审批流程流程层次4主管领导匡光力适用范围研究院范围内流程节点工作内容工作标准（要求)责任人实施证据制度依据1对1万元以内（不含1万，下同）经济业务进行审批，对1万元以上的经济业务进行审核1、审核经济业务的真实性、合理性、相关性；2、三人以下课题组经费开支应由中心、室领导审批；三人及以上课题组长的签批权，中心、室领导授权；3、各级负责人本人经办的支出事项不得自行审批，也不得交由其他人经办，自行审批，必须由其他平级负责人或上一级领导审批。（下同）4、经济业务报销必须由相关业务的审批责任人进行审批，未经授权，不得由他人代签。（下同）课题负责人(中心/室领导、行政部门负责人)报销单、借款单等审核审批记录中国科学院合肥研究院财务报销及借款管理规定2对1-5万元的经济业务进行审批1、对经济业务的真实性、合理性、相关性审查；2、审批课题负责人经办的经济业务。中心（室）领导、行政部门负责人报销单、借款单等审核审批记录3对5-100万元的经济业务进行审批对经济业务的真实性、合理性、相关性审查。原则上分管财务院(所)长分管院(所)长报销单、借款单等审核审批记录4对100-500万元的经济业务进行审批对经济业务的真实性、合理性、相关性审查。院(所)长报销单、借款单等审核审批记录5对500万元以上的经济业务进行审批对经济业务的真实性、合理性、相关性审查。院长报销单、借款单等审核审批记录附件2差旅费报销流程控制文档编制部门财务资产处流程编码hfyjy-bx-01流程目的规范差旅费的管理及使用流程层次3主管领导匡光力适用范围研究院范围内流程节点工作内容工作标准（要求)责任人实施证据制度依据1填制出差报告单根据科研及工作任务的需要，提出出差申请，申请内容包括出差人员、工作任务、出差地点、交通工具及计划时间等。出差人出差报告单1、中国科学院合肥物质科学研究院差旅费管理办法2、中国科学院合肥研究院财务报销及借款管理规定2审批出差报告单结合科研及工作任务的需要，判断出差的必要性。课题负责人、部门负责人出差报告单3填制报销单及整理报销单据1、报销单必须注明出差人员、事由、行程、时间；2、报销会议差旅，必须提供会议通知；3、外地差旅，需提供往返车票，特殊情况需作出说明；4、机票必须附登机牌；5、差旅费一事（次）一报，报销附出差报告单；6、涉及需证明经济业务的事项，需证明人签字证明经济业务的真实性；7、超标准乘坐交通工具应按规定批准。出差人报销单、借款单、出差报告单、原始单据4履行相应的经济业务报销审批流程（执行经济业务报销审批流程控制文档）审查经济业务真实性、合理性、相关性。相关审批责任人报销单等审核审批记录5财务审核（合法合规性审核）1、审核票据是否合规，金额是否准确。包括原始凭证是否合规，差旅补助是否符合标准，是否填列出差人员、差旅事由、差旅时间等，是否存在会议（培训）通知未明确的会务费及培训费支出，是否夹带餐饮票据等；2、超标准乘坐交通工具是否经过审批；3、出差报告单、会议通知、登机牌以及相关解释说明是否齐全，内容是否真实；4、行程与任务是否相关，与出差报告是否相符；5、是否有大量连号出租车发票；6、是否存在自我审批；7、是否符合预算控制要求。会计审核记录6出纳付款对报销单付款的相关内容进行审核。出纳付款记录差旅费报销流程主要风险关键控制文档流程节点工作内容主要风险关键控制控制措施责任人实施证据2审批出差报告单出差事项的真实性、必要性、相关性、合理性。1、审批人、证明人和经办人职责的分离；2、不同额度执行不同的审批流程。1、结合科研及工作任务的需要，判断出差的必要性；2、审查经济业务真实性、合理性、相关性；3、严格执行经济业务报销审批流程，回避自我审批。课题负责人、部门负责人出差报告单审批记录4履行相应的经济业务报销审批流程（执行经济业务报销审批流程控制文档）相关审批责任人报销单等审核审批记录5财务审核（合法合规性审核）1、虚构事项、用假发票套取经费；2、出差时间较长无相关事由；3、无原始单据，报销出差补助及交通费。1、审核原始凭证合规性、合法性；2、审核经济业务真实性、合理性、相关性。1、认真审核原始凭证的真伪；2、差旅费一事（次）一报；3、机票必须附登机牌；4、无原始单据，报销出差补助及交通费需详细说明事由并经相关人员证明，领导签批；5、出差时间较长与任务的相关性；6、行程与任务是否相关，与出差报告是否相符；7、是否有大量连号出租车发票；8、是否存在自我审批；9、是否符合预算控制要求。会计审核记录附件3公务接待费报销流程控制文档编制部门综合处、财务资产处流程编码hfyjy-bx-02流程目的规范公务接待费的管理及使用流程层次3主管领导匡光力适用范围研究院范围内流程节点工作内容工作标准（要求)责任人实施证据制度依据1填制公务招待（用餐）审批单1、填制公务招待（用餐）审批单,需注明来访单位、来访人数、陪客人数、公务招待事项、招待标准及金额。要求填写完整，内容真实；2、公务招待安排在研究院内部场所需填制公务招待（用餐）审批单或登记研究院公务招待具体情况表，其中“经办人”应为具有签单权限的单位负责人或经其授权的本单位招待人员。经办人公务招待（用餐）审批单1、中科院合肥物质科学研究院公务招待管理暂行规定2、中国科学院合肥研究院财务报销及借款管理规定 2审批公务招待（用餐）审批单1、对公务接待的真实性和标准进行审查；2、各研究所（中心、循环院）要经本单位分管领导或授权负责人审批，研究院机关和信息中心由研究院分管领导或授权负责人审批，科学岛服务中心、科技学校由本部门主要负责人审批。审批人公务招待（用餐）审批单3实施招待1、公务招待一般安排在研究院内部场所进行；2、根据情况确需在院外进行的，要遵循简约、俭朴的要求，从严控制次数和规模；3、公务招待用餐不上高档酒店，不上高档菜肴，不上高档酒水，不上香烟。提倡自助餐或份餐，但也要注意节俭。经办人实际招待记录4填制报销单及整理报销单据报销单、发票和公务招待（用餐）审批单（院内场所招待可使用研究院公务招待具体情况表）齐备。经办人员报销单5履行相应的经济业务报销审批流程（执行经济业务报销审批流程控制文档）审核经济业务真实性、合理性、相关性。相关审批责任人报销单审核审批记录6财务审核（合法合规性审核）1、审核票据是否合规，金额是否准确；2、招待费是否超出审批单的标准；3、不得有香烟、高档菜肴，高档酒水；4、报销单应附公务招待（用餐）审批单或研究院公务招待具体情况表；5、不得有个人餐费发票；6、是否存在自我审批；7、是否符合预算控制要求。会计审核记录7出纳付款对报销单付款的相关内容进行审核。出纳付款记录公务接待费报销流程主要风险关键控制文档流程节点工作内容主要风险关键控制控制措施责任人实施证据2审批公务招待（用餐）审批单公务招待事项的真实性、必要性、相关性、合理性。1、审批人、证明人和经办人职责的分离；2、不同额度执行不同的审批流程。1、对公务接待的必要性和标准进行审查；2、审核经济业务真实性、合理性、相关性；3、各研究所（中心、循环院）要经本单位分管领导或授权负责人审批，研究院机关和信息中心由研究院分管领导或授权负责人审批，科学岛服务中心、科技学校由本部门主要负责人审批；4、严格执行经济业务报销审批流程，回避自我审批。审批人公务招待（用餐）审批单审批记录5履行相应的经济业务报销审批流程（执行经济业务报销审批流程控制文档）相关审批责任人报销单审核审批记录6财务审核（合法合规性审核）虚构事项、用假发票套取经费。1、审核原始凭证合规性、合法性；2、审核经济业务真实性、合理性、相关性。1、审核票据是否合规，金额是否准确；2、招待费是否超出审批单的标准；3、不得有香烟、高档菜肴，高档酒水；4、报销单应附公务招待（用餐）审批单或研究院公务招待具体情况表；5、不得有个人餐费发票；6、是否存在自我审批；7、是否符合预算控制要求。会计审核记录附件4会议费报销流程控制文档（培训费参照执行）编制部门综合处、科研规划处、财务资产处流程编码hfyjy-bx-03流程目的规范会议费的管理及使用流程层次3主管领导匡光力适用范围研究院范围内流程节点工作内容工作标准（要求)责任人实施证据制度依据1填制合肥研究院举办科研学术类会议审批表、主办（承办）院外工作会议申请表、会议通知或申请报告1、举办科研学术会议的单位，在会议日前至少两周，将会议书面申请和合肥研究院科研学术类会议审批表送交研究院科研规划处审核；2、主办（承办）院外工作会议应在举办会议前填报主办（承办）院外工作会议申请表；3、科研业务及行政类会议在举办会议前需提供会议通知或申请报告。经办人合肥研究院举办科研学术类会议审批表、主办（承办）院外工作会议申请表、会议通知或申请报告1、中科院合肥物质科学研究院管理行政类会议管理暂行办法2、中科院合肥物质科学研究院科研学术类会议管理暂行办法3、中国科学院合肥研究院会议费管理办法4、中国科学院合肥研究院财务报销及借款管理规定2审核合肥研究院举办科研学术类会议审批表、主办（承办）院外工作会议申请表、会议通知或申请报告1、对会议的必要性、真实性进行审核；2、科研学术会议由科研规划处负责人审核；主办（承办）院外工作会议由主办（承办）单位、部门负责人审核；科研业务类会议由科研管理部门负责人审核；行政类会议由部门负责人审核。科研规划处负责人、主办（承办）单位（部门）负责人、科研管理部门负责人合肥研究院举办科研学术类会议审批表、主办（承办）院外工作会议申请表、会议通知或申请报告审核记录3审批合肥研究院举办科研学术类会议审批表、主办（承办）院外工作会议申请表、会议通知或申请报告1、对会议的必要性、真实性进行审查；2、举办科研学术会议，经科研规划处审核后报院主管领导批准；主办（承办）院外工作会议，经分管院领导和主要院领导批准；3、科研业务及行政类会议由分管领导批准。院（所）主管领导合肥研究院举办科研学术类会议审批表、主办（承办）院外工作会议申请表、会议通知或申请报告审批记录4编制会议经费开支预算表会议主办或承办单位应凭会议批件，在会议开始前填写会议经费开支预算表，详细说明会议名称、召开的理由、主要内容、会议时间、参会人数、所需经费及列支渠道等。经办人会议经费开支预算表5审核会议经费开支预算表1、中心（室）负责人对会议规模及会期进行审核；财务管理部门对经费开支渠道以及预算的标准进行复核；科研管理部门对相关内容进行复核；2、行政类会议涉及经费安排的，参照执行。中心负责人，财务部门负责人及主管，科研管理部门负责人会议经费开支预算表审核记录6审批会议经费开支预算表对会议经费开支预算表进行审查，审查内容的真实性、合理性、相关性。主管院（所）领导及二级机构主要负责人会议经费开支预算表审批记录7会议实施1、会议应尽量使用单位内部的宾馆、招待所、会议室和车辆；2、确需在院外召开的，原则在四星级以下(含四星)饭店、宾馆召开；3、会议应精简高效，严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量和效率；4、不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,安排自助餐,严禁提供高档菜肴,不安排宴请,不上烟酒；会议会场一律不摆花草,不制作背景板,不提供水果、点心；5、不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。经办人会议原始单据以及过程记录（参会人员签到表等）8填制报销单及整理报销单据报销单、发票、会议批件、会议通知、会议预算表、参会人员签到表、费用明细结算票据等凭证齐备。经办人员报销单9履行相应的经济业务报销审批流程（执行经济业务报销审批流程控制文档）审核经济业务真实性、合理性、相关性。相关审批责任人报销单审核审批记录10财务审核（合法合规性审核）1、审核票据是否合规，金额是否准确；2、会议费是否超预算；3、是否有高档菜肴和烟酒；4、是否有花草、背景制作、水果、点心等费用；5、会议费报销是否提供会议批件、会议通知、会议预算表、参会人员签到表、费用明细结算票据等凭证；6、应严格按规定审核会议费开支,对超范围、超标准开支的经费不予报销；7、是否存在自我审批；8、是否符合预算控制要求。会计审核记录11出纳付款对报销单付款的相关内容进行审核出纳付款记录会议费报销流程主要风险关键控制文档（培训费参照执行）流程节点工作内容主要风险关键控制控制措施责任人实施证据3审批合肥研究院举办科研学术类会议审批表、主办（承办）院外工作会议申请表、会议通知或申请报告1、会议事项的真实性、必要性、相关性、合理性；2、重点关注以会议费名义，变相报销其他经济活动支出；3、增加会议天数和人数，变相提高会议总经费控制标准。1、审批人、证明人和经办人职责的分离；2、不同额度执行不同的审批流程；3、会议的过程记录。1、对会议的必要性、真实性进行审查；2、举办科研学术会议，经科研规划处审核后报院主管领导批准；主办（承办）院外工作会议，经分管院领导和主要院领导批准；3、科研业务类会议由分管领导批准。院（所）主管领导合肥研究院举办科研学术类会议审批表、主办（承办）院外工作会议申请表、会议通知或申请报告审批记录5审核会议经费开支预算表1、中心（室）负责人对会议规模及会期进行审核；财务管理部门对经费开支渠道以及预算的标准进行复核；科研管理部门对相关内容进行复核；2、行政类会议涉及经费安排的，参照执行。中心负责人，财务部门负责人及主管，科研管理部门负责人。会议经费开支预算表审核记录7会议实施1、会议应尽量使用单位内部的宾馆、招待所、会议室和车辆；2、确需在院外，原则在四星级以下(含四星)饭店、宾馆召开；3、会议应精简高效，严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量和效率；4、不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,安排自助餐,严禁提供高档菜肴,不安排宴请,不上烟酒；会议会场一律不摆花草,不制作背景板,不提供水果、点心；5、不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。经办人会议原始单据以及过程记录（参会人员签到表等）9履行相应的经济业务报销审批流程（执行经济业务报销审批流程控制文档）严格执行经济业务报销审批流程，回避自我审批。相关审批责任人报销单审核审批记录10财务审核（合法合规性审核）1、虚构事项、用假发票套取经费；2、会议标准是否符合规定。1、审核原始凭证合规性、合法性；2、审核经济业务真实性、合理性、相关性。1、审核票据是否合规，金额是否准确；2、会议费是否超预算；3、是否有高档菜肴和烟酒；4、是否有花草、背景制作、水果、点心等费用；5、会议费报销是否提供会议批件、会议通知、会议预算表、参会人员签到表、费用明细结算票据等凭证；6、应严格按规定审核会议费开支,对超范围、超标准开支的经费不予报销；7、是否存在自我审批；8、是否符合预算控制要求。会计审核记录附件5设备购置费报销流程控制文档编制部门财务资产处流程编码hfyjy-bx-04流程目的规范设备购置费的管理及使用流程层次3主管领导匡光力适用范围研究院范围内流程节点工作内容工作标准（要求)责任人实施证据制度依据1填写合肥研究院器材订货请购单1、申请人在提出请购前应先进行市场调查，查询价格、供货商、产品质量等信息；2、采购申请需说明必要性，且注明货物的名称、规格、数量、单价及金额等；经办人合肥研究院器材订货请购单1、中国科学院合肥研究院经济活动内部控制规范（试行）2、中国科学院合肥物质科学研究院采购及外协管理暂行办法3、中国科学院合肥物质科学研究院政府采购管理暂行规定4、中国科学院合肥物质科学研究院固定资产管理办法5、中国科学院合肥研究院财务报销及借款管理规定 2审核合肥研究院器材订货请购单1、采购货物申请报资产及科研管理部门进行审核，审核采购的必要性、价格的合理性、供应商的资质及信誉、经费来源等；2、属政府采购的，未列入政府采购预算及追加预算的采购项目，不得实施采购。资产及科研部门主管人员合肥研究院器材订货请购单审核记录3审批合肥研究院器材订货请购单主管领导或者部门负责人对上述相关内容进行审查，审查内容的真实性、合理性、相关性，并根据授权批准的权限进行审批。主管领导或者部门负责人合肥研究院器材订货请购单审批记录4按照采购程序确定供应商1、询价、招标，确定供应商；2、属政府采购的，按政府采购的规定执行。相关部门经办人员询价、招标等记录5签订合同1、一次向供方采购设备，金额大于（含）5000元时应签订采购合同或协议，明确品名、规格、数量、金额、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等；2、审核合同的正确性、完整性、有效性。委托代理人合同审核、审批、签订记录6实施采购按采购合同需付进度款的，填借款单到财务办理借款，借款审批同报销审批流程（提供采购合同及请购单）。经办人借款单、采购合同文本、请购单记录7设备验收及入库1、资产及相关部门按验收的相关规定及流程现场验收，并填写中科院合肥物质科学研究院进货检验、复核记录单及器材购进/安装验收单（10万元及以上），且办理设备的入库手续，填制合肥物质科学研究院设备、材料直发单或入库单；2、设备验收入库应查验合格证明等资料的完整性、有效性。资产部门主管人员及相关专业人员中科院合肥物质科学研究院进货检验、复核记录单、器材购进/安装验收单、合肥物质科学研究院设备、材料直发单或入库单记录8填制报销单及整理报销单据报销单、购货发票、合肥研究院器材订货请购单、采购合同、中科院合肥物质科学研究院进货检验、复核记录单、器材购进/安装验收单（10万元及以上）、合肥物质科学研究院设备、材料直发单或入库单等。经办人报销单及附件记录9履行相应的经济业务报销审批流程（执行经济业务报销审批流程控制文档）审核经济业务真实性、合理性、相关性。相关审批责任人报销单审核审批记录10财务审核（合法合规性审核）1、审核票据是否合规，金额是否准确；2、相关附件是否齐全；3、经济业务是否真实，程序是否合规；4、是否存在自我审批；5、是否符合预算控制要求。会计审核记录11出纳付款对报销单付款的相关内容进行审核出纳付款记录设备购置费报销流程主要风险关键控制文档流程节点工作内容主要风险关键控制控制措施责任人实施证据3审批合肥研究院器材订货请购单1、采购必要性；2、预算相符性。1、采购事项的真实性、必要性、相关性、合理性；2、采购程序及合同签订的规范性。3、审批人、证明验收人和经办人职责的分离。4、不同额度执行不同的审批流程。5、验收岗位的职责是否履行到位。6、采购的过程记录是否完整。根据项目任务书、预算文件以及调整报告等资料判断。主管领导或者部门负责人合肥研究院器材订货请购单审批记录4按照采购程序确定供应商1、属政府采购的，未按政府采购相关规定执行；2、招标程序不规范；3、非招标采购方式的，未按规定的程序执行。1、加强采购方式以及采购过程的审查；2、加强使用部门人员和招标业务人员的素质培训，严格执行招投标管理办法；3、监察审计等相关管理部门进行招标全过程的监督。相关部门经办人员询价、招标等记录5签订合同1、供应商的资质和信誉是否符合要求；2、合同条款是否合理合法。专业技术人员和合同主管部门进行严格审核，必要时请法律顾问把关。委托代理人合同审核、审批、签订记录7设备验收及入库验收过程草率，流于形式。1、加大检查的力度，严格按照相关制度规定进行验收活动；2、监审等部门加强监督管理；3、实物查验、合格证明等资料收集。资产部门主管人员及相关专业人员中科院合肥物质科学研究院进货检验、复核记录单、器材购进/安装验收单、合肥物质科学研究院设备、材料直发单或入库单记录9履行相应的经济业务报销审批流程（执行经济业务报销审批流程控制文档）审批控制流程执行不到位。严格执行经济业务报销审批流程，回避自我审批。相关审批责任人报销单审核审批记录10财务审核（合法合规性审核）虚构事项、用假发票套取经费。1、审核原始凭证合规性、合法性；2、审核经济业务真实性、合理性、相关性。1、审核票据是否合规，金额是否准确；2、相关附件是否齐全；3、经济业务是否真实，程序是否合规；4、是否存在自我审批；5、是否符合预算控制要求。会计审核记录附件6材料费报销流程控制文档编制部门财务资产处流程编码hfyjy-bx-05流程目的规范材料费的管理及使用流程层次3主管领导匡光力适用范围研究院范围内流程节点工作内容工作标准（要求)责任人实施证据制度依据1填写合肥研究院器材订货请购单1、申请人在提出请购前应先进行市场调查，查询价格、供货商、产品质量等信息；2、采购申请需说明此必要性，且注明货物的名称、规格、数量、单价及金额等。经办人合肥研究院器材订货请购单1、中国科学院合肥研究院经济活动内部控制规范（试行）2、中国科学院合肥物质科学研究院采购及外协管理暂行办法3、中国科学院合肥物质科学研究院政府采购管理暂行规定4、中国科学院合肥研究院财务报销及借款管理规定 2审核合肥研究院器材订货请购单1、采购货物申请报资产及科研管理部门进行审核，审核采购的必要性、价格的合理性、供应商的资质及信誉、经费来源等；2、属政府采购的，未列入政府采购预算及追加预算的采购项目，不得实施采购。资产及科研部门主管人员合肥研究院器材订货请购单审核记录3审批合肥研究院器材订货请购单主管领导或者部门负责人对上述相关内容进行审查，审查内容的真实性、合理性、相关性，并根据授权批准的权限进行审批。主管领导或者部门负责人合肥研究院器材订货请购单审批记录4按照采购程序确定供应商1、询价、招标，确定供应商；2、属政府采购的，按政府采购的规定执行。相关部门经办人员询价、招标等记录5签订合同一次向供方采购材料，金额大于（含）5000元（具体金额按各单位规定执行）时应签订采购合同或协议，明确品名、规格、数量、金额、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等。委托代理人合同审核、审批、签订记录6实施采购按采购合同需付进度款的，填借款单到财务办理借款，借款审批同报销审批流程（提供采购合同及请购单）。经办人借款单、采购合同文本、请购单记录7材料验收及入库资产及相关部门按验收的相关规定及流程现场验收，并填写中科院合肥物质科学研究院进货检验、复核记录单，且办理材料的入库手续，填制合肥物质科学研究院设备、材料直发单或入库单。资产部门主管人员及相关专业人员中科院合肥物质科学研究院进货检验、复核记录单、合肥物质科学研究院设备、材料直发单或入库单记录8填制报销单及整理报销单据报销单、购货发票、合肥研究院器材订货请购单、采购合同、中科院合肥物质科学研究院进货检验、复核记录单、合肥物质科学研究院设备、材料直发单或入库单等。经办人报销单及附件记录9履行相应的经济业务报销审批流程（执行经济业务报销审批流程控制文档）审核经济业务真实性、合理性、相关性。相关审批责任人报销单审核审批记录10财务审核（合法合规性审核）1、审核票据是否合规，金额是否准确；2、相关附件是否齐全；3、经济业务是否真实，程序是否合规；4、是否存在自我审批；5、是否符合预算控制要求。会计审核记录11出纳付款对报销单付款的相关内容进行审核出纳付款记录材料费报销流程主要风险关键控制文档流程节点工作内容主要风险关键控制控制措施责任人实施证据3审批合肥研究院器材订货请购单1、采购必要性；2、预算相符性。1、采购事项的真实性、必要性、相关性、合理性；2、采购程序及合同签订的规范性；3、审批人、证明验收人和经办人职责的分离；4、不同额度执行不同的审批流程；5、验收岗位的职责是否履行到位；6、采购的过程记录是否完整。根据项目任务书、预算文件以及调整报告等资料判断。主管领导或者部门负责人合肥研究院器材订货请购单审批记录4按照采购程序确定供应商1、属政府采购的，未按政府采购相关规定执行；2、招标程序不规范；3、非招标采购方式的，未按规定的程序执行。1、加强采购方式以及采购过程的审查；2、加强使用部门人员和招标业务人员的素质培训，严格执行招投标管理办法；3、监察审计等相关管理部门进行招标全过程的监督。相关部门经办人员询价、招标等记录5签订合同1、供应商的资质和信誉是否符合要求；2、合同条款是否合理合法。专业技术人员和合同主管部门进行严格审核，必要时请法律顾问把关。委托代理人合同审核、审批、签订记录7材料验收及入库验收过程草率，流于形式。1、加大检查的力度，严格按照相关制度规定进行验收活动；2、监审等部门加强监督管理；3、合格证明等证据的完整性、有效性。资产部门主管人员及相关专业人员中科院合肥物质科学研究院进货检验、复核记录单、合肥物质科学研究院设备、材料直发单或入库单记录9履行相应的经济业务报销审批流程（执行经济业务报销审批流程控制文档）审批控制流程执行不到位。严格执行经济业务报销审批流程，回避自我审批。相关审批责任人报销单审核审批记录10财务审核（合法合规性审核）虚构事项、用假发票套取经费。1、审核原始凭证合规性、合法性；2、审核经济业务真实性、合理性、相关性。1、审核票据是否合规，金额是否准确；2、相关附件是否齐全；3、经济业务是否真实，程序是否合规；4、是否存在自我审批；5、是否符合预算控制要求。会计审核记录附件7测试化验加工费报销流程控制文档编制部门科研规划处、技术科研处、科技发展处、财务资产处流程编码hfyjy-bx-06流程目的规范测试化验加工费管理及使用流程层次3主管领导匡光力适用范围研究院范围内流程节点工作内容工作标准（要求)责任人实施证据制度依据1填写合肥研究院器材订货请购单或合肥研究院外协业务申请单1、属采购范畴的，指研究院以有偿方式获得的委托研制、加工、生产的各类仪器、设备、原材料、辅料、软件等商品，填写合肥研究院器材订货请购单； 2、属外协范畴的，指带料加工或委托外单位协作进行实验、测试、计算分析等发生的费用，填写合肥研究院外协业务申请单；3、申请人在提出申请前应先进行市场调查，查询供方产品的质量、价格、交货能力等情况；4、外协加工申请需说明必要性，并注明产品规格、功能要求、性能要求、工艺要求、经费开支的渠道及预算情况。经办人合肥研究院器材订货请购单/合肥研究院外协业务申请单1、中国科学院合肥研究院经济活动内部控制规范（试行）2、中国科学院合肥物质科学研究院采购及外协管理暂行办法3、中国科学院合肥物质科学研究院政府采购管理暂行规定4、中国科学院合肥研究院财务报销及借款管理规定 2审核合肥研究院器材订货请购单或合肥研究院外协业务申请单外协加工申请报科研业务管理部门进行审核，审核外协加工的必要性、价格的合理性、供应商的资质及信誉、经费来源等。课题负责人、科研业务管理部门负责人合肥研究院器材订货请购单/合肥研究院外协业务申请单审核记录3审批合肥研究院器材订货请购单或合肥研究院外协业务申请单主管领导或者部门负责人对上述相关内容进行审查，审查内容的真实性、合理性、相关性，并根据授权批准的权限进行审批。主管领导或者部门负责人合肥研究院器材订货请购单/合肥研究院外协业务申请单审批记录4按照外协加工等程序确定供应商询价、招标，确定供应商；属政府采购的按政府采购的规定执行。相关部门经办人员询价、招标等记录5签订合同1、外部加工：与外部单位（研究院不同核算单元之间的协作视同外部协作）加工及协作金额在2000元及以上的需提供加工合同；2、内部加工协作：各单位内部课题之间协作金额在5000元及以上需提供签订的内部协议书；3、测试化验费达到上述金额也应签订测试化验合同。委托代理人合同审核、审批、签订记录6实施外协、加工、测试化验按合同需付进度款的，填借款单到财务办理借款，借款审批同报销审批流程，需提供合肥研究院外协业务申请单（达到一定金额需提供外协加工、测试化验合同）。经办人借款单、外协加工合同文本、申请单记录7验收1、外协加工结果由相关部门按验收的相关规定及流程现场验收，并填写中科院合肥物质科学研究院外协加工检验单；2、形成实物资产的办理入库手续，填制合肥物质科学研究院设备、材料直发单或入库单；3、测试化验需有测试化验报告。资产、科研部门主管人员及相关专业人员中科院合肥物质科学研究院外协加工检验单、合肥物质科学研究院设备、材料直发单或入库单、测试化验报告记录8填制报销单及整理报销单据报销单、发票、合肥研究院器材订货请购单/合肥研究院外协业务申请单、外协加工、测试化验合同、中科院合肥物质科学研究院外协加工检验单、器材购进/安装验收单、合肥物质科学研究院设备、材料直发单或入库单、测试化验报告。经办人报销单及附件记录9履行相应的经济业务报销审批流程（执行经济业务报销审批流程控制文档）审核经济业务真实性、合理性、相关性。相关审批责任人报销单审核审批记录10财务审核（合法合规性审核）1、审核票据是否合规，金额是否准确；2、相关附件是否齐全；3、经济业务是否真实，程序是否合规；4、是否存在自我审批；5、是否符合预算控制要求。会计审核记录11出纳付款对报销单付款的相关内容进行审核出纳付款记录测试化验加工费报销流程主要风险关键控制文档流程节点工作内容主要风险关键控制控制措施责任人实施证据3审批合肥研究院器材订货请购单/合肥研究院外协业务申请单1、外协加工必要性；2、预算相符性。1、外协加工事项的真实性、必要性、相关性、合理性；2、外协加工程序及合同签订的规范性；3、审批人、证明验收人和经办人职责的分离；4、不同额度执行不同的审批流程；5、验收岗位的职责是否履行到位；6、外协加工的过程记录是否完整。根据项目任务书、预算文件以及调整报告等资料判断。主管领导或者部门负责人合肥研究院器材订货请购单/合肥研究院外协业务申请单审批记录4按照外协、加工等程序确定供应商1、属政府采购的，未按政府采购相关规定执行；2、招标程序不规范；3、非招标采购方式的，未按规定的程序执行。1、加强外协加工方式以及过程的审查；2、加强使用部门人员和招标业务人员的素质培训，严格执行招投标管理办法；3、监察审计等相关管理部门进行招标全过程的监督。相关部门经办人员询价、招标等记录5签订合同1、供应商的资质和信誉是否符合要求；2、合同条款是否合理合法。专业技术人员和合同主管部门进行严格审核，必要时请法律顾问把关。委托代理人合同审核、审批、签订记录7验收验收过程草率，流于形式。1、加大检查的力度，严格按照相关制度规定进行验收活动；2、监审等部门加强监督管理。资产、科研部门主管人员及相关专业人员中科院合肥物质科学研究院进货检验、复核记录单、合肥物质科学研究院设备、材料直发单或入库单、测试化验报告记录9履行相应的经济业务报销审批流程（执行经济业务报销审批流程控制文档）审批控制流程执行不到位。严格执行经济业务报销审批流程，回避自我审批。相关审批责任人报销单审核审批记录10财务审核（合法合规性审核）虚构事项、用假发票套取经费。1、审核原始凭证合规性、合法性；2、审核经济业务真实性、合理性、相关性。1、审核票据是否合规，金额是否准确；2、相关附件是否齐全；3、经济业务是否真实，程序是否合规；4、是否存在自我审批；5、是否符合预算控制要求。会计审核记录附件8劳务费报销流程控制文档编制部门人事教育处、科研规划处、技术科研处、科技发展处、财务资产处流程编码hfyjy-bx-07流程目的规范劳务费的管理及使用流程层次3主管领导匡光力适用范围研究院范围内流程节点工作内容工作标准（要求)责任人实施证据制度依据1临时用工申请或聘请报告提出临时用工申请或聘请报告，主要描述工作任务、聘用人员、聘期、劳务费标准等。课题负责人或部门负责人临时用工申请或聘请报告单1、中国科学院合肥研究院基本运行经费管理办法2、中国科学院合肥研究院财务报销及借款管理规定2审核临时用工申请或聘请报告结合科研（工作）任务和需要，判断其必要性，审核申请内容真实性、合理性、相关性。人事管理部门负责人、科研管理部门负责人临时用工申请或聘请报告单3审批临时用工申请或聘请报告审查申请内容的真实性、合理性、相关性。分管院（所）领导临时用工申请或聘请报告单4签订用工合同需签用工合同的，应按人事的相关规定签订用工合同（1-4流程节点按照人事的规定执行）。课题负责人或部门负责人合同签订记录5填制劳务费发放表有工资隶属关系人员，应通过ARP薪酬系统发放。其他属劳务费范畴的，填制劳务费发放表，须有人员名单、身份证号码、工作单位、职称、发放标准、代扣个税、领款人签章等栏目，劳务费需直接打到银行卡上的还需注明银行卡号，同时附相关表单的Excel格式的电子文档。经办人劳务费发放表记录6履行相应的经济业务报销审批流程（执行经济业务报销审批流程控制文档）1、临时工工资、经常性劳务费须经人事部门审核、签字；2、发放研究生的奖助学金、困难补助等款项，由研究生部负责审核、签字； 3、临时性劳务费先由经办人、部门负责人签字后交分管院（所）领导审批；4、上述审批程序，应遵从经济业务报销审批流程。相关审批责任人劳务费发放表记录7财务审核（合法合规性审核）1、审核金额是否准确；2、相关附件是否齐全；3、经济业务是否真实，程序是否合规；4、是否符合预算控制要求。会计审核记录8出纳付款对报销单付款的相关内容进行审核。发放给个人的支出，原则上应通过银行转账；发放现金的须由个人签字。出纳付款记录劳务费报销流程主要风险关键控制文档流程节点工作内容主要风险关键控制控制措施责任人实施证据3审批临时用工申请或聘请报告1、劳务事项的真实性、必要性、相关性、合理性；2、超范围发放劳务费；3、报销劳务费后进行二次分配；4、劳务费发放存在代签代领现象。1、审批人、证明人和经办人职责的分离；2、不同额度执行不同的审批流程。1、审查申请内容的真实性、合理性、相关性；2、临时工工资、经常性劳务费须经人事部门审核、签字；3、发放研究生的奖助学金、困难补助等款项，由研究生部负责审核、签字；4、临时性劳务费先由经办人、部门负责人签字后交分管院（所）领导审批；5、上述审批程序，应遵从经济业务报销审批流程；6、劳务费发放原则上应通过银行转账，发放现金的须由个人签字。分管院（所）领导临时用工申请或聘请报告单4签订用工合同课题负责人或部门负责人合同签订记录6履行相应的经济业务报销审批流程（执行经济业务报销审批流程控制文档）相关审批责任人劳务费发放表记录7财务审核（合法合规性审核）虚构事项套取经费。1、审核原始凭证合规性、合法性；2、审核经济业务真实性、合理性、相关性。1、审核金额是否准确；2、相关附件是否齐全；3、经济业务是否真实，程序是否合规；4、是否符合预算控制要求。会计审核记录附件9专家咨询费报销流程控制文档编制部门人事教育处、科研规划处、技术科研处、科技发展处、财务资产处流程编码hfyjy-bx-08流程目的规范专家咨询费的管理及使用流程层次3主管领导匡光力适用范围研究院范围内流程节点工作内容工作标准（要求)责任人实施证据制度依据1会议邀请函或聘请报告主要描述工作任务、聘请人员、聘期、劳务费标准等。课题负责人或部门负责人会议邀请函或聘请报告1、中国科学院合肥研究院基本运行经费管理办法2、中国科学院合肥研究院财务报销及借款管理规定2审核会议邀请函或聘请报告结合科研（工作）任务和需要，判断其必要性；审核申请内容真实性、合理性、相关性。人事管理部门负责人、科研管理部门负责人会议邀请函或聘请报告3审批会议邀请函或聘请报告审查申请内容的真实性、合理性、相关性。分管院（所）领导会议邀请函或聘请报告4专家咨询费发放表1、有专家咨询费开支需求，属会议的在会议费预算中必须列明专家咨询费信息，实际发放专家咨询费不能超过预算标准，同时需附会议专家评委登记表；2、专家咨询费发放表上须有人员名单、身份证号码、工作单位、职称、发放标准、代扣个税、领款人签章等栏目，需直接打到银行卡上的还需注明银行卡号，同时附相关表单的Excel格式的电子文档。经办人专家咨询费发放记录5履行相应的经济业务报销审批流程（执行经济业务报销审批流程控制文档）审核经济业务真实性、合理性、相关性。相关审批责任人专家咨询费发放记录6财务审核（合法合规性审核）1、审核金额是否准确；2、相关附件是否齐全；3、经济业务是否真实，程序是否合规；4、是否符合预算控制要求。会计审核记录7出纳付款对报销单付款的相关内容进行审核。发放给个人的支出，原则上应通过银行转账；发放现金的须由个人签字。出纳付款记录专家咨询费报销流程主要风险关键控制文档流程节点工作内容主要风险关键控制控制措施责任人实施证据3审批会议邀请函或聘请报告1、咨询事项的真实性、必要性、相关性、合理性；2、超范围发放咨询费；3、咨询费发放存在代签代领现象。1、审批人、证明人和经办人职责的分离；2、不同额度执行不同的审批流程。1、审查申请内容的真实性、合理性、相关性；2、遵循制度规定的范围及要求；3、严格执行经济业务报销审批流程；4、咨询费发放原则上应通过银行转账，发放现金的须由个人签字。分管院（所）领导会议邀请函或聘请报告5履行相应的经济业务报销审批流程（执行经济业务报销审批流程控制文档）相关审批责任人专家咨询费