翻译图书索引制作的一种方法.doc

一种方法汪仁学索引，是将文献中的字、词、句、人名、地名、书名、主题等具有检索意义的事项著录成简括的条目，注明 其出处和卷次页码， 并按照一定方式有序编排起来， 以供检索的工具。 本文主要针对翻译版图书，与编辑 同仁共商如何利用原著索引、word 和 excel 工具制作 中文版图书索引。目前，国内市场上的科技图书绝大部分都只有一 个单一层次的关键词索引，信息量有限。 而一些欧美 出版公司出版的图书的索引，尤其是一些国际上知名 的科技出版公司出版的图书的索引， 条目系统而全 面， 往往有多个层次 ， 含有非 常丰 富的信 息 ， 检索 方 便，具有很高的实用价值。 如果能按照原著的索引条 目制作成中文版的索引，将会大大地提高翻译图书的 使用效率。如果直接翻译原著的索引，会存在三个方面的问 题：索引条目与正文的统一；所有索引条目的页 码需要按中文版进行标注；索引条目按中文习惯进 行重新排序。这三个问题实际上是索引制作的核心。 这也为制作中文版索引提供了思路和做法：在确保索引条目翻译准确的前提下，根据原著索引的页码查找中文版索引页码；具体做法是将原著索引按页码重排，然后依次查找并填写相应的中文条目所在页码，再按中文习惯对中文条目进行排序，即可生成中文版索引。一、索引条目与正文的统一对于原创著作而言，索引条目是直接选录正文关键词句编排而成，不存在统一的问题。 但对于翻译图书而言，比较容易出现同一个关键词句前后翻译不一致的问题。 对于这一问题，可有以下两个解决途径：翻译索引条目。 由于索引条目基本上囊括了一本书的关键词，可以在全书正文翻译之前，先将索引翻译出来，并以所翻译出来的条目作为正文翻译的关键词统一标准，即可以保证索引条目与正文的统一。复核索引条目。 索引条目翻译后还需要根据校样填写中文版页码，可在查找页码同时核对索引条目与其正文中的表述，如有不同按正文统一即可（参见下节中“2中文页码的填写与条目合并”）。 两条途径联合应用效果 更佳。格式文本。（4）在“索引 2”中进行统一替换：（a）查找内容为“、#”，替换为“p&”；（b）查找内容为“、”，替换为“”；其中“”表示制表符。 这两步替换使得每个索引 条目后的第 2 个及第 2 个以上的页码单独占一行，不 过每个页码还没有相对应的索引条目。（5）全选“索引 2”内容，执行“文本转换成表格”，其中“文字分隔位置”选“制表符”。（6）另建一个 excel 工作表，命名为“索引 3”。（7） 将 “ 索 引 2” 表 格 中 的 内 容 全 部 复 制 粘 贴 到“索引 3”中。（8） 在“ 索引 3” 中， 分别 在第 B、C 列 ， 第 C、D 列 和第 D、E 列之间各插入 1 列， 则新得到的列分别为 第 C、 第 E 和第 G 列。 在这三列的第一行分别输入 “条目级别”、“原著条目”、“中文条目”。（9） 在 单 元 格 “C2” 中 插 入 函 数 “=IF (B2 =0,C1, B2)”。 注意此处“=”、“( )”、“,”全部为半角符号。 下文凡 是插入函数时都是如此。（10）复制单元格“C2”，将其粘贴到第 C、第 E 和 第 G 列全列。 第 9 步和第 10 步通过函数计算，为前 面第 4 步中单独占行的每个页码添上了对应的索引 条目。（11）剪切“索引 3”的所有条目内容，粘贴至 word 文档，并将所得表格的第 2、第 4 和第 6 列整列删除， 然后将此表格剪切，粘贴到“索引 3”中。 这两步剪切 与粘贴的目的是将单元格中的函数替换成了函数结 果。B按页码顺序重排经过前面的处理，现在索引条目与原著页码已经二、标注中文页码翻译版图书原著的索引往往是逐级按字母顺序 排列的，其页码杂乱无章，据此来查找清样的页码是 不现实的。 如果能对原著索引按页码进行重新排序， 然后顺序查找清样页码，则相对要容易得多。 这可以 应用 excel 强大的排序功能来完成。在翻译索引之初， 我们可以先建立一个 excel 工作表， 表中第一行定义 5 列： 条目顺 序； 条 目级 别；原著条目；中文条目；原著页码。 将该 excel 工作表命名为“索引”。在“原著条目”列录入原著索引所有条目，然后在 “条目顺序”列依次顺序为原著条目编号，并在“条目 级别” 列按原著条目的层次分别标明相应的级别，以 数字“1，2，3”表示。 “中文条目”列中录入索引的 译文。 在第 5 列中录入原著索引页码，如果有多个页 码，在录入时注意用“、”分隔页码，用全角符号“”表 示起止页码，以避免 excel 自动变更数字格式。对于特 别大量的索引，可以分割成几个文件重复进行类似操 作。1.原著索引按页码重新排序A条目与页码一一对应由于每个条目可能有多个页码，需要将其按页码进行拆分，使每个页码单独对应一个条目。之间以顿号隔开，对工作表作如下处理：（1）将第 15 列所有内容复制。设定页码（2）新建一个 word 文档，命名为“索引 2”。（3）将所复制内容在“索引 2”中选择性粘贴为无一一对应，应用 excel 软件是很容易将其按页码顺序（2） 将 “ 索 引 3” 中 第 E 列 内 容 复 制 后 ， 在 一 个word 文档中选择性粘贴为无格式文本。 对所得文档 进行如下操作：（a） 查找“#” 替换为“ ”， 反复进行 此操作 直到 电脑找不到对象为止；（b）再做一项替换：查找“”，替换内容空缺；（c）所得内容转换成一单列的表格，将表格内容 复制后粘贴到“索引 3”的第 F 列，并将 F1 单元格中 的内容改为“原著页码 2”。（3）在“ 索引 3” 中， 以第一行为标题， 按“ 原著页 码 2”升序排序。2中文页码的填写与条目合并经过前面的处理，已将索引及其译文按原著页码 顺序排列。 待清样排定后，将条目在清样中的页码依 次填入“索引 3”中的第 F 列，并在单元格“F1”中输入 “中文页码”。 在查找中文页码的同时，可对正文与索 引条目进行复核、统一。由于前面在进行索引条目与页码一一对应处理 中，新生成了许多重复的条目，需要对这些条目进行 合并。 可通过如下处理进行合并：（1）以第一行为标题，按“条目顺序”升序排序。（2）复制单元格“D1”粘贴到单元格“E1”。（3） 在 单 元 格 “E2” 中 插 入 函 数 “=IF (D2 =D1,0, D2)”，复制单元格“E2”，粘贴到第 E 列全列。 第 2 和 第 3 步通过函数处理使所有重复的条目变为值“0”， 而其相对应的中文页码则保留下来了。 这是为下一步 进行统一替换作准备。（4） 复 制 “ 索 引 3” 第 E 和 第 F 列 所 有 条 目 的 内条目的页码进行合并，并以“、”分隔开。（6） 全选 word 文档内容， 执行 “文本转换成表格”， 其中“ 文字分 隔位置 ” 选“ 制 表符”， 得 到一个 表格。（7）将所得表格复制，粘贴至“索引”中第 D 和第E 列。三、索引按中文习惯排序到目前为止，已经得到一个有中文条目并标注了中文版页码的索引，只不过这个索引是按原著索引顺序排列的。 剩下的工作就是对这些条目按中文习惯进行排序。对于有多个层次的索引而言，排序的主要问题是要固定不同层次条目之间的隶属关系，以保障在次一级条目排序时不影响上一级条目的顺序，这样才能使索引逐级按序排列。 这在 excel 表格中，可通过函数来定义这种隶属关系；而通过将函数替换为固定的函数值来固定这种隶属关系， 这一替换可通过将 excel 表格的内容剪贴到 word 文档，再将 word 文档的内容剪贴回 excel 表格来实现。下面以按汉语拼音排序为例，介绍如何对一个具有 4 个层次的索引的所有条目进行排序。 由于第一级条目和最后一级条目具有特殊性，而所有中间层次的条目具有类似性，所以需要分别进行处理。1第一级条目的处理（1）在“索引”中，在单元格“F2”中插入函数“=I (B2=1,D2,F1)”。（2）复制单元格“F2”，粘贴至第 F 列全列。（3）在单元格“F1”中输入“一级条目”。（4）将第 F 列剪切，在 word 文档中粘贴一次， 将 所得表格内容复制，并粘贴回“索引”中的第 F 列。2第二级条目的处理（5）在“索引”中，在单元格“G2”中插入函数“=IF (B21,D2,0)”；复制单元格“G2”，粘贴至第 G 列全列。（6）在“索引”中，在单元格“H2”中插入函数“=IF (B2 =2,G2,H1)”； 复 制 单 元 格 “H2”， 粘 贴 至 第 H 列 全 列。（7） 在“ 索引” 中， 在单 元格“I2” 中 插入函 数“=IF (G2=0,0,H2)”；复制单元格“I2”，粘贴至第 I 列全列。（8）剪切第 I 列内容在 word 文档中粘贴一次，将 所得表格内容复制，并粘贴回“索引”中的第 G 列；在 单元格“G1”中输入“二级条目”；删除第 H 列内容。3第三级条目的处理下述 4 步是针对第三级条目按上述第 58 步所 作的类似处理，如果原著索引层次超过 4 个，对除第 一级和最末一级的条目外的所有其他级别的条目都 可作类似处理：（9）在“索引”中，在单元格“H2”中插入函数“=IF (B22,D2,0)”；复制单元格“H2”，粘贴至第 H 列全列。（10）在“索引”中，在单元格“I2”中插入函数“=IF (B2=3,H2,I1)”；复制单元格“I2”，粘贴至第 I 列全列。（11）在“索引”中，在单元格“J2”中插入函数“=IF (H2=0,0,I2)”；复制单元格“J2”，粘贴至第 J 列全列。（12） 剪切第 J 列内容在 word 文档中粘贴一次， 将所得表格内容复制，并粘贴回“索引”中的第 H 列； 在单元格“H1”中输入“三级条目”；删除第 I 列内容。4最后一级条目的处理（13）在“索引”中，在单元格“I2”中插入函数“=IF (B2=4,D2,0)”；复制单元格“I2”，粘贴至第 I 列全列。（14） 剪切第 I 列内容在 word 文档中粘贴一次，将所得表格内容复制，并粘贴回“索引”中的第 I 列。5逐级排序（15）以第一行为标题行，按第 I 列升序排序。（16）以第一行为标题行，以“一级条目”为“主要 关键字”，以“二级条目”为“次要关键字”，以“三级条 目”为“第三关键字”，对全表进行升序排序。至此，已完成对中文索引的排序。 可将“索引”表 格中第 B 行至第 E 行内容复制到一个 word 文档，将 所得表格第二列删除（或将第二行与