公文文件处理管理的基本规则(doc 80页)

第一章 文件管理 狄 煜 宝要转变观念：档案载体的变化、档案管理手段的变化、档案服务对象的变化。第一节 机关文件一、文件的种类二、文件的分类三、文件的稿本四、文件的格式一、文件的种类可分为三大类：1、通用文书 2、专用文书 3、科技文书（一）通用文书中国共产党机关公文处理条例1996年5月中央办公厅颁布的，共14种公文名称：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关公文处理办法是国务院2000年8月颁布的，共13种公文名称：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。1、通知：（1）、批转和转发公文（2）、发布规章（3）、通知办理、执行或周知事项（4）、任免干部和工作人员2、报告：（1）汇报性报告（2）情况报告3、请示：4、批复：5、公报、公告、通告6、函：（二） 专用文书1、对外文书主要种类有：照会、备忘录、外交函件、全权证书、批准书、条约、协议、协定书、声明等。2、司法文书主要种类有：公安的立案报告、破案报告、起诉意见书、提请批准逮捕书等；检察院的案件审结报告、起诉书、不起诉决定书、抗诉书等；法院的一审、二审、再审刑事判决书、民事判决书、刑事裁定书、民事调解书、决定书等；还有各种诉状、笔录、现场勘查笔录等。3、会计文书（1）、会计凭证 （2）、会计帐簿 （3）会计报告 （4）其它。（三） 科技文书（1）、图样科技文件材料；（2）、文字科技文件材料；（3）、表格、目录科技文件材料。文件的形式、信息载体、制作手段多样化。文件的形式有图样、文字、表格、目录、音像等；信息载体有纸张、胶片、磁盘、磁带等；制作手段有手写、印刷、晒制、摄影、录音等。二、文件的分类（一）从来源分：1、自制的文件（本机关）2、外机关发来的文件（外机关）（二）从文件的性质和作用分1、法规、规章性文件：规定、章程；2、指挥性文件：指示、决定；3、报请性文件：报告、请示；4、知照性文件：通知、通告；5、记录性文件：会议纪要、总结；6、交流性文件：简报、经验介绍。（三）从文件的内容、时间、保密分1、内容：需办文件、参阅文件；2、时间：急件类、平件类；3、保密：机要文件、普通文件；机要文件又分为绝密、机密、秘密三级。三、文件的稿本（一）草稿（未定稿）（二）定稿（原稿、签发稿、底稿）（三）正本（四）副本（五）存本四、文件的格式 （一）印刷和装订要求1、公文中图文的颜色：未作特殊说明均为黑色；2、排版规格要求：正文用3号仿宋字，每面排22行，每行排28个字。（二）公文中各要素标识规则1、眉首（1）公文份数序号：用阿拉伯数字在左上角第1行；（2）秘密等级和保密期限：用3号黑体字，右上角第1行，两字之间空1字，秘密等级和保密期限之间用“”隔开；（3）紧急程度：用3号黑体字，在右上角第1行，两字之间空1字；如有秘级，就在右上角第2行。（4）签发人：在发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人居右空1字，签发人用3号仿宋字体，签发人后用全角冒号，签发人用3号楷体字标识。2、版记（1）主题词：“主题词”用3号黑体字，居左顶格，后用冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。（2）抄送：在主题词下一行，左空1字用3号仿宋字标识抄送，后用冒号，最后一个抄送机关后标句号。（3）印发机关和印发时间：位于抄送机关之下，（同抄送），印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（4）页码：用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，居中4号字左右各一字线。3、公文的基本组成部分：（主体）（1）发文机关标识：发文机关全称或规范化简称；（2）发文字号：由发文机关代字、年份、序号组成；（3）公文标题：空2行，用2号小标宋体字，居中；（4）主送机关：（5）正文：数字、年份不能空行；（6）附件：在正文下一行左空2字；（7）成文日期：（8）盖章：上不压正文，下不压日期。纸张规格：210297 为A4 X X X 文 件杭档发20051号 XXXXX主送机关 正文。 附件： X X X X X XXXX年X月X日第二节 文件处理一、文件处理程序二、发文处理环节的工作内容、要求与方法三、收文处理环节的工作内容、要求与方法四、办毕文件的处置一、文件处理程序（一）概念：文件须经收、发处理的一系列环节，每一个环节都是公文运转处理过程依次出现的工序，统称公文处理程序。（二）构成：发文和收文（三）特点：每一环节都有各自独立的工作内容和要求，每一个环节之间前后相互衔接，上下次序不可逆转。二、发文处理环节的工作内容、要求与方法（一）行文的方向和方式1、下行文2、上行文3、平行文（二）行文规则1、向上级机关行文，一般只有一个主送机关；2、向下级机关的重要行文，应抄送直接上级机关；3、同级党政机关可以联合行文；4、不相隶属机关之间一般用函行文；5、请示必须一文一事；6、部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。（三）发文处理过程拟稿、审核（会商）、签发（会签）、注发、缮印、校对、盖印、登记、封发、立卷、归档（或销毁）等环节。（四）发文处理工作的内容、要求与方法1、会商2、签发3、注发4、文件的制作（打印、校对、装订、盖印）5、登记与封发6、传递与公布（1）文件的传递：电信传递、寄递、直投。（2）文件的公布：媒体、传阅、宣讲等。三、收文处理环节的工作内容、要求与方法（一）收文处理程序签收、拆封、登记、分办、拟办、批办、传阅、承办、催办、立卷、归档（或销毁）等环节。（二）收文的工作内容、要求与方法1、收文登记：签收和拆封登记：并非收到的原是要登记（各种公开的和内部不保密的出版物，一般事务性的通知、便函、介绍信、请柬等）。登记的内容与形式：收文号、收文日期、来文机关、来文字号、文件标题、份数、密级等。登记的方法：大流水号与分类小流水号登记两种。2、分办、拟办与批办3、传阅：不能“横传”。4、承办5、催办6、注办四、办毕文件的处理（一） 立卷归档（二） 清退（三） 销毁（四） 暂存第三节 文件的立卷与归档一、机关文件的立卷二、文件的归档范围三、立卷的质量要求四、立卷操作程序的工作内容、要求与方法五、案卷的归档二、文件的归档范围（一）归档范围1、上级机关的文件材料2、本机关的文件材料3、同级机关和非隶属机关的文件材料4、下级机关的文件材料 （二）归档的重点本机关或本单位形成的文件材料1、档案归档范围凡是在工作活动中形成的、办理完毕的，对今后工作具有查考和利用价值的文件材料，都应列入归档范围。主要有以下几方面内容：反映本单位历史变迁和发展过程的文件材料（发展史、大事记、工作计划和总结、会议记录、单位变迁发展记录等）；单位在党、群（工青妇）团组织活动中及日常事务性工作中形成的文件材料（党的年度工作计划、总结、表彰先进、统计年报、上级党组织、工青妇组织下发文件需要贯彻执行的指导性文件，有经济实体设立和变更的请示、批复、章程、工商登记证、年检记录、税务登记证、年度计划总结、人事任免、职工名册等）；在财务管理、劳动工资、教育培训方面形成文件材料（各种财务账册、报告、凭证、劳动调配、定员、干部职工教育的文件、教材等）；单位在各项工作活动中形成的照片、录音、录像，获得的各种奖状、锦旗、奖杯、证书等。具体归档范围有：一是上级单位的文件材料：是指上级单位针对本级单位的文件材料（如任命本单位的主要领导、本单位的机构设置等）。二是本单位的归档文件材料：（归档重点）本单位召开的党、政、工、青、妇会议的全套会议文件，以及各种声像材料；本单位召开党的、行政的会议记录以及召开的工作会议、专业会议材料；本单位颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿；本单位的请示与上级单位的批复文件，下级单位的请示与本级单位的批复文件；本单位及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；反映本单位业务活动的专业文件材料；本单位检查下级单位工作、调查研究形成的重要文件材料；本单位或本单位汇总的统计报表和统计分析资料；本单位形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；本单位党、团、工和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；内容重要的来信、来访材料等；本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印章及组织简介、人员编制方面的文件材料；本单位制订的条例、章程、制度等文件材料；本单位的历史沿革、大事记、年鉴；本单位干部任免、调配、培训、转业、评残、怃恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；本单位及本单位办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；本单位财产、物资、档案等的交接凭证、清册；本单位编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；本单位与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；各种普查工作中形成的文件材料；（21）按有关规定应归档的死亡干部档案材料。2、同级单位和非隶属单位的归档文件材料与本单位有关的重要文件材料。3、下级单位的归档文件材料报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务报告等文件；下级单位报送的法规性备案文件。4、不归档的文件材料：重份的、不需要执行的而需要了解的，供参考的，未定稿的征求意见稿，无保存价值的文件。不归档的文件材料范围具体是：1、上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；2、上级单位发来供工作参考的抄件；3、上级单位征求意见未定稿的文件；4、本单位的重份文件；5、本单位负责人兼任外单位职务形成的文件材料；6、为参考目的从各方面收集的文件材料等。（三）注意事项1、不仅以上级文件、“红头文件”作为划分归档范围的依据；2、不仅以载体作为划分归档范围的依据；3、不要忽视组织、人事、纪检、保卫部门形成的文件材料的统一归档（四）集团企业档案1、集团公司档案的作用有助于集团公司增加技术知识储备，促进集团公司保护好知识产权和商业秘密，为集团公司的可持续发展提供强有力的保障；有助于集团公司在国际国内市场竞争中增强抵御风险的能力，并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护集团的经济利益和合法权益；有助于集团公司构筑企业信用体系，提高集团公司诚信度，树立公司形象；有助于集团公司加强自身文化建设，利用丰富生动的档案素材，展示企业发展的历程，培养员工的认同感和归属感，创新企业经营理念，提升企业的文化品位。2、集团公司档案归档范围凡是公司在生产、经营、管理和科研等活动中形成的、办理完毕的，对今后工作具有查考和利用价值的文件材料，都应列入归档范围。主要有以下几方面内容：反映公司历史变迁和发展过程的文件材料（发展史、大事记、工作计划和总结、会议记录、公司变迁发展记录等）；公司在党支部、共青妇团组织活动中及日常事务性工作中形成的文件材料（党支部年度工作计划、总结、表彰先进、统计年报、上级党组织、工青妇组织下发企业需要贯彻执行的指导性文件，公司经济实体设立和变更的请示、批复、章程、工商登记证、年检记录、税务登记证、企业年度计划总结、人事任免、职工名册等）；集团公司在经营活动方面形成的文件材料（计划管理、产品销售、物资管理、生产供应、财务、市场信息预测中形成的文件材料，在生产经营管理活动中和往来单位签订的各类合同、协议等方面）；集团公司在生产技术管理、产品开发、科学技术研究方面所产生的文件材料（生产管理、生产计划及实施记录、安全操作规程、事故报告、质量管理、质检报告、标准管理、卫生达标、环境保护等；产品设计方案、制造工艺、商品特色、产品照片、说明书及底图等；新开发项目的建议书、可行性研究方案、技术转让、专利技术改造和革新文件、发表的学术论文或著作等）；集团公司在财务管理、劳动工资、教育培训方面形成文件材料（各种财务账册、报告、凭证、劳动调配、定员、干部职工教育、技术培训的文件、教材等）；集团公司在各项工作活动中形成的照片、录音、录像，获得的各种奖状、锦旗、奖杯、证书等。3、集团公司办公室主任职责办公室主任主要职责是：A、贯彻落实档案法及档案工作方针、政策、健全各项档案管理制度；B、指导、督促档案部门的工作，主持编制本企业档案工作长远规划及年度工作计划，并负责组织实施； C、组织档案工作人员认真学习掌握档案管理专业知识，学习档案管理工作先进经验，督促和指导综合档案室加强基础建设。作用：与上级沟通，解决人、财、物问题，确保档案工作正常运转；与各部门沟通协调，协助档案人员及时顺利地完成档案的收集工作。档案管理人员职责是：A、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策，建立健全本公司的档案工作制度； B、负责做好本公司各类档案的收集、整理、鉴定、 保管、统计和利用工作；C、负责指导本公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；D、监督、指导本集团公司所属机构的档案工作；E、严格遵守保密纪律，确保档案机密的安全；F、根据公司的实际需要，利用档案资料编写实用的参考资料。兼职档案人员的职责是：A、认真贯彻执行档案法及档案工作方针、政策，严格执行本公司制定的档案工作各项规章制度；B、负责本部门具有保存价值的各种门类档案的收集、整理、归档工作；C、负责各类档案材料移交前的保管工作；D、对所保管的密级文件和不得外传资料的保密负责；E、根据有关规定，每年定期向综合档案室移交档案。4、 管理体制与档案分类一、组织管理体制1、建立集团公司档案工作领导小组；2、建立集团公司档案工作网络小组；3、建立集团公司档案工作鉴定小组；4、制定集团公司档案管理办法；5、制订集团公司文件材料归档范围与不归档范围；6、制订集团公司档案保管期限表；7、制订集团公司档案室档案保密与借阅制度；8、制订集团公司档案保管制度；9、制订集团公司档案统计工作制度；10、制订集团公司档案鉴定销毁制度；11、制订集团公司科技档案修改补充规定；12、制订集团公司档案人员岗位职责；13、制订集团公司兼职档案人员岗位职责。（五）集团公司档案的分类方案（大纲）（门类）1、 党群工作类；2、 行政管理类；3、 经营管理类；4、 生产技术管理类；5、 产品类；6、 科研类；7、 基本建设类；8、 备仪器类；9、 会计类；10、 职工档案类；11、 特种载体类。其中14类是管理类，58类是科技档案，910是专门档案。还可以建立销售（客户）类档案。一、文件的立卷（一） 立卷工作的组织：承办部门立卷。（二） 立卷工作的步骤第一步，准备立卷；第二步，平时归卷；第三步，调整和组卷；第四步，编目装订。二、立卷的质量要求遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值、便于保管和利用。三、立卷操作程序的工作内容、要求与方法（一）立卷的方法-六个特征及其在立卷中的运用作者、问题、名称、时间、通讯者、地区（二）案卷的组合方法和要求1、对已归卷文件进行检查调整（齐全、范围、期限）。2、卷内文件排列时间、重要程度、姓氏笔划、问题、作者、名称、地区。3、拟写案卷标题作者（通讯者）问题（内容）名称4、卷内文件的编目与案卷装订（1）卷内文件编号（2）填写卷内文件目录（3）填写卷内备考表（4）填写案卷封面（5）装订案卷四、案卷的归档（一）归档制度归档范围归档时间（二）案卷的编号1、案卷的排列2、案卷目录案卷目录的作用案卷目录的编制归档的手续第四节 归档文件整理规则 一、总论（一）意义（二）特点1、简化2、兼容3、灵活（三）概念1、归档文件2、归档文件整理以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。（三） 整理原则二、归档文件的整理单位与装订（一）整理单位1、文件正本与不同稿本2、正文与附件3、正文与文件处理单等4、原件与复制件5、转发文与被转发文6、报表、名册、图册等7、来文与复文（二）文件修整1、修裱破损文件2、复制字迹模糊或易褪变的文件3、超大纸张折叠4、去除易锈蚀的金属物（三）文件装订1、线装2、不锈钢装三、归档文件的分类年度-问题-保管期限四、文件的排列五、归档文件的编号（一） 件号（二） 编号项目1、必备项目全宗号、年度、保管期限、件号2、选择项目（机构或问题）（三） 盖章1、归档章的格式单位：mm（全宗号）（年度）（室编件号）*（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）116 8 3152、盖章位置六、归档文件的编目（一）归档文件目录的项目件号责任者文号题 名日期页数备注（二）归档文件目录封面（全宗名称、年度、保管期限、机构）归档文件目录全宗名称： 年 度： 保管期限： 机 构： 七、归档文件的装盒（一） 档案盒格式1、 档案盒封面单位全称2、 档案盒脊背的项目全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。全宗号年度保管期限*机构(问题)起止件号室馆盒号（二）备考表盒内文件情况说明整理人: 检查人: 年 月 日 全宗号-目录号-案卷号-件号（页号）全宗号-年度-期限-件号 第二章 档案与档案工作第一节 档案一、档案的起源与发展第二章档案与档案工作档案经历了漫长的演变过程：从口口相传，到结绳刻契，从文字记录，到声像记录，再到电子记录。结绳、刻契（木片、 片或玉片上刻上符号以记事）古代，人们借助各种标记、符号、，用结绳、刻契、图画等记事方法，能保存、传递，可以看作是档案的萌芽，是档案起源的初始形态。二、档案的产生与发展（一）档案产生的条件1、记录符号的产生是档案产生的客观条件2、国家的出现是档案产生的社会条件（二）早期档案形态1、甲骨档案2、金石档案3、简牍档案4、缣帛档案5、纸质档案三、档案的概念与性质（一）档案的概念是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。含义：1、档案的形成主体是国家机关、社会组织和个人2、档案是有保存价值的文件档案与现行文件（历史与现实）3、档案的实存形态是多种多样的4、档案是直接形成的历史记录（二）档案的性质1、档案的本质属性是原始记录性2、档案的一般属性是知识性和信息性（三）档案与相邻事物的联系与区别1、档案与图书（来源、作用）2、档案与文物3、档案与资料四、档案的类型按形成时间分：1、新中国成立前的历史档案：历代王朝时期的档案、民国档案、革命历史档案；2、新中国成立后的现行档案按形成领域分：文书档案；科学技术档案；专业档案。按所有权性质分：公共档案与私人档案。按载体形态分：纸质档案与非纸质档案。档案作用的主要表现：档案是机关工作的查找凭证据；档案是生产建设的重要依据；档案是科学研究的必要条件；档案是政治斗争的重要手段；档案是宣传教育的生动素材。档案发挥作用的规律性1、 档案作用范围的递增性；2、 档案机密程度的递减性；3、 档案作用的转移性（工具、政治斗争）4、 档案发挥作用的条件律收集齐、整理妥、保管好，随时便捷利用。 第二节 档案工作一、档案工作的内容档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编目与检索、提供利用、编研等8项。二、档案工作的性质1、档案工作是一项服务性的工作；2、档案工作是一项政治性机要性的工作；3、档案工作是一项科学管理工作性的工作（人事管理离不开人事档案、财务管理离不开会计档案）。三、档案工作的基本原则1、统一领导、分级管理；2、维护档案完整与安全；3、便于社会各方面的利用。四、档案工作标准化与现代化 第三章 档案事业一、档案事业的内容有档案管理工作、档案行政管理 作、档案法制工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与对外交流工作等。1、档案管理工作（馆、室） 2、档案行政管理工作（局） 3、档案法制工作；4、档案教育工作（学校、培训）5、档案科学研究工作；6、档案宣传工作（全方位、多渠道）7、档案国际合作与对外交流工作。二、档案事业的地位与意义1、档案事业是维护党和国家历史真实面貌的重要事业是记录历史、启迪未来，服务社会、造福人民，传承文明、泽被后世的事业。2、是党和国家各项建设事业必不可少的环节 3、是整个国家文献信息事业的重要组成部份4、是功在当代、得在千秋怕永恒事业三、档案事业管理体制1、统一领导、分级管理2、专业和科技档案工作“条块结合”管理3、局馆合一管理第二节 档案事业的建立与发展一、我国档案事业的建立1、接管旧政权遗留下来的档案，征集革命历史档案2、制定档案工作方针、政策和法规，建立起机关档案工作，集中管理撤销的档案3、成立国家档案局，开展对档案学理论研究，创办档案高等教育。二、 我国档案事业的发展1、全面建设阶段（19581966）实行党、政档案和档案工作统一管理；建立各级档案行政管理机构和各级国家档案馆；各级机关普遍建立了统一管理党、政档案的档案室；建立了科技档案工作；档案学成为一门独立的学科。2、严重挫折阶段（19661976）3、恢复提高阶段（19761987）4、全面发展阶段（1988年以来）第三节 档案机构与人员 一、档案机构类型及其职责 1、档案行政管理机构 档案行政管理机构设置（区县市 ）档案行政管理机构职责；2、档案馆各级国家档案馆；其他各类档案馆；部门档案馆；企事业档案馆。3、档案馆性质与国家档案馆的功能拓展档案馆的性质与任务；国家综合档案馆的功能：一个基地一个中心：一个基地：保管一个中心：利用两个基地一个中心：两个基地：保管与爱国一个中心：服务两个基地两个中心（四位一体）功能两个基地：保管与爱国两个中心：利用与信息服务。4、档案室职称职业素养：政治、专业、知识、身体。 人事档案管理：（干部与职工）1、 履历表；2、自传；3、鉴定；4、考核材料；5、政审、复查材料；6、党、团材料；7、奖励（含先进材料）；8、处分、取消处分、复查材料；9、任免、出国、调资、离退休；10、其他（参考材料、思想、学习总结）。国家行政机关公文处理办法（2000年8月24日国务院发布）第一章 总 则 第一条 为使国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。 第二条 行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。 第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。 第七条 各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。 第八条 各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。 第二章 公文种类 第九条 行政机关的公文种类主要有： （一）命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三） 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （五）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （八）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （十）批复 适用于答复下级机关的请示事项。 （十一）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十二）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章 公文格式 第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 （一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（保密法） （二）紧急公文应当根据紧急程序分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 （三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。 （四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。 （五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 （六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 （九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。 （十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。 （十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。 （十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。 （十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （十四）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。 第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。 第十二条 公文用纸一般采用国际标准a4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 第四章 行文规则 第十三条 行文应当确有必要，注重效用。 第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。 部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。 第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。 第十七条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。 第十八条 属于主管部门职务范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。 第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。 第二十条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 第二十一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 “报告”不得夹带请示事项。 第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 第二十三条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。 第五章 发文办理 第二十四条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 第二十五条 草拟公文应当做到： （一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。 （二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （三）公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 （四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （五）人名、地名 、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 （六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 （七）应当使用国家法定计量单位。 （八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 （九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 第二十六条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。 第二十七条 公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。 第二十八条 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 第二十九条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 第六章 收文办理 第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。 第三十一条 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。 第三十二条 经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。 第三十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。 第三十四条 收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。 第三十五条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。 第三十六条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 第三十七条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 第七章 公文归档 第三十八条 公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。 个人不得保存应当归档的公文。 第三十九条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。 第四十条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。 第四十一条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。 第四十二条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。 第四十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 第八章 公文管理 第四十四条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 第四十五条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。 第四十六条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。 第四十七条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。 第四十八条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。 第四十九条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 第五十条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。 第五十一条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。 第五十二条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 第五十三条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。 第九章 附 则 第五十四条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。 第五十五条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。 第五十六条 各级行政机关的办公厅（室）对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。 第五十七条 本办法自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法同时废止。机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法，制定本规定。第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成和各种门类和载体的历史记录。第三条机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。第四条机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关办理的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中和重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第五条凡属机关归档案的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第七条永久保管的文书档案主要包括：（一）本机关制定的法规政策性文件材料；（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。第八条定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、