第1节 公司合同管理.doc

公司对合同进行管理，是公司内部控制的一个环节。很多公司法务部的主要日常工作其实就是管理公司的合同，但不是每个公司都有比较完备的合同管理方案。而且，即便有对合同的管理制度和安排，但并不见得科学和有效率。公司合同管理要实现的目标是，通过建立合理完善的控制流程，尽量规避公司合同上的法律风险。而在合同管理的具体操作上，每个公司均有自己的做法，有的公司让法务部审查合同文本并对合规性问题提供意见，这样法务部只是一个咨询部门；有的公司让法务部审核作为签署合同的一个内控流程，法务部不通过，则无法签署，这样的法务部是一个职能部门。而有的公司甚至签完合同才通知法务部，合同由法务部存档就行，这样的法务部就只是一个档案室了。呵呵。这些做法都不能完全实现公司合同管理的目标。公司法务在合同管理的几个主要工作是：1、尽职调查序 号客户档案资料名称备 注1客户营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、药品（器械）生产、经营许可证、复印件加盖供货企业公章2供货企业质量保证情况调查表（填具体内容）加盖供货企业公章3双方签订质量保证协议书加盖供货企业公章4供货企业GMP或GSP认证书复印件加盖供货企业公章5药品销售人员合法资格确认表（填具体内容）加盖供货企业公章6由法定代表人签章的销售人员授权委托书有明确授权范围7销售人员身份证复印件亲笔签字8销售人员毕业证书，职称证书、培训证书复印件亲笔签字9品种的生产批文（批准文号）复印件加盖供货企业公章10品种的质量标准复印件加盖供货企业公章11品种的价格备案表复印件加盖供货企业公章12品种的注册商标批件复印件加盖供货企业公章13品种的样品两份、包括实物、包装、说明书照片、共同封存我最近收到一个委托，一个公司希望我们帮他们做一个融资项目的尽职调查活动，光查询对方公司的房产登记就够我们忙上一周时间。尽职调查是普通法体系中的概念。它是指在交易过程中为保持合理的谨慎而开展的查阅、走访、分析等活动。我会在后面的章节中继续阐明如何从事尽职调查活动。法务部门参与合同管理时，可能会涉及到一部分的尽职调查工作，并根据调查分析结果向管理层提出建议。而搜集和整理公司供应商、销售商的基本资料其实只是尽职调查的一个很小的部分，可惜的是，很多公司连这个最基本的数据库都不具备啊。附：客户档案资料表举例：2、合同评审如果销售部门签一个合同回来，生产部门不能及时安排生产，或者采购部门不能及时提供物料；或者设计部门不具备足够的开发能力；或者质量检测部门无法发现质量缺陷；或者物流仓储部门无法调拨运输仓储资源，都会导致客户的投诉或者违约的诉讼。因此，很多公司会建立起合同评审的工作流程。让生产链上所有环节部门来讨论合同中约定的产品型号、质量要求、交货期、交货地点、售后服务等条款。合同评审还会涉及到合同修改、变更时的评审、合同解除时的评审等。很多公司会“忘记”让法务部参加合同的评审，认为法务部只需到时候应对诉讼即可。其实，在合同签订评审工作流程中，法务部门的工作责任比较具体，而且是公司其他职能部门不可替代的：1）需要提供合同草案或全面审查客户提供的合同的合法性、公平性；2）需要根据销售部门收集到的客户资料评价客户的诚信值，并提出价款支付的建议；3）需要设计合理的交易结构；4）需要对合同违约责任进行界定和阐明；5）需要向各职能部门阐明合同违约的后果以及应对措施。公司的质量管理体系中，重视交货期、交货质量的评价和管制，但缺乏对合同合法性和交易风险的应对和评价，因此，我一直建议很多客户在公司的合同评审流程中增加法务或者法律顾问的参与度，这样的合同风险就而是事先控制和预防而不是被动的去应对了。附：合同评审流程举例合同评审流程1 目的对确保顾客的需求和期望得到充分理解的过程做出规定，并加以实施和保持。2 范围适用于对顾客要求的识别、对产品要求、合同合法性的评审及与顾客的沟通。3 职责 3.1 营销部负责识别顾客的需求与期望，组织有关部门对产品需求进行评审，并负责与顾客沟通。 3.2 质管部负责评审对新产品质量要求的检测能力。 3.3 开发部负责评审产品的生产能力。 3.4 生产部负责评审新产品的设计开发能力。3.5 法务部负责评审合同的合法性以及预警法律风险。 4 程序 4.1 顾客需求的识别营销部负责识别顾客对产品的需求与期望，根据顾客规定的订货要求，如合同草案、技术协议草案及口头订单等填写在产品要求评审表：a） 顾客明示的产品要求，包括产品质量要求及涉及可用性、交付、支持服务（如运输、保修、培训等）、价格等方面的要求；b） 顾客没有明确要求，但预期或规定的用途所要的产品要求。这是一类习惯上隐含的潜在要求，公司为满足顾客要求应作出承诺；c）顾客没有规定，介国家强制性及法律法规规定的要求。4.2对产品要求的评审4.2.1 在投标、接受合同或定单之前，营销部应已识别的顾客要求及本公司确定的附加要求组织相关部门对标书、合同的产品要求实施评审。4.2.2 评审4.2.2.1 产品要求的评审应在投标、合同签定之前进行，应确保：a） 产品要求（包括顾客的要求和公司自行确定的附加要求）得到规定；b） 顾客没有以文件形式提供要求时（如口头定单），顾客要求在接受前得到确认；c） 与以前表述下一致的合同或定单要求（如投标或报价单）已予经解决；d） 公司有能力满足规定的要求。4.2.2.2 合同的分类a） 常规合同：对公司定型产品所定的合同。b） 特殊合同：常规合同以外的所有销售合同，职新产品开发或有定型产品改进要求的合同。4.2.2.3 营销部负责将产品要求评审表交相关进行评审。4.2.2.4 评审流程图 （略）4.2.2.5 对于有现货的常规合同，由营销部销售员将产品名称、型号规格和数量等填写在出库上并签名，经仓库管理员确认无误并签名即完成产品要求的评审。4.2.2.6 对于无现货的常规合同，生产部、采购部、法务部分别对生产能力、交货日期及物料采购能力、合同合法性进行评审，由相应负责人填写产品要求评审表并签名确认；然后营销部综合各部门意见，并对合同条款的合法性、适用性、完整性、明确性等进行评审，并填写产品要求评定表的相关栏目，营销部经理签名确认即完成评审。4.2.2.7对于特殊合同，除生产部、采购部、营销部、法务部进行评审外，开发部经理应评审产品的设计开发能力（包括对顾客潜在要求及产品有关的法律法规要求的评审）、质管部确保产品质量要求的检测能力进行评审，并在产品要求评审珍中签名确认。产品要求评审表报总经理批准。4.2.2.8 对于口头定单（如电话定货），营销部销售员负责将相关内容填入定单确认表中，经双方确认（可用传真件、电话记录等方式确认），并执行4.2.2.54.2.27相应条款的规定。4.2.2.9 在评审过程中，评审人员对产品要求有关内容提出问题或修改建议时，由营销部负责与顾客联系，征求其书面意见。4.2.2.10 营销部负责保存产品要求评审表、合同及其他相关文件，包括对于评审过程中提出的问题的解决及评审结果的实现等跟踪措施的记录。4.3 合同的签定和实施4.3.1 对产品要求评审后,由营销部经理代表公司与顾客签定合同;对老顾客的口头定单,双方对定单确认表的内容确认后，即视同签定合同。对于新顾客则必须签定正式合同。4.3.2 合同签定后，营销部负责将相关的文件，根据各部门的需要发到相关部门，作为设计开发、生产、采购、检验和出货等的依据。4.3.3 营销部负责合同执行的监督，根据需要及时将信息与顾客沟通。4.4 营销部负责与顾客的沟通当产品要求由于某种原因需要变更时,相应的文件(如合同、定单确认表等)应得到修改，应把变更的要求与顾客协商一致，并通知相关部门，执行文件控制程序的有关规定。必要，对更改的内容还需再评审。4.5营销部负责与顾客的沟通4.5.1 在产品售出前及销售过程中，营销部应通过多种渠道（如广告宣传、产品服务月、顾客定货会等）向顾客介绍产品，回答顾客的咨询，并予以记录。4.5.2 根据需要将合同的执行情况随合同