工作分析10.12.ppt

第三章工作分析 国际商学院张欣怡 工作分析概述工作分析方法 一 工作分析概述 工作分析基本概念工作分析内容与作用工作分析的流程 招聘启事 一 办公室文秘3名要求 形象气质好 30岁以下 声音甜美亮丽 语言表达能力强 熟悉常用办公软件和设备的使用 大专以上学历 二 以上人员均须北京市户口 来人请带身份证 学历证明及个人简历 联系人 电话 传真 招聘人才时首先要考虑什么样的人能够胜任该岗位的工作 对应聘者来说看了招聘启事以后能够知道自己到该企业后需要干什么工作 企业中可能会出现有事没人干 互相推卸责任的现象 实例 一个机床操作工把大量的液体洒在机床周围的地板上 车间主任叫操作工把洒在地板上的液体打扫干净 操作工拒绝执行 理由是任职说明书里并没有包括清扫的条文 车间主任顾不上去查任职说明书 就找来一名服务工来做清扫工作 但服务工同样拒绝 理由是任职说明书里也没有包括这一类工作 这个工作应有勤杂工来完成 因为勤杂工的职责之一就是做好清洁工作 车间主任威胁服务工说要解雇他 因为这种服务工是分配到车间来做杂物的临时工 服务工勉强同意 但是干完以后立即向公司投诉 有关人员看了投诉以后 审阅了这三类人员的任职说明书 机床操作工 服务工和勤杂工 机床操作工的任职说明书规定 操作工有责任保持机床的清洁 使之处于可操作的状态 但并未提及清扫地板 服务功的任职说明书规定 服务工有责任以各种方式协助操作工 如领取原料和工具 随叫随到 即时服务 但也没有包括清扫工作 勤杂工的任职说明书却是包括了各种形式的清扫工作 但他的工作时间是从正常工人下班以后 思考 1 自己的经历中 是否出现过有事没人干 或者互相推诿责任的现象 作为一个管理者应该如何减少类似现象的发生 如何解决这类问题 2 各项职责的划分是否科学 合理 为什么要进行工作分析 工作中常常出现的问题 分工不当 因人设岗过多突发事件职责重叠忽略重要职能缺乏评价标准职责不清后果是什么 工作分析中的基本术语 要素 工作活动中不能再继续分解的最小动作单位 如速记员书写速记符号 锯木工锯木头前 从箱子里拿出一把锯子 任务 指工作中围绕某一工作目的的一系列要素的集合 如管理一项计算机项目 打字 从卡车上卸货等等 都是不同的任务 职责 是指某人担负的一项或多项相互关联的任务集合 例如 HRM管理人员的职责之一是进行工资调查 这一职责有下列任务组成 设计调查问卷 把问卷发给调查对象 将结果表格化并加以解释 把调查结果反馈给调查对象这四个任务组成 基本术语 基本术语 职位 即岗位 是指某一时间内某一主体所担负的一项或数项相互联系的职责集合 例如 办公室主任 同时担任单位人事调配 文书管理 日常行政事务处理等三项职责 在同一时间内 职位数量与员工数量相等 职位的特点 1 职位是以工作为重中心而设置的 不因人而转移 2 职位不随人走 同一职位在不同时间可以有不同的人担任 3 职位的数量是有限的 它体现为一个组织的编制 其数量取决于该组织的工作任务大小 复杂程度以及经费状况等因素 4 由于职位具有专业性和层次性 因此各单位的绝大多数职位都可以按照一定的标准和方法进行分类归集 基本术语 职务 是指主要职责在重要性与数量上相当的一组职位的集合或统称 又叫工作 例如秘书就是一个职务 一种职务可以有多个职位 职业 由不同时间内 不同组织中工作要求相似或职责平行 相近或相当 的职位集合 例如会计师 律师 画家 农民等等 工作族 职系 由两个或两个以上有相似特点的工作组成 职组 工作性质相近的若干职系综合而成为职组职级 同一职系中工作内容 难易程度 责任大小 所需资格皆很相似的职位 职等 在不同职系之间工作性质不同或主要职务不同 但其困难程度 职责大小 工作所需资格等条件充分相同的职级为同一职等 3 工作分析中的基本术语 职系 职组 职等之间的关系与区别 职级 职等 职系 职组 职组 职系 职等 职级 职业职业运动员 职业棒球 职业篮球 职业足球 职业曲棍球 工作族足球队员 职务 前位 前锋 守门员 左前位 右前位 突前前位 拖后前位 左前锋 右前锋 守门员 职责 一些防守任务 职位 职位 职位 后位 工作时间 为什么要进行这项工作 工作分析的含义 工作分析的结果是形成工作描述与任职说明 对组织中某个特定工作职务的目的 任务或职责 权力 隶属关系 工作条件 任职资格等相关信息进行搜集与分析与描述的过程 工作分析的概念 确定工作的任务是什么 确定应该用哪一类人来承担这一工作 1 用谁做 who 2 做什么 what 3 何时做 when 4 在那里做 where 5 如何做 how 6 为什么做 why 7 为谁做 forwhom 对某特定的工作作出明确规定 并确定完成这一项工作所需要的知识技能等资格条件的过程 工作分析的目的 促使工作的名称与涵义在整个组织中表示特定而一致的意义 事先工作用语的标准化 确定工作要求 以建立适当的指导和培训内容 确定员工录用与上岗的最低条件 为确定组织的人力资源需求 制定人力资源计划提供依据 确定工作之间的相互关系 以利于合理的晋升 调动与指派 获得有关工作与环境的实际情况 利于发现导致员工不满 工作效率下降的原因 为制定考核程序及方法提供依据 以利于管理人员执行监督员工进行自我控制辨明影响安全的主要因素 以及采取有效措施 将危险降到最低 为组织变革提供依据 在什么情况下需要进行工作分析 新岗位出现 人员定岗定编时 组织架构调整时 分解 确定各项任务的内容 组织发展变化产生新的工作内容时 制度发生重要变革或由于新技术 新方法产生时 谁进行工作分析 工作分析的内容 工作描述工作的目标 这个岗位存在的理由 岗位的职责 权限有多大 范围有多大 任职说明书什么样的人能够胜任这个工作 他需要的知识 技能经验 对工作人员的其他方面有什么要求 工作分析形成的两份文件中工作描述解决的是这个岗位是干什么的问题 任职说明书解决的是谁能干这个工作的问题 工作描述的内容 基本情况工作内容 工作职责 岗位关系工作权限工作环境工作时间 工作描述举例 房地产开发公司销售部销售员工作描述职位名称 销售员上级职位 销售主管一般工作描述 作为销售工作的最基础前沿职位 通过各种渠道直接与客户接触 负责公司开发房产的销售工作 负责接待客户咨询 全程服务 联系 格式合同等相关文件的准备 基本职责1 通过公司组织的培训 熟练掌握公司产品的各项数据指标 特点 产品设计开发理念和销售政策 2 按 销售部作业流程 要求接听客户电话 3 在公司安排的项目销售大厅 按 销售部作业流程 接待来访客户 解答客户咨询 并将信息准确的传达给客户 4 在接待客户后对客户按 销售部客户档案管理制度 进行客户分类 建立意向客户档案 等等 晋职方向条件 本职位可直接晋级为销售主管 凡在公司销售员职位连续工作12个月 累计工作18个月 或至少曾在本公司3个项目从事销售员工作 每个项目至少连续工作满3个月 经人力资源部和销售部考核 符合销售主管任职条件资格 工作分析 任职说明书举例 职务 销售员 年龄 26 40岁 性别 男女不限 教育背景 中专或高中以上学历毕业 工作经历 在本公司销售部任职见习销售员满3个月 或从事房地产销售工作9 18个月以上的工作经验 健康要求 第一观感良好 不可以具有令人抗拒的外在条件 身体健康可以持续保持站立 行走并与人语言交谈1小时以上 语言能力 优秀的语言表达且具亲和力 可以讲普通话 能够听说当地方言 知识能力 基础的数学 几何知识 中文书写流利清晰 熟悉项目当地基本的风土人情 学习能力 IQ测试达到110分 通过公司组织的 建筑基本知识和房地产基本政策法规 测试 能够及时获得各种更新信息 技术能力 良好的office软件的文档录入处理能 性格 外向 气质 多血质或胆汁质兴趣爱好 喜欢与人交往 爱好广泛 态度 积极乐观事业性 十分强烈 合作性 优秀 工作分析 任职说明书举例 职务说明书是用来表达工作目标 内容 任务 职责和环境 工具及任职者所需的资格要求 如技能 学历 经验 体能等职位特征的规范性文件 有的企业职务说明书也叫岗位说明书 职务说明书 工作分析工具 职务说明书 基本资料 1 职务名称 2 直接上级职位 3 所属部门 4 工资等级 5 工资水平 6 所辖人员 7 定员人数 8 工作性质 工作描述 工作概要工作活动内容 活动内容 时间百分比 权限等工作职责工作结果工作关系 受谁监督 监督谁 可晋升 可转换的职位及可升迁至此的职位 与哪些职位有联系 工作人员运用设备和信息说明 任职资格说明 最低学历 所需培训的时间和科目 从事本职工作和其他相关工作的年限和经验 一般能力兴趣爱好个性特征性别 年龄特征 体能要求 工作姿势 对视觉 听觉 嗅觉有何特殊要求 精神紧张程度 体力消耗大小 工作环境 工作场所 工作环境的危险性 职业病 工作时间特征 工作的均衡性 工作环境的舒服程度 职务说明书 示例 职务说明书 示例 核心内容 目的陈述 准确地说明该职位存在的意义和对整个公司得独特贡献要回答 该职位实现了组织的那些目的 这一职位对组织对组织有什么特殊贡献 如果该职位不存在 会有什么工作影响 我们究竟为什么需要这个职位 核心内容 目的陈述的写法 为 目的市场占有率 利润 销售额 数量 质量 服务 在 范围内政策 原理 准则 制度 日常监督 做什么 动作 行为组织 指导 推荐 计划 操作活动 岗位目的之写法 重要客户销售经理 为为最大限度地利用销售资源增加销售额 提高市场产品形象 在在制定的销售区域内 公司政策引导下 做计划销售策略 观察 监督和领导销售代表完成销售目标和建立市场信息渠道 岗位目的之写法 营销总监 为为了完成销售额 有利润的销售及提高市场占有率在在公司的营业发展方向和产品政策指导下做制定营销策略和营销部门的组织结构 提高部门成绩 完善服务质量 核心内容 主要工作职责 做什么 反应 行动的动词 活动的对象 为什么 为了达到 结果 主要工作职责的写法 招聘专员 做什么 反应 行动的动词 选择 识别 面试 推荐 雇用活动的对象 职位候选人为什么 为了达到 结果 在时间 成本和质量上满足组织使用者的需求 主要工作职责的写法 销售人员 做什么 反应 行动的动词 辨别 接触和拜访活动的对象 准客户为什么 为了达到 结果 介绍产品服务和获得客户 达成销售 职责说明的特征 总的来说代表了这个工作的主要产出 描述了工作的成果而非过程 他们将重点放在结果 而不是单一的活动上 他们告知的是 什么 而不是 如何 每一说明描述了单独的 不同的最终结果 他们不是广义的 含糊的说明 每一种职责均与其他职责有所区别 都描述了一种明确的领域 在该领域中任职者通过开展工作 并且要取得结果每一说明都是没有实现的 如果工作没有改变 职责不会改变 每一工作说明一般不超过八项职责 核心内容 工作的衡量标准 数量 利润 产量 收入时间 个人单位时间产出额他人的反应 投诉 称赞 反馈质量 准确性 可靠性成本 单位的成本 与预算的对比 工作条件 工作时间 安全与健康的危害 出差要求和其工作的其他特点 如 市场主管的工作条件 除在国外出差以外 每日工作时间是早上九点到晚上五点 每月平均出差三天 如 公关经理在公司签订 完成重大合同时会见媒体代表 以确立公司正面的服务形象 工作联系部门 公司内外最重要的接触接触的目的和频率 工作要求 知识 技能和个性 教育背景 从事该工作所必备的最低要求 胜任该工作的新员工的资历 未必与原有工作持有人的个人资历相同 选择一个同伴 确定你的工作 如果你是学生 就把学生作为你的工作 就你的同伴的工作对他 她 进行采访 你可以问以下问题 请描述您的一个典型的工作日 您管理哪些人 您归谁管 您的主要责任是什么 您在每周中都有哪些活动 您在每项活动中都投入多少比例的时间 您的工作对脑力和体力都有哪些要求 胜任您的工作需要些什么知识 技能 经历 您的工作的主要成果 产出 产品 是什么 您的工作做到怎样就可以说做得不错了 交换角色 利用采访得到的信息 写出您的同伴的工作描述 业绩评价标准 练习 工作分析的作用 改善工作设计和环境 人力资源规划 招聘 甄选 录用 提高工作和生产效率 职业生涯设计 与职业管理 薪酬设计与 薪酬管理 绩效评估 人力资源 开发与培训 工作分 析 工作分析流程 二 工作分析方法 观察法面谈法问卷调查法工作实践法关键事件法 观察法 什么叫观察法 工作人员到现场实地去查看员工的实际操作情况 并予以记录 分析 归纳并整理为适用的文字资料的方法 观察法操作原则 观察的工作应相对静止 工作程序和要求变化不大 适用于标准化 周期短 以体力活动为主的工作注意工作行为样本的代表性不要引起被观察者的注意不适用于以智力活动为主的工作备有详细的观察提纲和行为标准 被观察者姓名 观察者姓名 工作类型 观察内容 1 什么时候开始正式工作 2 上午工作多少小时 3 上午休息几次 4 第一次休息时间从 到 5 第二次休息时间从 到 6 上午完成产品 件 7 平均多少时间完成一件产品 8 与同事交谈几次 日期 观察时间 工作部门 9 每次交谈约 分钟 10 室内温度 度 11 抽了几支香烟 12 喝了几次水 13 什么时候开始午休 14 出了多少次品 15 搬了多少原材料 16 噪音分贝是多少 工作分析观察提纲 部分 优缺点 优点 侧重于发现工作的外在特征 表现体力 环境的要求 可以了解到广泛的信息 取得的信息比较客观和正确 较准确 少主观影响 易核查 缺点 1 不适合用于工作周期长和主要是脑力劳动的工作 2 不易观察紧急而又偶然的工作 例如处理紧急情况 3 要求观察者有一定的实际操作经验 面谈法 什么叫面谈法 面谈法是由分析人员分别访问工作人员本人或其主管人员 以了解工作说明中原来填写的各项目的正确性 或对原填写的事项有所疑问 以面谈方式加以澄清的方法 一是对于观察所不能获得的资料 可由此获得 二是对已获得的资料加以证实 面谈的内容 工作目标 组织为什么设立这一职务 根据什么确定对职务的报酬 工作内容 任职者在组织中有多大的作用 其行动对组织产生的后果有多大 工作的性质和范围 是面谈的核心 主要了解该工作在组织中的关系 其上下属职能的关系 所需的一般技术知识 管理知识 人际关系知识 需要解决问题的性质以及自主权 所负责任 典型问题 你做那些工作 你的主要职责是什么 你是如何完成任务的 你的工作地点在哪里 你的工作需要怎样的学历背景 经验 技能条件或专业证书 你的工作的基本绩效标准是什么 你的工作需要什么样的环境和条件 你的工作需要哪些生理要求或情绪以及感情上的要求 你的工作安全和卫生状况如何 访谈法问题设计 姓名 日期 地点 任职时间 现任职位和级别 部门 组别 主管姓名 1 工作目的 2 主要职责 3 次要职责 4 使用设备 小资料 岗位的目标是什么 工作的意义 岗位在机构中的位置 他 岗位主管 一般有哪些助手 需具备何种技术 管理能力 管理工作中需解决的关键问题是什么 涉及哪些方面 其行为或决策受何种控制 管理工作最终要取得什么重要成果 面谈的类型 个别员工面谈法 适用于员工的工作有明显差异 且时间又比较充裕 集体面谈法 适用于多名员工从事同样或性质同样的工作 主管面谈法 适用于对员工的工作内容有相当了解的主管 面谈法优缺点 优点 用这种方法可以获得标准或非标准的资料 也可获得体力和脑力劳动的资料 由于工作者本身也是自己行为的观察者 因此他可以提供常常不易观察到的情况 总之 工作者可以提供从任何其它来源都无法获得的资料 缺点 分析人员对某一工作固有的观念会影响对分析结果的正确判断 而工作者 可能处于自身利益的考虑 采取不合作的态度或者有意无意夸大自己所从事工作的重要性 复杂性 导致工作信息失真 若分析人员和被调查者相互不信任 应用该方法具有一定的危险性 因此 面谈法不能单独作为信息收集的方法 只适合与其它方法一起适用 问卷调查法 通过被调查者填写已编制的问卷 来获取有关工作分析的信息 一般工作分析问卷内容具有普遍性 适合于各种职务内容指定工作分析问卷为专门职务所设计的 问卷法成败的关键 问卷的设计能包括一切问题各个问题涉及是否适当 贴切将回答者所可能造成的无意误差减至最小答案的准确性却绝于回答者的耐心 文化水平 表达能力及所掌握的资料等因素问卷回收率有无强制性 问卷是否太详尽 被调查者的顾虑 逐步核对 在符合本职任务的项目上划 并说明它对工作的重要性代号N12345重要性无关很低低一般高很高1 保护交通事故现场证据 2 在经常发生事故的地段注意防止新事故 3 使用闪光信号灯指挥交通 4 使用交通灯指挥交通 5 捕捉违章驾驶员并填写情况表 6 估计驾驶员的驾驶能力 7 对违反交通规则的人解释交通规则和法律知识 8 跟踪可疑车辆 观察违章情况 9 签发交通传票 10 对违反交通规则的人发出警告 11 监视交通情况 搜寻违章车辆和人员 12 检查驾驶执照或通行证 13 护送老人 儿童 残疾人过马路 14 参加在职培训 15 参加射击训练 16