公文写作_公文基础知识培训教材

公文基础知识培训2015 3 课程目标 目标 了解公文的基本知识 掌握条例中的公文文种及分类 掌握条例中的公文文件格式的要素 通过公文格式的分析与修改 提高公文文件格式使用的规范性 游戏 一 导语 一 提高个人人文素质 二 提升个人领导能力 三 适应社会生活的需要 一 为什么要学习公文写作 二 怎样提高公文写作的技巧 两个字 说 掌握理论 与 练 写作练习 二 公文的定义 公文的定义 公文 全称公务文书 广义的公务文书与私人文书相对应 泛指用以处理各种公众事务的文书 即 通用公文 和 专用公文 狭义的公务文书则专指党政机关用以处理各种党政公务的公文 即党政公文 党政公文是党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 二 公文的定义 党政机关工作条例 将公文划分为15类 决议 决定 命令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 根据 公文处理办法 和 公文处理实施细则 常用的公文种类主要有9类 决定 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 纪要 二 公文的种类 以上国家正式规定的公文文种是法定公文 除法定公文外 还有一般常用公文 如 规划 计划 总结 讲话 方案以及法规类公文 如 办法 细则 规定等 一般常用公文不可直接等同于法定公文行文 即不得赋予其以法定公文的固定格式 不得冠上法定公文的版头 以通常所说的 红头文件 形式印发 但可作为附件行文 二 公文的种类 三 公文的行文关系 行文关系 公文按其行文方向 可分为上行文 下行文 平行文 上行文 是下级单位向上级单位报送的公文 主要有 请示 报告 下行文 是上级单位向所属下级单位的行文 主要有 决定 通知 通告 通报 批复等 平行文 是同级单位或不相隶属单位之间的行文 主要有 函 草拟公文时 首先要弄清以上不同的行文关系 以便选择适当的文种 四 常用公文写作和范例 以下三种公文对于来说 使用得比较少 现在简单给大家介绍一下它们的适用范围和范例 命令 令 的适用范围 适用于公布重要的制度 规定 宣布施行重大措施 一 命令 四 常用公文写作和范例 决定的适用范围 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 二 决定 四 常用公文写作和范例 通报的适用范围 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况 通报按其内容可分为表彰性通报 批评性通报和知照性通报 三 通报 1 表彰通报 用于在一定范围内表扬好人好事 2 批评通报 用于在一定范围内批评错误 纠正不良倾向 批评通报和表彰通报 都是下行文 3 知照性通报 多用于向有关方面通报应该掌握和了解的信息 动态 以供工作参考 情况通报多作下行文 也兼作平行文 四 常用公文写作和范例 通知的适用范围 1 发布制度 规定 2 批转所属单位的公文 3 转发上级和不相隶属单位的公文 4 要求办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项 5 任免和聘用干部 下面 重点给大家介绍一下我局最常用到的几种公文 四 通知 通知是党政机关 企事业单位使用频率最高 适用范围最广的一种法定文种 通知使用上的分类 1 发布性通知 2 批示性通知 3 指示性通知 4 知照性通知 四 常用公文写作和范例 1 发布性通知的写法 发布性通知用于发布有关规章 办法 措施 发布性通知的正文 一般先写发文的原由 背景 依据 在事项部分 或写发布行政法规 规章制度 办法 措施等 或写带有强制性 指挥性 决策性的原则 或指示性意见 具体工作要求等 结语可加上 请遵照执行 等 四 常用公文写作和范例 批示性通知的写法 批示性通知用于转发上级 同级或不相隶属机关的公文以及批转下级机关的公文 转发与批转性通知的正文写法大体相同 可以把这两种通知称为 批语 把被转发 被批转的文件看作是通知的主体内容 批语的内容主要有如下三个方面 1 陈述转发的理由或说明批转的目的 2 对受文单位提出贯彻执行的具体要求 3 根据具体情况做出补充性的规定 四 常用公文写作和范例 转发通知应注意的问题 1 转发上级机关 平级机关或不相隶属机关的公文 应该用 转发 转发下级机关的公文时 应该用 批转 2 当被转的公文是通知时 只须保留一个 通知 其他的 通知 一律去掉 以避免出现 的通知的通知 的现象 3 如果是多层转发的公文 可以省去中间过渡的机关 直接转始发文机关及其原通知标题 在正文中说明转发情况 四 常用公文写作和范例 指示性通知的写法 指示性通知用于要求下级机关办理某些事项 除交待任务外 通常还提出工作原则和要求 具有强制性和行政约束力 原由部分说明依据 目的和意义 事项部分把布置的工作或需要周知的内容分条列项地阐述清楚 一般包括要求 措施 办法等 主要的重要的事项应写在前面 有的指示性通知还有结语 常用 特此通知 请遵照 研究 参照 执行 等 如 四 常用公文写作和范例 会议通知是指示性通知的一种 会议通知一般应包括以下内容 会议名称 召开会议的根据与目的 会议时间 地点 报到时间 地点 与会人员 与会者准备工作与注意事项 联系人与联系电话等 如属规模较大的会议 还应在通知中附上会议日程安排 通常采用条文式写法 要求准确 具体 无一错漏 四 常用公文写作和范例 知照性通知的写法 知照性通知用于告知某一事项或某些信息 诸如庆祝节日 成立 调整 合并 撤销机构 人事任免 启用新印章 更改电话 更正文件差错等 知照性通知的正文 只要写清楚行文的依据 目的和事项即可 要求文字简练 明白 为简化正文 有时以附件 如任免名单 公章印模 组织章程等 对事项的内容作细致交代 四 常用公文写作和范例 请示的适用范围 适用于向上级请求指示 批准 五 请示 注 请示的结尾用语 按照惯例 通常是 特此请示 请予批示 等 请示事项要将请求上级机关给予指示 批准或批转的具体问题和事情和盘托出 请求上级机关作出答复 写好请示事项 关键在于两点 一要明确 二要具体 写好请示 还应注意要选准角度和行文的逻辑性 一份请示不论文字长短 其内在逻辑均是由 为什么要请示 和 请示什么问题 两大层次组成 所谓 为什么要请示 通常包括请示的背景和缘由 所谓 请示什么问题 即要求上级机关为我们解决什么问题及怎样来解决问题 四 常用公文写作和范例 请示应注意的问题 1 请示应一文一事 一个文件只能请示一件事 如果一文多事不利于问题的解决 2 请示一般只主送一个单位 不能多头主送 如需同时送其他单位 应采用抄送的形式 3 请示一般不得抄送下级单位 对可行性研究报告 初步设计审查意见等业务性较强的公文 在报请上级或业务主管部门审批的同时 可抄送有关单位 4 除领导亲自交办的事项外 不得以单位名义向领导个人报送请示 意见和报告 5 属本单位职权范围以内的事项不必请示 有关政策 规定允许的事项不必请示 6 一般不得越级请示 因特殊情况必须越级请示时 应当抄送被越过的上级单位 四 常用公文写作和范例 报告的适用范围 适用于向上级汇报工作 反映情况 答复询问 报告的分类 分呈报性和呈转性两种 呈报性报告 反映情况 汇报工作 提出意见或建议 答复询问等 呈转性报告 不仅把情况 建议 意见呈报上级 而且要求批转有关单位执行 此类报告我们基本很少用到 六 报告 四 常用公文写作和范例 报告事项要准确简要 条理清晰地将有关工作或事件的情况表述清楚 并加以扼要分析 以便给人以全面 深刻的了解 撰写时要紧紧围绕行文的目的和主旨进行陈述 如是汇报工作 则应首先写明工作的基本情况 其次写明主要做法和成绩 包括采取的办法 措施以及由此带来的直接效果等 最后写明还存在什么问题以及今后的大体工作设想 如是答复上级机关的询问和要求 应首先扼要叙述上级机关交办的事项或任务后再写明处理的大致过程 包括采取的办法或措施 处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等 最后交待处理结果 同时征询上级机关对处理结果的意见 如是就某项工作中的错误向上级机关检讨 应首先陈述错误的事情概况 继而分析造成错误的原因 包括直接原因和间接原因 及应负的责任 最后写明处理结果及今后的改进意见 四 常用公文写作和范例 报告应注意的问题 1 严格区分请示与报告的异同 请示与报告的共同点是 都是下级对上级单位的上行文 不同点是请示需要批复 报告不需要批复 2 报告中不得夹带请示事项 文件中只要有请求事项的 就不能用 报告 来处理 否则很容易误事 四 常用公文写作和范例 批复的适用范围 适用于答复所属单位的请示事项 七 批复 批复应注意的问题 1 批复是上级答复下级单位的批示性文种 属一问一答形式 必须先有请示 然后才有批复 2 批复一般只送请示的单位 如果这个事项有一定的普遍性或需要其他单位知道的 要用抄送形式 3 批复意见要明确 如不同意 要写出不同意的依据 如部分同意 部分不同意 要分别写出意见 不要模棱两可 含混不清 四 常用公文写作和范例 函的适用范围 适用于不相隶属单位之间的商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项等 函分为去函和复函两种 八 函 函应注意的问题 1 商洽工作要用商量的口气 要尊重对方 态度诚恳 温和 对级别低的不可盛气凌人 居高临下 对级别高的也不必过谦 2 缘由要写充分 事项要写清楚 宜直述 忌铺陈 宜简明 忌繁琐 宜集中笔力 忌旁征博引 3 复函态度的态度要明确 不应模棱两可 含糊不清 4 符合一文一事规则 便于处理和答复 四 常用公文写作和范例 纪要的适用范围 适用于记载会议主要情况和议定事项 九 纪要 1 向上级汇报会议情况 以便及时地得到指导 2 向下级或平级单位传达会议精神 以便更好贯彻执行 3 记录在案 以备查考 以文件形式印发的纪要 格式与文件相同 广西电网公司要求加盖印章 纪要的目的 纪要应注意的问题 四 常用公文写作和范例 纪要的写作要求 1 掌握会议情况 写作纪要首先要弄清楚会议的目的 任务 内容和形式 收集会议的所有文件材料 参加会议的全过程 并认真做好记录 特别要注意阅读会议的主要材料 记录领导同志的发言 掌握会议的主要精神 三要 一是主要领导发言 二是主持人发言 三是讨论过程中意见和表态性发言 2 突出会议主题 纪要虽然是会议情况和结果的反映 但不能面面俱到 照搬会议记录 而应该围绕会议主题 抓住要点 突出重点 把会议的主要情况简明扼要地反映出来 把会议议定的事项一一叙述清楚 3 文字简洁明快 写纪要应根据会议内容确定写法和篇幅 要简明扼要 在语言表达上 尽可能简短 通俗 切忌长篇大论 应以叙述为主 在层次结构 段落安排上要条理清楚 篇幅一般不宜过长 五 公文格式 公文格式依据 2012年4月16日中共中央办公厅 国务院办公厅公布了 党政机关公文处理工作条例 中办发 2012 14号 这是党政机关现行公文格式规范的重要依据 2012年7月1日起使用 2012年6月29日中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局 中国国家标准化管理委员会共同发布了 党政机关公文格式国家标准 GB T9704 2912 这是党政机关现行公文格式执行的蓝本 2012年7月1日起使用 五 公文格式 公文版头 包括份号 密级和保密期限 紧急程度 发文单位标志 发文字号 签发人 公文主体 包括标题 主送单位 正文 附件说明 发文单位署名 成文日期 印章 附注 附件 公文版记 包括抄送单位 印发单位和印发日期 其他 页码 公文一般由以下几个部分组成 五 公文格式 版头部分 1 份号份号是公文印制份数的顺序号 涉密公文应在文件首页版心左上角第1行顶格标注份号 一般用3号黑体字 6位阿拉伯数字标注 2 密级和保密期限涉及国家秘密的公文 应根据涉密程度和期限 用3号黑体字在公文首页版心左上角第2行顶格标明密级 绝密 机密 秘密 标识 保密期限 涉及公司秘密的公文 应根据涉密程度和期限 用3号黑体字在公文首页版心左上角第2行顶格标明密级 核心商密 普通商密 工作秘密 标识 保密期限 五 公文格式 版头部分 3 紧急程度紧急公文应根据紧急程度 分为 特急 和 加急 两种 用3号黑体字在公文首页版心左上角标注 如需同时标识密级和紧急程度 则在公文首页版心左上角第1行顶格标明份号 第2行顶格标明密级和保密期限 第3行顶格标识紧急程度 且表达紧急程度的两个汉字之间不空格 如 特急 如只需标明紧急程度 则应在公文首页版心左上角第1行顶格标明 表达紧急程度的两个汉字之间空一个字 如 特急 4 发文单位标识发文单位标志由发文单位全称或规范化简称后加 文件 二字组成 联合行文 版头一般并用全部联署单位名称 主办单位排列在上 文件 二字置于联署单位名称之后的中间位置 也可以单独用主办单位名称版头 五 公文格式 版头部分 5 发文字号发文字号应当包括 单位代字 年份和发文顺序号 联合行文时使用主办单位的发文字号 上行文的发文字号居左空1个字编排 与最后一个签发人姓名处在同一行 6 签发人 1 上行文应当标注签发人姓名 原则上由主要负责人签发 2 单一单位或两个单位联合上行文 签发人编排在发文字号的右侧 与发文字号处于同一行 一般每行排两个签发人 右空1字 两个字的人名中间空1个字 3 三个及以上单位联合上行文 签发人 三字和全角冒号与首行签发人姓名编排在发文单位标志下空2行位置 按发文单位顺序编排签发人姓名 一般每行排两个签发人姓名 两个签发人姓名中间空1字 回行时应做到 每行签发人姓名的第一个字都要对齐 两个字的人名中间空1个字 发文字号应始终与最后一个签发人姓名处于同一行 五 公文格式 主体部分 一 公文标题公文标题应准确 简要地概括公文的主要内容 一般用2号小标宋体字 或宋体字 编排于红色分隔线下空2行位置 分一行或多行居中排布 回行时要做到词意完整 排列对称 长短适宜 间距恰当 标题排列应使用上梯形 下梯形或菱形排列 公文标题由发文单位名称 全称或规范化简称 事由和文种组成 如 关于 的通知 为避免公文标题累赘 有发文单位标识的 一般省略发文单位名称 但联合发文且用主办单位版头时 标题中发文单位名称不能省略 下面给大家谈谈公文主体的写法及要注意的事项 五 公文格式 主体部分 一 公文标题公文标题 应当先写介词 关于 再准确简要地概括公文的主要内容 最后准确标明公文种类 如 关于 工程初步设计的批复 因为纪要是以会议的名义而不是以单位的名义发出的 所以纪要的标题通常由会议名称和文种两个要素构成 常省略介词 关于 两字 下面给大家谈谈公文主体的写法及要注意的事项 主送单位指公文的主要受理单位 应当使用全称或规范化简称 统称 所谓同类型单位的统称如 局所属各单位 一般不得用类似 有关单位 标识 主送单位的顺序一般按照重要程度排列 同类型单位内同级单位之间用顿号分隔 不同类型单位之间使用逗号分隔 主送单位位于标题之下空1行 正文之上 居左顶格编排 回行时仍顶格 在最后一个主送单位名称后标全角冒号 如果主送单位名称太多 导致公文首页不能显示正文时 可以将主送单位名称移至版记的首条黑色分隔线之下 抄送之上 与抄送单位之间不加分隔线 标识方法同抄送 二 主送单位 五 公文格式 主体部分 公文首页必须显示正文 正文一般用3号仿宋体字 编排于主送单位名称下一行 每个自然段左空2字 回行顶格 文件结构层次序数依次可以用 一 一 标注 一般第一层用黑体字 第二层用楷体字 第三层和第四层用仿宋体字标注 三 公文正文 当正文中需要引用其他公文时 按照先引文件标题 用书名号括起来 后引发文字号 用括号括起来 的方式进行 如 根据 关于 的通知 五 公文格式 主体部分 四 附件说明 公文如有附件 应在正文之后 隔一行左空2个字 编排 附件 二字 后标全角冒号和附件名称 如有多个附件 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 顺序号后紧跟一个小圆点 例如 附件 1 附件名称后不加标点符号 附件名称回行时与上行首字对齐 正文中涉及附件处的标注内容 附件说明处的标注内容及附件名称内容前后要一致 附件是文件的 附件说明处可标注发文字号 也可标注公文标题 附件应当另面编排 并在版记前与公文正文一起装订 附件格式要求与同正文 附件应注意的问题 转发 印发类公文 即正文中写明报送 批转 转发 印发等字样的公文 在其生效标志后附的内容不是公文的附件 因此在附件说明处不必标注相关内容 五 公文格式 主体部分 附件应注意的问题 转发 印发类公文 即正文中写明报送 批转 转发 印发等字样的公文 在其生效标志后附的内容不是公文的附件 因此在附件说明处不必标注相关内容 五 公文格式 主体部分 公文附件是扫描件时 应整合成为一个文档进行扫描 生成PDF格式或者TIF格式文件 扫描完成后要检查扫描件是否有黑边 是否变形 以及横竖页面是否调整一致 附件应注意的问题 五 公文格式 主体部分 公文附件是电子表格的 应在分页预览视图中进行调整 通过设置纸张 A3或A4 横竖选择 页边距 等措施 避免打印附件时出现同一页面表格内容分两页打印的现象 五 发文单位署名 公文一般应当署发文单位全称或规范化简称 特殊情况 如议案 命令或令等文种 需要由签发人署名的 应当写明签发人职务并签名 发文单位署名应与发文单位标志 标题中发文单位名称相一致 发文单位署名一般标注在成文日期上一行 若发文单位署名较长 可考虑分两行编排 联合发文时 单位署名按照发文单位的顺序从左到右排列 每排最多排3个单位署名 最后一个单位署名应排在在成文日期上一行 五 公文格式 主体部分 六 成文日期 成文日期是公文的生效时间 用阿拉伯数字将年 月 日标全 单一单位行文 以负责人签发的日期为准 联合行文 以最后签发单位负责人的签发日期为准 电报以发出日期为准 会议通过的文件 以通过日期为准 五 公文格式 主体部分 下面给大家谈谈公文版记内容 版记应置于公文的最后一面 版记的最后一个要素置于最后一行 版记的首条分隔线位于版记中 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合 五 公文格式 版记部分 一 抄送单位 公文有抄送单位时 一般用4号仿宋体字 在印发单位和印发日期之上 左右各空1字编排 抄送 二字后加全角冒号和抄送单位名称 回行时与冒号后的首字对齐 同一抄送单位的不同部门之间用顿号分隔 不同抄送单位之间用逗号分隔 最后一个抄送单位名称后标句号 抄送自治区有关部门时 统一贯 自治区 字样 同时抄送几个部门的 后面省略 自治区 字样 并用顿号分开 抄送多个不同系统的单位时 不同系统之间用逗号分开 最后用句号 五 公文格式 版记部分 一 抄送单位 公司系统内发文 公司总部发文需抄送公司领导及公司总部有关部室时 在前面统一贯 公司总部 字样 公司所属单位发文 需抄送本单位领导及有关部室时 在前面统一贯 局本部 或公司本部 院本部等 字样 向公司系统外行文 公司总部发文需抄送公司领导 总部部室和所属单位时 在前面统一贯 本公司 字样 公司所属单位发文 需抄送本单位领导及有关部室时 在前面统一贯 本局 或本公司 本院等 字样 五 公文格式 版记部分 五 公文格式 版记部分 二 印发单位和印发日期 指公文的送印单位和送印日期 印发单位和印发日期位于同一行 一般用4号仿宋体字 编排在末条分隔线之上 印发单位左空1字 印发日期右空1字 五 公文格式 其他 三 页码 指公文的页数顺序号 页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字 编排在公文版心下边缘之下 数字左右两边各空1个半角空格 各放一条 字线 字线上距版心下边缘7mm 单页码右边的 字线右空1字 双页码左边的 字线左空1字 公文如需横排A4纸型附表 应将页码放在横表的左侧 单页码置于表的左下角 页码排列方向与正文页码方向一致 双页码置于表的左上角 页码排列方向与正文页码方向一致 单页码的表头在订口一边 双页码表头在切口一边 六 公文的专用语 习惯用语 由于公文写作具有一定程式性 随着长期公文写作实践的沉淀 逐渐形成了一些便于理解 言简意赅 庄重得体的公文专用词语 我们要注意学习 积累 掌握其使用方法 根据实际情况加以灵活应用 1 起首用语即在公文开头用于引出根据 行文目的或事故原因 背景的词语 常用的起首用语有 根据 依据 遵照 按照 为了 由于 兹定于 等 例如 根据会议精神 由于受持续高温的影响 等 六 公文的专用语 习惯用语 2 称谓用语指代收发文机关或事物名称的用语 如 我局 我县 本院 本部 本厂 等 用于称呼对方单位时 如属于下级机关 一般用第二人称 如 你省 你局 你部 等 如属于平行机关 为了表示尊重与礼貌 习惯用 贵公司 贵所 贵院 等 用于称呼其他单位或人员时 采用第三人称 但不使用 它 他 或 他们 而是用 该院 该馆 该