印章管理制度通知.doc

公司印章管理制度1.总则1.1 目的 为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、发放、保管、使用，以及停用和作废，特制定本制度。1.2 公司印章的定义 本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务相关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。2公司印章的种类2.1 公司公章 公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。公司公章名称为“常州市运河西港港口开发有限公司”，图形为含五星的圆形。2.2 公司业务专用章 代表和行使某项专业内容和权力的印章，如财务专用章等。2.3 法人代表章 刻有公司董事长名字具有法人代表效应的法人代表专用章。3.公司印章的申请与刻制、废止3.1 申请 必要的业务用章；支出合同、财务、人事用章可以书面形式向办公室提交“刻制印章申请表”。（附件一）申请表必须由申请部门负责人签字确认并经公司主管领导批准。其他印章申请应严格控制。3.2 刻制 公司印章的刻制由办公室统一负责。刻制标准应符合国家相关规定。3.3 散失、损毁、被盗 公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向办公室递交说明原因的报告书，报告书须经部门负责人和总经理确认。办公室根据情况依本制度办理改制。3.4 废止 由于机构变更或其他原因废止的印章，由使用部门及时将印章交行政部处理。除特别需要，由行政部将废止印章保存三年，然后在征得原使用者的意见后再行处理。4新制印章的登记印鉴档案 申请刻制好的印章应在办公室进行登记。办公室应将每个印章登入“印章登记卡”（附件2）内，建立公司印鉴档案，并将档案永久保存。5.管理5.1 公司印章由公司综合办归口管理。其主要职责包括：根据公司需要，确定公司印章的总类、范围、数量；组织印章的刻制、发放、停用、收回和销毁；管理公司印鉴档案；管理公司公章、负责公司公章用印；制定公司印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。5.2 公司有关职能部门对所分工管理的法人代表章、公司业务专用章负管理的责任，承担用印的后果。5.3 法人代表章平时在财务部保管，如用于公司法人代表授权证书等。5.4 财务专用章（含公司财务专用章、法人代表章各一枚），由财务部按公司财务管理制度规定使用。5.5 公司公章用印应严格执行用印审批和登记手续，填写“用印审批单（附件三）”。用印申请部门应根据用印的性质、重要性以及用印后果由相应领导审批。一定数量货币支付，以及对公司的名誉和经济利益产生影响的用印必须由公司主管领导审批，特殊情况可由总经理授权的部门级及以上的领导签字，否则行政部有权拒绝用印，产生的后果由用印申请单位自负；一般性用印可由部门领导审批；常规大批量用印（如人事部门的劳动合同用印）可视情况由印章申请部门经办人直接填写“公司公章用印登记表”即可用印。用印申请部门对所选印种负责，行政部有权对用印申请部门所选印种提出质询。公司公章的保管人施印时必须认真核对“用印审批单”与“公司公章用印登记表”上的内容是否一致，严格把关。5.6 “公司公章用印登记表“（附表四）必须由用印申请单位经办人依照所附填表说明，认真、清楚、详细的填写。5.7 需要使用公司公章的专业性较强的业务方面的用印，须由相关部门协同办公室进行管理。5.8 公司印章设专人保管，原则上印章的保管人也是印章的管理人和使用人。印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得用掌管印章的权利为自己谋私利；对不合手续或不合法的用印，以及不正当的用印有权拒绝。公司印章的使用必须登记记录。5.9 公司印章的使用限在公司办公室内，原则上不能将印章携带出办公室以外使用；如有特殊需要携带外出，需经总经理批准。5.10 公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经公司主管领导书面批准，行政部做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。6 罚款6.1 严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。6.2 违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任，7 本制度自发布之日起施行，由办公室解释并修改。8 附件8.1 刻制印章申请表8.2 印章登记卡8.3 印章审批单8.4 公司公章用印登记表8.5 印章使用范围表附件一：刻制印章申请表日期部门经办人申请印章种类名称材质形式年 月 日申请理由：使用范围：管理权限管理人：部门领导： 年 月 日综合办领导： 年 月 日公司主管领导：年 月 日备注：附件二：印章登记卡登记日期 年 月 日登记号码名称印模管理人责任人种类形状用途制成日期： 年 月 日印章材质制印人废止日期： 年 月 日废止理由：备注：附件三：用印审批单部门申请人份数内容部门领导年 月 日综合办领导年 月 日主管领导年 月 日备注附件四： 公司公章用印登记表序 号日期申请人部门内 容份数确认领导审批领导经办人签名备注123456789101112填表说明：1、本表由用印申请单位经办人持“用印审批单“到行政部填写后方可用印；2、填写必须认真、清楚、详细；3、本表”内容“栏的填写必须依申请用印材料