第四章 工作分析 (2).ppt

CompanyLogo 都是工作说明书惹的祸 一个机床操作工把大量的液体洒在他机床周围的地板上 车间主任叫操作工把撒在地板上的液体打扫干净 操作工拒绝执行 理由是任职说明书例没有包括清扫的条文 车间主任就找来一名服务工来打扫 同样遭到拒绝 理由是任职说明书也没有包括这类工作 这个工作应该由勤杂工来做 因为勤杂工的职责之一是做好清扫工作 车间主任强迫服务工清扫 但服务工干完后向公司投诉 有关领导审阅了操作工 服务工和勤杂工的任职说明 操作工的任职说明书规定 操作工有责任保持机床的清洁 使之处于可操作状态 但未提及清扫地板 服务工的任职说明书规定 服务工有责任以各种方式协助操作工 如领取原料和工具 随叫随到 及时服务 但也没有包括清扫工作 勤杂工的任职说明书里确实包括了各种形式的清扫工作 但他的工作时间是从正常工人下班后开始 如果你是该领导 会如何处理这件事情 CompanyLogo 第四章工作分析与设计 一则案例的启示 引出问题 机床周围地板的清洁工作谁来做 机床操作工 服务工 勤杂工 岗位说明书中没有清扫地板的条文 有清扫条文 但工作时间是从正常下班开始 岗位说明书中没有清扫的条文 得出结论 必须有岗位分析 CompanyLogo 本章重点 重点掌握工作分析的基本概念 掌握工作分析的基本方法 掌握工作分析的程序 掌握工作设计的原理及方法 CompanyLogo 第四章工作分析与设计 第一节工作分析概述一工作分析的含义及内容工作分析 职位分析 岗位分析 是指全面了解 获取与工作有关的详细信息的过程 是对某个特定职位的工作内容和职务规范 任职资格 的描述和研究过程 CompanyLogo 工作本身 即工作岗位的研究 要研究每一个工作职位的目的 该职位所承担的工作职责和工作任务 以及它与其他职位之间的关系等 工作分析内容 人员特征 即任职资格的研究 要研究能胜任该项工作并完成目标的任职者必须具备的条件和资格 比如工作经验 学历 能力特征等 CompanyLogo 工作分析就是全面收集某一职务的有关信息 这些信息可以用 6W1H 加以概括 Who谁来完成这些工作What这一具体的工作内容是什么When工作的时间安排是什么Where这些工作在哪里进行Why从事这些工作的目的是什么Forwho这些工作的服务对象是谁How如何来进行这些工作 CompanyLogo 第一节工作分析概述 二工作分析常用术语工作要素 工作中不能再分解的最小动作单位 工作任务 为达到某一工作目的所从事的一系列活动 由一个或多个工作要素构成 工作职责 员工在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务 是员工担负的一项或多项相互联系的任务集合 职位 岗位 为个人规定的一组任务及相应的责任 职务 主要职责在重要性和数量上相当的一组职位的统称 CompanyLogo 第一节工作分析概述 工作描述 工作分析的主要成果 它是作为一个组织特定单位的工作的书面总结 工作说明书 有效完成一项特定工作所需要的知识 技能 能力和其他特征的书面说明 CompanyLogo 第二节工作分析的程序及方法 一工作分析的程序 准备阶段 调查阶段 分析阶段 完成阶段 明确工作分析目的 组建项目小组 资料分类整理 背景材料收集 结果运用 工作说明书 CompanyLogo 工作分析的程序 准备阶段 确定工作分析的目的和结果使用的范围成立工作分析小组 明确责任高层领导 工作分析人员 外部的专家和顾问培训工作小组成员取得认同和合作确定调查和分析对象的样本 同时考虑样本的代表性 CompanyLogo 调查阶段制定工作分析的时间计划进度表选择搜集工作内容及相关信息的方法搜集工作的背景资料搜集职位的相关信息编制各种调查问卷提纲要求被调查的员工对各种工作特征和工作人员特征的重要性和发生频率等作出等级评定广泛收集有关工作的特征以及需要的各种数据重点收集工作人员必需的特征信息 CompanyLogo 分析阶段整理资料归纳总结出职务分析的必需材料和要素审查资料仔细审核已收集到的各种信息分析资料发现有关工作和工作人员的关键信息 完成阶段编写工作说明书反馈给相关人员审核 修改工作分析结果的运用 CompanyLogo 第二节工作分析的程序及方法 二 工作分析的方法 一常用方法直接观察法访谈法资料分析法工作实践法关键事件记录法问卷调查法工作日志法二其他方法职位分析问卷法 PAQ 管理职位描述问卷方法 MPDQ 功能性工作分析方法 FJA CompanyLogo 第二节工作分析的程序及方法 一 观察法 指工作分析人员直接到工作现场 对某些特定的工作活动进行观察 收集 记录有关的工作内容 工作间的相互联系 人与工作的关系以及工作环境 条件等信息 并用文字或图表形式记录下来 然后进行分析和归纳的方法 适用原则 1被观察者的工作相对稳定2大量标准化 周期较短的体力活动为主的工作 3工作行为的样本要有代表性4尽可能不要引起被观察者的注意5观察前要有详细的观察提纲 CompanyLogo 第二节工作分析的程序及方法 二 资料分析法通过对与工作相关的现有文献资料进行系统分析来获取工作信息 多用于收集工作的原始信息 编制任务清单初稿 可以降低工作分析成本 CompanyLogo 第二节工作分析的程序及方法 三 访谈法 面谈法由工作分析人员与被分析工作的任职者对该项工作进行的面对面谈话 访谈内容主要包括 工作目标 内容 性质和范围 所负责任 所需要的知识与技能等目前运用最广泛 最成熟 最有效的工作分析方法 适合各类工作 CompanyLogo 第二节工作分析的程序及方法 访谈法常用的问题 你所在单位的主要职责是什么 对于每一个工作职责 你需要做什么 为什么 你对业务目标的哪些指标负责 衡量你工作绩效的标准有哪些 你的工作环境和其他人的工作环境有什么不同 有几个直接下属 谈一谈他们的主要职责 你认为本职位的最基本的任职资格是什么 包括学历 经验 知识 技能等 请用一句话来概括你的职责 CompanyLogo 第二节工作分析的程序及方法 访谈法需要注意的问题 在访谈前要做好充分的准备 应该与直线部门的管理人员密切合作 依据一份结构化的提纲或者备忘录进行访谈 必须尽快与被访者建立融洽关系 访谈过程中 应采用通俗易懂的语言 做好记录 有疑问要及时追问 注意对访谈人的启发引导 避免发表自己的个人观点 当被访谈者的工作不是特别有规律时 应要求对方按工作的重要性和发生频率进行排序 检查确认访谈内容 感谢被访谈者 CompanyLogo 第二节工作分析的程序及方法 四 非定量问卷调查法让员工通过填写问卷来描述其工作所包括的任务和职责 基本过程 设计问卷 结构化 非结构化问卷结构化包括了关于工作 工作要求 工作条件和配备的一系列详细问题 非结构化是要求在职员工用自己的话来描述他们的工作 注意 问卷设计越短越好 人们通常不喜欢填表格简单 不要用专业词汇 使用最简单的语言来陈述和提问 问卷预测 内容 可理解性 调查 统计处理 CompanyLogo 第二节工作分析的程序及方法 五 工作日志法 工作承担者按照时间顺序记录工作过程 然后经过归纳提炼取得所需资料的一种方法 适用于工作循环周期短 工作状态稳定的职位 适用于确定工作职责 工作关系 劳动强度等方面的信息 六 工作实践法工作分析者亲自从事所要研究的工作 在工作过程中掌握有关工作要求的第一手材料 以了解工作的实际任务以及在体力 环境 社会方面的要求 CompanyLogo 工作实践法 工作日志法 观察法 访谈法 问卷调查法 直接了解岗位的实际工作情况以及岗位的各方面要求 不适用于需要进行大量训练或危害性的工作岗位 信息可靠性高 所需费用少 容易掌握有关岗位的信息 可为岗位分析 绩效评估提供第一手信息 了解员工需求及满意度 发现管理隐性问题 较好沟通 使用范围小 整理信息工作量大 可能会产生信息失真 分析者对工人造成压力 不易观察到一些突发事件 不适用于工作周期长的岗位 可能导致调查结果的偏差 不能准确地描述他们的工作任务 短时间内获取信息 内容有针对性 员工容易作答 事后对结果的处理和分析 意见和建议渠道 员工在面谈中可能夸大其工作任务和重要性 比较费时 有助于了解岗位比较客观的信息 能澄清某些疑问 能直观得到岗位要求的个人资格 方法 优点 缺点 CompanyLogo 七 关键事件记录法 CIT CriticalIncidentTechnique 指通过一定的表格 专门记录工作者工作过程中那些特别有效或者特别无效的行为 以此作为将来确定任职资格的一种依据 记录内容主要包括 导致事件发生的原因和背景 有效和无效行为的特征 行为的后果 员工能否支配或控制上述后果主要应用于绩效评估程序上 积累大量关于从事特定工作的人员工作成败的关键性事件资料 可以作为了解与工作成效有关的人员品质和特性的基础 CompanyLogo 八 职位分析问卷法 PositionAnalysisQuestionnaire PAQ 它是1972年由美国普渡大学教授麦考密克设计开发的一种利用清单方式来确定工作要素的方法 问卷包含194个标准化的问题共有6个类别 信息投入 脑力劳动 体力劳动 同他人的关系 工作环境 其他特点 每个类别又从六个维度来进行评价 信息使用度 耗费时间 对工作的重要性 发生的可能性 适用性和特殊计分 将这些评价结果输入计算机会产生一份报告 说明某项工作在各个维度的得分情况 优点 可以对不同职位进行比较 便于制定薪酬级别 对体力劳动性质的职业适用 不足 对管理性质 技术性质的职业适用性差 无法对职务的特殊工作活动进行描述 无法体现工作性质的差异 另外其可读性差 对分析人员的要求较高 CompanyLogo 九 职能职位分析法 FunctionalJobAnalysis 美国劳工部开发的以工作为导向的工作分析方法 以员工所需要发挥的功能与应尽的职责为核心 列出了需要加以收集和分析的信息类别 规定了职务分析的内容 工作特点包括工作职责 工作的种类及材料 产品 知识范畴三大类 工作职责是指员工在工作过程中与人 事 数据打交道的过程 员工的特点包括正确完成工作所必备的培训 能力 个性 身体状况等方面的特点 三工作说明书的编写及内容1编写要求清晰具体简明扼要格式统一 设计实用 CompanyLogo 工作分析常用动词库 针对制度 方案 计划等文件 编制 制订 拟定 起草 审定 审核 审查 转呈 转交 提交 呈报 下达 备案 存档 提出意见针对信息 资料 调查 研究 收集 整理 分析 归纳 分析 总结 提供 汇报 反馈 转达 通知 发布 维护管理关于某项工作 上级 主持 组织 指导 安排 协调 指示 监督 管理 分配 控制 牵头负责 审批 审定 签发 批准 评估 CompanyLogo 2工作说明书一般包括两项内容 工作描述 职位描述 职位的工作情况职位标识职位概要履行职责业绩标准工作关系工作条件及环境使用设备工作规范 或任职资格 是职位对承担此工作人的要求其他信息 CompanyLogo 工作说明书的基本内容 基本内容 职位标识 职位概要 业绩标准 工作条件与工作环境 职位编号职位名称所属部门直接上级职位薪点 工作场所工作环境危职业病工作时间工作均衡性工作环境舒适程度 履行职责 工作关系 每项职责的工作业绩衡量要素和衡量标准 使用设备 任职资格 CompanyLogo 招聘专员的职务描述 职务名称 招聘专员所属部门 人力资源部职务代码 XL HR 021工资等级 9 13直接上级职务 人力资源部经理工作目的 为企业招聘优秀 适合的人才工作要点 1 制订和执行企业的招聘计划2 制订 完善和监督执行企业的招聘制度3 安排应聘人员的面试工作工作要求 认真负责 有计划性 热情周到工作责任 1 根据企业发展情况 提出人员招聘计划2 执行企业招聘计划3 制订 完善和监督执行企业的招聘制度4 制订招聘工作流程5 安排应聘人员的面试工作 9 完成直属上司交办的所有工作任务衡量标准1 上交的报表和报告的时效性和建设性2 工作档案的完整性3 应聘人员材料的完整性工作难点 提供详尽的工作报告工作禁忌 工作粗心 不能有效地向应聘者介绍企业的情况 招聘专员的任职资格 职务名称 招聘专员所属部门 人力资源部职务代码 XL HR 021工资等级 9 13直接上级职务 人力资源部经理一 知识和技能要求1 学历要求 本科及以上2 工作经验 3年以上大型企业工作经验3 专业背景 从事人力资源招聘工作2年以上4 英文水平 达到国家四级水平5 计算机水平 熟练使用Windows和Office系列二 特殊才能要求1 语言表达能力 能够准确 清晰 生动地向应聘者介绍企业情况 准确 巧妙地解答应聘者提出的各种问题2 文字表述能力 能够准确 快速地将希望表达的内容用文字表述出来 对文字描述很敏感3 观察能力 能够很快的把握应聘者的心理4 处理事务能力 能够将多项并行的事务安排得井井有条三 综合素质1 有良好的职业道德 能够保守企业人事秘密2 独立工作能力强 能够独立完成布置招聘会场 接待应聘人员 应聘者非智力因素评价等任务3 工作认真细心 能准确的把握同行业的招聘情况四 其他要求1 能够随时出差2 假期一般不超过一个月 CompanyLogo 销售部经理职务描述 职务名称 销售部经理所属部门 销售部职务代码 XL 直接上级职务 营销副总经理工作目的 领导销售部销售公司自有和代理产品工作要求 认真负责 工作主动 善于团结下属工作责任 1 对外沟通 展示 讲演2 配合技术人员进行售前技术咨询3 作实施计划建议书4 进行商务谈判5 监督售后技术支持服务6 对销售部进行管理衡量标准 1 本人的销售业绩2 本部门的销售业绩工作难点 提高销售业绩工作禁忌 对客户不细心周到 无法清楚地了解客户的需求 职位名称职位编码职位概要 所在部门编制日期 职位职责 1 职责一 1 11 2 关键绩效指标 任职资格 项目 必备要求 期望要求 工作说明书范例 学历及专业要求工作经验知识 技能要求能力要求个性要求 关系要求 关系性质直接上级直接下级内部沟通外部沟通 关系对象 职位环境和条件 工作场所工作设备工作条件工作时间 CompanyLogo 目前工作分析所面临的挑战 1工作正在趋向于无组织的状态 而且难以定义 2多变的环境使得管理者正在拓宽工作职责3基于能力的工作分析传统的工作分析更关注工作 基于能力的分析更加关注员工 CompanyLogo 第三节工作设计 一 工作设计的含义及假设一 含义 工作设计就是根据组织需要并兼顾个人需要 规定某个工作的任务 责任 权力以及在组织中与其他职务之间关系的过程 工作设计是将任务组合成一套完整的工作方案 重新确定工作的内容和流程安排 CompanyLogo 二 目的1使企业内部职位的职责 工作关系更科学合理 提高工作效率 2通过改进工作的方法流程 使工作更加人性化 进而达到激励的效果 三 工作设计的内容工作活动 工作责任 工作中的协作 工作方法 工作权限 工作关系等 CompanyLogo 二工作设计的原理1科学管理原理泰勒主张用科学的方法确定工作中的每一个要素 减少动作和时间上的浪费 提高生产效率 2工效学原理以人为本 以人为主体 结合设备 工具 材料 工作地 劳动环境等等 在一定的外部空间环境下妥善处理好人 机矛盾 寻求符合人的生理规律及心理规律的最佳方法 使劳动者在从事各种工作活动时感到舒适方便和安全 CompanyLogo 3人际关系理论工人是社会人而不是经济人企业中存在着非正式组织新的领导能力在于提高工人的满意度 CompanyLogo 4工作特征模型理论每个工作都有自身特征 这些特征从五个核心维度构成了工作特征模型 工作特征 技能多样性 任务的完整性 反馈性 任务重要性 自主性 CompanyLogo 模型原理 当职位的核心特征很强时 个人会受到较高水平的内在工作激励 注重内在工作激励会带来更多的工作数量和更高的工作质量 同时也会带来较高的工作满意度 降低缺勤率和离职率技能多样性 任务完整性和任务的重要性使员工了解工作的意义 自主性赋予员工责任感 反馈使员工了解工作成果 员工在这三方面感受越深 工作本身对他提供的内在奖励就越大 其士气 绩效 满足感就越大 CompanyLogo 三工作设计的方法 1科学管理原理之设计方法 机械型工作设计法2工效学原理之设计方法1 生物型工作设计方法通常用于体力要求较高的职位工作设计 关注对机器和技术的设计 2 直觉运动型工作设计方法关注人的心理能力和心理局限 CompanyLogo 三工作设计的方法3人际关系理论及工作特征模型理论的设计方法1 工作扩大化是指在横向水平上增加工作任务数目或变化性主要方法 延长工作周期 增加职位工作内容 包干负责制2 工作丰富化是对工作内容的纵向扩展 关注于提高工作的挑战性 意义性和完整性主要方法 任务组合 构建自然的工作单元 建立员工 客户关系 纵向扩充工作内涵 开放反馈渠道 CompanyLogo 第三节工作设计 工作丰富化的前提是 1 员工绩效低下的原因是激励不足而不是其他因素2 不存在其他更容易的改进方法3 保健因素必须满足4 工作本身已经不具有激励潜力5 丰富化方案在技术上和经济上可行6 工作品质非常重要并且员工愿