秘书实训.doc

实训项目一姓名： 周佳班级： 10文秘b班学号：1025322813【项目导入】9月5日，星期五，天地置业公司总经理办公室，刘总经理正在向杨秘书交办工作：“小杨，市场营销部和规划发展部共同提交的与韩国首尔中韩公司合作开发中南服装批发市场的调研报告我已经看过了，计划下月（10月15日-20日）去首尔出差一趟，现场考察和洽谈，签订有关合作开发意向书。你先草拟一份这次商务旅行的计划给我，有些细节问题需要特别注意落实清楚。本次首尔商务旅行主要考察项目有：考察韩国首尔中韩公司、考察服装批发市场场地、与中韩公司洽谈合作有关事宜、签订合作开发意向书、看望公司驻韩开发部工作人员等。主要出访人员有：天地置业公司总经理办公室刘总经理、张副总经理、市场部肖经理、规划发展部黄经理、办公室秘书小杨。任务1（必做项） 假设你是杨秘书，请为刘总经理制订一份赴韩商务考察的日程安排表，并以电邮的方式发给刘总经理审核。要求具体机票的时间通过上网查询、真实可行。（30分）寄件人：yangtao sina. com收件人：l日期：2011.10.10 主题：安排刘总经理、张副总经理等赴韩商务日程表内容天地置业公司刘总经理、张副总经理等赴韩商务考察日程表 杭州首尔2011年10月15日20日时间日程安排10月15日（星期六）08：5512：0518：20乘坐中国国航ca139次班机由杭州至首尔到达仁川机场，入住uljiro co-op residence酒店与公司总经理办公室刘总经理、张副总经理、市场部肖经理、规划发展部黄总经理、办公室秘书小杨在uljiro co-op residence酒店共进晚餐10月16日（星期日）08：3009：3011：30考察韩国首尔中韩公司考察服装批发市场场地与中韩公司经理在uljiro co-op residence 酒店共进午餐10月17日（星期一）9：0011：30与中韩公司洽谈合作有关事宜与中韩公司经理在ulijro co-op residence 酒店共进午餐10月18日（星期二）9：0011：30与中韩公司签订开发意向书与中韩公司经理在ulijro co-op residence 酒店共进午餐10月19日（星期三）9：0011：30看望公司驻韩开发部工作人员与中韩公司经理在ulijro co-op residence 酒店共进午餐10月20日（星期四）下午13：05乘坐中国国航ca140班机回杭州谢谢秘书 杨桃任务2（必做项） 请你协助公司韩国考察团成员办理出国旅行的各项准备，就如何办理出国手续，整理一份详细的指导书，供大家学习了解有关流程和注意事项。一、出国旅行的各项准备1、审查选定最佳旅程表2、了解外汇信息，办理兑换外币3、准备随身用品。4、准备文件。5、准备相关证件。6、做好旅行安排。7、注意时差问题。8、收集所到国的背景资料。（在国际交往中，无论是出国考察或是商贸洽谈，都会遇到各种不同的情况。对所到国家或地区的文化、习俗、礼节等常识的了解，可以使我们在处事中既能维护尊严，不卑不亢；又不失礼仪之邦的风范，以诚相待、以礼相待。）二、如何办理出国手续1、撰写出国申请应包括：（1）、出国事由（2）、出国路线（外国公司所在国名称）（3）、出国日程安排，包括出国时间，在国外活动时间、地点，回国时间等。（4）、出国组团的人数。申请文书后面要附出国人员名单和外国公司所发的邀请函（副单），出国人员名单要写清姓名、年龄、性别、职务职称等内容。2、办理护照（1）、携带有关证件。主管部门的出国任务批件，出国人员政审批件，所去国有关公司的邀请书，还要准备好2寸正面免冠半身相片等。（2）、因公出国人员的护照应到外交部或其授权的机关办理。因私出国人员的护照，由公安部授权的机关办理。（3）、认真填写有关卡片和申请表。（4）、拿到护照后，应检查姓名、出生年月、地点是否填写正确，并在签字格上签名。3、办理签证（！）|我国政府规定，因公出国的中国公民出入国境凭有效护照可不输身份证，而持因私普通护照出入国境中国公司必须办理中国的签证。（2）、因公出国的人员前往国家的签证可到前往国驻我国大使馆或领事馆直接联系申办签证：或是委托权威的可靠的身份证代办机构（如中国旅行社总社签证代办处）代办：也可以委托前往国家洽商的公司到前往国家洽商的公司到前往有关国家的使（领）馆办理。（3）、办理签证要交上护照并填写一份签证表。（4）、取得签证后，检查签证的有效期及是否签字盖章。4、协助办理国际预防接种证书（即“黄皮书”）（1）、出国人员在办理了有效护照和签证后，应持单位介绍信到所在地的卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种，并领取黄皮书。（2）、当拿到黄皮书后，应该进行认真查验。查验内容：填写的内容提要是否符合本人情况（姓名、出生日期和性别）、医生的签字、检疫机关的盖章是否清晰、应该接种的项目是否填写。5、协助办理出境登记卡在办妥上太守各项手续后，秘书再拾出国人员的护照、户口簿、居民身份证办理临时出国登记手续。6、订购机票（船票、车票）（1）、可在国内各航空公司及其售票代理点办理购票手续，也可在外国航空公司驻我国的办事处购买。（2）、购买国际机票需出示护照。（3）、拿到机票后必须对票面查验。查验的程序一般是：查验姓名的拼音是否与本人护照或共创 有效证件 中的拼音相符；全部航程的每班航班是否都有乘机联，每一联的黑粗线框内是否与原旅行计划相一致；每个航班起飞和降落的时间，机场名称；是否在定座栏内填好“ok”；是否有涂改或填写不清楚的地方，是否盖有公章。如果所到之国有接待，这时候就可以发出通知，最好以书面形式通知。内容包括：航班、航船号或火车的车次，启程地点，到达口岸名称和时间，前往的人数。7、办理保险通过代理人直接由保险公司安排，使用于意外事故，如医疗及行李丢失等。任务3（必做项） 通过各种途径搜集有关韩国首尔的气候、地理、交通、民俗风情、礼仪禁忌等方面的资料，以备出差前提供给上司参考。（20分）韩国首尔气候地理交通民俗风情礼仪禁忌首尔是温带季风气候。年平均气温为11.8左右，四季分明。春，秋季雨水少，气候温暖，适宜旅游。夏季（6月9月中旬）的月平均温度为20- 27的连续高温多雨的天气。冬季（12月2月）比同纬度的其他城市气温略低。（月平均温度为-50）。首尔所依托的地势，对于山地面积占80%的韩国来说，应该算是一块风水宝地。这里是汉江的下游，距离朝鲜半岛西海岸只有30公里。汉江自东向西缓缓流过，水面宽400到1000米左右，这个宽度在半岛上已经是难得的一条大江了。城市沿着平缓的河谷迤逦铺展，自然地分为南北两个区域。在城市的四周，围绕着海拔500米左右的低山和丘陵，如列城郭，起到天然的护卫作用。不过，在600年前，这座城市还叫做汉阳，作为朝鲜王朝都城的时候，城市的触角还远未抵达汉江之滨。当时的汉阳府，只是局限于汉江以北4座小山（北岳山、骆山、仁王山、南山）之间的一块小盆地上，城墙的周长约18公里。终朝鲜王朝500余年，首尔的城区面积始终没有超出半径3公里的范围，人口也只有20万左右。今天的首尔，市区面积拓展到627平方公里，人口达到1200万，汉江真正成为一条横贯市区的河流。而昔日城市的南缘南山，如今只是江北区的一个中心制高点，但依然保留了“南山”的名称。首尔与日本、东南亚及欧美各国有航线相连。在国内，首尔同釜山、仁川等主要城市也有高速公路相通，交通十分方便。首尔仁川线是韩国第一条现代化高速公路。的士：首尔的士分三种黄色及绿色车身的的士，头两公里收600韩元，以后每400米收50韩元；而棕色车身的士头两公里收费是1000韩元，以后每400米收100韩元。在24：00凌晨4：00这段期间搭乘的士，增收20%的车费。通常不需支付小费。市中心有很多的士“禁区”，要到指定的盖有黄色篷顶的发士站候车。若赶时间的话，可搭乘电召的士（棕色）较为方便。航空：首尔每日有飞往在釜山、济州岛、束草等的多条航线，可在各航空公司的分社或大饭店内的办事处，预定及购买机票。铁路：韩国铁路网密集，以首尔为中心，有京釜线、湖南线、全罗线等遍布全国各地。火车有：超级快车“新村号”、特级快车“无穷花号”、普通快车“统一号”及普通火车“鸽子号”。出租车：首尔的士分三种：黄色及绿色车身的的士，头两公里收600韩元，以后每400米收50韩元；而棕色车身的士头两公里收费是1000韩元，以后每400米收100韩元。在24：00凌晨4：00这段期间搭乘的士，增收20%的车费。通常不需支付小费。市中心有很多的士“禁区”，要到指定的盖有黄色篷顶的发士站候车。若赶时间的话，可搭乘电召的士（棕色）较为方便。观光巴士：由首尔开往釜山、温阳、公州、庆州、扶余等主要观光区的高速巴士，大约每隔10分钟至1小时，就有1班开出。乘客座位上设有耳机，有中、韩、日、英四种语言供游客选择收听。费用：单程票1200韩元/故宫环路线；5000韩元/白天环行路线；5000韩元/夜间环行路线；8000韩元/全日游。地铁：地铁以首尔的八条地下铁路为主，并辅以国铁的盆唐线及仁川地铁的两条路线，合共11条路线。目前票价由基本的12公里900韩圆（约7.6人民币）起跳，每6公里增加100韩圆。乘客也可以使用一种称为“交通卡”或“t-money”的预付款乘车卡乘车。这种车票并不在车站内发售，而要到便利店购买。另外，过去曾经推出过一种橙色的小型储值车票，每张售价10,000，但内有11,000。车票适用于整个电铁的范围，但不适用于跨地域的城际国铁线路。韩国传统风俗习惯方面, 像其他许多国家一样, 拜年元月一日是新年开始。韩国自古以来使用阴历, 然而自十九世纪末叶以来, 由於深受外来文化的影响, 迄今已演变成任由百姓选定过阳历的新年或旧历的新年。阳历一月一日起连续三天休假, 阴历一月一日, 也被定为休假日, 连休两天。每逢新年, 家家户户都准备隹肴, 换上新衣, 全家团聚在一起, 行新年祭祖之礼, 这是拜年。阴历正月十四日, 韩国每家都做很多混合各种杂粮的五谷饭及菜肴, 以招待访客及邻里乡人, 以增进村里人之间彼此友谊, 加强团结, 以祈求另一个丰收年。阴历四月初八是佛教释迦如来佛的诞生日, 因此, 这一天称为佛诞日或佛浴日, 许多佛教信徒们在全国各地寺庙中, 厌祝、祈求,同时信徒们悬挂许多灯笼。阴历五月五日是端午节, 这天除了摔角的活动外, 尚有专为女子而办的荡秋千活动。而阳历五月五日是儿童节, 为了鼓励儿童们成长强健, 这一天通常举办运动会或游艺节目。 阴历六月十五日称为流头日, 人们在从东方流来的清澈的河水中洗头发, 以除去暑热, 洗去一年的恶运。在这一段暑期中人民可以暂时休假, 在流头日的宴会上, 吟诗作乐, 在酷热的三伏中必须吃人浍、糯米和鸡做成的浍鸡汤, 抑止酷暑热天, 此种风俗已流传迄今, 风行全国许多地方。阴历七月七日称为七夕, 有些家庭, 在这一天也向着北斗七星祭拜, 为不孕的妇女求子。阴历八月十五是秋夕(即中秋节)。自古以来韩 国人就非常重视秋夕, 在丰盛的秋收后, 准备很多隹肴祭祀其祖先。冬至是表示冬季 以到, 其特色是在一年中昼短夜长最明显的一日, 而和冬至刚好相反的是夏至, 夏至 在这一年中白昼最长, 夜最短。在冬至这一天, 韩国人家家户户都吃红豆汤圆粥, 按 照韩国传统习俗, 相传鬼魅恨红色, 因而用红豆汤圆粥来祭祀,驱除和防止漫长夜里 鬼魅的侵扰。 阴历十二月的最后一天是除夕, 这一天, 家中年青人须向长者行跪拜大礼, 以表示对长辈们的祝福, 这种风俗礼节称旧岁拜。这一天, 为了守岁驱除鬼魅的接近, 厨房的灶内彻夜都要保持薪火不断。此外, 全家都要大扫除, 以迎接明日的新年纳福。逢年过节相互见面时，不能说不吉利的话，更不能生气、吵架。农历正月头三天不能倒垃圾、扫地，更不能杀鸡宰猪。寒食节忌生火。生肖相克思婚姻，婚期忌单日。渔民吃鱼不许翻面，因忌翻船。忌到别人家里剪指甲，否则两家死后结冤。吃饭时忌带帽子，否则终身受穷。睡觉时忌枕书，否则读无成。忌杀正月里生的狗，否则三年内必死无疑。与年长者同坐时，坐姿要端正。由于韩国人的餐桌是矮腿小桌，放在地炕上，用餐时，宾主都应席地盘腿而坐。若是在长辈面前应跪坐在自己的脚底板上，无论是谁，绝对不能把双腿伸直或叉开，否则会被认为是不懂礼貌或侮辱人。末征得同意前，不能在上级、长辈面前抽烟，不能向其借火或接火。吃饭时不要随便发出声响，更不许交谈。进入家庭住宅或韩式饭店应脱鞋。在大街上吃东西、在人面前擤鼻涕，都被认为是粗鲁的。在韩国人面前，切勿提“朝鲜”三字，也不要把“首尔”说成“汉城”或“京城”。照相在韩国受到严格限制，军事设施、机场、水库、地铁、国立博物馆以及娱乐场所都是禁照对象，在空中和高层建筑拍照也都在被禁之列任务4（必做项） 假设你是秘书小杨，你随从领导一同去首尔出差，需要做好哪些随从服务工作？应该注意哪些问题？（20分）一、领导随从服务工作：1、日常活动的安排和协调（1）、参加会议（2）、出席仪式（3）、出差出访2、陪同领导调查研究（1）、做好准备（2）、深入基层（3）、分析研究（4）、抓好有关问题的落实3接待应酬，随机应变（1）、接待要坚持内外有别（2）、接待亲友来访（3）