采购计划和定单管理司徒开平中华讲师网PPT课件.ppt

采购计划与订单管理 培训师 司徒开平 1 课程大纲 一 采购计划管理1 制订采购计划的目的2 制订采购计划的作用3 制订采购计划的依据4 采购计划的编制5 采购数量的确定 2 课程大纲 二 如何编制采购计划1 编制原材料采购计划2 编制设备采购计划3 分解采购计划4 调整采购计划5 采购计划制定制度 3 课程大纲 三 订单管理1 编制采购订单2 出具采购订单3 跟踪采购订单4 订单存档管理四 订单异常处理 4 一 采购计划管理 1 制订采购计划的目的采购计划是企业根据市场供求情况 企业的生产经营能力和物料消耗规律等 对计划期内物料和其他物品的采购管理活动所作的预见性安排和部署 采购计划主要是确定采购的数量 时间和方式 5 一 采购计划管理 2 制订采购计划的作用维持生产经营的正常运行 避免供应中断而影响产销活动 避免物料储存过多 占压资金 配合企业生产经营计划的实现 使采购部门事先准备 选择有利时机购入物料 确定物品耗用标准 以便控制物料采购数量及成本 6 一 采购计划管理 3 制订采购计划的依据年度销售计划和生产计划销售计划和生产计划是企业制订采购计划的主要参考依据 同时 销售计划制订得是否科学 合理 将直接影响生产计划和采购计划的科学性及可行性 7 一 采购计划管理 用料清单用料清单 BillofMaterial 简称BOM表 是由研发部门或产品设计部门拟定的 在用料清单上列明各种产品由哪些物料所制造或组合而成 根据用料清单可以精确计算出每一种产品的制造所需各种物料的确切数量 用料清单所列的耗用量 就是通称的标准用量 可以将其与实际用量比较 作为物料控制的依据 8 一 采购计划管理 存量管制卡如果物料有存货 所购物料要与现有存货状况配合确定 具体来说 采购人员一般是根据用料清单中列出的物料需求数量 现有存货量 并考虑采购的作业时间和安全存量水平 计算出正确的采购数量 然后才开具请购单 9 一 采购计划管理 记载物料库存资料的常用形式就是存量管制卡 即用卡片的形式来记录某一物料目前的库存状况 存量管制卡的管理 包括实际物料与账目是否一致 以及物料存量是否合格等 如果账目上的数量与仓库货架的实际数量不符 或存量中并非都是符合要求的物料 会使仓储数量与实际上可用的数量不一致 从而导致采购计划中的采购数量不准确 10 一 采购计划管理 生产效率生产效率的高低会使预计的物料需求量与实际的耗用量之间产生误差 生产效率提高 会导致物料的单位耗用量下降 从而使采购计划中的采购数量超过生产所需 反之 生产效率下降 会提高物料的单位耗用量 使采购计划中的采购数量不足以满足生产所需 故 生产效率发生变化时 采购计划必须随之加以调整 避免发生物料短缺或过剩的现象 11 一 采购计划管理 采购环境外部因素 国内外经济发展状况 GDP 失业率 物价 利率等 人口增长 政治体制 文化及社会环境 技术进步 竞争者状况等 外部因素是企业不能加以控制的 企业在制订采购计划时只能尽可能适应这些因素 12 一 采购计划管理 采购环境企业内部因素 财务状况 技术水平 厂房设备 原料零件供应 人力资源及企业声誉等 这些内 外部因素的变化都会对企业的采购计划和预算的制定产生一定的影响 13 一 采购计划管理 4 采购计划的编制采购计划的制订主要包括两部分内容 采购认证计划的制订和采购订单计划的制订 具体流程可分为八个环节 即准备认证计划 评估认证需求 计算认证容量 制订认证计划 准备订单计划 评估订单需求 计算订单容量 制订订单计划 14 一 采购计划管理 准备认证计划 准备认证计划是整个采购认证工作的起点 是制订采购计划的基础 它主要包括以下四个方面的内容 1 开发采购批量需求 2 接受余量需求 3 准备认证环境资料 4 编制认证计划说明书 物料项目名称 需求数量 认证周期等 15 一 采购计划管理 评估认证需求 包括分析开发批量需求 分析余量需认 确认认证需求三个方面的内容 1 分析开发批量需求 2 分析余量需求 社会供应商 3 确定认证需求 16 一 采购计划管理 计算认证容量 认证容量是一个近似值 仅作为采购计划的参考 它能指导认证过程的操作 采购环境中的认证容量是企业不断创新 持续发展的动力源 源源不断的新产品的问世是基于认证容量价值的体现 也由此生产出各种各样的产品新部件 17 一 采购计划管理 制订认证计划案例分析 演示 18 一 采购计划管理 准备订单计划 1 预测市场需求 市场需求是企业生产经营的原动力 市场需求进行分解就可以得到生产需求计划 19 一 采购计划管理 2 掌握企业生产需求 生产物料需求计划MRP是采购订单计划的主要来源 为了便于掌握生产物料需求 采购人员需要熟悉生产计划以及工艺常识 在MRP系统之中 物料需求计划是主生产计划的细化 它主要来源于主生产计划 独立需求的预测 物料清单文件 库存文件等 20 一 采购计划管理 3 准备订单环境资料 订单物料的供应商信息 订单比例信息 对由多家供应商提供的物料来说 每一个供应商分摊的下单比例即为订单比例 该比例由认证人员确定并维护 最小包装信息 订单周期 从下单到交货的时间间隔 一般以天为单位 21 一 采购计划管理 4 编制订单计划说明书编制订单计划说明书也就是准备好订单计划所需要的资料 主要包括物料名称 需求数量 到货日期等 同时还附有市场需求计划 生产需求计划 订单环境资料等 22 一 采购计划管理 评估订单需求 只有准确地进行订单需求的评估 才能为计算订单容量提供参考依据 以便制订出科学的订单计划 1 分析生产需求 2 分析市场需求 3 确定订单需求 23 一 采购计划管理 计算订单容量 只有准确地计算出订单容量 才能对比需求和容量 进行综合平衡 制订出准确的订单计划 1 分析采购项目供应资料 2 计算总体订单容量 可供给的物料数量 可供给物料的交货时间 A供应商在12月30日可供应6万个轴承 型4万个 型2万个 B供应商在12月30日可供应8万个轴承 型4万个 型4万个 那么 12月31日之前 型和 型两种轴承的总体订单容量为14万个 其中 型8万个 型6万个 24 一 采购计划管理 3 计算承接订单容量 承接订单容量是指某供应商在指定的时间内已经签下的订单量 零部件供应商A在12月31日之前可供应6万个轴承 型4万个 型2万个 若已承接 型3万个 型1万个 那么 已承接的订单容量为 型 3万个 型 1万个 4万个 25 一 采购计划管理 4 确定剩余订单容量 物料剩余订单容量 物料供应商群体总体订单容量 已承接订单量 26 一 采购计划管理 制订订单计划 是采购计划的最后一个环节 也是最重要的环节 1 对比采购需求与供应容量 如果经过对比发现物料需求小于供应容量 企业就可以根据物料需求来制订订单计划 如果供应商的容量小于企业的物料需求 企业就要根据供应容量来调整需求计划 这样就产生了剩余物料需求 需要对剩余物料重新制订认证计划 27 一 采购计划管理 2 综合平衡 采购计划人员要综合考虑市场 生产 订单容量等要素 分析物料订单需求的可行性 必要时可以对订单计划予以调整来满足剩余订单的需求 28 一 采购计划管理 3 确定余量认证计划 在对比需求与供应容量的时候 如供应容量小于物料需求 就会产生剩余需求 对于剩余需求 需要提交给认证计划制订者处理 并确定能否按照物料需求的时间及数量交货 29 一 采购计划管理 4 制订订单计划 制订订单计划是采购计划的最后一个环节 一份订单主要包括下单数量和下单时间两方面的内容 公式表示如下 下单数量 生产需求量 计划入库量 安全库存量下单时间 要求到货时间 认证周期 订单周期 缓冲时间 30 一 采购计划管理 5 采购数量的确定定期订购法 每隔一个固定时间进行库存盘点并订货 如每月 每季或每周订购一次 这种方法适用于需要经常调整生产或采购数量的重要物料 定期订购法的特点是 采购周期固定 采购批量不固定 采购批量 平均日需要量 采购周期 保险储备量 安全库存量 实际库存量 31 一 采购计划管理 定量订购法 对库存连续盘点 一旦库存水平下降到预定的最低库存数量 请购点 时 立即按固定的订货数量订购补充的一种采购方法 也称为请购点法 适用于品种数目少 但占用资金大的物品的采购 32 一 采购计划管理 控制因素 请购点 平均日需要量 采购提前期 安全库存量采购经济批量 2AN CA 采购费 N 某物料一年的总需求量 C 单位库存费 33 一 采购计划管理 优点 订货时间和订货量不受人为判断的影响 能够保证库存管理的准确性 便于按经济订货批量订货 节约库存成本 及时了解和掌握物料库存的动态 适用于采用电子资料处理系统的企业 即用电脑系统输入各种有关的订购资料 当物料分类显示的存量到了最低的订购点时 可自动发出载明经订购量的订单 34 二 如何编制采购计划 1 编制原材料采购计划第一步 收集生产计划任务量信息生产计划任务量信息是确定原材料需求量的基础 是编制原材料采购计划的主要依据 一般包括生产计划 运营维修计划 大修计划 更新改造计划 科研计划 基础建设计划等 35 二 如何编制采购计划 1 编制原材料采购计划第二步 了解消耗定额消耗定额是通常情况下所说的供应定额 供应定额包括工艺定额和在物流过程中损耗的非工艺性损耗量 36 二 如何编制采购计划 1 编制原材料采购计划第三步 分析历史资料数据包括有关物资统计 料账料卡 生产过程消耗资料 物资统计资料及其他有关物资档案 37 二 如何编制采购计划 1 编制原材料采购计划第四步 进行市场商情分析采购人员通过对市场调研资料的搜集与整理 分析市场供求 预测价格变化 选定订购地点和供货厂商 掌握供货厂商的产品质量 价格 信誉 运费 供货能力及货源稳定程度等信息 38 二 如何编制采购计划 1 编制原材料采购计划第五步 形成原材料采购计划采购人员通过对上述主要采购参数的分析 填制原材料采购计划 39 二 如何编制采购计划 1 编制原材料采购计划第五步 形成原材料采购计划原材料采购计划表 填写说明 1 期初结存 即计划期内可利用的库存数量 2 期末结存 即物料储备定额数 40 二 如何编制采购计划 2 编制设备采购计划第一步 确定设备采购需求采购人员根据领导的决策或相关部门的要求确认设备采购需求 一般情况下需要确认的设备采购信息包括设备类型 规格 型号 数量 单价 生产商 运输条件等 最后经过采购人员分类汇总 填写在 设备需求表 上 41 二 如何编制采购计划 2 编制设备采购计划设备需求表 42 二 如何编制采购计划 2 编制设备采购计划第二步 调查设备采购市场采购人员需要通过对设备采购市场进行调查 以了解采购设备的国内市场供给和国际市场供给状况 采购人员需要收集国内外设备生产商的有关信息 具体包括 设备生产商供给设备的质量 先进性 经济性和时效性等 进而确定最佳购买对象 43 二 如何编制采购计划 2 编制设备采购计划第三步 选择设备采购方式采购人员在选择设备采购方式时 需要考虑的因素包括设备需求的时间 设备市场的供应状况 企业资金的支付能力 设备生产的产品的市场需求等 设备采购过程中可供选择的采购方式包括 自行购买与委托购买 集中购买与分散购买 常规购买与招标购买 国内采购与国际采购 44 45 二 如何编制采购计划 2 编制设备采购计划第四步 填写 设备采购计划书 在确定采购方式后 采购人员根据实际需要填写 设备采购计划书 如果需要购买的设备属于大型或贵重设备 则需要额外提交 设备采购可行性报告 46 二 如何编制采购计划 2 编制设备采购计划设备采购计划书 47 二 如何编制采购计划 2 编制设备采购计划 设备采购可行性报告 内容包括 1 设备基本信息 包括设备名称 规格 型号 主要用途 主要技术指标等 2 设备购置的理由及必要性 3 设备选型的主要依据 4 设备安装及使用条件 5 效益预测及经费来源 6 相关部门及领导审核意见等 48 二 如何编制采购计划 2 编制设备采购计划第五步 提交设备采购申请采购人员将 设备采购计划书 连同 设备采购可行性报告 一并交主管领导审批 设备采购申请的提交意味着设备采购计划编制工作的完成 49 二 如何编制采购计划 3 分解采购计划采购人员可以根据年内生产进度安排 资金情况和库存变化 制订相应的半年 季度或月度采购计划 50 二 如何编制采购计划 3 分解采购计划 公司月度采购计划编号 填写日期 制定人 审核人 批准人 51 二 如何编制采购计划 4 调整采购计划确定调整方式采购人员可以根据企业内外部采购环境的变化或竞争对手竞争战略的调整 适时修改或调整采购计划 52 二 如何编制采购计划 4 调整采购计划定期调整 采购人员在订购前需要对该种物资的计划指标进行全面检查 根据其变动情况进行定期修订 专案调整 在生产建设过程中 某种产品或工程由于任务计划的增减或在时间上发生提前或延后 而使采购计划有较大的变动 需要采购人员设立专案进行修订 53 二 如何编制采购计划 4 调整采购计划调整计划内容 总量调整 采购人员根据需要 对原采购计划中的采购预算金额或采购数量进行总量的调整 结构调整 采购人员根据需要 对原采购计划中的采购商品的品类 品种 规格等进行的调整 54 二 如何编制采购计划 5 采购计划制定制度制度是执行的标准 是结果的保障 采购计划制定制度的案例分析 月度采购计划制订管理制度 doc 55 三 订单管理 1 编制采购订单明晰订单内容根据企业实际的生产经营需要及采购计划要求 采购人员应定期编制采购订单 一般有月度采购订单 临时采购订单等 56 三 订单管理 月度采购订单的内容 1 采购产品的名称 品种 型号 规格 2 订货总数量 分期交货数和订单号 3 包装运输 到货地点 随货文件和验收方法 4 订单生效的条件和到仓争端的处理等 57 三 订单管理 临时采购订单的内容 1 采购产品的名称 品种 型号和规格 2 采购数量和要求 到仓时间等 58 三 订单管理 制定采购订单第一步 编制订单草案采购人员根据企业采购计划 生产等部门当月上报的采购申请编制采购订单草案 若是临时采购 那么订单制定的基本依据则为仓库库存报表 这就要求采购人员及时了解库存情况 以便提前采买 不影响正常的生产进度 59 三 订单管理 制定采购订单第二步 上报主管审核采购订单草案制定完成 采购人员仔细检查无误后上报主管领导审核 批准 60 三 订单管理 制定采购订单第三步 形成正式订单采购主管领导接收采购订单草案后 根据采购订单内容查阅是否有供应商合同 如果有 则安排采购人员编制正式的采购订单 实施采购 如果没有 则安排采购人员进行市场询价谈判 并在规定的时间内完成谈判事宜 编制正式采购订单发送至相应的供应商 61 三 订单管理 制定采购订单通常情况下 企业的采购订单必须连续编号 用统一的标准格式 一式三联 一联采购部门留存 一联财务部门存档 一联交供应商 采购订单合同样本采购订单合同样本 xls 62 三 订单管理 2 出具采购订单发出采购订单正式的采购订单按照企业的相关规定编号后 由负责相应货品采购的采购人员以适当的方式 如快递 传真等 发送给供应商 实施采购工作 63 三 订单管理 2 出具采购订单发出采购订单采购人员在选择供应商时应考虑以下3个方面的因素 是否是长期供应商 其信誉 产品品质如何 供应商的产品价格是否最适当 最有市场竞争力 供应商是否能够保证准时交货 64 三 订单管理 2 出具采购订单确认采购订单采购人员应通过电话沟通等方式及时向供应商确认其是否收到采购订单 如果对方没有表示接受 则发出的采购订单并不能构成一项合同 采购事项无效 另外 只有当采购订单被确认接受之后 采购方才能确信供应商将在约定的日期发货 65 三 订单管理 2 出具采购订单通常 供应商接受了订单的各项条件后 要向采购方的采购部门发出所谓的 接受函 以确认采购事项 并着手备货 执行订单 因此 采购人员在发出采购订单后 一定要与供应商及时沟通 确认 66 三 订单管理 2 出具采购订单编制采购记录采购订单确认接受后 采购人员应就同期所采购的货品 物料编制采购记录 填写采购记录表 以便在供应商交货时对照采购订单进行接货检验 67 三 订单管理 2 出具采购订单物质采购记录表范例订单号码 日期 审核 制表 68 三 订单管理 3 跟踪采购订单采购的目的是为了及时取得符合企业生产经营要求的物料 所以采购人员必须要对订单进行跟踪 促使供应商及时交货 订单跟踪就是采购人员对采购订单执行的全部过程进行跟踪检查 以保证采购订单的正常履行 其目的主要有3个 促进合同正常执行 满足本企业生产经营的物料需求 保持合理的库存水平 69 三 订单管理 订单执行前跟踪在采购过程中 同一物料或货品可能有几家供应商可供选择 虽然每个供应商都有分配比例 但是具体操作时可能会遇到意想不到的情况 如供应商提出更改 认证合同条款 包括价格 质量 货期等 因此采购人员在订单发出后应充分与供应商沟通 确认本次采购可供货的供应商 当然 如果供应商确实难以接受订单 也不必强人所难 可以在采购环境里另外选择其他供应商 必要时要求认证人员协助办理 70 三 订单管理 订单执行过程跟踪供应商确认采购订单后 采购订单便具有了法律效力 所以采购人员应全力跟踪 确实需要变更时要征得供应商的同意 双方协商解决 71 三 订单管理 订单在执行过程中 采购人员跟踪订单主要应把握以下事项 严密跟踪供应商备货的详细过程发现问题及时反馈 需要中途变更的要立即解决 以保证准时到货 72 三 订单管理 严密关注影响生产需求形势的市场因素如果因市场生产需求紧急 需本批物料立即到货 采购人员应马上与供应商协调 必要时可帮助供应商解决疑难问题 保证所需物料的准时供应 如果市场需求出现滞销 企业经研究决定延缓或者取消本次订单 采购人员也应尽快与供应商进行沟通 确认可承受的延缓时间或者中止本次订单操作 向供应商赔款 73 三 订单管理 恰当处理库存控制既不能让生产缺料 又要保持最低的库存水平 采购人员应根据本企业生产进度等因素规划好采购物资的到货时间 出现库存过高或过低时 应及时与供应商协调到货时间 保证库存控制在合理的水平 74 三 订单管理 空制好物料验收环节物料到达订单规定的交货地点时 采购人员必须按照要求对照采购订单 对货品数量 批量 单价等方面进行确认 记录归档等 75 三 订单管理 对于设备 工程等的采购 由于订单周期较长 采购人员在订单执行过程中除做好跟踪工作外 还要不断了解订单状态 了解供应商产品的质量 货期的变化情况 及时填写订单状态报告 以便主管领导掌握采购进程 进一步开展工作 76 三 订单管理 设备采购订单状态报告表 77 三 订单管理 合同执行后跟踪货款支付跟踪供应商按时交货且经验收合格后 采购人员应按合同规定对供应商支付货款 并进行跟踪 如果供应商未收到货款 采购人员有责任督促财务人员按照流程规定加快操作 否则会影响企业的信誉 78 三 订单管理 合同执行后跟踪货品使用质量跟踪所购物料 货品在使用过程中可能会出现问题 偶发性的小问题可由采购人员或现场检验者联系供应商解决 重大的质量问题可经质管人员 认证人员鉴定后 根据所出现的问题责任确定解决方案 由采购人员及时与供应商沟通协调后解决 79 三 订单管理 4 订单存档管理采购人员与供应商签订的合同 出具的采购订单及相关文件 资料要及时存档备查 重视存档管理建档管理的作用有3个方面 80 三 订单管理 每一采购项目分别建档 以便于使用和查询 供应商的历史表现数据对订单下达及合同跟踪具有重要的参考价值 采购人员应首先注意供应商的历史情况 然后决定对其实施何种监督方式 若供应商出现违约行为或发生纠纷需要诉诸法律解决时 完备的资料是获得胜诉的有力保证 81 三 订单管理 4 订单存档管理订单存档管理建档 订单的建档原则是需要的时候能够方便快捷地找到 采购人员在建立订单档案时可采用以下两种方式中的一种 按照采购订单编号顺序建档 按照供应商名称的字母顺序建档 82 三 订单管理 4 订单存档管理档案内容 一项采购事项的所有相关数据 文书等都应作为存档内容