机票管理规定.doc

机票订票管理规定第一章 目的 第一条 为规范部门机票预订操作，合理利用订票资源，控制成本，有效实现费用节省，特制定本规定。第二章 适用范围第二条 本规定适用于全体人员的机票订购业务。第三章 主管部门及职责第三条 内务组订票人员负责机票订票业务统筹管理。第四条 部门订票申请人通过出差申请单和机票申请单发起机票预订申请，部门负责人审核订票需求是否符合规定，及差旅计划是否合理。第五条 订票人员依据申请单中的机票信息进行订票。第四章 机票预订的相关规定 第六条 按照事业单位差旅报销标准中的相关费用标准执行。 第七条 无特殊情况，出差人员一律乘坐经济舱，如有特殊情况需办理升舱，需提交部门负责人和分管领导审批。 第八条 流程适用范围 （一）出差申请单：适用于因公出差人员的往返程机票申请。（二）机票预订单：适用于订票需求，原定回程行程全部变更的机票申请、邀请的外部人员及代订的自费机票。 第九条 预订（一）申请人：机票预订需提前2天以上发起流程至订票人员处进行预订，且优先选择当天折扣低的机票。 （二）订票：综合如下两方因素考评后推出最终预订机票，若无更优选择，订票人员则按申请人提交申请预订机票，订票人员接到完整订票信息后立即安排订票，在2小时内必须完成订票事宜并及时以短信方式回复出差人员所定机票的具体航班信息。出差人员接到订票人发回的订票短信后，必须以短信或电话方式回复订票人。 1.根据申请人提出的班次时间在上下浮动一个小时内推出最优折扣的推荐航班班次后与申请人再次确认，若申请人支持推荐班次则订票人员按推荐班次预订。2. 订票人员推出的推荐班次通过签约机票供应商多方比价后，选择价优供应商订票。3. 如因订票人员发送的订票信息错误导致误机或改签等情况，所产生的损失一律由订票人员全额承担。（三）如预订由公司承担的外部人员机票费用，申请人需在申请单中注明费用归属科目；如为代订自费机票，则申请人需将票款交至订票人员处。（四）通过网上订票查询，若机票折扣在6折以上，需经申请由订票人员统一预订，员工不得自行预订，产生费用由订票人员统一结算。若机票折扣在6折及以下，员工可自行预订，自行预订需发起出差申请单或机票预订单，通过审批后方可执行。 （五）原则上员工家属不可参与公司订票，若有特殊需求可代为预订，代订机票需发起机票预定单经过审批后由订票人员代为订票，费用由员工自行承担，申请人需按本规定中将票款交至订票人员处。 （六）所有订票需求均需发起流程审批，未经审批的订票需求，订票人员一律不予预订。 第十条 退票、改签及保留票 （一）无论订票人员预订机票或是员工自行预订的机票，无特殊原因不得改签或者退票。因公产生改签或退票费用，则需提交原因由部门负责人审批同意后方可由公司承担。如遇机票供应商无法代理操作改签的机票，乘机人需要本人前往机场柜台办理或致电所乘坐的航空公司，通过信用卡提前支付改签费和升舱费才可进行改签，差旅结束后凭行程单进行差旅报销。（二）根据民航机票退票规定中列明“在航班离站规定时间24小时之前要求退票，收取的退票费由各航空公司自行决定，但最高不得超过机票价格的10%；在航班离站规定时间24小时以内，2小时之前退票，收取客票价10%的退票费；在航班离站规定时间2小时以内退票，收取客票价20%的退票费；在航班离站规定时间后退票按误机处理。”的内容，参考此内容，预留2小时供订票人员办理退票手续。因此，因公取消差旅计划，需于航班离站4小时之前通知订票人员退票，若未及时通知订票人员退票，则所产生的费用由申请人承担，不予报销，乘机人需按要求将票款交至迪奥票人员处。（三）若因个人原因产生退票、改签、产生的费用需自行承担，乘机人需按要求将票款交至订票人员处。 第十一条 费用报销 （一）订票人员对其所预订机票的费用统一制表结算，于合同约定周期内核对账单并进行费用报销。（二）个人自付机票费用，如代订访客机票、代订家属机票或因个人原因产生的退票改签费用等，申请人或乘