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人力资源管理 第四章工作分析 1 第四章工作分析 第一节工作分析概述一 工作分析的含义P106工作分析也称职位分析 是通过科的方法与技术 收集 分析和研究各种相关工作信息 就工作归岗位的状况 基本职责 资格要求等作出规范性的描述和说明 为组织特定的发展战略 组织规划 人力资源管理以及其他管理行为提供基本依据的一种管理活动 2 第四章工作分析 具体而言 工作分析的内容需要明确 6W1H 提出的问题 1 做什么 What 指所从事的工作活动 2 为什么 why 从事这些工作的目的 3 用谁 Who 谁来完成这些工作 4 何时 When 在什么时间从事各项工作 5 在哪里 Where 这些工作在哪里进行 6 为谁 forWhom 这些工作的服务对象是谁 7 如何做 How 如何来进行这些工作 3 第四章工作分析 二 与工作分析相关的概念P107 1081 工作要素 工作中不能继续分解的最小动作单位 2 任务 工作活动中达到某一工作目的而由相关行动直接组成的集合 3 职责 某人在某一方面承担的一项或多项任务组成的相关任务集合 如 监控员工的满意度是人力资源经理的一项职责 主要包括 1 设计满意度调查问卷 2 进行问卷调查 3 统计分析问卷调查的结果 4 向企业高层反馈调查的结果 5 根据调查的结果采取相应的措施4 职位 由一个人来完成的一项或多项相关职责组成的集合 如人力资源部经理同时担负员工的招聘录用 培训开发 薪酬管理 绩效管理 员工关系管理等 4 第四章工作分析 5 职务 主要职责在重要性和数量上相当的一组职位的集合和统称 与职位不同 一个职务可能由几个人分担 6 职业 指组织内部具有非常广泛的相似内容的相关工作群 如会计 工程师等 7 职位分类 指将所有的工作岗位 按其业务性质分为若干职组 职系 横向 然后又按责任大小 工作的难易程度和技术高低分为若干个职级 职等 纵向 对每职位给予准确的描述 制作工作说明书 以此作为人员管理的依据 5 第四章工作分析 职系是指工作性质和特征相同或充分相似 而责任轻重和繁简难易程度却不同的一些职位所构成的系列或群体 职组是由工作性质相似的若干职系构成的群体 如 小学教师是一个职系 而教师就是一个职组 职门是指若干工作性质和特征相近的职组归结在一起所形成的集合 职级是指同一职系中工作性质 繁简难易 责任轻重程度以及所需资格高低程度相同或充分相似的职位 职等是把工作性质不同 但工作繁简 难易 责任大小及所需资格条件等因素充分相同的职级归纳为职等 6 第四章工作分析 8 职业生涯 指一个人在其工作生活中所经历的一系列职位 工作或职业 如 某人的职业和工作单位虽然没有发生变化 但他从办事员开始 经过主管 副经理 经理 一直干到副总经理 于是 办事员 主管 副经理 经理 副总经理也形成了这个人的职业生涯 7 第四章工作分析 三 工作分析的作用P109 110 一 工作分析为其他人力资源管理活动提供依据1 工作分析为人力资源规划提供了必要的信息2 工作分析为招聘录用提供了明确的标准3 工作分析为人员的培训开发提供了明确的依据4 工作分析为制定公平合理的薪酬政策奠定了基础5 工作分析为科学的绩效管理提供了帮助 8 第四章工作分析 第二节工作分析的实施流程一 工作分析的步骤 一 准备阶段1 确定工作分析的目的和用途P1112 成立工作分析小组 小组成员一般有以下三类人员组成 一是企业的高层领导 二是工作分析人员 主要是人力资源管理专业和熟悉本部门情况的人员 三是外部的专家和顾问 3 对工作分析人员进行培训 由外部专家和顾问对本企业参加工作分析小组的人员进行业务培训 4 做好其他必要的准备 如各部门抽调参加工作分析小组的人员 部门经理应对他们的工作进行适当调整 以保证他们有充足的时间进行这项工作 9 第四章工作分析 二 调查阶段1 制定工作分析的时间计划进度表 以保证这项工作顺利进行 2 根据工作分析的目的 选择搜集工作内容及相关信息的方法 3 搜集工作的背景资料 包括公司的组织结构图 工作流程图以及国家的职位分类标准 4 搜集职位的相关信息 包括工作活动 工作中人的活动 工作绩效的信息 工作背景条件 工作对人的要求 包括个人特征 如个性和兴趣 所需要的教育与培训水平 工作经验等 10 第四章工作分析 三 分析阶段1 整理资料 将搜集到的信息按照职位说明书的各项要求进行归类整理 2 审查资料 资料进行归纳整理后 工作分析小组的成员要一起对所获得的工作信息的准确性进行审查 3 分析资料 归纳总结工作分析的必需材料和要素 揭示各个职位的主要成分和关键因素 11 第四章工作分析 四 完成阶段1 编写职位说明书 2 对整个职位分析过程进行总结 找出其中成功的经验和存在的问题 以利于今后更好得进行职位分析 3 将职位分析的结果运用于人力资源管理以及企业管理的 相关方面 真正发挥职位分析的作用 12 职位分析的步骤 准备阶段 调查阶段 分析阶段 完成阶段 13 第四章工作分析 二 工作分析方法 一 定性方法 主要包括访谈法 观察法 工作日志法 关键事件法等 1 访谈法 由工作分析人员与有关工作人员本人或主管人员等访谈对象直接交谈 以获得有关工作信息的工作分析方法 根据访谈对象的不同 可分为个别访谈法 群体访谈法和主管人员访谈法三种 应注意的几个关键问题 一是要对访谈人员进行培训 具体包括访谈的目的 内容 安排 技巧与注意事项等 二是要慎重选择访谈对象 访谈对象必须对该职位比较了解 能客观陈述该职位的主要信息 14 第四章工作分析 三是要合理安排访谈 包括访谈的时间 地点 访谈的提纲 录音设备等 四是要掌握访谈技巧 访谈水平高低直接决定了访谈的质量 为了保证访谈的效果 在访谈前一般要准备一个大致的提纲 列出主要问题包括 1 你平时需要做哪些工作 主要的职责有哪些 如何去完成它们 在哪些地点工作 2 工作需要怎样的学历 经验 技能或专业证书 3 基本的绩效标准是什么 工作有哪些环境和条件 4 工作有哪些生理要求和情绪及情感上的要求 工作的安全和卫生状况如何 15 第四章工作分析 访谈法的优点是能够简单 迅速地收集职位分析资料 适用性强 缺点是被访谈者往往夸大其承担的责任和工作的难度 容易引起职位分析资料的失真和扭曲 16 2 问卷调查法 不与工作者直接见面访谈 而是通过将问题制作成问卷发给员工 让他们当场或在一定时间内填写的方式来搜集信息 这种方法成败的关键在于问卷设计的质量 为了达到信息搜集的效果 所提的问题尽量简单易懂 避免理解上的偏差 问题的范围要尽量广泛 避免遗漏 问卷的设计要尽量结构化 问卷调查法的优点和缺点 P114 115 17 3 观察法 由职位分析人员直接观察所需分析的工作 记录某一时期该职位工作的内容 形式 过程和方法 并在此基础上进行分析的方法 观察法的优点和缺点 P1174 关键事件记录法 criticalincidenttechnique CIT 要求分析人员 管理人员 本岗位员工 将工作过程中导致工作成功或失败的关键行为特征或事件详细加以记录 在收集大量信息后 对岗位的特征和要求进行分析研究的方法 记录的内容包括 导致事件发生的原因 有效和无效行为的特征 行为的后果 工作者可以控制的范围及努力程度的评估 该方法还常常被应用于绩效评估 培训 人员甄选中 18 管理类人员 知识型人员 市场销售类人员 操作类型人员 结果导向 结果 能力导向 结果 行为导向 行为标准导向 访谈法 专项设计的问卷调查法 访谈法 问卷调查法 访谈法 观察法 访谈法 三种工作信息收集方法的适用性 19 5 工作日志法 employeerecording 就是由职位的任职者本人按照事件顺序记录工作过程后 然后经过归纳提炼取得所需资料的一种方法 这种方法适用于工作循环周期短 工作状态稳定的职位 适用于确定工作职责 工作关系 劳动强度等方面的信息 它的优点在于搜集的信息比较全面 一般不容易溢漏 缺点是使用范围较小 同时信息整理量大 归纳工作繁琐 20 6 资料分析法 是一种经济而有效的信息收集方法 它是指通过查阅 参考 系统分析现存的与工作相关的文献资料获取工作信息的一种工作分析方法 资料分析法一般用于收集工作的原始信息 编制任务清单初稿 通常所得的信息都须通过其他方法进一步验证 优点 1 分析成本低 工作效率高 2 能够为进一步工作分析提供基础资料 信息 缺点 1 一般收集到的信息不够全面 2 一般不能单独采用 而是与其他工作分析方法结合使用 21 第三节工作说明书的编写 一 工作说明书的主要内容 工作标识 职位概要 履行职责 业绩标准 工作关系 使用设备 工作的环境和工作条件 任职资格 其他信息 1 职位标识 包括职位编号 职位名称 所属部门 直接上级和职位薪点 如在某企业中 有一个职位编号为HR 03 06 其中HR表示人力资源部 03表示主管 06表示人力资源部全部员工的顺序编号 再如 MS 04 TS 08 其中MS表示市场销售部 market和sales首字母缩写 04表示普通员工 TS表示职位属于技术支持类 08表示市场销售部全部员工的顺序编号 22 2 工作概要 用简练的语言概括这一职位的工作职责 如人力资源部经理的职位概要可以描述为 制定 实施公司的人力资源战略和年度规划 主持制定 完善人力资源管理制度以及相关政策 指导解决公司人力资源管理中存在的问题 努力提高员工的绩效水平和工作满意度 塑造一支敬业 团队协助的员工队伍 为实现公司的经营目标和战略意图提供人力资源支持 而公司前台的职位概要可以描述为 承担公司前台服务工作 接待安排客户的来电 来访 负责员工午餐券以及报刊杂志的发放 管理等行政服务工作 维护公司的良好形象 23 3 工作关系 是指某一职位在正常工作的情况下 主要与企业内部哪些部门和哪些职位发生工作关系 以及需要与企业外部哪些部门和人员发生关系 4 工作职责 是指任职者所从事的工作在组织中承担的责任 所需要完成的工作内容及其要求 如教师作为一个职位 可以划分为几项职责 可以划分为教学 研究 指导学生和学校服务等 然后 继续对每项职责进行细分 如教学这项职责可以细分为课前备课 课堂讲授 课后批改作业和期末考试四项任务 研究这项职责可以细分为在刊物上发表论文 编写书籍和参加学术研讨会三项任务 24 5 工作权限 用于界定工作人员在工作活动内容上的权限范围 层级与控制力度 对人 财 物的控制权 处置权 决策权 建议权等如 批准购买材料金额最多5000元 事假批准权 提高工资建议权 面试 雇佣新员工的权力 职位责任在人 财 物方面应承担的责任回答的是 达不到绩效要求时 会造成什么样的后果 6 绩效标准 职位上每项职责的工作业绩衡量要素和衡量标准 如人力资源部的薪酬主管 衡量其工作完成得好坏主要看薪酬发放是否准确 及时 因此其业绩衡量要素就是薪酬发放的准确率和及时性 至于准确率要达到多少 及时性如何表示就是衡量标准的范畴了 可以规定准确率要达到98 薪酬迟发的时间最多不超过2天 25 7 工作环境和工作压力工作环境指经常性工作场所的自然环境 安全环境 工作危险性 和社会环境 P121工作压力是指由于工作本身或工作环境的特点给任职者带来压力和不适的因素 8 所使用的设备工具 工作工程中必须操作或使用的设备或工具 26 9 任职资格 是指任职者要胜任该项工作必须具备的资格条件 对于任职资格的要求 学者们的看法各不相同 罗杰在1952年提出了七项基本内容 1 体貌特征 健康状况和外表等 2 成就 教育 资格证书和经历 3 一般智力 4 特殊能力 动手能力 数学运算能力和沟通能力 5 兴趣 文化 体育等 6 性格 友善 可靠和忍耐等 7 特殊的工作环境 频繁的出差等 27 芒罗 弗雷泽在1958年提出了另一种职位规范的内容体系 主要包括五项内容 1 对他人的影响力 通过身体 外表和表达方式等 2 取得的资格 教育 培训和经历 3 先天的天赋 理解力 学习能力等 4 激励水平 设定目标并达成目标的决心 5 调节能力 在压力下保持稳定 与他人保持良好合作关系的能力 一般而言 任职资格应包括以下几项内容 所学的专业 学历水平 资格证书 工作经验 必要的知识和能力以及身体状况 28 9 任职资格 KSAO 是指在某一特定工作岗位取得良好绩效所需要的知识 Knowledge 技能 Skills 能力 Abilities 以及其它个人特征 Otherpersonalcharacteristics 知识 K 是指为了成功完成某项任务而必须掌握的事实性或程序性信息 如警官履行职责时所应该知道的法律程序知识 技能 S 指的是一个人在完成某项特定工作任务方面所具备的熟练水平 29 9 任职资格 KSAO能力 A 指的是一个人所拥有的比较通用的且具持久性的才能 是学习一项技能 S 的才能 如感知能力是学习心智技能的一项能力其他个人特征 O 是指个人的一些特点 如个体适应环境方面的意愿 能力 如忍受单调乏味的能力 加班 夜班 工作的意愿 友善地对待他人的意愿 或者特质 如机智 果断 关心他人 客观 工作伦理等 也包括态度 信仰 个性特征 性情 和价值观