基建工程合同管理办法.doc

0 华华能能平平凉凉发发电电有有限限责责任任公公司司管管理理制制度度 HNPD 19 JG05HNPD 19 JG05 基建工程合同管理办法 2007 07 04 发布 2007 07 04 实施 华华能能平平凉凉发发电电有有限限责责任任公公司司 发 布 HNPDHNPDHNPD 1 华能平凉发电有限责任公司华能平凉发电有限责任公司 基建工程合同管理办法基建工程合同管理办法 第一章第一章总则总则 第一条第一条 为维护华能平凉电厂 以下简称电厂 基建工程项目基本建设经济活动中的合法权益和 经济利益 建立依法经营的企业管理制度 加强和规范合同管理 促进企业健康发展 依据华能国际 电力股份有限公司 以下简称股份公司 有关基建工程招标 合同 造价 财务 企业内控等管理制 度的规定 结合本单位实际 制定本办法 第二条第二条 本办法所称合同包括华能平凉发电有限责任公司 以下简称平凉发电公司 在工程项目 基本建设经济活动中与其它法人 经济组织之间签订的各类工程勘测 设计 施工 监理 调试 设 备订货 物资供应 加工制作 征 临时用地 地 拆迁补偿 以及与基建工程相关的技术服务 工 程保险 融资 租赁 咨询 劳务等合同 协议或备忘录 补充合同等具有法律约束力的合同性文件 第三条第三条 合同实行分级 分类管理 实行承办人制度 审批会签制度 第二章第二章 管理职责与分工管理职责与分工 第四条第四条 根据上级主管单位有关制度规定 按照合同的重要程度或合同金额的大小实行不同的管 理方式 分为以下两类 一 上级主管单位主办的合同包括但不限于以下合同 1 新建或扩建项目的投资协议 2 借款合同 担保合同 对外投资协议 资产转让协议 3 新建或扩建机组主设备采购合同及其他单项合同金额在 1000 万元及以上的重要设备 材料采购 合同 4 新建或扩建机组主体工程 含主厂房 机组安装 烟囱及水塔等 以及概算在 2000 万元及以上 单位工程的施工 主体设计 监理 调试合同 5 保险总协议 6 债权债务的处理协议 7 土地征用协议 土地出让合同 2 8 所有的涉外合同 9 上级主管单位认为其他应当由其主办的合同 二 由平凉发电公司主办的合同 除以上由上级主管单位主办的合同外 其余合同由平凉发电 公司主办 第五条第五条 管理职责 一 计划部 为平凉发电公司基建合同归口管理部门 负责对各合同主办部门的合同管理工作 进行规范 指导 监督 检查 具体职责如下 1 依据国家的法律法规及上级有关规定 建立健全平凉发电公司的合同管理制度 对拟签合同进 行立项审查 2 根据股份公司基建工程合同管理规定 规范相关合同标准文本 3 审查各部门所签合同的规范性 合法性 参与重大合同的洽谈和签订等 4 监督 检查合同的履行情况 参与合同纠纷的协调 处理 5 对合同的签订 履行情况进行统计 整理 分析 建立 基建合同动态管理台帐 每半年对 合同的签订及执行情况进行一次全面总结分析 并向平凉发电公司领导汇报 二 行政部 1 保管本企业 法定代表人身份证明书 法定代表人授权委托书 企业法人营业执照 及合同专用章等资信文件和印鉴 并建立审查使用制度 2 根据合同办理业务部门办理 授权委托书 申请 办理相关 授权委托书 3 负责合同登记编号及用印 归档 三 政工部监审室 1 纪检 审计专责参与合同谈判 监督 检查所签订合同的内容 程序的合法性 监督合同的履 行 2 负责重大合同的公证工作 3 协助合同主办部门参与合同纠纷的调节工作 四 工程部 1 负责设备物资合同 标的物 的数量和规格型号的审核 负责技术规范及技术协议的洽谈 审 核把关及监督执行 2 负责工程设计 施工 监理 调试及其他技术服务类合同的 工程 设计 内容及范围 工期与进度 质量验收与评定 以及现场管理等内容的审核把关和监督执行 五 财经部 3 1 参与合同谈判和合同审查 监督合同履行 2 对合同的支付条款内容进行审核把关和执行 六 燃供部 负责对合同中涉及物资供应及保管条款的审核把关及执行 七 安质部 负责对合同中涉及质量验评标准及办法 质量保修 安全文明施工等条款内容的 审核把关和监督执行 八 合同业务主办部门及合同承办人 各合同主办部门须指定合同承办人 承办人必须是本单 位工作人员 不能指定借用或聘用人员担任合同承办人 重大合同的承办人须由单位单独指定 合同 业务主办部门及承办人主要职责如下 1 根据内控工作的要求 确定所要签订的合同是否需要招标或比价等 若不具备招标或比价的条 件需要以书面的形式说明原因 并经公司招标委员会批准 2 拟选供应商 审查对方单位的资信资料 包括法人营业执照副本原件 税务登记证原件 组织 机构代码证原件 法人代表资格证书或法人委托书及承包单位的相关施工简历和近三年的安全记录 3 组织工程招标和合同谈判工作 填写商务谈判记录 整理招标或比价的资料 4 根据合同标准文本起草合同 按照合同审查签证单提交公司相关部门进行会签 对于相关部门 提出的意见进一步修改 并对合同文本中的所列条款的合法性负责 5 负责建立本部门合同台账 建立合同签订过程中的所有资料 按照档案管理要求负责移交档案 存档 具体包括 1 对方单位的资信资料 包括法人营业执照副本 税务登记证 组织机构代码证 法人代表资 格证书或法人委托书及承包单位的相关施工简历和近三年的安全记录等复印件 2 招投标过程资料 按照档案管理要求进行归档 比价资料 6 对于不需要签订合同的订单经相关部门和领导批准后报合同管理部门 正 副本各一份 进行 登记 编号 用印存档 7 负责检查 执行所签订合同的履行情况 依法参加合同纠纷的协商 调节 仲裁 诉讼法 8 贯彻国家有关法律 法规和政策 执行上级主管单位有关管理制度及规定 处理合同管理日常 工作 全过程参与合同管理 任何与合同有关的变更 终止等事宜须及时向部门负责人汇报 并由承 办人负责牵头与有关部门协调解决 并保存相关资料 9 保管本部门主办的合同档案 合同对方单位的资信文件 合同附件 有关洽谈纪要 记录文件 补充合同文件 合同签订相关背景资料 纠纷或争议的处理情况记载及相关备忘录等材料 合同办理 与分发登记簿 合同审批表 合同动态管理台账 第六条第六条 管理分工 4 一 计划部 负责勘测 设计 施工 监理 调试 征地 临时用地 拆迁补偿及与基建工程 相关的技术服务等合同 A 类合同 的签订和管理 二 燃供部 负责工程设备 工程材料 备品备件等订货合同和设备成套 设备监造 设备运 输等服务合同 B 类合同 的管理 负责 B 类合同范围以外的建设单位管理费用范畴 如管理车辆 工器具 办公生产及生活家俱购置等 的物资采购合同 C 类合同 管理 三 财经部 负责牵头办理融资贷款及财务审计 工程保险等合同 D 类合同 四 行政部 负责牵头办理综合管理类合同 如 法律咨询 气象咨询 招标公证 劳务聘用 等合同 E 类合同 第三章第三章合同的审查与签订合同的审查与签订 第七条第七条 合同确立 除招标确定的以外 起草合同前 承办人或主办部门应事先向分管的单位领 导汇报 如确有必要 承办部门方可开展工作 审查对方法人单位的主体资格 资信 履约能力等 并与具有合法主体资格的法人单位进行合同谈判 第八条第八条 协商谈判 由合同主办部门负责牵头组织 相关部门参与 如管理部门对合同主要原则 有分歧意见 主办部门应汇报分管基建领导确定 如合同对方对合同主要内容有异议 不能达成共识 时 由合同主办部门会同相关部门向分管基建领导汇报存在的问题及办理建议 由分管基建领导确定 谈判原则 若超出分管基建领导决策权限 由分管基建领导向平凉发电公司总经理汇报 决定最终意 见 合同主办部门根据平凉发电公司总经理决定意见办理 第九条第九条 草拟合同 合同的起草应由我方或以我方为主承担 合同文本优先选用股份公司的合同 范本 合同语言应严谨 简练 准确 合同中的术语 特有词汇 重要概念应设专款解释 合同中涉 及数字 日期时必须注明是否包含本数 合同应当按 基建合同编号规则 见附件 1 统一编号 除特殊情况外 合同文本应正式打印或印刷制成 一般采用 A4 纸并编页码 第十条第十条 审批会签 一 合同审批会签程序 由合同主办部门的承办人填写审批表 执相关要件资料及合同原稿 按照以下顺序审批会签 1 A 类合同 计划部 承办 工程部 安质部 燃供部 财经部 主管公司领导 2 B 类合同 燃供部 承办 计划部 工程部 财经部 主管公司领导 3 C 类合同 燃供部 承办 行政部 计划部 工程部 财经部 主管公司领导 4 D 类合同 财经部 承办 计划部 工程部 行政部 主管公司领导 5 5 E 类合同 行政部 承办 计划部 财经部 工程部 主管公司领导 合同审批表 的基本表式见附件 2 各合同承办部门根据上述审批会签程序制定相应的审批表 二 审批会签时 可根据需要 要求承办人提供与合同有关的证明材料 会签意见应明确 具 体 禁止使用 原则同意 基本可行 等模糊性语言 一旦使用 视为对合同草案的否定 各审 核部门应及时地提出审核意见 不得拖延 三 各部门在审核合同草案时 发现重大错误 遗漏或不妥时 应在审核意见中予以明确 并 提出修改意见 由承办人重新修改并与对方商洽一致 再重新办理审批会签 对不具备签订条件或会 签不完全的合同 法定代表人或委托代理人可拒绝签署 以书面形式明示意见 四 各部门审核结束 由承办人持合同文本及相关资料报送单位主管领导在 合同审批表 上 签署意见 若无异议 即可报单位法定代表人或其授权的委托代理人审阅并在合同上签字 行政部登 记 盖章 编号 同时将合同正副本留存档案室 第十一条第十一条 签订与保存 一 签订合同时 合同正本必须由双方单位法定代表人或其委托代理人亲笔签署并同时加盖印 鉴 合同副本可在正本签署后只加盖单位法定代表人或其委托代理人的印鉴 合同正本和副本必须加 盖单位的法人公章或合同专用章 合同主办部门负责人或承办人必须在其承办的合同 承办人 栏签 字 同时在合同的每页进行小签 二 由委托代理人签署合同的 应出具真实有效的法定代表人身份证明书 授权委托书 代理 人身份证明 签约对方的 授权委托书 必须完整 规范 有效 授权人必须亲笔签名 三 禁止以部门或个人名义对外签订合同 禁止与非法人身份的个人签订合同 四 当事人协商一致的修改 补充合同的文书 电报 电传 图表等是合同的组成部分 计划 单 调拨单 任务单 书 预算单 书 等一类文件可以作为合同的组成部分 但不得以其替代合 同 五 合同的借阅统一由行政部档案室办理 第四章第四章 合同履行管理合同履行管理 第十二条第十二条 合同正式生效前 不得实际履行合同 合同生效后 依法按约履行 各部门合同承办 人对合同内容应做到心中有数 发现问题及时反映并采取措施 将合同履行落到实处 6 第十三条第十三条 合同付款及结算 合同主办部门应严格按照合同条款支付工程和设备材料的预付款 进度款 到货款 结算款 尾款 和质保金 不得超付 超前支付或拖期支付 因特殊原因确需改 变付款条件时必须报单位领导或上级主管单位审查批准 严禁无合同付款 一 物资合同的付款与结算 1 预付款 在收到卖方履约保函和预付款项的发票或收据后 燃供部计划员根据合同的约定进行 核对 填制预付款审批表 经部门主任审核签字 平凉发电公司主管领导批准后送财经部进行复核 并按照财务支付流程办理审批和支付手续 预付款审批表格式见附件 7 2 生产进度款 买卖双方根据实际生产进度及合同执行情况 经双方讨论认同签字的确定生产进 度付款金额及情况评价书面报告 并附有为满足本合同设备交货要求已达到的生产投料及制造进度关 键环节的证明文件 在收到上述材料和生产进度款项的发票或收据后 燃供部计划员根据合同的约定 进行核对 经燃供部主任审核并报主管领导批准 再由燃供部计划员填制付款通知单 详见财经管理 制度 经燃供部主任审核后报财经部结算 3 到货款 物资到厂验收入库后 依据物资交货验收单 详见物资管理制度 入库单和到货物 资发票或收据经物资计划员核对 燃供部主任审核并报平凉发电公司主管领导批准 再由燃供部计划 员填制付款通知单 经燃供部主任审核后报财经部结算 4 预验收款 部分设备的质量验收须经过安装调试阶段 在设备经调试运行正常后 物资计划员 核对临时验收证书和预验收款项发票或收据 经燃供部主任审核并报分管基建领导批准 再由燃供部 计划员填制付款通知单 经燃供部主任审核后报财经部结算 5 质保金 物资质保期满后 物资计划员核对质保金发票或收据及质检 使用部门质量验收报告 经燃供部主任审核并报主管领导批准 再由燃供部计划员填制付款通知单 经燃供部主任审核后报财 经部结算 二 施工合同的付款与结算 1 预付款 在收到承包商履约保函和预付款项的发票或收据后 计划部工程预算专责根据合同的 约定进行核对并填制预付款审批表 经部门主任审核签字 基建分管领导批准后送财经部进行复核 并按照财务支付流程办理审批和支付手续 预付款由财经部根据合同约定及时抵扣 预付款审批表格 式见附件 7 2 工程进度款 每月 25 日 各承包商报送 月工程进度报审表 格式见 基建统计管理制度 经监理单位 工程部工代审核实际完成工程量和质量情况 计划部预算专责综合审定当月工程进度 款额度 计划部 工程部 安质部主任会签后由分管基建领导批准 收到承包商开具的同等金额的正 式发票后 计划部工程预算专责据此填制付款通知单 经部门主任审核签字后送财经部复核 按照财 7 务支付流程办理审批和支付手续 平凉发电公司应收缴或预留的水电费 质保金 安全保证金 代扣 税金及预付款抵扣等往来款由财经部在支付月进度款时核算并扣缴 施工合同的工程进度款结算审批 单格式见附件 4 审批流程见附件 5 3 工程尾款 工程结算书经上级主管单位或平凉发电公司分管基建领导批准后 结算总费用与累 计实际付款额的差额扣除该部分的安全保证金后 即为工程尾款 工程尾款的支付须具备如下条件 工程结算费用已审定 竣工资料已移交档案室 各种往来款已核算完毕 甲供设备物资已清理盘点完 成 具备前述条件后 由承包商开具与尾款同等金额的正式发票 经计划部预算专责审核后按照进度 款支付程序和方式报审并支付 4 施工安全保证金 工程完工后 施工单位填写 施工安全保证金结算审批表 格式见附件 3 报工程部 工程部 安质部根据合同约定及现场施工安全情况出据复核意见 计划部根据复核意见 遵照施工合同约定的施工安全保证金的结算条件 审核应退还或扣除的安全保证金额度 经分管基建 领导审批后 转财经部 施工单位 安质部各一份 财经部据此核算付款 三 费用类合同的付款与结算 费用合同是指除施工合同及设备物资采购合同以外的设计 监 理 调试 检验试验 咨询服务 拆迁补偿等合同 其付款与结算程序如下 1 预付款 或定金 在收到乙方出具的预付款 或定金 的正式发票后 合同约定有履约保函时 需提供履约保函 计划部工程预算专责根据合同条款进行核对并填制预付款审批表 经部门主任审 核签字 分管基建领导批准后送财经部进行复核 并按照财务支付流程办理审批和支付手续 预付款 由财经部根据合同约定在支付中间进度款时抵扣 预付款审批表格式见附件 7 2 进度款 具备合同约定的进度付款条件时 由计划部合同承办人填写 工程进度款结算审批单 见附件 4 经工程部 安质部 行政部档案室及财经部会签 报分管基建领导批准后 方可向财 经部发付款通知单 付款通知单须经部门主任审核签字 财务按财务付款流程办理审批和支付手续 3 尾款 费用类合同尾款的支付须具备如下条件 合同约定的工作已完成 合同结算价款已确定 如合同费用有变更 主办部门应负责审核确定最终合同结算价款 合同约定的乙方应提交甲方的 成果资料已移交档案室 各种往来款已核算完毕 具备前述条件后 由乙方开具与尾款同等金额的正 式发票 经计划部合同承办人审核后按照进度款审批支付程序办理结算付款 施工合同和可调价款的费用类合同的结算及审批见 基建工程结算管理办法 相关内容 第五章第五章 合同的变更和解除合同的变更和解除 第十四条第十四条 一般规定 8 变更或解除合同 必须是书面的通知或协议 必须符合法律规定或合同约定 合同变更或解除的办理 与合同签订的程序一致 变更后的合同必须写明原合同名称和编号 对与原合同的关系应阐述清楚 合同双方责 权 利 明确 解除的合同必须保留其档案记载材料 第十五条第十五条 施工合同中工程承包范围的变更由计划部统一管理 因工程管理需要增减合同工程项 目时 由计划部填写 工程计划委托单 经工程部会签 基建主管领导批准后 相关施工单位和工 程监理部 工程部 安质部 燃供部 财经部等部门执行 工程结算时依据 工程计划委托单 调整 合同结算价款 工程计划委托单 格式见附件 6 第六章第六章 合同纠纷的处理合同纠纷的处理 第十六条第十六条 合同发生纠纷时 应由承办部门牵头首先采用协商 调解方式解决 协商或调解能够 达成一致时 依合同签订程序签订书面协议 第十七条第十七条 合同发生纠纷时 承办人应及时通知有关部门和人员 同时应迅速收集以下但不限于 以下的有关证据 一 合同文本 包括附件 变更 纪要或解除的协议 有关电报 信函 图表等 二 有关的票据 票证 三 质量标准的法定或约定文本 样品 鉴定报告 检测结果等 四 证人证言及其它有关材料 第十八条第十八条 合同发生纠纷后承办人须及时向单位领导报告并将纠纷及处理情况报行政部备案 调解书 协议书 裁决书 判决书应与合同一并交由行政部归档 副本或复印件可交合同承办部 门或有关人员使用 第七章第七章 其它注意事项其它注意事项 第十九条第十九条 公司任何部门和个人不得单独或私自从事下列行为 一 向他人提供盖有平凉发电公司合同专用章或法人印章的空白合同或空白页 二 向他人提供平凉发电公司企业法人营业执照 含副本 及复印件和银行帐户 三 向他人提供保证或担保证明 四 个人不得私自向他人承诺要约并签订合同草案 造成既成事实 9 五 严禁违反国家法令法规签订合同 六 在未履行有关审批手续前 严禁向社会上任何法人 经济组织及个人签订保证 担保 借贷 合同 第二十条第二十条 合同主办部门或承办人应防止对方当事人的以下行为 一 伪造合同 二 虚构主体资格 或盗用 假冒他人名义签订合同 三 虚构货源或合同标的物 四 故意交付部分货物 货款 骗取全部货款 货物 或者骗取货款 货物 拒不交付货物 货款 五 其它利用合同进行欺诈的行为 第八章第八章 附附 则则 第二十一条第二十一条 各合同主办部门应于每月底向计划部门报 合同动态管理台帐 做到数据登录真 实 准确 完整和及时 随时掌握合同的执行情况及对应概算执行情况 定期分析和预测未来可能发 生的各项费用情况 以利于采取更加合理有效的控制工程造价措施 确保工程总投资能控制在概算以 内 计划部门于次月 7 日前向股份公司工程部上报汇总的 合同动态管理台帐 第二十二条第二十二条 各部门的合同管理工作必须按本办法规定办理 年终依企业标准化管理和有关的考 核考评办法 由单位进行考核 对在合同管理工作中做出突出成绩的部门和个人 由单位予以表彰或 奖励 第二十三条第二十三条 对由于合同管理工作失误造成重大经济损失或扩大经济损失的 对责任人予以通报 批评或行政处分 构成犯罪的交司法机关处理 第二十四条第二十四条 本办法未尽事宜 按照股份公司的有关制度规定执行 本办法适用于平凉发电公司 自工程立项至项目竣工移交生产阶段负责签订的各类合同 不适用于由股份公司直接承办签订的合同 第二十五条第二十五条 本办法由计划部负责解释 第二十六条第二十六条 本办法自 2007 年 7 月 4 日发布之日起执行 附件 1 基建合同编号规则 2 合同审批表 基本表式 3 施工安全保证金结算审批单 10 4 工程进度款审批单 5 施工合同工程进度款审批流程图 6 工程计划委托单 11 附件 1 基建合同编号规则基建合同编号规则 为规范华能平凉电厂二期 2 600MW 级扩建工程的合同管理工作 特对合同编号进行统一规定 编 号规则如下 一 合同分类 一 合同分类 二期扩建工程合同按照所规范的业务性质进行分类 每一类合同的代号为该类合同的汉语拼音字 母缩写 具体分为四大类 1 工程合同 GC 包括安装 AZ 和建筑 JZ 2 设备及材料合同 SC 包括设备 SB 和材料 CL 3 勘察设计及技术服务合同 KJ 4 其它合同 QT 二 合同编号方式 二 合同编号方式 1 工程合同 HNPD EQGC AZ001 安装 HNPD EQGC JZ001 建筑 2 设备及材料合同 HNPD EQSC SB001 设备 HNPD EQSC CL001 材料 3 勘察设计及技术服务合同 HNPD EQKJ 001 4 其它合同 HNPD EQQT 001 其中 HNPD 指华能平凉发电有限责任公司 EQ 指二期 001 指该类合同流水号 12 附件 2 合同名称 合同编号 PLEQ 200 xxx 01yy zzz 合同金额 名 称联系人 地 址邮政编码 对方 单位 电 话传 真 签订地点签订日期 合同摘要 计划部 承办人 负责人 年 月 日 燃供部 承办人 负责人 年 月 日 财经部 承办人 负责人 年 月 日 行政部 承办人 负责人 年 月 日 工程部 负责人 年 月 日 安质部 负责人 年 月 日 主管领导 审 批 年 月 日 合 同 审 批 表 基本表式 13 附件 3 施工安全保证金结算审批单施工安全保证金结算审批单 合同名称 竣工验收时间 施工单位 预留安保金 合同编号 应扣金额 合同金额 实付金额 安质部意见 部门主任 经办人 工程部意见 部门主任 经办人 计划部意见 部门主任 经办人 分管基建领导 注 本表表式由计划部提供 填写一式四份 审批后施工单位存 1 份 业主单位财经部 计划部 安 质部门各存 1 份 14 附件 4 工程进度款审批单工程进度款审批单 年 月 日 合同名称 合同金额 合同编号 本月审定 金额 元 项目编号 累 计 审 定 金额 元 施工单位 累计审定金额 占合同比例 计划部 行政部 财经部 部门主任 经办人 工程部 安质部 分管基建领导 备 注 注 本表适用于施工合同和费用类合同进度及尾款支