办公室管理制度1.doc

青海新绿洲置业投资（集团）有限公司 办公室管理制度第一章总则 为保证青海新绿洲置业投资（集团）有限公司（以下简称公司）正常的工作秩序和各项业务的顺利进行，针对公司的特点及要求，特制定办公室管理制度。 第一条办公室是公司为了办理行政性事务而设立的专门机构，是直接为公司领导服务的综合部门，是沟通上下、联系左右的枢纽和桥梁。其主要职责范围包括了公司的行政、后勤、人力资源管理。 第二条 本制度所涉及各条款均由公司办公室在公司总经理的领导下负责组织和实施。接受公司其他领导及有关部门的监督检查。第三条 本制度适用范围为公司范围以内。第二章工作制度第四条工作时间（一） 公司上班时间为周一至周五的8:3018:00,每天中午12:0014:30为午餐和休息时间。 各项目部工作人员的作息时间原则上执行该规定，但是各工地必须全天有值班人员。（二） 凡属国家规定的节假日和公休日，均按有关规定执行，但是公司另有要求者按新要求执行。第五条考勤制度（一） 各部门要指定专人负责考勤，并将名单交办公室备案。（二） 考勤员负责逐日如实记录本部门员工的出、缺勤，月底将考勤表（各种假条附后）交部门负责人（项目负责人）审核签字后于每月末报办公室，由办公室汇总后报送公司财务部，由财务部依据考勤汇总表发放工资。员工工资将按实际出勤天数发放。（三） 考勤统计是公司对员工考核及工资发放的重要依据，任何人不得弄虚作假，办公室有权对各部门考勤情况进行检查、核对。（四） 员工要严格遵守劳动制度，不得无故迟到、早退、缺勤。 第三章 文书管理制度 第六条为了确保文书事务正常且顺利进行，促进与提高组织管理工作效率，特制定本制度。 第七条本制度所谓“文书”是指：业务工作上往来公文、报告、会议决议、会议纪要、信函、传真、电报、电话记录等业务公文。 第八条所有为公司业务所接收的公文原件归公司所有，任何部门、各项目及个人不得私自占有。 第九条办公室工作人员和传阅人员必须严格保守文书机密。 第十条文书按下列要点处置 (一) 凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、答复等，一律以文书的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。 (二) 既是在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。 第十一条文书的收发、领取与寄送，原则上由公司办公室负责。 第十二条文书的收发 (一) 到达文书全部由办公室接收。公司所属其他各部门和个人收到的分行业、分业务部门寄达、送达和取得的文书，也必须及时送至办公室，按规范处置，不得延误，更不允许私存(纯业务帐、表、凭证类不受此限)。办公室接收文书后，对一般文书立即启封，启封后属纯业务帐、表及凭证类的作好记录后分送相关部门，办理交接签字手续。按私人姓名或职务名称收取的，不得启封，直送收件人。分送失误的，收件人应及时退还办公室。 (二) 到达文书的处理原则如下： 1. 文书到达后，办公室及时登记和加贴“公文处理签”并由办公室主任按文件内容填写“处理意见”，按照处理意见，首先送公司主管领导签署意见后送主办部门或项目部，再送公司其他领导和应阅知部门或项目部。指定阅办和阅知的部门、项目部，应由部门(项目部)领导阅签，或由领导指定下属阅签。阅办结果及时报告主管领导。未指定阅办和阅知的，误收后不应阅签并及时送还。 2. 其他文书的处理原则 传真文书：视作原文加贴“处理签”正常处理，待原件寄达后附后存档。 公司所属部门呈报的请示、报告、申请等，加贴“处理签”，由办公室主任提出“处理意见”后送公司领导阅批。已知部门（企业）已送达各领导的不予传阅。 3. 传阅文书要做到“及时”、“高效”，并正确批示。受文领导要注意主管领导的批示。指定“阅办”部门必须填写处理结果或注明“已办”字样后签名。 (三) 文书的制作和印发 文书必须按业务范围由各部门起草。力求做到简明扼要，一事一议，语言措词力求准确规范，发文理由必须充足。必要时要对起因、中间交涉过程等加以交代。特殊情况下要附有关资料与文件。文书成稿，报请主管领导修改定稿后送交办公室。办公室根据会议记录或领导签署的意见，起草和印发正文，并进行登记、编号、加贴公文签发单、计算份数后，交由起草单位送公司主管领导签发。领导签发后，办公室负责对正文的打印、盖章和发文。业务部门负责对正文附件的如数打印。打印纸张统一规定为A4和A3。发文必须遵循以下原则：内部文书必须送达，并由收文者签收；邮寄文书由收发员签字；委托传递则由受托人签字。重要文书必须挂号寄发，不得委托传递。第十三条文书档案的管理和归档办法。根据惯例：办公室的管理权限为当年和上年度的文档资料。即每年末对上年度的文档资料整理、立卷后移交档案室统一管理。 第十四条全部文书资料一律存放在带锁的文件柜中。借阅文件必须作好登记并注明日期后如期归还。第四章会议组织与管理制度第十五条为避免会议过多或重复，公司会议原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。会议安排如下:1. 董事会：对公司的重大问题进行决策。2. 经理办公会：研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作重大问题；汇报、分析计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高公司经济效益；安排布置工作任务。原则上无固定期召开，固定参会人员为总经理、副总经理、总工程师、各部门负责人，由办公室负责组织，主持人为总经理。3. 生产技术会：包括技术工作会、生产调度会、质量分析会。汇报、总结前阶段日常生产技术、工作的计划完成情况，布置下一步生产技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案；调度、平衡生产进度，研究解决各部门各项目部不能自行解决的重大问题；汇报、总结上阶段工程质量情况，讨论分析质量事故（问题），研究决定质量改进措施。原则上每周一次，安排在星期六上午九点开始，参加人为总经理、副总经理、总工程师、工程部部长、各项目部经理和技术负责人，必要时各项目施工单位参会。由工程部负责组织，主持人为主持技术工作的副总经理或总工程师。4. 部门会议：讨论部门内部工作，检查、总结、布置工作。5. 其他会议：讨论其他事项，不定期召开。办公室负责议题的整理。其基本原则是按轻重缓急如实呈报，不得遗漏。待最终审定后按议题拟定会议名称、会议时间和参会人员，并报主持人审核。 第十六条 会议通知。会议时间确定后，办公室负责通知。第十七条会议纪律。按照会议通知所注明的议题和要求，参会人员必须携带有关资料和记录本，提前5分钟进入会场。进入会场后，除留足领导座位外，尽量靠近领导就座，以便集中和易听易记。开会期间必须保持严肃认真、坐姿端正、不交头接耳“开小会”。讨论时间要积极、踊跃。正面发表自己的观点，绝不允许使用带有讽刺、挖苦、影射等性质的语言。在观点不一致时，可以保留意见，但必须遵守和严格执行会议形成的决议。会议期间要爱护公共财物，避免损坏或损伤一切公共物品。保持整洁的环境卫生，烟灰、烟头及纸屑、果皮一律入缸、入篓，不得随意丢弃。闭会前任何人不得私自离开会场。紧急情况必须向主持人请假，准假后方可离开。手机必须关闭或调至震动状态，不得在会场内拔打或接听电话。第十八条会议记录。所有参加会议人员必须作认真的记录。部门负责人要着重记录与本部门有关内容；办公室要如实记录会议的全过程，对关键条款要在闭会前加以核实和确认，以免因误解而造成失误。会议决定需要形成会议纪要时，由办公室负责起草，并报请会议主持人审阅后印发。 第五章公章、介绍信使用管理规定第十九条 公司公章、介绍信由办公室主任负责保管，部门印章由各部负责人负责保管。第二十条公司及印章的刻制、启用、停用及销毁应报董事会批准。各部部长印章的印制、启用、停用及销毁应报总经理批准。第二十一条印章使用要求（一） 凡属经济合同文本需盖公司级公章和合同专用章的应事先经过董事长批准。（二） 凡属一般例行公事、联系业务等需加该公司级公章的，应事先征得总经理批准。（三） 凡属对外公文需盖公司级公章和需携公章外出办事，应事先征得董事长签字批准，用后立即退回办公室。（四） 凡属因公需要加盖部门印章的，须经部门负责人同意。（五） 部门及公章只适用于不发生任何经济责任的一般业务往来。（六） 各类公章的使用均应建立登记制度。第二十二条介绍信使用要求（一） 介绍信均由办公室统一保管出具，开具介绍信须经总经理批准。（二） 因公出差需带加盖公司公章的空白介绍信，要有总经理签字批准。如有剩余介绍信应交回办公室注销。第六章车辆及驾驶员管理规定为加强对本公司机动车和机动车驾驶员的管理，保障交通安全，根据国家有关法规，结合公司具体情况，制定本规定。第二十三条车辆管理（一） 公用车辆由办公室统一管理调度。（二） 车辆停放在安全的存车处。（三） 对公司车辆建立档案制度，并定期、定点对车辆进行维修、保养。（四） 车辆维修、保养须事先填写申请单，将有关修理、保养项目报总经理批准后方可送修。（五） 若车辆临时发生紧急故障，可由当值司机采取应急措施处理，然后报告总经理。（六） 公用车辆原则上不得外借或私用，特殊情况须征得总经理批准。第二十四条车辆使用（一） 因公用车报办公室，由办公室依重要性顺序派车。（二） 公司车辆由公司指定的司机驾驶，未经公司指定的司机不得驾驶公司车辆，特殊情况须经总经理批准。擅自驾驶公司车辆后果自负，并按违规处理。第二十五条驾驶员管理（一） 驾驶员要重视交通法规学习，培养自觉遵守交通法规和增强交通安全意识的责任。（二） 驾驶员要经常对车辆进行安全检查，及时排除不安全因素，确保车况的完好；平时要对车辆进行爱护和保养，保持车辆的洁净。（三） 驾驶员要加强自我修养，提高职业道德，坚持安全礼让，中速行驶，做到不开快车、不强行超车、不酒后开车、不疲劳驾驶、不让非司机驾驶，做到不发生任何交通事故和违章。 （四） 驾驶员要自觉遵守交通法规，服从交通民警指挥，发生交通事故和交通违章，除交通管理机关依法处罚外，公司也将按有关规章制度对当事人给予一定处罚。（五） 驾驶员应严格遵守公司的各项规定，严守保密纪律，不该说的不说，不该问的不问；在未接到办公室的通知，不准私自出车；坚决杜绝开私车。如有违背，一切后果自负。 第二十六条费用管理（一） 因公出车时所发生的汽油费、过桥费、停车费由驾驶员如实填写支出凭证，报办公室审核，总经理审批，财务报销。（二） 各项保险据实报销。第二十七条违规与事故处理在下列情形之一的违反交通规则或发生事故，由驾驶员负担经济损失，并予以行政处分直至辞退。（一） 无证驾驶。（二） 未经许可将车借予他人使用。（三） 违反交通规则。（四） 意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后，视实际情况由公司负担。（五） 因个人原因发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，扣除保险金额后，其差额由驾驶人负担。第七章人力资源管理制度为了加强公司人事管理，使人事管理标准化、制度化，特制定本制度。第二十八条人事管理机构及内容：（一） 公司的人事管理工作由办公室具体负责。（二） 办公室在人事管理上直接向总经理负责，与各部门的关系是协调、指导、服务的关系。（三） 人事管理的主要内容是：1. 协助公司领导制定、控制、调整公司及各部门的编制、定员。2. 协同各部门办理员工的招聘工作，为各部门提供符合条件的员工。3. 协助公司领导和各部门做好员工的考察、任免、调配工作。4. 协同各部门对员工进行培训，提高员工的素质和工作能力。5. 管理员工的薪酬。6. 保存员工的档案。（四） 对员工进行考核。第二十九条员工招聘（一） 员工招聘为对公司员工的招聘、录用、考核、聘任、解聘、教育、培训、调配等实行有效统一管理，所有员工一律实行聘用制。（二） 聘用的基本条件1. 思想品德端正，遵纪守法，作风正派。2. 具有高中以上学历，专业人员须大专以上学历，并具有与所聘岗位相适应的专业知识、能力和技术知识、水平。3. 有开拓创新意识，有事业心和责任感。4. 身体健康，相貌端正，举止文明。（三） 招聘程序1. 员工的招聘须严格按照公司规定的编制名额进行，增加人员须董事长批准后实施。2. 应聘人员填写求职申请表，附上工作简历和相关证件复印件。3. 办公室和用人部门单位面试、审查、签署意见。4. 副总经理、总经理审核、签署意见。5. 批准后由办公室建立档案，安排岗位。（四） 试用和转正 1. 新员工均有不超过1个月的试用期，所在部门负责人应在该员工试用期满前向公司总经理提交对该员工试用期的书面考核鉴定、转正意见。2. 经公司总经理批准后转正。（五） 员工培训岗前培训：即员工在正式受聘前需进行的公司规章制度、工作程序、及一般业务知识的培训。由办公室牵头，部门负责人制定计划并组织实施。在职培训：对部分员工进行新技术、新项目的培训。（六） 奖惩 1. 公司根据国家有关法律法规以及公司的实际情况，制定员工奖惩条例。2. 对于模范遵守公司规章制度，以及做出突出贡献的或某些方面有突出贡献的员工，给予奖励。（七） 对于有触犯国家法律、法规，违反公司规章制度，有过失错误的，给予处分。处分有：批评教育、警告、开除。对于不适合继续在公司工作的员工将解除劳动合同。（八） 加强员工的动态管理，作为公司选拔人才的依据。第三十条员工的任免、调配和解聘、辞退（一） 员工任免、调配和解聘、辞退等的审批权限：部门经理以上的人员的任免、调配和解聘、辞退等由公司正副总经理提出，报董事会批准，部门以下人员的任免、调配和解聘、辞退等由公司正副总经理研究后批准执行。（二） 员工的聘用、解聘、升职、降职和调配必须按董事会的编制机构名额和程序执行。（三） 根据业务需要和岗位空缺，员工升职报由总经理审核，报董事会批准。（四） 对于调任新职位的、不能继续承担所担任职务的、公司裁减职数的，将办理免职或降职。（五） 员工调配：部门经理调配本部门员工，总经理调配主管以上的员工，董事长可调配所有员工。（六） 对于以下情况之一的，公司可以解聘员工：1. 员工辞职；2. 员工不能胜任；3. 员工自行提出变动工种或调整工作，经研究无法另行安排的；4. 员工患病一个月以上不能复工或经治疗不能从事正常工作的；5. 公司经营发生变化，需要裁员的。（七） 有下列情况之一的，公司有权辞退员工：1. 员工违反公司保密制度和工作纪律，影响正常工作秩序的；2. 员工未履行职责或失职、过失行为，给公司造成经济损失或严重后果的；3. 工作态度恶劣；4. 有违法行为和劣迹的；5. 受到记过以上处分的。（八） 员工的除名：员工违法犯罪，视为自动解聘，公司将立即除名；员工自行离职（含员工一年内旷工10天以上），公司将予以除名处理，一切后果由自动离职者自负。（九） 辞职或辞退员工必须向公司结清费用、债务、交清物品以及所负责部门单位的账目文件后，办理完相关离职手续离开公司。凡未按规定办理相关手续者，将扣除该员工一个月工资。第八章 保密细则第三十一条目的：为规范公司的文件、资料、档案及经营决策的知情权范围，确保公司正常经营管理活动的有效进行，特制定本细则。第三十二条适用范围：自公司成立以来在经营管理活动中形成的全部具有保存价值的文件、资料、档案、经营管理决策。凡涉及公司一切经营活动、经营决策、财务状况、以及相关合作、关系单位（个人）包括本公司高管的个人信息、均属保密范畴。主要涉及以下方面的文件、资料、档案及经营管理决策：1. 项目来源信息和其它形式的涉密信息；2. 项目开发、实施进度及其结果的信息；3. 项目销售、服务信息；4. 项目客户信息 ；5. 管理、经营的运行及决策信息；6. 财务管理；7. 人力资源管理；8. 与其它企业进行业务合作的信息； 9. 其它公司特别制定的保密信息；全体员工应切实加强保密意识，注意在日常工作、生活及一切社会活动中的涉密问题、有意、无意、因泄密使公司利益受到伤害或给公司在经济、信誉、形象等方面造成损失，公司将视情节追究相关责任