Excel应用初级篇.ppt

Excel基本应用技巧 Excel主要功能 用数据说话 制作数据分析报表 Excel技巧 按住Alt键回车 在一个单元各种分行填写双击填充柄实现快速复制公式利用 选择性粘贴 将Excel电子表格中的数据进行行列互换利用 数据有效性 实现利用下拉列表填写Excel表格插入空白单元格及插入多行多列按Ctrl Enter 同时在多个单元格中输入相同数据对于重复性的工作 请使用键盘上的F4键 格式刷适合于添加复杂的格式 但如果您只需重复简单的操作 还是使用F4键吧 输入有效数据 文本到语音 功能数据有效性建立有效数据审核有效数据 数据操作 使用条件格式 使用条件格式 如果选定的单元格满足了特定的条件 那么Excel将底纹 字体 颜色等格式应用到该单元格中 让行列数据更清晰条件格式 MOD ROW 2 0标记不存在数据条件格式 COUNTIF F 2 F 7 B2 0标记重复数据条件格式公式 countif A 1 A2 A2 1 分列功能 在多个单元格中分隔文本选择含有文本的单元格区域 该区域可以有多行 但只能有一列 选中列的右边必须有一个或多个空白列 否则选中列右边的数据将会被覆盖 在 数据 菜单上 单击 分列 按照 文本分列向导 的指示来设定如何将文本拆分到列中 Excel的查找与替换 查找替换数据更多选项的控制数据的高级模糊查找星号 问号 批量删除换行符 Alt 10 查找替换格式 保护工作表 允许指定用户访问受保护的区域禁止工作簿文件编辑禁止工作簿文件被查看 排序 检查数字是否为数字格式检查混合数据是否设置为文本格式检查日期和时间的格式是否正确排序前取消隐藏行和列删除任何前导空格只在一行中输入列标 如果需要使用多行列标 请在单元格中让文本换行显示检查图形对象的设置 默认排列次序 数字从最小的负数到最大的正数进行排序 文本按字母先后顺序排序逻辑值在逻辑值中 FALSE排在TRUE之前错误值所有错误值的优先级相同空格空格始终排在最后 数据的排序 简单的排序对超过3列以上的数据进行排序按比划进行排序按行排序返回排序前的表格 数据操作 数据筛选 适用于筛选的条件比简单的数据 利用 自动筛选 功能 用户可在具有大量记录的数据清单中快速查找出符合多冲条件的记录 每次只能从工作表中筛选出符合一组条件的记录使用 前10个 查找最大或最小的项创建自己的自定义筛选对包含特定文本的行进行列表筛选高级筛选 则可以同时筛选出符合多组条件的记录 利用高级筛选功能删除Excel重复记录 数据操作 合并计算 按位置合并和按类别合并 按位置合并计算数据时 要求所有源区域中的数据被相同地排列 也就是说每一个源区域中的数据都必须在相对的位置上 如果每个源区域中的数据排列各异 则应按类别合并 正确引用了所有数据源区域在 合并计算 中选择了正确的函数设定的目标区域足够大 能容纳并计算后的数据如果是 按位置合并 必须保证每个数据源区域的数据在相对的区域中 如果是 按类别合并 则要注意在数据源区域中应包含 行 与 列 的字段名 在 合并计算 中 勾选 首行 或 最左行 数据操作 数据汇总 分类汇总 自动对所选数据进行汇总 并插入汇总行 包括 求和 平均值 最大值 标准方差等汇总方式分类汇总的嵌套 同时利用排序和分类汇总这两项功能利用工具 自定义命令 编辑 选定可选单元格命令 选定分类汇总数据 数据透视表 以自己的方式查看数据 数据透视表是交互式报表 可快速合并和比较大量数据 您可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总 而且可显示感兴趣区域的明细数据 是在Excel中可用于快速汇总大量数据的交互式表格 如果需要比较相关汇总或需要Excel进行排序 计算分类汇总和汇总 则请使用数据透视表 确保数据可用于数据透视表 删除所有空行或空列 删除所有自动小计 确保第一行包含各列的描述性标题 确保各列只包含一种类型的数据 例如 一列中是文本 另一列中是数值 如果工作簿是共享的 共享工作簿 允许网络上的多位用户同时查看和修订的工作簿 每位保存工作簿的用户可以看到其他用户所做的修订 则 数据透视表和数据透视图 命令不可用 数据透视表布局 在数据透视表中 源数据中的每列或字段都成为汇总多行信息的数据透视表字段 页字段 以页显示数据 并对放到这里的数据中的项进行分组或分隔这些项 在页字段中 既可以显示所有项的汇总 也可以一次显示一个项 而筛选掉所有其他项的数据 行字段 数据透视表中按行显示的字段 与行字段相关的项显示为行标志 列字段 数据透视表中按列