项目管理中信息管理模式研究.doc

项目管理中信息管理模式研究摘 要项目信息管理是项目管理过程的重要环节，随着工程项目的进展，相关的信息量也将极快的增加，在项目与外界以及项目内部信息交换中，仅靠纸介质的交流无法满足社会的发展和项目管理的需要，打造项目信息管理平台是项目信息管理工作的突破口，通过项目信息平台能动态、高效、高质量管理各类信息，为其他项目目标管理提供快捷、科学的保障。本文讨论如何在现有的信息化基础上，通过对项目管理手段与企业内部信息系统进行整合的方法，达到加快项目管理平台的建设的目的。关键词：项目管理，产品数据管理正 文引 言项目管理过程总是穿插着信息处理过程，项目管理的各项工作总是与项目的生命周期相联系的，然而许多工作并不是局限于项目生命周期的某个阶段，而是跨两个以上的项目阶段，甚至是贯穿项目生命周期的全过程。项目执行过程中文件、报告、合同、照片、图纸、录像等各种各类纸介质信息会不断产生，这种信息有内部外部传入传出信息和内部交流的信息，它包括：项目的组织类信息、管理类信息、经济类信息、技术类信息和法规类信息。信息管理就是有效的组织和控制信息传输的合理性，项目的信息管理是通过对各个系统、各项工作和各种数据的管理，使项目的信息能方便和有效地获取、存储、存档、处理和交流。项目信息管理的效率和成本直接影响其他项目管理工作的效率、质量、成本。因此，如何有效、有序、有组织的对项目全过程的纸介质信息资源进行管理，是现代项目管理的重要环节。在实施项目管理的过程中，项目管理平台就需要充分的利用现有的信息化基础，以某一项目的管理为核心，与其他信息系统进行整合，实现数据的无缝连接，优势互补，发挥网络通信技术优势，建立有自己特点的项目管理信息平台。信息化信息资源开发和运用IT技术在工程管理中的运用单项程序概预算编制程序、网络计划编制程序等等投资控制子系统CO、进度控制子系统TC质量控制子系统QC、合同管理子系统CA档案管理子系统DM、办公自动化系统OAP M I S项目管理信息系统国外统计节约总投资的10%30%信息化的目的P I P项目信息门户项目信息平台项目增值图一 信息化改变【1】项目信息管理的模式以计算机为基础的现代信息处理技术在项目管理中的应用，直接拉动了项目管理作为一门学科和专业的发展。近年来因特网、多媒体数据库及电子商务等以计算机和通信技术为核心的现代信息管理科技的迅猛发展，为项目信息管理系统的规划、设计和实施提供了全新的信息管理理念，技术支撑平台和全面解决方案。信息在管理科学领域中，通常被认为是一种已被加工或处理成特定形式的数据。而信息管理作为一门新生技术是伴随着时代发展的步伐应运而生的，它遵从着如下六个个管理原则：标准化原则、有效性原则、定量化原则、时效性原则、高效处理原则、可预见原则。观察者关于系统及其运行环境的情报与知识。信 息反映工程项目在决策和实施过程中产生的内部和外部联系的各种情报和知识。工程项目管理信息下级必须了解的信息(项目总目标、组织结构、各部门任务与职责、工作条例)；下级应该了解的信息(项目进展、目标变化、出现的问题和困难)； 下级想了解的信息(特殊情况、短期安排)；信 息 流l 自上而下的信息流；l 自下而上的信息流；l 横向的信息流；图二 工程项目管理信息为了便于计算机对项目实施过程中的信息进行有效地处理和科学的管理, 应按照一定的规则将项目执行过程中的信息以代码形式表示。这些规则与代码的集合构成了编码体系。PMIS（Project Management Information System,项目信息管理系统）提供了一套典型的编码库【2】, 主要包括： 工作分解结构（WBS）编码； 组织分解结构（OBS）编码； 物资分类编码； 供货单位编码； 实物进度测量标志编码； 资源编码； 费用编码。用户在应用PMIS时, 可以方便地使用这些编码, 同时也可以对其进行修改或者根据项目的具体情况和用户的经验, 按照PMIS的编码规则, 自行编码。在此基础之上，我们现在开始对信息系统在项目管理中的模式进行分析。假设，现在有一个项目准备上位。那么在项目建设的前期，根据项目管理的步骤，我们首先进行项目的决策和可行性研究，设计任务书及收集相关资料，对项目进行综合评估，在此过程中将诞生一系列与项目相关的文件、资料、合同等信息数据。此时，引入信息管理系统，按照信息管理的管理惯例，在实施编码之前要对已知的信息绘制信息流结构图，了解信息之间的逻辑信息。其次，进行系统的需求分析，并编制信息目录，对信息进行初级分类。之后对信息输入、输出模型进行初步的构想，进行概要设计和详细设计，并通过代码实现（编程）。最后在系统成功以后，编制系统手册，进入维护运行，投入使用。原始资源、计划更新计划、进度工程变更进程报告费用报告计划子系统计划报告计划条图形进度&费用子系统计划网络图资源报告预测报告生产率报告工程变更报告编码子系统设备、材料需求工程变更合同进度出库状态到货信息设备材料采购状况报告采购合同报告材料子系统入、出库报告库存、盘点报告图三 PMIS功能示意图【3】如上图所示，PMIS系统的内容包括项目的目的、方针、进度、质量、费用的计划, 项目的组织系统等信息。计划子系统的功能主要在于辅助计划人员编制进度计划, 根据项目进展情况动态地更新进度计划以及合理地安排资源，指挥调动进度&费用子系统做出相应调整，而材料子系统对整个项目的运作提供着支持。上面的子系统都统筹的储存在项目数据库中，由信息管理系统统一运筹。计划子系统 -计划编制在编制计划中, 国际上通常采用网络技术，网络计划的编制技术有以下功能： 确定项目的开工时间与完工时间； 确定项目的各个活动的周期； 描述各个活动包括控制点间的逻辑约束关系； 进度计算。根据各个活动的周期与逻辑关系, 可计算出每个活动的最早、最早完工日期，每个活动的最早与最晚开工时间之差即为该活动的浮动时间。通过计算，可由计算机生成一个进度计划； 计划的调整与优化； 关键线路。在进度计划中, 浮动时间为的活动相联即构成了关键线路。借助计算机, 用户可方便地确定关键线路及关键活动； 资源分配； 进度基准值。用户可指定某种资源作为进度加权因子, 由计算机生成进度基准和曲线, 即BCWS（Budget cost for work scheduled）。PMIS不仅仅为用户提供了详尽的计划编制，更为用户提供了方便地更新计划的手段,用户将从进度&费用子系统中定期地获得项目各个活动、单位、工程、单元乃至全厂项目的进度信息, 工程变更信息, 资源消耗信息等。从材料子系统获得设备、材料的到货信息等。根据这些信息, 适当地修改项目有关活动的周期、 逻辑关系或者有关控制点的关系, 能用户提供一个新的计划版本。进度&费用子系统 -进度跟踪为了保证项目按计划顺利完成, 必须对项目进度和项目实施的费用进行控制。控制意味着建立目标进度计划和工程预算, 在执行过程进行监控,在监控中分析实际进度与目标进度、实际费用与工程预算的偏差, 并采取有效的纠正措施, 以保证目标的实现。PMIS的进度&费用子系统通过对工程项目的进度与费用进行科学的动态的跟踪, 分析评价偏差和进行预测, 提供工程变更以及各种进度与费用的报告等实现对项目的优化。1) 立实物进度测量标志。PMIS可帮助用户对项目分解后的各种类型的活动建立进度的实际测量标准（即实物进度测量标志）。其编码可由用户按照自己的习惯进行编制。2) 生成进度测量表。用户可从计划子系统获得进度计划中各个活动的代码、名称、WBS编码、资源等项数据。由计算机结合实物进度测量标志自动生成进度测量表。3) 赢得 值计算。用户根据测量表填入有关活动的实际进度后,PMIS将自动计算赢得 值, 并汇总出各单位工程专业、各单元乃至全工厂项目的实际进度。进度&费用子系统 -费用跟踪 对于企业，资金的运转一直是关系着企业盈亏的关键，PMIS对费用跟踪环节，通过进度及费用子系统来实现，在对进度和费用定期的测量和动态跟踪中，实现了对进度和费用的评估与偏差分析，并尽快采取措施，动态地控制进度和费用，保证进度按计划正点到达，同时获得最大的经济效益。1） 建立人员库。人员库反映了参加项目的所有人员的姓名、代码、所在部门以及工时费用标准等情况。2） 费用测量表。建立赢得 值系统时, 由于用户已从计划子系统获得了项目中各个活动的有关数据, 因此PMIS将自动生成人工时、设备材料及其它费用实耗统计表。其中设备材料实耗费用和其它实耗费用可以手工录人, 也可以从的材料子系统中获得。3） 费用计算。由于国际项目和国内项目在费用的组成分法上差别较大, 为了使PMIS能适应不同的需求, 应采取灵活的系统结构, 设置“ 费用码” , 该码主要反映WBS中的工作包相应的费用性质, 其具体含意可由用户来定义。PMIS在获得了费用测量数据后, 便可按照WBS不同性质的费用码以及OBS计算和汇总出各种实耗费用。如人工时费、设备费、材料费及其它费用等。材料子系统 -购物篮在项目实施过程中, 设备与材料的管理好坏对于整个项目的进度、费用及质量的控制起着至关重要的作用。材料子系统的主要功能在辅助项目管理人员随时掌握工程项目所需的设备与材料的请购、询价、订货和到货、付款要求和实际付款以及库存等情况, 以便及时发现问题, 采取措施, 保证项目的顺利进行。1） 请购单。材料子系统记录了所有设备、材料请购单的主要信息, 可供采购管理人员进行查询, 并根据请购要求, 开展询价工作。2） 询价单。材料子系统记录了设备、材料询价书的主要信息, 可供采购管理人员进行评估和选择供货单位。3） 采购合同记录材料子系统可记录合同的主要信息, 并对合同的执行情况进行跟踪。管理人员可随时查询合同的签订情况。计算机可自动生成合同执行情况报告。4） 供货商信息。供货商信息收录了供货单位的主要情况（名称、地点、电话、产品、联系人等），可供询价和订货是选择供货渠道用。5） 库存管理。每次入库或出库后，计算机都自动对现有的库存账目进行修改和计算，因此，材料子系统将动态的为管理人员提供库存的现状。该子系统还可以辅助管理人员进行盘点，并输出盘点报告。在一个工程建设项目开始之前, 首要的问题就是如何组织完成好这个项目, 如何在要求的期限内, 以良好的质量完成项目建设。根据项目管理的项目的大小繁简, 项目实施过程中的各种信息的种类也掺杂不齐, 为了有效地实现对项目的进度、费用和质量进行控制, 必须及时而准确地收集到项目执行中所产生的这些信息。并通过这些信息, 来定量地、科学地分析项目执行的动态和亟待解决的问题, 并予以协调和解决, 保证项目的顺利进行。PMIS模式总结结合上述对PMIS模式的研究分析，我认为在现实生活中，如果在对项目进行项目管理的过程中，需要引入信息管理对管理手段和形式加以强化，那么有几个方面的问题是不可避免的。首先作为信息系统开发者需要明确如下的问题【4】： 明确项目目标管理的部门； 明确项目管理工作的流程； 建立相应的项目信息管理制度；其次，作为企业信息化的关键，需要硬件和软件上的支持： 硬件：即计算机设备，如小型机、微机网络、微机等等； 软件：操作系统、 系统软件和应用软件等实用的管理软件；最后需要项目的参与人员接受并掌握信息系统的相关知识： 对领导进行相关的理念培训； 对项目管理人员的技能培训； 对计算机操作人员的专业培训；总体来说，以计算机为基础的现代信息处理技术在项目管理中的应用，直接拉动了项目管理作为一门学科和专业的发展。因特网、多媒体数据库及电子商务等以计算机和通信技术为核心的现代信息管理科技的迅猛发展，又为大型项目信息管理系统的规划、设计和实施提供了全新的信息管理理念，技术支撑平台和全面解决方案。现代项目管理正在且必将朝着网络化，信息共享化，多套管理系统整合方向发展。加强系统整合、充分利用现有资源，加快项目管理在企业的实施。能够为后续的项目管理的深入发展在平台、人员理念和方法等诸多方面提