档案管理实务项目 档案编研.ppt

项目七档案编研 学习目标 通过本单元的学习 掌握档案编研工作的基本含义和要求 档案编研的规范和方法 常用的几种编研产品等 以适用将来的档案编研利用工作 知识要求 能力要求 通过本单元的学习 能够按照档案编研方法和技巧 尤其大事记 组织沿革等编研产品的编纂方法 进行档案编研工作 为利用工作提供保障 任务一了解档案收集内容与地位 1 掌握档案编研工作的含义与地位 2 明确档案编研工作的内容以及要求 知识目标 能够分析档案编研工作在档案整体工作中的地位及编研工作要求 能力目标 案例导入 海富公司是一家高科技公司 公司有很多科技研究成果 一天 经理和一客户谈判 经理向客户说本公司有好多科技成果 客户听了 问道 贵公司有没有科技成果简介 能否给我看一下 经理哑然 原来 公司的档案工作一直由一名办公室人员兼管 没有得到完全重视 只做些基本的整理工作 别说科技成果简介 就连系统的检索工具都没有 对于高科技公司 编写科技成果简介这样的参考资料是必要的 这是深层次开发档案信息内容的一个重要途径 档案信息深层次开发的途径和方式很多 关键是要编写适合本单位使用的档案参考资料 如果海富公司编写了本公司的科技成果简介 也许会帮助公司接受更多的项目 为公司创造巨大的经济价值 任务训练 活动目标 通过网络或实地调查了解档案编研工作的内容及要求 掌握档案编写流程 以一种编研产品编研过程为例 活动组织 根据情况灵活分组调查 案例讨论 1 学生分组实地调查了解某单位档案室或档案馆有哪些档案编研产品 然后各组指定代表介绍他们的调查情况 2 以一种编研产品为例 案例讨论 档案编研的要求及编研流程 每组代表总结分析 活动内容与要求 理论支撑 一 档案编研工作内容档案编研工作就是档案室 馆 以馆藏档案为基础 根据利用需求对档案信息进行研究和加工 编辑各种类型的档案出版物的活动 它是档案信息开发的重要方式 所谓 编 就是对档案文献进行整理加工与汇集 而 研 主要是对档案内容的研究与考证 二者互为一体 又互相递进 编 与 研 必须实现有机结合 同步发展 才能创造出高质量的成果 1 编辑档案史料和现行文件汇编 即档案文献汇编 2 编辑档案文摘汇编 3 编写档案参考资料 4 编史修志 二 档案编研工作的意义 一 有利于更好地为社会提供档案利用 二 有利于提高档案馆 室 的工作水平 三 有利于保护档案原件和流传档案史料三 档案编研工作的要求 一 政治上的正确性 二 观点正确 用材真实 三 内容充实 系统条理 四 体例规范 格式完整 四 档案编研流程 一 熟悉馆藏档案 确定编研课题档案编研工作 首先是定好题 这是从事编研工作的第一步 开好这个头 是搞好编研的关键 编研定题 应当以实际需要为前提 以馆藏档案为依据 通过调查和分析作出结论 1 围绕党和政府的中心工作定题 2 根据档案利用查阅人多量大的需求情况定题 3 根据最具有地方特色的馆藏档案定题 4 根据需求预测定题 二 收集相关资料筛选组织 三 整理成果形成产品 注意以下几项工作 1 进一步审定书稿的内容 2 进一步审核编研成果的辅助材料 辅助材料有三种 1 评述性材料 注释 按语 序言 2 查考性材料 年表 插图 备考和凡例 3 检索性材料 汇编目录和各种索引 3 统一编写规范 4 充分发挥网络作用 五 装帧设计 编研书籍的装帧时注意 1 原则 实用 经济 美观 作为一种文化出版物 档案编研产品也需要精心设计封面 风格独特 排版时做到图文并茂 色彩鲜艳 生动直观 新颖美观 同时也要有档案产品的自己的风格 注意其经济性 实用性 不要过分追求美观 2 技术设计 首先确定开本 其次是确定版式 最后确定装订形式 确定开本就是要考虑其开型 即采用什么开本 确定版式就是编排 即书籍正文及其有关部分的格式 版式 设计 确定装订形式 就是考虑装订方法 即用什么材料 在操作时一定要时时考虑到档案编研产品的独特性 六 校样校对 1 校对程序 校对是依照原稿及设计要求在校样上检查 标注排版差错 其程序包括初校 二校和三校对 一校 作者 责任编辑各校一次 侧重对原稿校对 力求校样与原稿的一致 纠正版式错误 对有疑问处做出标示 2 校对方法 常用的校对方法有以下三种 对校 折校和读校 校对以对校 折校为主 根据实际情况采取具体方法 任务二常见编研产品编写技巧 1 明确常见编研产品的种类及特点 2 掌握常见编研产品 大事记 组织沿革等 编写技巧要求 知识目标 1 能够根据某单位发展情况设计 组织沿革 方案 2 能够根据大事记的具体要求编写学校近五年的大事记 年鉴 能力目标 案例导入 生命人寿保险股份有限公司大事记 部分 成长 壮大2000年10月25日生命人寿保险股份有限公司正式获准筹建 2001年12月28日生命人寿保险股份有限公司正式成立 2003年9月29日生命人寿获准开业 2004年2月9日上海分公司获准开业 2004年3月23日北京分公司获准开业 2004年8月3日南京分公司 杭州分公司获准开业 战略 合作2007年9月26日生命伙伴工程隆重启动 2008年8月保监会批准张峻董事长任职资格 第三届董事会成功换届 2009年2月中国农业银行 生命人寿全面战略合作启动 经营 管理2004年7月16日公司保费收入突破1亿元 2004年12月9日公司保费收入突破10亿元 2007年1月31日公司总资产破百亿 不同的档案编研产品其编写体例及方法各不相同 上面的案例是企业机关大事记 其结构按照公司的发展和变化 分为三部分 成长壮大 战略合作 经营管理分别将各自相关的大事按照时间的先后排列的 编研工作要做好除了要根据需求外 还要合理地确定其结构体系 做到体例统一 条理充实 任务训练 活动目标 通过训练让学生掌握组织沿革的编写技巧 能够根据大事记的具体要求编写大事记 年鉴 活动组织 根据情况灵活分组训练 1 根据某单位发展情况设计 组织沿革 方案 2 能够根据大事记的具体要求编写学校近五年的大事记 年鉴 3 成果展示 活动内容与要求 理论支撑 一 现行档案文件汇编现行档案文件汇编是编辑 公布我国解放后形成的各种有效文件的一种形式 现行档案文件汇编可以将有关文件集中 系统地编辑在一起 为各项工作提供便捷的手册或工具书 便于人们随时查阅有关的法规和政策 依法办事 常用的现行档案文件汇编 一 法规文件汇编法规文件具有权威性 资料性 在选材时要注意以下几点 1 法规文件汇编应收录按照法定程序发布的法律和行政法规等规范性文件 非规范性文件不得收录 2 法规文件汇编所收录的文件应现行有效 对于已经废止的失效文件 不得收录原文 可将其目录附后作为参考3 编辑法规文件汇编要有明确的时间界定 为了便于查找 通常对收入的文件按照内容分类后 再按照时间顺序排列 二 重要文件汇编 三 发文汇编 四 会议文件汇编 五 公报 政报 六 其他专题汇编 除了上述几种以外还有 规章制度汇编 工作规范汇编 操作规范汇编 学术论文汇编 科技成果汇编等 二 档案参考资料 一 档案参考资料的主要特点 1 它与汇编的档案文集不同 不是提供档案原件 或直接根据档案复制副本 摘录 而是根据一定的题目对有关档案材料的内容加工编写而成的系统材料 它已改变了档案原来的面貌 具有问题集中 内容系统 概括性强的特点 2 它与利用档案撰写的专门论著不同 它不重在论说 而是综合记述档案内容 为利用者提供素材 3 它与检索工具不同 它虽然在一定程度上能起查找档案的作用 但主要是直接为利用者提供加工过的 具有信息内容的情报材料 二 档案参考资料的种类 1 大事记大事记的作用 1 它可以帮助机关领导人和业务人员回顾以往工作 总结经验教训 查核事实经过 2 它可以为历史研究人员和史志编修人员提供系统的参考素材 3 它可以成为对群众进行宣传教育的生动材料 大事记的种类很多 根据大事记所记载的对象和内容可以大致分为以下几种 1 机关大事记 2 国家或地区大事记 3 专题大事记 4 个人生平大事记 大事记的编写比较严格 其编写要求有 1 观点正确 用材真实 2 大事突出 要事不漏 小事不要 3 系统条理 简明扼要 4 格式要统一 层次要清晰 2 组织沿革 组织沿革的作用 1 便于查考和研究本地区 本机关 本系统的机构和人员发展变化情况 比如企业沿革就是系统地记载一个企业 一个部门的变革情况 内容主要包括企业的成立和变动时间 部门设置 名称改变 地址的变迁 职权范围和任务及其变化等情况 2 可以为研究国家机关史 地方史 革命史以及各种专业史提供组织建设方面比较系统 全面的参考资料 3 可以为档案馆 室 编写立档单位历史考证提供系统材料 并有利于提高档案收集 整理 鉴定等业务工作的水平 4 它还可以帮助利用者了解立档单位的情况和认识档案的价值 组织沿革的种类大体有 1 机关组织沿革 2 地区组织沿革 3 专业系统组织沿革 组织沿革的内容大致有 1 机关 地区或专业系统的历史概况 行政区划 建制变更情况 2 机关的性质 任务 职权范围和隶属关系 3 机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况 4 机关领导人的任免情况 5 机关名称的变更 印信的启用与作废 机关办公地点的迁移等 组织沿革的体例包括 1 编年法 2 系列法 3 阶段法组织机构沿革的构成 1 序言 说明编写目的 体例 时间断限 材料来源和历史沿革概况等 2 正文 是组织沿革的主体 主要说明地址迁移 机构成立和调整 机构的职权范围 机构性质和任务 隶属关系 编制核定 内部机构设置 干部任免等情况 3 附录 补充正文所涉及到的有关材料 3 专题概要 专题概要的特点 1 主题鲜明 内容专一 2 材料系统 重点突出 3 体裁灵活 适应性强 专题概要的编写方法 1 选题 2 选材 3 综合编写 4 基础数字汇集 基础数据汇编的编写要求 在编写数据汇编时 选择材料要充分利用统计报表和财务年报 保证所选用材料的准确性和可靠性 统计口径要统一 对统计口径不统一的有关数据要换算 这样数据才有连续性和可比性 对统计口径变化和数据换算等情况 要用文字记述加以说明 要根据实际工作