会展运营管理.ppt

会展运营管理 会展经营策划师课程 第一节 展会管理 展出服务与管理的对象主要包括 参展商 观众 新闻媒体 行业协会政府主管部门 国际组织等 另外还包括展位搭建商 展品运输代理 旅游公司和指定酒店等 一 布展期间的实务与管理1 布展布展是指展览会开幕前的现场布置与筹备工作 1 参展商 2 办展机构 2布展期间办展机构提供的服务和管理1 布展前准备 1 有关报批手续的办理 工商部门 消防部门 海关部门 公安部门 指定搭建商和展品运输代理 外地车辆通行证问题 2 展馆布置 2 正式布展 1 展位搭建协调工作 2 现场施工管理和验收 3 组织相关部门现场办公为参展企业提供服务 3 预展 二 开幕式 1展会开幕式现场管理1 开幕式现场检查与安排 对开幕式现场布置和相关设备的最后检查以及对安全保卫与其他活动参与人员的安排和管理等工作 具体工作 1 对各种设备及参与人员进行详细地检查 确保开幕式的顺利进行 2 在开幕式开始前要根据邀请嘉宾人数的多少和级别 做好贵宾室的安排 3 做好贵宾的迎接与引导工作 2 媒体接待与管理 展览会开幕前 办展机构要主动与有关媒体取得联系 引导不同的媒体从不同的侧面对展览会进行连续或跟踪报道 提高展览会的社会知名度和扩大展览会的影响力 2展会开幕式程序1 开幕时间和地点2 出席开幕式的嘉宾3 开幕式讲话稿和新闻通稿4 开幕式程序3展出现场的咨询服务与协调 三 参展商的展台工作1 参展商的展台接待工作2 宣传资料和纪念品的发放3 业务洽谈工作4 展品演示及现场销售5 展台记录和市场调研 四 办展机构的现场咨询服务与协调工作1 专业观众登记 设立位置 通常会专门在展出现场出入口附近区域设立专业观众登记处和观众登记通道 作用 为观众参观 观众信息咨询 观众与参展商进行贸易谈判等提供便利和服务 1 是展览会观众数据库重要的信息来源 2 可以及时准确地更新和补充观众数据库的信息 3 对改善客户关系管理和调整宣传推广策略有着重要的作用 4 观众信息是评价展览会品质的主要依据 2 展览会资料的编制和发放 办展机构一般要准备好以下几种资料 参观指南 观众登记表 相关证件 门票 会刊等资料 3 展览会证件与门票管理展览会证件一般包括以下几种 1 参展证 供参展商进出展馆使用 2 布撤展证 供搭建商和参展企业相关工作人员在布展和撤展时使用 3 专业观众证 供专业观众人场参观使用 4 贵宾证 也叫VIP证 供到会参观的嘉宾使用 5 记者证 供各新闻媒体记者使用 6 工作证 供办展机构有关工作人员使用 7 车辆通行证 供参展商 观众和到会嘉宾在展馆停车场停车使用 4 展出现场秩序管理 办展机构通常对展位发出的音量做出控制 声像设备的音量应低于50分贝 使其不对观众或其他相邻展位构成干扰 参展商只能在自己的展位派发各种资料 不得在他人展位和通道上派发 也不得在通道上摆放宣传品和宣传资料 办展机构一般要负责展场公共区域的清洁卫生 展出期间以及每天闭馆后派出相关人员清洁和打扫这些区域 同时向参展商提供展位清洁有偿服务 5 开展参展商和观众意见调查 做好有关信息的收集整理 6 知识产权保护 7 闭幕准备工作 8 提供其他关联服务 五 突发事件管理1紧急医疗 1 制订各种预防应急措施 2 组织者可以邀请卫生医疗机构协助在展出现场安排医疗人员 3 保持任何时间的联络通畅 如有紧急情况发生 立即安排救护并送医院急救 2火灾防范 1 应做好展出期间各阶段的消防检查 2 应重点检查消防设施是否完好 同时检查场馆电路系统 有无易燃易爆物品 自动灭火系统与灭火设备是否配各完好有效 安全出口是否畅通等 以消除火灾隐患 防患于未然 3 让每一个与会者都知道遇到火灾时所采取的应对措施 告知客人逃生步骤以及紧急逃生出口 把这些注意事项编入参展须知 并发放到与会者手中 3卫生问题4自然灾害5恐怖袭击6游行示威7展品安全管理1 配备安全设施和保卫人员2 展品的安全管理展品的安全保卫涉及4个阶段 展品进场布展期间 展出参观期间 闭馆期间 撤展期间 六 配套活动的组织 较常见的配套活动 论坛 新产品推介会 技术交流会 研讨会 比赛 娱乐活动和各种表演等 作用 它们是展览会的有益补充 一般办展机构都会积极安排和协调 以保证展览会取得更好效果 1开 闭 幕酒会 2技术交流会 研讨会 3表演 比赛和其他娱乐活动 七 撤展的服务与管理1撤展管理 展览会的撤展工作主要包括 展位拆除 参展商租用展具退还 展品处理和回运 展场的清洁和撤展安全保卫等工作 撤展工作必须在展览会闭幕后开始 但是撤展准备工作应该于展览期间甚至开幕前就予以考虑和准备 办展机构通常向参展商发放 撤展通知 参展商须按 撤展通知 有关规定撤展 撤展工作人员须佩带撤展证方能出入场馆 1 展位拆除2 租用展具的退还3 展品的处理和回运参展商的展品有4种处理办法 出售 赠送 销毁和回运 4 展场清洁 2撤展后续工作1 费用结算2 致谢3 拓展和巩固客户关系4 与有关方面商谈下届展览会合作与代理事宜 3宣传报道 第二节 会议的现场管理 一 会议现场注册 会议现场注册是与会代表到场后接触到的第一个会议活动 会议现场注册程序要尽可能简单 注册速度要尽可能快 可先做好四个方面的工作 一是注册材料的准备充分 二是尽早让与会代表了解注册程序 三是注册现场要有足够的空间 四是注册现场的分工要明确 同时要安排一些协助注册的机动人员 1 注册台的要求 1 地点的选择 2 注册台标志 3 注册台的搭建 2 注册分工 1 预先注册 2 现场注册 3 领取会议文件 3 现场注册的时间不同规模的会议现场注册的时间安排不尽相同 4 注册数据的处理 二 会议社会活动的安排会议社会活动是会议工作中非常重要的一部分 一般包括 1 会议开幕式安排 1 开幕式时间 2 开幕式地点 3 开幕式会场布置 1 主席台的布置 2 会议代表席的布置 3 贵宾室的布置 4 贵宾的接待 5 代表进入会场 6 新闻记者的接待 7 安全保卫 8 交通安排 2 闭幕式的安排 三 会议专业活动安排1 会议报告安排2 会议室和设备安排 1 会议室安排 2 会议设备安排 四 会议餐饮活动安排1 欢迎招待会的安排 1 时间的安排 2 地点的选择 3 招待会的形式 4 招待会的餐单 5 现场人数的修正 6 招待会的入场 7 招待会的过程控制 8 结算 2 欢送宴会的安排 1 时间的选择 2 地点的选择 3 闭幕宴会的形式 4 闭幕宴会的菜单 5 人数的预定 6 闭幕宴会的程序 3 茶歇的安排4 会议午餐的安排 第三节会展场馆管理 一 现代展览中心的一般特点 建筑规模宏大 展览设施齐全 设施功能多样 二 现代展览中心的建设要求 一 展览中心的规划要求 选址要求 长远规划 内部布局要求 展厅功能设计要求 1 展厅外观要求 2 展厅面积要求 3 展厅层高要求 4 地面承重要求 5 出入口要求 布展空间要求 三 现代展览中心的设施管理 供电管理 供水管理 空调管理 电梯管理 照明管理 消防管理 通信管理 信息管理 广播管理 四 现代展览中心的环境管理 建筑物的保护 卫生清洁 安全保卫 环境整治要搞好场馆的环境整治 一要靠制度 二要靠宣传 三要靠具体人来负责执行这些规章制度 五 会展场馆的运营1会展场馆运营管理的模式主要有3种 即企业自主管理 政府管理以及行业协会管理 1 企业管理即由企业出资建设 会展场馆建成后成为会展企业的资源 由该企业