Word高级应用ppt课件.pptx

Word高级应用 1 大纲视图自动生成章节目录2 脚注 题注 尾注 信函和邮件制作3 长文档排版4 公文 商函 标书 合同 论文排版 出版物编排 工程造价报告 试卷编排 1 大纲视图自动生成章节目录 在编辑文档的时候 目录有时是必不可少的一项 但在实际情况当中 很多使用者不知道怎样使用word中的目录自动生成的功能 而是自己在首页手动编制 结果常常因为后面格式或者字体的调整 使得目录与正文出现差距 因此用下面的方法能简单的生动生成 以后编排目录不再繁琐 在Word2007中目录可以自动生成 目录来自于文档的结构 方法一 1 点右下方的大纲视图按钮 切换到大纲视图 2 光标停在某个第一级标题上 左上角的下拉框拉开 选1级 同样 光标停在某个第二级标题上 下拉框中选2级 这样 把整个文档的结构给标注出来 3 也可以用左右的箭头控制标题的级别 方法二 1 我们在常规视图中 点开开始选项卡上的 样式区域右下角的小按钮 2 这时候会打开样式框 3 把光标停在第一级标题上 然后在样式中选标题1 这里的目的是给第一级标题添加对应的格式 与此同时标题的级别 层次结构也就加进去了 4 我们切换到大纲视图看 发现效果和 方法一 是一样的 提示 你会发现样式中最多只有标题1 标题2 你可以按选项 选所有样式 按确定 现在开始插入目录 把光标移动到要插入目录的位置 点开引用选项卡 点开左侧目录 选一款自动目录 或者 如果需要对目录的格式什么的需要加加工 可以点插入目录 这里有些选项可以供选择 主要的就三个 格式里面有多种格式供您选择 像一套套的模板 使用方便 目录标题和页码间的那条线可以用制表符前导符设置 显示级别一般不需要更改 精确到三层足够了 完成后按确定 问题是你的论文以后会更改 标题 页码都会变动 正文里的变动不会马上反映在目录里 等全部变动弄好了 更新一下 引用 更新目录 更新整个目录 确定 2 Word2007题注脚注与尾注 在书籍中经常要在文档中插入图形 表格等内容 为了便于排版时查找和便于读者阅读 通常要在图形 表格的上方或下方添加一行诸如 图1 表1 等文字说明 这时可以利用Word2007的题注功能在插入这些图形 表格时自动添加题注 1 1 题注的设置 方法是单击 引用 功能区 题注 选项区的 插入题注 选项 打开 题注 对话框 这时单击 自动插入题注 按钮 打开 自动插入题注 对话框 如图24所示 在 插入时添加题注 列表框中 选择要自动添加题注的选项 可以同时选择多个选项 在 标签 下拉列表框中选择题注标签 系统内置 图表 表格 和 公式 三种题注标签 如果要使用如 图 表格 等自定义标签时 单击 新建标签 按钮 然后输入自定义标签文字即可 在 位置 框中可以指定题注是位于 项目下方 或是 项目上方 单击 确定 按钮完成插入题注设置 插入这些选项后 Word2007会自动插入题注 1 2 脚注和尾注的设置 脚注和尾注都是用来对文档中某个内容进行解释 说明或提供参考资料等的对象 脚注通常出现在页面的底部 作为文档某处内容的说明 而尾注一般位于文档的末尾 用于说明引用文献的来源等 在同一个文档中可以同时包括脚注和尾注 脚注和尾注由注释引用标记和与其对应的注释文本两部分构成 可以让Word2007自动为标记编号 也可以创建自定义的标记 添加 删除或移动了自动编号的注释时 Word将对注释引用标记重新编号 在注释中可以使用任意长度的文本 并像处理其他文本一样设置注释文本格式 还可以自定义注释分隔符 用来分隔文档正文和注释文本的线条 方法 在文档中插入脚注或尾注的方法是 在页面视图模式下 单击要插入注释引用标记的位置 再单击选择 引用 功能区 脚注 选项区的 插入脚注 或者 插入尾注 选项按钮 随即自动到当前页面底部或文档尾部设置插入点并等待输入注释内容和设置其格式 也可以单击 脚注 选项区右下角的小按钮 可调出 脚注和尾注 对话框 在其中可以进行多项设置 在 位置 选项区中 单击 脚注 或 尾注 单选按钮 在 编号格式 下选择所需的格式 也可自定义标记 单击 符号 按钮可在对话框中选择符号 在 编号 框中选择类型 在 将更改适用于 框中选择范围 最后单击 确定 按钮退出 这时Word将在脚注或尾注编辑区插入注释分隔线 并将插入点置于相应位置等你输入注释文本 WORD信函制作和邮件合并 利用Word2007制作邀请函 单击 页面布局 页面颜色 填充效果 命令 打开 填充效果 对话框 在 填充效果 对话框中 选择 图片 选项卡 点击 选择图片 按钮 在打开的 选择图片 窗口中 选择一幅文档的背景图片 返回到 填充效果 对话框中 单击 确定 按钮 我们选中 同学聚会邀请函 标题文字 单击 开始 选项上中的 文字颜色 右侧的下拉箭头 在下拉菜单中选择 红色 将标题文字设置成红色 然后 单击 插入 形状 基本形状 圆角矩形 按住鼠标左键在正文上拖出一个圆角矩形 点击 格式 形状样式 下拉箭头 选择一种样式后 返回到文档编辑窗口再次点击 格式 文字环绕 衬于文字下方 命令 利用Word2007进行邮件合并 1 先创建主文档 选择 邮件 菜单 单击 开始邮件合并 邮件合并分步向导 选择 信函 单击下一步 正在启动文档 选择 使用当前文档 单击 下一步 选取收件人 用现有列表 单击 下一步 撰写信函 打开数据源 选择表格 单击 下一步 撰写信函 打开如下界面 选择 姓名 下的单元格 单击 插入合并域 选择相应的内容 完成域的插入 单击 下一步 预览信函 单击 下一步 完成合并 出现以下界面 单击 编辑单个信函 选择 全部 即可看到所有的信函 3 长文档排版 长文档的困惑 纲目结构复杂 内容较多 几十甚至数百页 浏览 编辑和查找都相当困难 花大量时间修改格式 制作目录和页眉页脚等 工作报告 宣传手册 毕业论文 书稿 长文档排版的主要内容 制作长文档的纲目结构 设置多级标题编号 定义 应用和修改样式 为图表设置题注和交叉引用 为注释和参考文献插入脚注或尾注 文档结构的整体布局 分节 分页和页面设置 设置页眉和页脚 编制目录和索引 两个关键概念 样式格式的集合 包含 字体 段落 编号 边框 制表位 优点 应用快捷 格式统一 一改全改 种类 段落样式 字符样式 表格样式 列表样式分节节是文档的一部分 插入分节符之前 Word将整篇文档视为一节 在需要改变页面方向 页边距 分栏状态 纵向对齐方式 行号 页眉和页脚样式 页码 纸型大小及纸张来源等特性时 需要创建新的节 1 建立长文档的纲目结构 在 大纲视图 中建立文档的纲目结构 2 设置多级标题编号 3 定义 应用和修改样式 3 1应用标题样式 3 定义 应用和修改样式 3 2修改标题样式 3 定义 应用和修改样式 武汉科技大学本科毕业设计 论文 基本规范 注意 在 标题1 的段落格式中设置 段前分页 否则 段前距显示不出来 导致标题紧贴页眉 3 定义 应用和修改样式 修改标题样式后的效果 3 定义 应用和修改样式 3 3新建专门用于文档一般文字的 一般文字 样式很多用户 习惯给文档的一般文字 应用Word提供的 正文 样式 实际上 这样做 不好 因为 Word提供的样式 都是以 正文 为基准建立的 正文 为样式之母 如果修改 正文 其他样式均会产生相应的改变 鉴于上述原因 应该先为一般文字 新建一个样式 如 一般文字 武汉科技大学本科毕业设计 论文 基本规范 3 定义 应用和修改样式 3 4应用 一般文字 样式将文章内的所有正文应用 一般文字 样式 4 录入正文 5 为图表设置题注和交叉引用 题注针对图片 表格 公式一类的对象 为它们建立的带有编号的说明段落 即称为 题注 例如每幅图片下方的 图1 1本文研究思路 等文字就称为题注 通俗的说法就是插图的编号 交叉引用为插图编号后 还要在正文中设置引用说明 例如 如图1 1所示 引用说明文字和图片是相互对应的 我们称这一引用关系为 交叉引用 5 为图表设置题注和交叉引用 5 1插入题注 5 为图表设置题注和交叉引用 同理 新建题注 表 5 为图表设置题注和交叉引用 5 2修改和应用 题注 样式 5 为图表设置题注和交叉引用 5 3插入交叉引用 如何删除题注标签与编号之间的空格 此方法一劳永逸 设置一次后 以后所有的word文档均无此空格 如何在插入题注时 自动去掉中间的空格 如何删除题注标签与编号之间的空格 步骤1 打开Word文档后 按 Alt F11 键 打开 VBA对话框 如何删除题注标签与编号之间的空格 步骤2 粘贴程序代码 并保存 如何删除题注标签与编号之间的空格 双击 获得程序代码 如何删除题注标签与编号之间的空格 6 插入脚注和尾注 脚注和尾注可以对文档中的内容作注释 脚注 是对某一页有关内容的解释 常放在该页的底部 尾注 常用来标明引文的出处或对文档内容的详细解释 一般放在文档的最后 脚注和尾注都是由两个部分 1 注释引用 一般以上标的形式紧跟在要注释的内容后面 2 注释文本 置于注释标记所在当页的下面或文尾 6 插入尾注 建立参考文献 步骤1 在正文尾部插入一个 分节符 下一页 插入了一个分节符 下一页 6 插入尾注 建立参考文献 步骤2 插入尾注 6 插入尾注 建立参考文献 注意 插入第一个尾注后 产生三个变化 1 尾注引用 2 尾注分隔符 尾注延续分隔符 3 尾注文本 6 插入尾注 建立参考文献 6 插入尾注 建立参考文献 步骤3 对 尾注引用 应用和修改样式 6 插入尾注 建立参考文献 步骤4 删除 尾注分隔符 和 尾注延续分隔符 6 插入尾注 建立参考文献 6 插入尾注 建立参考文献 步骤5 插入分页符将 尾注文本 即参考文献置于下一页 6 插入尾注 建立参考文献 步骤6 输入 参考文献 应用为 标题 样式 并修改 标题 样式 6 插入尾注 建立参考文献 步骤7 对 尾注文本 应用和修改样式 小四 宋体 Timesnewroman 两端对齐 悬挂缩进2 5字符 1 25倍行距 6 插入尾注 建立参考文献 7 文档结构的整体布局 分节 分页和页面设置 7 1分节和分页在需要改变以下特性时 需要创建新的节 页面方向页边距分栏状态纵向对齐方式行号页眉和页脚样式页码纸型大小及纸张来源等 7 文档结构的整体布局 分节 分页和页面设置 封面中文摘要英文摘要目录正文参考文献致谢附录 正文各章之间插入 分页符 7 文档结构的整体布局 分节 分页和页面设置 7 2页面设置页面设置是基础 设置不好会导致打印出的页面不美观 图像位置不能固定等问题 页边距页边距 纸张方向 页码范围纸张纸张大小 来源版式节 节的起始位置 是否取消尾注页眉页脚 奇偶页不同 首页不同 距边界的距离页面 垂直对齐方式文档网格文字排列方向网格每行字符数每页行数 7 文档结构的整体布局 分节 分页和页面设置 8 设置页眉和页脚 8 设置页眉和页脚 页眉 加 武汉科技大学本科毕业设计 或 武汉科技大学本科毕业论文 字体为三号隶书 居中 单倍行距 每页首行文字的段前间距为0 5行 页脚 摘要和目录的页码用罗马字母小五号字 底端居中 正文的页码用阿拉伯数字 小五号TimesNewRoman字体 底端居中 武汉科技大学本科毕业设计 论文 基本规范 8 设置页眉和页脚 步骤1 设置第1节页眉 8 设置页眉和页脚 8 设置页眉和页脚 步骤2 设置第2节页眉 8 设置页眉和页脚 步骤3 设置第1节页脚 8 设置页眉和页脚 步骤4 设置第2节页脚 8 设置页眉和页脚 步骤5 设置第3节页脚 8 设置页眉和页脚 步骤6 设置第4节页脚 9 编制目录和索引 目录就是文档中各级标题的列表 它通常位于文章扉页之后 目录的作用在于 方便阅读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容 同时比较容易了解文章的纲目结构 索引就是以关键词为检索对象的列表 它通常位于文章封底页之前 索引的作用在于 阅读者可以根据相应的关键词 比如人名 地名 概念 术语等 快速定位到正文的相关位置 获得这些关键词的更详细的信息 9 编制目录和索引 建立目录 9 编制目录和索引 9 编制目录和索引 小结 制作长文档前 先要规划好各种设置 主要包括 纲目结构及编号的规划 样式的规划 节的规划 4 公文 商函 标书 合同 论文排版 出版物编排 工程造价报告 试卷编排 4 1公文 版面页边与版心尺寸公文用纸天头 上白边 为37mm 1mm 公文用纸订口 左白边 为28mm 1mm 版心尺寸为156mm 225mm 字体和字号如无特殊说明 公文格式各要素一般用3号仿宋体字 特定情况可以作适当调整 行数和字数一般每面排22行 每行排28个字 并撑满版心 特定情况可以作适当调整 7 3主体标题一般用2号小标宋体字 编排于红色分隔线下空二行位置 分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 长短适宜 间距恰当 标题排列应当使用梯形或菱形 主送机关编排于标题下空一行位置 居左顶格 回行时仍顶格 最后一个机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时 应当将主送机关名称移至版记 标注方法见7 4 2 正文公文首页必须显示正文 一般用3号仿宋体字 编排于主送机关名称下一行 每个自然段左空二字 回行顶格 文中结构层次序数依次可以用 一 一 1 1 标注 一般第一层用黑体字 第二层用楷体字 第三层和第四层用仿宋体字标注 附件说明如有附件 在正文下空一行左空二字编排 附件 二字 后标全角冒号和附件名称 如有多个附件 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 如 附件 1 XXXXX 附件名称后不加标点符号 附件名称较长需回行时 应当与上一行附件名称的首字对齐 发文机关署名 成文日期和印章加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排 印章用红色 不得出现空白印章 单一机关行文时 一般在成文日期之上 以成文日期为准居中编排发文机关署名 印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 联合行文时 一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置 并将印章一一对应 端正 居中下压发文机关署名 最后一个印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 印章之间排列整齐 互不相交或相切 每排印章两端不得超出版心 首排印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 不加盖印章的公文单一机关行文时 在正文 或附件说明 下空一行右空二字编排发文机关署名 在发文机关署名下一行编排成文日期 首字比发文机关署名首字右移二字 如成文日期长于发文机关署名 应当使成文日期右空二字编排 并相应增加发文机关署名右空字数 联合行文时 应当先编排主办机关署名 其余发文机关署名依次向下编排 加盖签发人签名章的公文单一机关制发的公文加盖签发人签名章时 在正文 或附件说明 下空二行右空四字加盖签发人签名章 签名章左空二字标注签发人职务 以签名章为准上下居中排布 在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期 联合行文时 应当先编排主办机关签发人职务 签名章 其余机关签发人职务 签名章依次向下编排 与主办机关签发人职务 签名章上下对齐 每行只编排一个机关的签发人职务 签名章 签发人职务应当标注全称 签名章一般用红色 成文日期中的数字用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编虚位 即1不编为01 特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章 成文日期时 可以采取调整行距 字距的措施解决 如有附注 居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行 附件附件应当另面编排 并在版记之前 与公文正文一起装订 附件 二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行 附件标题居中编排在版心第三行 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一