公文写作_公文写作务实教材

公文写作务实 公文的分类和种类 公文写作要求 公文格式 公文概念 公文是机关 团体 企事业单位等在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面文件 是各级各类社会组织实施管理的一种重要工具 一 公文的概念 二 公文的分类与种类 根据公务活动的不同领域 一 总体分类 传递方向 二 通用公文的分类 上行文 向所属上级领导 指导机关报送文件 平行文 向无隶属关系和指导关系的其它机关送达的文件 下行文 向所属被领导 被指导的下级机关送达文件 公文的种类是指文件各种不同的名称 通常也称为文种 不同的名称的通用文件能体现出文件制作与发布者不同的目的与意图 也能体现出发文者的权限及其与收文者之间的行文关系 正确认识与选用文种能够准确反映发文者的目的与意图 体现文件的作用与价值 便于公文的处理与查找 并对于提高文件工作的质量与机关工作效率有直接的影响 三 通用公文的种类 通用公文的规定文种 三 公文的写作要求 通知1 标题写明发文机关名称 内容 文种 有的也可只写 通知 或 任免通知 会议通知 紧急通知在文种前写 紧急 二字 格式 发文单位 事由 文种院团委关于评选2007 2008年度 五四 先进集体和优秀个人的通知2 收文单位各团总支 学生社团 通知的写法 3 正文通知的缘由 目的 意义或依据 通知的事项和执行通知的要求4 附件5 落款部分标明发文机关名称和成为日期 一 通知的写法 关于使用UPS供电单位配合UPS电源主机维修和更换蓄电池的通知 标题 机关大院各UPS用电单位 主送机关 为确保UPS使用单位正常供电 缘由 机关服务中心拟定于本月18日上午9 00 21 00 对减灾楼B2配电室两台UPS蓄电池更新及主机维修 事项 在此期间请使用UPS电源用户配合卸载部分负荷并指派专人保持与配电室的联系 请将联系人方式通知机关服务中心物业部 电话 要求 特此通知 结语 物业管理部 发文机关 2012年3月13日 发文日期 通知的写法 1 标题的写法 一般由事由和文种二部分组成 只使用一个介词 关于 再加事由和通知即可 标题应写得简明些 如 关于印发2005年国民经济和社会发展计划要点的通知 另外 还要注意在标题中除引用法律法规和行政规章时可加书名号外 一般不加标点符号 一 通知的写法 2 印发规章制度通知的写法 规章制度性文件经有关部门制定以后 需要用通知的形式予以发布 这类通知的正文一般包括四个方面的内容 一是文件的由来 二是文件名称 三是希望和要求 四是附件 关于印发 机关服务中心加班费发放及管理暂行办法 的通知中心各部门 各单位 为规范中心加班费管理 根据中心实际 特制定 机关服务中心加班费发放及管理暂行办法 现予印发 请遵照执行 附件 机关服务中心加班费发放及管理暂行办法 2011年6月27日 通知的写法 印发规章制度通知撰写案例 标题 关于 文件名称 通知 文件由来 文件名称 希望要求 文件附件 3 布置工作通知的写法 上级单位向下级单位对某一项工作的布置 要求 意见等往往用通知的形式传达 这种通知带有指令性 必须有根据 有目的 有任务 有要求 有安排 符合 五有 要求 通知的写法 关于开展学习贯彻党的十八大精神集中轮训工作的通知中心各部门 单位 为深入学习贯彻十八大精神 按照中国地震局 关于做好我局县处级以上领导干部学习贯彻党的十八大精神集中轮训工作的通知 中震人函 2013 28号 的要求 结合服务中心实际情况 决定组织服务中心全体中层以上干部开展贯彻党的十八大精神集中轮训 具体安排如下 一 学习方式二 参加人员三 集中轮训方式四 时间安排五 集中轮训学习安排六 集中轮训地点七 有关要求2013年5月8日 通知的写法 布置工作通知撰写案例 标题 关于 事由 通知 布置工作有根据有目的有任务有要求有安排 应符合 五有 4 传达性通知的写法 这种通知带有指示性 规定性 多用于上下级之间 职能部门与有关部门之间 对通知中的有关精神 必须遵照办理 贯彻执行 在写法上 一般是先交代问题的来龙去脉 再讲有关指示 意见 规定等 最后谈希望或要求 通知的写法 通知的写法 传达性通知撰写案例 通知机关大院各单位 为了保障机关大院基础设施设备的正常运行和良好的工作环境 进一步提高服务质量和服务效率 拟将强电 弱电 水暖 给排水 空调 房修等服务保障工作纳入物业综合值班室统一协调 来龙去脉 如机关大院各单位有上述工作的相关问题 请拨打24小时值班电话 希望和要求 机关服务中心2013年3月5日 先交代问题的来龙去脉 再讲有关指示 意见 规定等 最后谈希望或要求 通知的写法 5 转发性通知的写法 上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行 需要用通知的形式 这种通知叫转发型通知 其写法一般有二种 其一是照转照发 其二是除转发文件以外 再根据本地区 本部门的具体情况 提出一些具体要求和希望 标题 发文机关 转发 原文件批转印发 发布 通知的写法 批转 转发与印发的区别批转是上级机关对下级机关公文批复 转发的一种特有的文书处理形式 上级机关认为 下级机关所发的公文具有一定的参照 指导 借鉴作用 在表明自身态度的基础上 将下级机关的文件发送到其他下级机关单位 要求其他单位学习 效仿或借鉴 或通过自身的权威 将文件发送特定部门执行 转发是对上级机关 平级机关和不相隶属机关文书的处理形式 当一个机关认为上级的文件需要办理 并且表明自己的办文态度 办理方法 或认为平级机关 不相隶属的机关单位的文件值得本单位参照 学习 借鉴时 可以将该文件发送有关单位 印发是机关单位对本单位文书的办理形式 是一种对内发文的特定形式 当某个机关单位认为本单位的特定文书需要正式发文 或需要将某个特定部门制订的规章制度上升为机关单位共同执行的事项 或需要将机关单位负责人的讲话等变成机关单位的意志 通过印发来完成 通知的写法 转发性通知撰写案例 关于转发中央国家机关社会管理综合治理委员会办公室 关于转发北京市防火安全委员会的通知 京区各直属单位 现将中央国家机关社会管理综合治理委员会办公室 北京市防火安全委员会的通知 国机综治办 2012 8号 转发给你们 请按照通知要求 全面排查整治火灾隐患 抓好火灾防控工作 确保党的十八大期间消防安全万无一失 并结合本系统的实际情况 特提出如下要求 请一并贯彻执行 一 二 二 一二年七月二十六日 可根据实际 提出一些具体要求和希望 标题 转发 文件名称 通知 通知的写法 6 会议通知的写法 要求将会议通知的要素准确 具体 无一错漏的交代清楚 其中包括 会议名称 召开会议的目的 会议的时间 地点 报到的时间 地点 与会人员 差旅费报销办法 与会者应准备与注意事项 到达会址的路线或请告知到达时间与火车 飞机的班次 联系单位 联系人与联系电话 大规模的会议还应附上会议日程安排和与会的有关证件 并注意追踪了解通知落实的情况 通知的写法 会议通知撰写案例一 关于召开 会的通知 兹定于 月 日召开 会 现将会议有关事项通知如下 一 会议时间及地点报到时间 月 下午会议时间 月 日全天会议地点 二 会议内容 三 参加会议人员 四 相关事项要求 五 会议日程安排 内容基本格式 通知的写法 会议通知撰写案例二 会议通知兹定于 月 日 时在 会议室召开 会议 谨请 部 部 部派人准时参加 特此通知 便函型 通知的写法 7 任免通知的写法 即上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用 有的行政机关负责人的任免 除向规定范围发通知外 还要向社会公布 通知的写法 任免通知撰写案例 关于 等任免职的通知中心各部门 经2012年11月13日机关服务中心党委会议研究决定 聘 为 聘 为 聘 为 以上同志新岗位聘期从2012年11月起计算 试用期一年 特此通知 年 月 日 请示 是向上级机关请求指示 批准的上行公文 请示 属请求性公文 凡属本单位无权 无力 无法解决的事项 都需用请示行文 请求上级机关给予指示或批准 请示的写法 请示的含义与特性 含义 请示是下级机关用于向上级机关请求指示 批准的公文层级性 只用于下级机关向上级机关行文时特定性 特别需要的问题才能请示目的性 一是请求上级指示二是得到上级批准单一性 一事一请主体性 必须向上级主管部门或单位请示隶属性 逐级请示 不能越级 请示分类 主要有请求指示和请求批准两类 请求指示 下级机关在执行政策时遇到困难或出现新的情况 需要变通 或执行政策时尚有不太清楚明了的地方 或对上级机关某个决定有看法 可以请求向上级机关指示 请求批准 下级机关就某项工作 某个问题请求上级机关给予审定 核准 认可 或在人 财 物方面有困难 需要上级给予帮助解决的 都必须请示 比如 机构设置 人事变动 项目安排 经费增拨和设施改善等 都属请求批准的请示 请示的写法 请示 1 标题格式 a 请示事项 文种如 关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示 b 请示机关 请示事项 文种如 学院关于增设信息科的请示 不能把 请示 写成 申请 也不能写成 报告 或 请示报告 2 主送机关只能选择一个主管上级机关作为主送机关 受双重机关领导的要根据请示内容确定负责答复的机关为主送机关 另一个为抄送 3 正文说明请示原因 依据 目的 背景 提出请示的事项 主体部分 提出行文要求 4 发文机关名称 5 成文日期 湖北经济学院关于建设普通话水平测试计算机辅助测试系统室的请示湖北省语言文字工作委员会 主送单位 我校自2004年成立普通话水平测试工作站以来 已先后组织近3万名学生参加普通话水平等级测试 近年来 我校要求参加普通话测试的学生越来越多 但由于我校普通话测试员数量不足 加之学校地处远城区 从校外聘期测试员的难度较大 背景 原因 因此希望建设普通话水平测试计算机辅助测试系统10台 费用由我校承担 请示事项 妥否 请批示 行文要求 湖北经济学院二 一 年十月二十日 请示的写法 撰写案例 请求指示 关于湖南联通 接通王 业务资费的请示湖南省通信管理局 为了充分利用现有的系统平台资源 为湖南联通移动用户提供简便 快捷 具有特色化的通信服务 进一步提高服务水平 树立良好的企业形象 我公司拟对联通网内用户开通 接通王 业务 拟定的业务资费标准如下 一 服务功能1 漏话提示服务 略 2 漏话查询服务 略 二 资费标准1 漏话提示 被叫用户成功接收短信后 收主叫用户 元 条 2 漏话查询 查询用户接收系统回复短信 元 条 每条回复短信最多发送3个漏接电话的信息 当否 请批示 二 五年四月十一日 请示的写法 撰写案例 请求批复 关于中国联通综合电信业务支撑系统经营分析三期湖南工程可行性研究报告的请示中国联合通信有限公司 现将 中国联通综合电信业务支撑系统经营分析三期湖南工程可行性研究报告 上报 项目总投资估算 万元人民币 其中含外汇 万美元 本工程资金由贷款筹措 特此请示 请予审批 附件 略 二 五年六月八日 五 报告 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 报告种类多种多样 大致可分为工作报告 情况报告 答复报告 报送文件的报告等 报告的结构 1 标题 发文机关内容文种 审计署关于公路建设资金审计情况的报告 发文机关针对时间文种 中国银行2007年工作报告 2 主送机关 3 正文 开头部分 采用概述式写法 概要介绍工作的梗概 包括行文依据 报告针对的时间 地点 主要任务 总体效果评价等 例如 2005年上半年 我省工业出现了经济效益与发展速度同步增长 经济效益增长高于产值增长的好势头 到六月末 工业总产值完成81 12亿元 比去年同期增长55 2 完成年计划的54 2 工业企业利润比去年同期增长52 5 是近10年来利润最高的一年 上缴利润和工业税收分别比去年同期增长20 4 和 10 1 利润率逐月上升 流动资金占用减少 产品成本下降 全员劳动生产率提高 这一段语言不多 概述了上半年的工业总产值 企业利润 上缴利润 工业税收等方面的增长情况 客观地说明了该省工业生产的经济效益与发展速度同步增长的良好势头 主体部分 写明工作措施与经验 存在的问题与今后工作的设想 结尾部分 可用 特此报告 或 特此报告 请审阅 结束 报告的写法 1 工作报告的写法 这是用于汇报工作进程 总结工作经验 反映工作问题 提出工作意见的报告 这类报告是报告中应用最为广泛的一种 它的正文 一般包括基本情况 主要成绩 经验体会 存在问题 今后意见等几部分 格式上 每一部分可标出序数分项写 或列出小标题来写 根据需要 工作报告可以写成综合性的 也可以写成专题性的 专题性的工作报告强调专一性 它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告 它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告 前一类就是呈报上级的专题工作总结 它不需要答复 后一类通常是就落实 开展 加强 发展 改进 改革某项工作向上级作的专题报告 它不一定在工作结束后才写 常常是在工作进程中 待工作告一段落时写好 待上级答复 批转 报告的写法 2 情况报告的写法 这是对工作中的重大情况 特殊情况 新情况进行调查了解后 向上级作出的报告 它不需要答复 主要是让上级了解 掌握情况 以便根据情况采取措施 指导工作 向上级提出工作建议的报告 也属这一类 3 答复报告的写法 这是答复上级机关的查询 提问或汇报执行上级机关某项指示 意见的结果的报告 正文包括答复依据 答复事项两部分 写法比较自由 有的先写依据 后答复 有的边写依据 边答复 报告的写法 情况报告撰写案例 关于首钢1991年取得新成绩的报告北京市委 1991年元月初 首钢向市委常委扩大会汇报了改革情况 春节 江泽民等领导同志来首钢给职工拜年 3月初江泽民和李鹏同志又亲自主持会议详细听取了首钢汇报 都充分肯定了首钢的改革 使全体职工受到巨大鼓舞 决心在首钢改革的第13年做出新的更大的成绩 1991年 虽然遇到燃料 电力 运输涨价等诸多外部因素的影响 但经过全体职工团结奋战 全年生铁产量 钢产量 钢材总是全面增产 产钢量跃居全国第二位 实现利润23 6亿元 比上年增长11 实现利税1990年居全国500家大企业之首 1991年又增长11 达到29 26亿元 上交利税费18 15亿元 比上年增长21 1991年 首钢取得的新成绩 主要是由于以下四个方面的工作有新的突破性进展 一是生产科研一体化 加速了科学技术转化为生产力 略 二是深化企业管理体制改革 增强了企业应变能力 略 三是实行国际化经营的发展战略 出口创汇实现历史性飞跃 略 四是充分发挥党委的政治领导作用和党员的先锋模范作用 略 中共首钢公司委员会 报告的写法 建议报告撰写案例 关于加强工商行政管理工作的报告国务院 为深化改革 促进社会主义市场经济持续 稳定 直辖市发展创造良好的条件 根据国务院赋予工商行政管理机关的职能 进一步拓宽监督管理的广度 增加监督管理的深度 强化监督管理的力度 为此 今年全国工商行政管理局长会议进行了专门研究 对下一步工作提出以下意见 一 依法加强对生产资料市场的监督管理 不断提高 二 加强对国有和集体企业的监督管理 积极支持 六 加强廉政建设 提高工商行政管理队伍的素质 以上报告如无不妥 请批转各地区 各部门执行 国家工商行政管理局 报告的写法 答复报告撰写案例 市人民政府关于治理 河水质污染的问题的报告 省人民政府 省政府转来 委员会提出的关于 河水质污染状况的报告 经市委政府研究 对报告中提出的有关问题及解决方案报告如下 一 解决 河水质污染问题的关键是尽快建成 区污水处理厂 略 二 热电厂的粉煤炭也是污染源之一 解决方案 略 三 略 市人民政府二 年 月 日 报告的写法 递送报告撰写案例 关于报送我县2004年村办企业财务检查整顿工作总结的报告 市人民政府 现将我县2004年在全县范围内开展村办企业财务检查整顿工作的总结报上 请审阅 附 县2004年村办企业财务检查整顿工作总结 县人民政府二 五年一月五日 报告的写法 报告与总结的区别与联系 报告在表述方式上大量使用叙述 情况 事实的表述占绝大部分 只是少量使用一些议论文字 总结与一般报告相比更侧重与对规律的揭示 对问题的认识 请示与报告的区别行文目的不同 报告 是汇报工作 反映情况 提出建议 答复询问时使用的 其行文的目的是让上级机关了解情况 掌握动态 为部署决策提供依据 报告并不要求上级机关批复 建议报告较为特殊 但也不是请求上级批复本单位 而是要求 批转 其他单位遵照执行 请示 是请求上级机关指示 批准时使用的 其行文目的是要求审核 批准事项 解决困难 答复问题 请求上级机关批复 可见 报告 和 请示 的行文目的是完全不同的 请示的写法 请示与报告的区别 行文时间有别 报告 的行文时间大多在事后 也有在事前或在进行中报告的 所报告内容是已出现的情况 已完成了的某一阶段或某项工作 请示 要求事前行文 请示的是尚未进行和尚待指示的事项 格式写法各异 报告标题文种明确为 报告 正文部分汇报工作 反映情况 提出建议 答复询问 不得夹带请示事项 结尾部分用 以上报告 请审阅 特此报告 专此报告 等收束全文 请示标题文种明确为 请示 不能写成 报告 或 请示报告 正文部分提出请示事项 要求上级机关给予指示 批准 结尾部分用 当否 请指示 以上请示 请批复 等收束全文 请示的写法 请示与报告的区别 函 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 函的标题通常有两种结构形式 1 由 事由 文种 构成 2 由 发文机关 事由 文种 构成 依据行文内容 函可分为四种 便函 一般采用书信格式 不拟文件标题 只有上下款和日期 不编文件号 发出时可盖公章 也可签个人姓名 商洽函 主要用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题 如联系参观 学习 商洽干部调动 请求帮助支持等 问答函 主要用于向对方询问或答复某一事项 问答函包括询问函和复函两种类型 复函与批复和答复性报告都属答复性公文 但三者又有所区别 复函的对象 一般是不相隶属机关 属平行 批复的对象是下级机关 属下行文 答复性报告的对象是上级机关 属上行文 请批函 用于向有关主管部门请求批准某一事项 请批函与请示都有 请求批准 的意愿 但二者适用对象不同 请示的对象是有隶属关系的直接上级 属上行文 请批函的对象是无隶属关系的主管部门 属平行文 所谓有关主管部门 多是职能部门 指对请批的事项有决定权和批准权的部门 函的写法 关于清理杂物的函预测所后勤部 台网中心后勤保障部 东楼3层 4层北侧中央空调风机房内存放大量的物品及家具 这两处风机房属设备机房 按规定不允许存放与设备运行无关的物品 风机房内由于存放物品造成过道狭小 操作设备不便 同时给风机安全运行造成一定的隐患 请相关单位予以配合 于2013年5月24日前把3层 4层北侧风机房内存放的物品及家具清走 过期我们将自行清理 如需协助 请与机关服务中心物业综合值班室联系 电话 2013年5月20日 函的写法 商洽函撰写案例 函的写法 问答函撰写案例 关于联通网内开放全国统一供电服务电话号码的复函湖南省电力公司 贵司 关于开通全国统一供电服务 95598 专用号码的函 已收悉 经研究 同意贵司申请 我司已于6月9日凌晨0 00正式在全省联通网内开放全国统一供电服务电话号码95598 特此函复 二 五年六月八日 函的写法 征求意见函撰写案例 关于征求 县级分公司发展战略方案 意见的函省公司 部 部 部 我省县域运营模式试点调研工作 通过项目组全体同志的艰苦努力已形成了 县级分公司发展战略方案 征求意见稿 请组织有关同志讨论修改 并将修改意见 月底前告诉我部 附件 县级分公司发展战略方案省公司综合部 年 月 日 函的写法 请批函撰写案例 关于请求批准防雷检测的函省公司运维管理部 近期 市防雷办公室已多次要求对我司进行基站防雷检测 商定检测基站 个 并按相关规定收取 元 站检测费用 共计防雷检测费用 元 当否 请批示 年 月 日 第三篇公文格式 公文格式的分类 公文格式可细分为两类 公文写作格式 是指各文种撰写应具备的基本固定格式 公文制发格式 是指文件制发的排版 印制 装订及文件中各要素等的执行标准 一 公文写作格式 基本要求公文写作要求拟稿人具有工作实践的基础 懂得工作中许多微妙的关节 而且在具体起草中要求较好的语言文字工夫 公文语言总的要求是庄重 平实 概括 公文语言功夫的核心是选词 选词一要根据所反映的客观实际需要 二要符合明晰 确切 简练的标准 三要根据具体的语言环境 为避免上下文重复而选择不同的词语 注意文中所涉及对象和阅读对象 多用书面语和文书用语 少用形象和描绘性词语和口语 不用方言土语 十分规范 一是开头用语 用来表示行文目的 依据 原因 伴随情况等 如 为 了 关于 由于 对于 根据 按 遵 依 照 据 查 奉 兹等 二是结尾用语 如 为要 荷 盼 是荷 特此通知 报告 函告 等 三是过渡用语 如为 对 因 据 此 鉴于 总之 综上所述等 四是经办用语 如 经 已经 业经 现经 兹经 办理 责成 试行 执行 贯彻执行 研究执行 切实执行等 五是称谓用语 有第一人称 我 本 第二人称 你 贵 第三人称 该 等等 特定的公文结构用语 1 规范式 即 发文机关 事由 文种 用于重要 庄重的公务 2 灵活式 一是发文机关 文种二是事由 文种三是 转发 始发机关及原通知标题 3 只有文种 常是不大重要的公务 带周知性 公文标题的一般格式 公文正文的一般格式 1 正文原由格式 一是依据 情况 叙述时间 单位 地点 人物和事件等 常用 目前 类时间状语 简介人物及事迹 文件 常用 根据 往往是一句话 意义 议论 常用 是 作用 常用 将使 二是目的 常用 为 原由部分可省略 或只省略依据 目的之一 2 正文事项 一般内容多而重要的列出层义 或用小标题或用句子表达 注意 正文运用序码的一般顺序是一 一 1 1 共四层 二 公文制发格式 执行依据机关服务中心下发 党政公文处理格式 第四篇公文办理 一 公文处理流程 提高效率操作规范准确简便 目的 部门发文流程 办公室3 审核 办理 4 单位主管部门领导 1 拟稿 部门领导2 审核 5 单位相关部门或其他单位 行文规则是指正确有效传递文件 其主要内容包括 根据机关间的工作关系准确行文 选择适宜的行文方式 一般不越级行文 正确选择主送 抄送机关 明确发文权限 不越权行文 联合行文时 作者应为 同级 行文前需就有关问题协商一致 严格控制文件数量 简化行文手续 三 行文规则 四 严把公文审核关 一是把好行文关 要确定是否需要行文 向谁行文 以什么形式行文 二是把好内容关 内容应做到观点明确 符合实际 有的放矢 切实可行 三是把好政策关 下发的文件不能违反法律法规 方针政策 要与已发布的政策做衔接 四是把好文字关 公文中的一切空话 套话要删掉 文字要力求简明 通顺 政策与数字准确无误 五是把好审批 签发手续和公文体例格式关 第五篇公文写作中常见问题 一 格式不规范 改前 关于明确部门收文的通知1 功能概述1 1定义部