学年论文-高校宿舍管理信息系统设计与开发.doc

浙江理工大学经济管理学院学年论文高校宿舍管理信息系统设计与开发 摘要：随着计算机技术的快速发展，管理信息技术在高校宿舍管理中发挥着及其重要的作用。本文结合我校后勤学生宿舍管理服务中心的实际情况，对学生宿舍管理系统在宿舍管理中的需求和功能进行了相应的分析，并对该系统的结构与功能模块的具体实现作了较为详细的阐述。本文主要以学生宿舍管理系统的分析、设计和开发过程为主题，提出了如何利用数据库SQL Server 2008和Delphi 2009开发学生宿舍管理系统的设计方案和实现相应技术的思想。关键词：宿舍管理；系统设计；需求；功能1引言浙江理工大学在校学生近2万左右，学校有将近26栋宿舍楼，学生分别来自14个不同的学院。但是随着我校规模的扩大，学生人数将会继续增加，学生的信息量也会继续急剧增长，对学生宿舍信息的汇总、查询、统计等工作面临很大困难，管理工作也越来越繁琐。新生的入住、毕业生的离校，中途还可能需要宿舍调配，学生违纪情况登记等信息在以前都是通过传统的手工登记的，在查询和修改上给宿舍管理人员带来了很大的麻烦，同时它的可视化不明显，即为学生和家长提供相应的查询功能。因此，可以通过信息技术来取代人工的重复性工作，从而使管理人员有更多的时间与精力集中于提高学生宿舍服务质量。学生宿舍管理系统的开发设计不仅可以提高学生宿舍管理工作的效率和准确性，还可以减少工作量以使管理人员提高工作质量，并且对学生宿舍管理工作起到监督作用。另一方面，管理人员可以方便快捷地对在校学生的住宿、内务、纪律等进行有效管理。2宿舍管理信息系统需求分析学生宿舍信息管理系统主要是对高校内住校学生信息的管理，即宿舍管理员利用系统可以通过住校学生的姓名、学号（学号是在校学生的唯一标致）快速的查找此学生的住宿情况(如：寝室楼号以及房间号)和有关这个学生的其他一些信息（如：学院、专业，联系电话，家庭地址，奖惩情况等），与此同时，宿舍管理员只需要输入一些简单的汉字和数据，就能快速的录入或者删除一些学生的信息（比如对转学和退学学生信息的增加与删除)。学生宿舍信息管理系统最大的特点是能以简单快捷的方式查找出所找学生的住宿情况和基本信息1，完全替代了以往的手工操作需要费时费力挨过查找过程，这样不但节省了查找时间，而且工作效率得到提高，宿舍管理人员的工作负担大大减轻。随着高校办学规模的逐渐扩大与学校院系结构与种类的多样化，学生信息资源也相应地繁琐与复杂。高校后勤公司作为学生住宿及其他基本信息的主要管理者，需要不断提高信息管理系统快捷、高效与便利化需求的管理。如今新建宿舍硬件设施的日益完善，相应设施结构也较适合学生住宿管理的需求。但是，软件方面的改革速度就远远滞后于硬件设施的建设速度。这一方面的管理往往是学校宿舍管理发展的薄弱环节，其中管理体制的不够完善与资金和技术的投入不足，也极少会引起学校的注意，导致学生宿舍管理跟不上教育发展的步伐。3宿舍管理信息系统体系结构设计根据我校宿舍系统应用的实际需求，建议采用C/S结构模式的体系结构。该体系结构主要是将前台客户通过网络连接到后台数据库服务器上，使前台终端能够共享后台服务器的数据。该体系中的数据库的优点是数据库中的数据与信息实现了真正的共享与联系，同时确保服务器对系统资源的合理使用与数据的集成化管理。图1.宿舍管理体系架构笔者建议本系统的前台采用Delphi2009开发，利用Delphi2009开发的好处是它可以提供大量的可视化控件来直接绘制美观的用户图形界面，并且可直观地调整界面的样式与风格，还提供一系列的第三方组件有优化功能与美化界面。后台可以采用SQL Server 2008数据库管理系统，该系统由微软开发并且具有强大的数据处理功能与存储功能以及容错机制，可以有效地提高数据的协调性与整体性。2前台工作站可分布于宿舍管理办公室、宿舍楼值班室以及后勤公司办公室，而后台数据库服务器可安置于学校的网络信息中心。4宿舍信息管理系统的功能结构分析本系统在后勤管理中担负着宿舍的管理、检查、协调等任务，我们力求把日常宿舍管理的数据信息都集成到宿舍管理系统中。系统采用多级菜单结构设计，主要包括查询功能模块、录入功能模块、修改功能模块、删除功能模块、统计功能模块和用户管理功能模块等6大块。每一子模块又分为若干功能模块，如图2所示。下面将对各功能作以下简要介绍： 图2.学生宿舍功能结构4.1查询功能模块此模块主要是对学生与宿舍等基本信息的查找，主要包括快速查询与分类查询。分类查询模块可以按照学号、姓名、学院、专业或者入住状态等进行相应查询，为查询者提供详细的信息。由于该部分查找数据是所有部门的数据基础，由教务处和学工部管理。因为转专业、学校安排产生的调铺和换铺要求接受学生和学生家长的对学生住宿安排的查询，将住宿安排上报系部及有关部门等。4.2录入功能模快该模块提供学生信息与宿舍信息的录入功能。主要是负责录入新生住宿信息。此模块还可以使后勤公司和宿舍管理员有对学生宿舍资产的录入权限，记录损坏情况和赔偿情况等。详细登记宿舍的资产数量及价格。学生在校期间如果物品毁坏要及时报修并登记，并作为毕业生离校的一个检查环节。还有，宿舍是学生生活的一个重要环境，学校要定期检查学生宿舍的环境卫生，将检查结果上传至学生宿舍管理系统，以供学工部和学院对寝室内务进行管理。4.3修改与删除功能模块提供学生信息与宿舍信息的修改功能。由于学生转专业、退学、休学、毕业等情况需要宿管员与后勤管理员及时更新学生与宿舍信息。4.4用户管理功能模块用户可分为：系统管理员、宿舍管理员、辅导员、学生、其他。其中其他可以包括家长、各院系或学工部管理人员。系统管理员是整个系统的核心，管理员可以在任何时间地点进行系统的管理操作。管理员首先对系统进行初始数据的设置，系统才能正常运行，管理员的主要功能就是对数据的统计和整体监控。3宿舍管理员可以随时查看统计本楼各寝室的住宿情况以及违纪情况，同时可以登记学生的违纪情况。而辅导员可以根据班级进行各班级的学生基本信息管理，统计查看本班级住宿和违纪情况。学生可以查看自己的基本信息和违纪情况。5宿舍管理系统的功能实现5.1多用户登录操作使用者只需在计算机客户端安装此程序，从系统管理员申请登录权限。从已登录的系统对话框中，点击“文件”菜单下的“用户信息管理”后会弹出“新增用户界面”对话框（如图 2.12），输入新增用户信息，单击“保存”就可以了，此功能操作简单，只要会计算机基本操作的人员都能快速掌握。使用者获得登录权限后，可打开客户端程序，系统会弹出一个窗口（如图2.11），用户只需输入已注册过的用户名和正确的密码及选择相应的登录类型，即可登录主页面进行相应的宿舍管理操作。图2.11图2.125.2宿舍变动管理能确保学生住宿信息的准确性和真实性安装此系统的相关部门，只能查看信息，不能修改或异动学生信息，修改或异动信息的权限在学生宿舍管理中心，学院确实需要修改或异动学生的信息 ,必须向该中心递交申请 ,由该中心统一修改或异动，同时有些学生由于各种原因留级、休学、转学、转专业，这些都需要对学生的基本信息和住宿信息进行统一管理和维护，学生宿舍信息管理系统利用计算机充分实现了住校学生信息的修改与维护，从而很大程度地减轻了宿舍管理员的工作量，同时确保了学生基本信息的准确性和真实性4。用户成功登录后，可以选择“宿舍管理”下的“宿舍变动”，然后系统弹出“宿舍变动”窗口（如图2.3），该窗口包括原宿舍信息和信住宿信息，用户可以输入新床位号，对该生进行转床位铺；选择“宿舍管理”下的“宿舍变动记录”后，即可输入条件值查询学生的住宿信息。图2.35.3快速查询学生宿舍信息用户可以通过系统主菜单中选择“编辑”下的“快速查找”，然后系统会弹出“学生宿舍信息快速查找 ”窗口(如图 2.4)，在该窗口的版面上，你可以输入你了解的相应信息查询到你需要的信息，例如，你可以输入自己的学号或者姓名查到自己的住宿信息，或者你知道某个人的床号，想查询该生的住宿信息，亦可往床号一栏中输入已知值查询到相应的未知量的值。该功能一定程度上实现了检索的部分功能。图2.45.4给新生分配宿舍在整个宿舍管理体系中，宿舍分配是至关重要的，也是及其困难的，通过该步骤就可以立刻为新生分配好宿舍，还有就是分配好后的再次确认机制，保证每个新生分到宿舍，并且没有疏漏。用户可以通过点击“宿舍管理”下的“分配宿舍”，系统会弹出一个窗口（如图2.5），各学院负责人只需在该窗口中输入相应值，即可完成查询与分配操作，从查询中可以查看本学院分配给新生的宿舍。图2.55.5删除记录对于毕业和退学等原因离校的学生，管理员需在系统中删除该生的相关住宿信息。操作者可在系统的“编辑”菜单栏下选择“删除记录”，在弹出的窗口中，操作员可以输入相应的关键字（如学号），对该生是否毕业或退学进行确认，确认完毕后，对该生进行宿舍信息和学生信息删除。5.6数据统计与分析由于全国各高校均对学生采用住校制度，故该系统中的学生信息是相对较详细与合理的。学校或各学院可通过该系统的信息作出相应的决策。但是有部分学生由于特殊原因会申请外宿、中途休学、退学等，由此会出现退还学生住宿费现象。因此，财务部要想及时退还学生住宿费就必须依赖于详细的学生宿舍信息。当学校准备扩招时，学校必须考虑学校的宿舍的基本信息，比如宿舍数量是否满足扩招后的新生住宿要求，还有老生宿舍有哪些需要修理的，这些信息都影响到了学校领导们的最终决策，而我校有两大校区，而两个校区相距较远，管理上在实际空间上是不可能减少的，但是可以通过虚拟网络在虚拟空间上进行相应减少。通过宿舍管理信息的统计与分析功能充分解决了这一矛盾，提高了工作效率的同时改善了宿舍的管理服务质量。具体操作：可以通过“宿舍管理”一栏下的“数据统计”模块，对输入条件值进行快速查找。5.7数据维护与更新在数据维护与更新中，我们会碰到很多问题，比如由于某些原因，有些学生的住宿信息可能会出现重复输入的现象。因此，为了避免这一现象的出现，该系统对于重复输入数据进行删除与更新。由图2.6所示，管理员可通过软件中的“数据维护”一栏下的“检测重复入住学生信息”进行相应的处理，并且可以导出相应的数据，使之更具直观效果。图2.65.8维护系统安全系统安全是指在系统生命周期内应用系统安全工程和系统安全管理方法，辨识系统中的危险源，并采取有效的控制措施使其危险性最小，从而使系统在规定的性能、时间和成本范围内达到最佳的安全程度。5因此，不管是什么系统应用，后期的维护是必不可少的，因为总会出现一些Bug，为避免这些错误再次出现，就需要系统管理员（此处主要指系统开发员）及时修复Bug（漏洞）。另外，对于登录人员的权限进行设定，比如宿舍管理员要对密码间断性地进行修改，防止密码被盗以确保本校学生住宿信息的安全。除了系统安全外，比较重要的是系统性能，系统开发员对一些比较耗时的程序进行相应的改善，以提高系统的运行时间。同时，操作人员就会能更加顺利地对学生住宿信息进行查询、修改、删除、增加操作。5.9能协调学校与院系对宿舍的管理根据各学院学工部门提供的数据及各楼宿舍管理员提供的住宿学生的信息 ,实时跟踪记录在校住宿学生的动态信息 ,对住宿学生的生活状况进行监测和检查 ,寻求管理漏洞及存在的不足 ,对差距分析其原因 ,辅助管理人员及时采用各种方法加以控制。也可以根据学院提供的约束条件 ,合理地协调各职能部门的计划 ,按照不同的管理层提供相应的支持数据。66结束语学生宿舍管理是高校管理中一个重要的组成部分，利用宿舍管理系统，可以进行学生宿舍管理、新生住宿分配、学生住宿查询等，可以科学、准确地管理各种相关数据，减少了管理人员的工作量，大大提高了工作效率，并且系统操作简单、实用性较强的特点为管理人员提供了可靠地管理依据，为学校的发展提供了有效地帮助。参考文献：1 房 亮. 基于vpf的学生宿舍管理系统J. 科技信息(科学教研)，2008 (23)，第65