实施Email系统的六个建议.doc

CIO：实施Email系统的六个建议1什么是信息议程4如何更好地进行项目文档管理4企业信息化要注重文档管理的重要性7CTO们值得考虑的十大企业级数据库8CIO：实施Email系统的六个建议前几天，我跟几个在企业中做IT负责人的朋友一起聚会。在谈话过程中，不少人跟我说，他们在来年有实施企业级的邮箱项目的计划。他们想从我这个过来人这边取点经，争取在项目实施过程中少点挫折。 确实，企业邮箱这个项目虽然比较小，但是，从这个小项目中，却可以反映出IT 负责人是否具备CIO应具有的能力。如是否有能力作好需求调研、风险管理、项目规划等等。为此，我对这些未来的CIO，提了六个建议。 一、部署好客户端 邮箱项目跟其他的ERP 项目不同。邮箱服务器跟客户端往往是独立的。邮箱服务器我们可以采用微软的Exchange产品，但是，客户端我们不一定要采用微软的产品，我们可以采用免费的Foxmail等客户端。而像ERP 这种软件，往往没有选择的余地。CIO选择好服务器之后，也就选定了采用什么样的客户端。 在企业中该采用什么样的邮箱客户端呢？笔者的意见是，最好客户端能够统一。也就是公司内部所有员工都采用统一的客户端。不过，往往这方面很难达成统一的认识。这主要是因为邮箱已经日益成为互连网应用中一个必备的软件。企业用户在以前都有自己喜欢的客户端软件。所以在项目推广的过程中，就有用户提出要用自己所熟悉的客户端。 此时，作为CIO来说，虽然可以通过强制措施统一客户端，但这显然会增加来自员工的阻力。这个阻力往往是不必要的。而且，员工通过比较，会对现有的客户端软件挑三拣四，反而起到相反的效果。所以，若客户端无法统一的话，CIO 就需要考虑客户端与邮箱服务器的兼容问题。有些客户端虽然可以从服务器那边接收邮件，但是，可能会出现一些小问题。如需要进行人为的字体转换或者附件不能够正常显示等问题。 所以，CIO 在部署Email系统的时候，要考虑采用什么类型的客户端软件。 二、邮箱备份策略 任何应用服务器，出于安全的考虑，都必须要对应用服务器中的内容进行备份。邮箱服务器也不例外。作为邮箱系统管理员，要根据企业的实际情况确定一个合理的备份策略。 通常情况下，企业邮件来往都比较频繁，所以从性能的角度考虑，最好采用差异备份与完全备份结合的策略。如在星期六，进行一次完全备份；在其他时间进行一次差异备份。当邮箱容积比较大时，这可以减少邮箱服务器备份的时间与空间；同时，也可以把因邮箱备份给数据库造成的不良影响将到最低。 除了合理的备份策略之外，数据库管理员还需要考虑是否要进行异地备份。笔者是建议在条件允许的情况下，对邮箱服务器进行异地备份。如此的话，在邮箱服务器出现硬件故障的时候，如硬盘损坏时，可以把数据损失降低到最少。同时，也可以及时的恢复邮箱服务器的运行。三、帐户命名规则与书写规则 当在企业中部署邮箱系统的时候，CIO首先应该确定一个帐户的命名方案。笔者认为，邮箱帐户的命名应该统一。因为员工除了在内部发送邮件之外，还需要把邮件发给外部的合作伙伴，如供应商与客户等等。所以一个友好的帐户名字，也能够体现一个公司的管理水平。若让用户自己无规则的取邮箱帐户名，很显然看起来会非常的混乱。 所以，笔者建议统一邮箱的命名策略。笔者企业每个员工都有一个英文名字。所以笔者采取的命名规则就是“英文名字.姓”这个方式来对用户的邮箱帐户进行命名。采取这个方式，要注意一点，就是要跟人事部门配合，当他们输入人事资料的时候，最好能够保证员工的英文名字没有相同的。若英文名字相同，则其中一个人必须更改。否则的话，称呼上容易搞错；邮箱地址中也容易出现问题。 有些企业也有通过名字的简写来对邮箱帐户命名。这也是可以的。重要的是对邮箱帐户的命名策略进行统一。不要有很多的版本。 除了对邮箱的命名进行统一外，笔者认为，在部署Email系统的时候，需要制定一套书写的规范。这主要是因为企业员工在书写邮件的时候，往往会有一些不好的习惯。这会给企业的形象带来负面的影响。如有些用户在书写邮件的时候，不喜欢写邮件的标题；又或者，不喜欢书写称呼等等。这些元素虽然不会对邮件造成致命的影响，但是，给其他人看到这么不规范的邮件，就可以联系到员工的素质可能不怎么高。 为此，笔者的意见是，在采用邮箱系统之前，要对员工进行全面的培训。然后在服务器上，进行相关的技术限制。如没有标题的邮件或者没有称呼的邮件不能够发送。要能够提示错误信息。 四、邮箱签名制度 邮箱不仅是员工之间沟通的一个工具，更加是企业宣传自身的一个手段。在邮件的尾部添加一个签名，是企业借以宣传自己的一个有效途径。 笔者以前在部署Emaile系统的时候，会跟人事部门一起，定义好邮件签名的格式。如有公司主营产品的简要介绍、公司的网址、联系方式等等。通过这种方式，可以打响企业的知名度。同时，企业跟客户或者供应商联系往往不是一个人。如对于客户来说，企业销售人员、质量人员等等可能都要跟客户打交道，此时，若几个联系人的签名格式乱七八糟的话，肯定会给客户留下一个不好的印象。 所以笔者建议，企业在使用邮箱系统之前，要统一签名的格式。一般系统管理员可以给出一个固定的格式。而用户只需要修改自己的名字与联系方式即可。五、用户邮箱空间规划 虽然说现在硬盘的价格越来越便宜，但是仍然需要对用户邮箱的空间做一个规划，以防止因为磁盘爆满而造成的服务器接收邮件故障。笔者以前在邮箱维护中，经常会碰到有些员工把邮箱当作文件备份的工具。把一些重要的文件，自己发给自己，在邮箱服务器上进行备份。而不是通过企业的文件备份服务器进行备份。有些员工还会利用企业的邮箱跟同事之间发送一些歌曲之类的大文件。因为企业内部邮箱比外部邮箱的访问速度要快得多，所以，上传一些大容量的附件也就比较容易。 在这种情况下，笔者认为有必要根据用户的帐户对其设置邮箱存储空间。当空间达到一定程度时，如帐户总存储空间的80%时，系统就要及时提醒用户，让他们去清理油箱。把一些不必要的邮件删除掉，以释放邮箱空间。 另外还需要对附件的大小进行限制，特别是一些允许往外发送邮件的帐户。因为出于传输速度的考虑，互联网上的邮箱系统，往往会对用户能够接收的附件大小作了限制。当超过这个限制后，他们的邮箱服务器就不能够接收这个附近。所以，若企业邮箱系统的附件容量过大的话，企业员工发给其他人他们就会无法查收附件。那时，可能反而会影响企业员工跟外部合作伙伴之间的正常联系。 所以，CIO要根据实际情况，来确定附件的最大容量。当用户附件超过这个数量的时候，就会拒绝上传附件。以免附件在传输过程中丢失。 六、信息安全 若企业部署了邮箱系统，那无疑就增加了一个员工泄露企业机密信息的渠道。此时，作为企业CIO来说，就要考虑，如何来防止这些不好事情的发生。 如CIO可以考虑对用户的邮箱进行追踪。有些邮箱服务器支持邮件的自动转发。此时，我们就可以利用这个功能，把用户的邮件自动转发到一个特定的邮箱中。当企业的机密信息被泄露时，我们就可以查看这个备份的邮箱，看看用户是否有泄露信息的嫌疑。 同时，企业部署邮箱系统之后，企业网络安全也会收到一定的威胁。特别是病毒邮件对企业网络带来的隐患，是非常巨大的。所以，企业在部署Emaile系统之前，最好能够跟网络安全人员一起，设计一套抵制病毒邮件的安全方案。同时，出于安全的考虑，最好能够把邮箱服务器跟其他的应用服务器分开放置。如此，即使邮箱服务器受到攻击，也不会影响到其他的应用服务器。 邮箱服务器这个项目虽小，但是五脏具全。CIO在部署这个项目时，要考虑的内容当然不止以上这六个方面。有备无患，对于任何一个信息化项目都适用。总之，CIO在部署这个项目之前，要充分作好需求调研工作。在作好这项基本工作的同时，兼顾上面六个建议，相信可以出色的把这个项目落实下去。CIO：实施Email系统的六个建议什么是信息议程IBM的信息议程(Information Agenda) 在一个全面的实现路线图中整合了战略、信息治理和企业信息基础设施。该方法基于软件功能、最佳实践和深厚的行业知识。信息议程可以帮助企业存取和共享数据，协助公司开发一个将数据转换为值得信赖的战略资产的计划，从而提高公司的竞争力和生产力。方法如下：连接数据、人员和流程借助紧密整合的数据基础设施，企业可以提高运营效率、消除错误、缩短周期和降低成本，并最大限度地减少宕机时间。使IT和业务目标保持协调统一为了紧密结合IT和业务目标，并确定从何处入手，组织需要制订一个信息议程计划和路线图。它可以满足您整个企业的短期和长期战略需求。这种共同的计划和路线图可以让IT项目、业务目标和总体投资保持紧密一致，从而帮助您的组织推进信息密集型战略。IBM将借助行业加速器 (Industry Accelerators) 、行业信息议程指南 (Industry Information Agenda Guides) 、研讨会和特定于行业的解决方案来帮助组织建立并执行它们的信息议程路线图。利用特定于行业的资产和解决方案为了适应和应对难以预测的市场和客户需求，您的企业需要采用灵活有效的标准来存取信息。借助信息随需应变 (Information On Demand) 灵活的开放架构以及端到端的随需应变功能，可以帮助您利用企业内部各层次的关键信息，以便满足公司当前和未来的需求。建立技术中心通过监控和跟踪跨渠道及合作伙伴的业务流程，您的企业将能够更好地以一致的方式交付成功的结果。为实现这一目标，IBM建立一个技术中心 (Competency Centers)，有时称作卓越中心 (Center of Excellence) 或知识中心 (Center of Knowledge)，以便您的企业增强IT与业务的一致性，改进技术资产和资源管理，并从中获益。信息议程可以帮助您跟踪、分发和控制对企业内部文档、数据和文件的准确访问，实现随需应变的共享、协作和响应速度。总之，开发信息议程将有助于您有效地利用组织的信息，从而加速实现随需应变信息的进程。如何更好地进行项目文档管理在文档管理的过程中，需要把握住一些重要的原则和方法，这样可以让我们的文档真正达到我们预期的目的。文档模板的管理 面对各类纷繁复杂的文档，如果各式各样，每个人一个风格，不论从美观性和可读性上都会有影响，所以在文档管理中的过程中需要建议一套文档的模板。 在建立文档模板时，需要对一些格式进行要求，需要将一些基本的要素固化到文档模板中，确保文档需要的内容能够在文档中体现，例如文档的页眉页脚、文档变更历史、文档的目录方式、文档的字体等。 在建立文档时，要注意做好文档的分类，各种分类有一个清晰的定义，使用者可以清楚地知道实际使用时要采用哪种模板。如果是使用共享目录方式管理文档，需要在一个相对容易找到的文件夹目录中存放模板，如果是使用信息系统方式进行模板管理，最好能够在首页进行一个连接，或者是让使用者可以快速的搜索到。在建立分类时，需要含有一个共同类，或者叫做公用类，因为在实际的使用过程中总是会有一些新的类别出现，也会有一些无法进行分类的文档，这个时候就可以通过共同类进行管理。 对于文档模板的变更需要能够做到及时告知使用者，并做好版本管理。 文档目录的管理 为了能够在纷繁复杂的文档中找到需要的文档，需要在进行文档管理时建立一套完整的文档目录体系，主要包括文档的索引管理和文档的分类管理。 在进行文档管理前，需要对不同的文档建立一个分类，建议不同的分类可以便于文档的查找，也可以针对不同的分类制定不同的管理要求。如果是文件夹方式管理，还需要分别不同的文件夹内容的安排以及权限的控制，因为文件夹管理的特殊性，需要注意其权限管理的简洁化；如果是采用信息系统管理，需要注意类型的编码体系的建立。一个好的文档分类体系可以让使用者方便地进行文档的归类和查找，文档的分类在一些管理过程中还需要注意归档管理的需求。 对于文档，需要建立一套索引机制，这里之所以特别提出索引机制，是因为在日常的文档使用中，会发现一些很多类似的文档，或者类似的内容说明，由于不同的撰写者会对一些基本的概念或者原则的说明会存在一些差异，这个时候就需要能够有一个索引来明确什么是最准确的，这一点在项目管理过程中特别重要，因为一个项目组往往会不时的发生一些变动，后来人面对多个说法时很难知道什么是对的，同时一些实际情况也会发生变动，一些说法也需要进行修正，而之前的一些文档也无法进行更正，所以这个时候也需要有一个索引来明确正确的说法，这一点问题也可以通过文档版本的管理加以改善。另外对于那些纷繁复杂的文档，有些只是事务性的，通过一个索引的方式，可以将一些重点的内容放在一个突出的位置，便于进行检索和阅览。 不论是文件夹方式还是信息系统方式，都需要注意对文档的权限管理，特别是对一些归档的文档，避免归档的文档被不正确的修改或者删除。 文档的命名规范 各种文档，如果名称多样，或者名称含义模糊将会造成使用和交流上的不便，需要建立一套有效的命名规范体系。 对于文档的名称，首先需要名称能够容易识别，有些使用者不是很注意文档的名称，经常直接用文件的默认名称，或者就是一个自己的姓名、项目的名称等，其他的使用者很难识别是什么类型的文档。 在文档的使用过程中，可以规定在文档的某些部位必须放置文档的类型或者某些其他关键字，例如将要求将文档的类别放在文件名的头部，对于月度性的文档，规定头部必须放某年某月，等等。 对于一些分不同版本的文档，可以要求分不同的版本进行管理，文件名称中注明版本号，对于终稿等一些标志性的内容可以加一些特殊的标识，这样可以明确其重要性和权威性。 这些方式将有助于文档的文件名的整洁和清晰，使用者在查找时也较为方便。在进行文档的交互调整过程中，也可以增加一些日期或者修改者的标识来进行传递，主要的目的在于能够唯一识别一个文档，减少互相沟通的障碍。文档的变更管理 文档在使用过程中发生变更是很常见的现象，对于发生变更的文档，需要通过手段加以约束，最常用的方法就是版本的管理，对于形成的文档及时进行归档保存。 文档发生变更时，需要能够做到两点：第一，文档有清晰的变更记录，主要是针对变化的部分，不能让每个使用者在文档发生变化后都需要把文件通篇读一遍；第二，文档的最终版本要能方便的阅览，如果出现只能看变更历史才知道最终版本的话将大大提高使用成本。 在文档发生变更时，需要能够通过必要的途径通知相关人，例如通过邮件通知或者公告通知的方式，避免新的文档产生后还有大量的使用者使用旧的文档，在实际操作环境中，ISO9000管理使用的签字回收重要文档的方式很值得借鉴，当然对一些电子文档需要采用一些其他变通的方式来处理。 文档的审核制度 很多文档作为一种指导性文件，需要有一定的严肃性和权威性，因而对文档进行必要的审核是必须的。 文档的审核时机一般为文档建立时和文档发生变更时，对于文档的适用范围的变更也应该进行必要的审核。通过文档的审核，可以检查是否存在错误的事项或者一些不合理的事项，撰写者和审核者所处的岗位不同、知识结构不同，对于一个文档如何撰写的角度和看法也会不同，在后续的审核过程中能够很好的进行文档的校正。同时，文档的审核机制也可以明确各自岗位的责任。 后记 信息系统的实施是一个负责的管理过程，需要方方面面的管理工作配合到位，文档作为一种日常交流的重要依据和工作成果的总结显得尤为重要，在文档管理的过程中既要注意严肃性，又要能兼顾灵活性，要本着在达到正常的规范性的基础上尽可能地方便使用者的使用和交流，提高使用效率。 文档管理工作在其他的一些管理工作中同样是一个重要的内容，很多大型企业都会有一个专门的档案管理部门进行文档的归档管理，这些都能充分体现文档管理的重要性之所在。如何更好地进行项目文档管理企业信息化要注重文档管理的重要性这么些年来，大大小小经历了一些信息系统的实施项目，有一部分是协助别人进行项目的实施工作，有一部分是自己负责管理项目的实施工作，另外还有一部分是通过各种渠道了解的别人的项目实施工作，在这个过程中也在不断地思索一些管理方面的问题。信息系统的实施工作是纷繁复杂的，走过了这么些年，令自己欣慰的是积累了一些成功的经验，另外一个感触就是一次次发现可改进之处的欣喜和感悟，现在就将项目管理过程中本人关于文档管理的一些潜质拙见通过本文进行一个分享。 在此前的关于信息系统的项目实施管理整个过程的文章中也提到过一些文档管理的内容，撰写此文的目的在于更加详实的表达我对项目管理过程中的文档管理的一些理解。 文档管理的重要性 一直以来，有很多的人都在说文档管理的重要性，最耳熟能详的莫过于软件项目中的人员变动以后后面的人无法识别之前的代码，或者识别的成本较高。事实情况是，就算人员不变动，时间长了，当时的编写者也不会记得当时的思路是什么，因为时间会消磨一些东西，另外每个人的想法和思维方式也在发生变化。 一个项目组织在进行一些想法的沟通时，由于个人知识结构的不同、所处的地位立场不同等原因也会导致对一个想法的最终实现方案的认知上存在差异，最终落实到方案上也会有所不同，通过一个书面的文档可以将每个人的认知形成一个统一的认知，减少不必要的沟通障碍。同时明确的文档也可以给参与者更多思考的空间。 为了达到一个好的沟通交流方式，我们需要各式各样的文档，在现实的项目管理过程中也确实存在了大量的文档，每个人都认为文档是重要的，但是当真正文档到来的时候又开始困扰了，会不自觉的有些厌烦和无从下手。做文档的过程是辛苦的，更是麻烦的，原来几句话的事情在有了文档以后变得异常麻烦，需要对应好格式，需要不同人员的审核和认可，难免就会觉得麻烦；而在自己做完文档以后发现可用性并不如想象中的那么高，真正想要的文档不知道到哪里去找，不同的文档说法不统一，等等诸如此类的问题让使用者有点无从下手。 或许是印证了一句话，叫做事情做的没有头绪的时候就想到了管理，对于那些各式各样的文档同样不会例外。CTO们值得考虑的十大企业级数据库在企业数据库市场中，诸如热备份和高可用等先进技术已经成为各大数据库竞争的焦点，这些数据库既有免费的开源数据库，也有许可费高达数千美元的商业数据库，截至目前为止，市场上出现了形形色色的数据库，但没有哪个数据库是解决任何数据问题的唯一选择，也没有人们期望的完美数据库出现，每个数据库都有它的优点和缺点，但企业在考虑选择何种数据库时，下面这10个是值得优先考虑的。 1、Oracle Oracle于1979年发布了第一个商业关系数据库管理系统（RDBMS），Oracle公司的名字和它的数据库是同名的，凭借其优秀的数据交付能力和CEO 拉里埃里森的经营能力，强大且复杂的Oracle数据库得到了财富500强企业的青睐。 2、SQL Server SQL Server是微软的关系数据库产品，谈到微软，你可能就有兴趣了，因为它是最有盈利能力的科技公司，SQLServer就是其主要的收入来源之一。不错，微软桌面操作系统无处不在，但如果你运行有WindowsServer家族操作系统，那你可能也运行了SQL Server，SQLServer凭借其易用性，与Windows系统无缝集成的特性，获得了无数中小企业的青睐。目前，SQLServer的最新版本是2008，微软也极力吹捧SQL Server 2008是一个优秀的商业智能解决方案平台。 3、DB2 DB2是蓝色巨人IBM的商业数据库产品，它可以运行在Linux，Unix，Windows和大型机上，前不久IBM正式推出了DB2 9.7，直接与Oracle 11g正面竞争，据ITG集团的调查，那些从Oracle移植到DB2的公司都表示更节省成本。 4、Sybase 从25年前进入企业数据库市场以来，Sybase一直是这个领域的有力竞争者，随着Adaptive ServerEnterprise产品的改进，Sybase的竞争力进一步得到提升，虽然近几年市场份额有所下降，但在下一代事务处理领域它又回到了领先的位置，Sybase在移动数据库市场也占有相当大的市场份额。最近Sybase刚刚被SAP收购，其前景尚不明确，Sybase该何处去？。 5、MySQL MySQL是一款非常适合开发人员的数据库，经过多年的发展，现在也成为企业数据库市场的有力竞争者，2008年Sun以10亿美元收购了MySQL，但Oracle又将Sun收归旗下，因此现在MySQL是