时间管理和高效沟通.ppt

杨文华老师北京会佳心语健康科技有限公司副总经理十年人力资源管理与咨询 培训工作经验高级人力资源咨询顾问亚洲人力资源管理协会中国认证中心特约讲师10余年人力资源管理与咨询工作经历 曾任跨国公司人力资源总监 具有丰富的实战经验 擅长将培训理论与实践相结合 源动力 系列课程创始人 十余年企业人力资源管理的经验 对员工团队建设管理与职业化提升有着非常深刻的理解 并长期致力于企业培训 侧重职业能力提升 团队职业化 阳光心态 人力资源管理 中层基础管理与技能等领域的研究 有丰富的培训经验 帮助企业提升个人与组织绩效 被誉为课程最实用的培训专家 服务客户 慧聪国际 乌鲁木齐电视台 安徽电视台 郑州电视台 济南电视台 海南电视台 炎黄健康传媒 红鲤鱼数字电影院线 中持环保 高能时代 河南移动 银川移动 中国航空材料研究院 亦庄工会 SMC 中国 奥科瑞丰 沈阳移动 北京诺华制药 中国核电集团 河北移动 中国山野杂志 金诚立信会计事务所 时间管理 课程收获 掌握 学会 使用 掌握时间管理的系统与法则 学会有效建立工作目标并合理规划工作时间 熟练使用工具和技巧 提高工作效率 掌握 使用 学会 1 你从昨天早晨开始牙疼 想去看医生2 星期六是一个好朋友的生日 你还没有买礼物和生日卡3 你有好几个月没有回家看望父母 也没有写信或打电话4 下个星期二 你要参加一次业务考试5 明晚8点有个1小时长的电视节目 与你的工作有密切关系6 爱人上周就说这礼拜要看那部他喜欢的电影7 你在图书馆借的书明天到期8 外地一个朋友来北京邀请你周末去玩 你需要整理行李9 你要在星期五交教研报告之前把它复印一份10 明天下午2点到4点有一个会议11 你欠某人200元钱 他明天也将参加那个会议12 你明天早上从9点到11点要听一场讲座13 你的上级留下一张便条 要你尽快与他见面14 你没有干净的内衣 一大堆脏衣服没有洗15 你想好好洗个澡16 你负责的科研小组将在明天下午6点钟开会 预计1小时17 你身上只有5块钱 需要取钱18 教研室明天晚上聚餐19 你错过了星期一的例会 要在下星期一之前复印一份会议记录20 这个星期有些材料没有整理完 要在下星期一之前整理好 约需2小时21 你收到一个朋友的信1个月了 没有回信 也没有打电话给他22 周日早上要作一次业务演讲 准备时间要15个小时 且只能用业余时间23 你邀请一个重要合作伙伴后天晚上来你家晚餐 但家里什么吃的也没有 现在是周一晚上 你要计划未来5天的日程 这五天要做的事情有 早上从9点到11点听一场讲座在附近的ATM机上取钱 打电话将你负责的科研小组会议推迟到周三天下午6点钟开会下午2点到4点参加会议 还200元钱 会议结束后去图书馆还书 晚8点到9点看电视节目晚清洗内衣并好好洗一个澡一早看医生 用等待的时间给父母电话问候 并告诉他们你将在明天去看望他们去超市购物准备晚上聚餐 与你的上级见面下午6点到7点组织科研小组会议教研室晚上聚餐复印一份教研报告 同时复印一份会议记录用2个小时整理材料洗一大堆脏衣服给你的朋友回信晚上去看望你的父母准备下个星期二的业务考试陪爱人看那部她喜欢的电影给周六过生日的好朋友买礼物和生日卡整理行李准备周日和外地朋友出去玩用15小时准备周日的业务演讲 周二 周三 周四 周五 周六 确定事件 你的时间流向到哪里去了 确定事件 突发事件 确定事件 突发事件 琐碎事件 确定事件 突发事件 琐碎事件 浪费 游戏 我的时间 四代时间管理的演化 平衡 超越 以人为本 系统 备忘录型特点 纸条或备忘录本 一方面顺其自然 一方面追紧时间安排 事先规划安排行程特点 制定合适的目标与计划 讲究效率 明确责任 规划 制定优先顺序 操之在我特点 明确价值观 制定中 长 短期目标 将每天的活动排出优先顺序 有详尽的计划表 组织表 第三代时间管理最大的贡献是将目标与计划置于价值观之上 有效时间管理系统的五个步骤 5 对任务按优先级排序 4 明确你的任务 1 明确你的价值观 2 确定你的目标 3 对你的目标按优先级排序 有效的时间管理系统包含以下五个步骤 时间管理的原则 你知道什么是沮丧么 那就是当你花了一生的时间爬梯子并最终达到顶端的时候 却发现梯子架的并不是你想上的那堵墙 约瑟夫 坎贝尔 14 地图 了解决定的规则 游戏 你的重要五样 游戏规则 拿出你的纸笔 写出生命中对你最重要的五样 可以是形容词也可以是名词 可以是实物也可以是抽象的状态 凭直觉写 不必在意他人的评判 请选出你认为重要的词 创新成功富有卓越挑战冒险亲情快乐健康自由美丽勇气自信幸福关心学习服务奉献真诚真实兴奋爱尊重尊严安全稳定活泼智慧伟大权利幽默高雅高尚和谐争议简洁乐趣活力公平和平自律毅力诚信体贴吸引热情忠诚舒适享受完美娱乐独立耐心浪漫感激激情家庭同情发明鼓舞控制休闲平静造诣教导工整认同助人为乐成就创造力 判断自己的价值观 时间管理法则 目标原则 触目惊心只有3 的顶尖管理者才有明确的目标 明确性 可衡量性 可接受性 目标 时限性 实际性 合格的目标 时间管理法则 帕金森法则 做一份工作所需要的资源 与工作本身并没有太大关系 一件事情膨胀出来的重要性和复杂性 与完成这件事情所花的时间成正比 工作会自动的膨胀 占满所有可用的资源 包含时间 在管理中这隐含着你可以为一项任务安排过多的资源 时间 去从事一项工作 你会放慢你的节奏用掉所有可分配的资源 时间 时间管理法则 帕金森法则 时间象一根弹筋 帕金森原则 做任何事情都要有规划 设立期限 在任何特定的群体中 重要的因子通常只占少数 而不重要的因子则占多数 因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局 时间管理法则 帕累托原则 时间管理法则 艾森豪威尔原则 急迫 不急迫 重要 不重要 紧急情况迫切的问题限期完成的会议或工作 准备工作计划预防措施价值观的澄清人际关系的建立增强自己的能力 造成干扰的事 电话信件 报告会议许多迫在眉睫的急事 忙碌琐碎的事广告函件电话浪费时间逃避性活动 I II III IV 时间管理法则 艾森豪威尔原则 如何把事务分配到四个象限之中 时间管理法则 艾森豪威尔原则 救火员模式 时间管理法则 艾森豪威尔原则 胸有成竹模式 时间管理法则 艾森豪威尔原则 胸徒劳无功模式 时间管理法则 艾森豪威尔原则 无足轻重模式 时间管理法则 注意力之谜 锯齿效应 损失28 的时间 如果在工作持续受到干扰或者被打断 就呈现所谓的 锯齿效应 即使只是在工作上短暂分心 要再从被打断的地方开始 就必须再花时间重新进入状况 把这些能力损失总和加起来 最多可达28 的时间都因此而浪费了 时间管理法则 注意力之谜 因持续干扰而中断工作会引起能力的降低因为 越来越长的助跑时间 越来越弱的注意力所以要及时恢复注意力 艾维 利时间管理法 故事 2 5万美金的故事 工作规划的六个步骤 每日工作规划原则 清单原则 分类原则 ABC分析原则 弹性原则 清单原则 根据目标制定计划 明确本日的主要任务和核心时间处理重要的文件往來次重要任务 会议优先次序较后的电话签文件对照长期计划检查明天的事回家 分类原则 第一类 日常性事务第二类 周期性事务 规划与发展 第三组 不定期事务 突发事务 测定每件事所花费的时间 ABC分析原则 A型 重要并且紧急的任务 B型 重要或紧急 但不既重要又紧急的任务 C型 既不重要也不紧急的日常任务 分析你的工作任务 01 优先顺序与工作委派 02 计划你的一天 重新查看一下你的工作任务表 现在做三个独立的表 A型 B型和C型任务表各一个 根据重要程度将记事簿中的工作会晤归类 03 确定工作的优先顺序 ABC分析原则 ABC 分析 任务A专心处理 任务B授权 任务C清理 弹性原则 谨慎原则保留弹性 时间分配三部曲a 约60 给预定计划 日计划表 b 约20 给预料之外的事务 干扰 时间窃贼 c 约20 给突发事件与社交活动 创造性时间 时间计划的基本原则 40 会出岔 理念 利用整个番茄时间 专注于某一段时间 减少打断 提高时间的感知和掌控 概念 番茄时间为25min工作 5min休息 3 4个番茄时间为一轮 之后休息10 15min 番茄工作法 番茄目标 充满热情并一直保持 缓解时间的压迫感与紧迫感 加快学习和工作进度 提高工期预测能力 保质保量 番茄工作法的目标 效率 热情 能力 用最简单的工具和方法来提高团队的工作效率 使用范围 将抽象的时间变成具体连续的事件 使我们能抓住时间 不再是分分秒秒地去追赶时间 番茄时间的概念 特别是倒计时 产生了一种有利于工作的积极的紧迫感 颠覆对时间的依赖 复杂的事情简单化 有利于自我观察和分析 放轻松 番茄工作法有利于在时间紧迫的情况下提升效率 大任务分散番茄时间 小任务合并番茄时间 对简单的任务进行估测会更加容易 估测的质量也会提高 把复杂的事情简单化 能鼓励自己实现目标 保持劳逸结合 保持大脑高效运转和思维敏捷 每25分钟的休息 人们会从不同角度思考问题 因而能激发创造力 放松提高了连续工作的效率 番茄工作法代表着每25分钟一次的自我观察 掌握并直接影响我们的工作进程 使效率不断提高 这能大大激发我们的兴趣 自发地完成工作和任务 时间的盗贼 内在的拖延和外在的干扰 拖延干扰 我习惯拖延 拖延症的形成 拖延症的特点 1 没有自信 因为每次完成任务都达不到自己最高的能力 对自我能力的评估会越来越低 2 我太忙 我一直拖着没做是因为我一直很忙 3 顽固 你催我也没有用 我准备好了自然会开始做 4 操控别人 他们着急也没用 一切都要等我到了才能开始 5 对抗压力 因为每天压力很大 所以要做的事情一直被拖下来 6 受害者心态 我也不知道自己怎么会这样 别人能做的自己做不到 解决内在的拖延的方法 1 确立一个可操作的目标 而不是那种模糊而抽象的目标 我要停止拖延 我要在九月一日之前打扫和整理我的办公室 2 将你的目标分解成短小具体的迷你目标 每一个迷你目标都要比大目标容易达成 小目标可以累积成大目标 我打算要写那份报告 我今晚将花半小时设计表格 明天我将花另外半小时把数据填进去 再接下来一天 我将根据那些数据花一个小时将报告写出来 解决内在的拖延的方法 3 为困难和挫折做好心理准备 当你遭遇到第一个 或者第二第三个 困难时 不要放弃 教授不在办公室 所以我没办法写论文了 虽然教授不在 但是我可以在他回来之前先列出论文提纲 4 奖赏你一路上的进步 将奖赏聚焦于你的努力 而不是结果 即便是迈出一小步也是进步 除非我全部完成 否则我就会感觉哪里不对 我已经走出了几步 而且我做事非常努力 这感觉很好 解决内在的拖延的方法 5 留意你的借口 不要习惯性地利用借口来拖延 而要将它看作是再做15分钟的一个信号 或者利用你的借口作为完成一个步骤之后的奖赏 我累了 饿了 很忙 很烦 等等 我以后再做 我累了 所以我将只花15分钟写报告 接下来我会小睡片刻 浪费时间的主要因素 小组讨论 什么在干扰你 同事需要帮忙 领导临时任务 外在的干扰 突发情况发生 王老师 一位善聊同事的电话 学生的咨询电话 打印机坏了 突发情况有哪些 职责内 紧急程度 重要程度 职责外 马上处理 暂缓处理 授权 学会说 不 高效沟通 课程收获 掌握 学会 使用 掌握沟通要素及正确的沟通理念 体验高效沟通的特征 使用沟通技巧 提高与不同特质的人沟通的能力 掌握 使用 学会 体验活动 驿站传输 要求 1 不能讲话 包括有规律的发出声音 移动 2 不能回头 3 后面的队员的任何部位不能超过前面队员身体的肩缝横截面以及无限延伸面 4 不能使用手机等通迅工具 5 不能传递纸条和扔纸条 小组讨论 1 通过这个活动重新感悟什么是沟通 2 怎样才能进行有效沟通 3 你认为沟通中最核心的要务是什么 认识沟通 7 语言38 语气语调55 肢体语言 最多读出几个意思 我没有说你拿了我的书 我没有说你拿了我的书 你是谁 你要如何表达 你要表达什么 沟通要素与角色定位 有效沟通三要务 1 勇于沟通 面对问题 不是逃避问题 2 乐于沟通 解决问题 不是我赢你输 3 善于沟通 换位思考 不是固执己见 我好 我不好 你好 你不好 彼此尊重 并承认对方的价值 自卑的 贬低自我价值的 自大的 不认可别人价值的 消极的 一切事情都毫无意义 沟通是双赢的过程 分小组情景讨论 公主的死谁应该负责 公主嫁给了邻国英俊的王子 在城堡中过着幸福的生活 不久 王子为了抵御外敌入侵 披上战袍去远征 浪子来到公主身边 对公主花言巧语 海誓山盟 终于公主与浪子一起私奔离开了城堡 很快浪子厌倦了公主 无情的把公主抛弃在黑森林里 公主懊悔万分 想回到城堡 但是无力走不出恶魔控制的黑森林 公主找到了她能干的伯父 向伯父陈述了事情的全部原委并表示了深深的忏悔 伯父没有料到公主会做出这样的事情 震惊之余拒绝帮助公主 有人告诉公主剑客可以帮助她 但剑客需要钱 公主找到剑客希望得到帮助但她告诉剑客她没有钱 于是剑客去帮助能付钱给他的人去了 终于公主没有走出黑森林 被恶魔吃掉 问题 对于公主的死谁应该负责 从重到轻排序 价值系统的关系 价值系统的关系 价值系统的关系 高效沟通的四大特征 明确性双向性谈行为不谈个性积极聆听 问题出在哪里 案例 王老师想要了解本学年自己所负责的三个班级参加某项科研活动的情况 交待一名学生干部统计参加人员数目 请他三天后报告 三天后接受命令的学生干部向王老师报告本学年总共有82名同学参加了此项活动 王老师接着问他各班参加的人数有多少 男生 女生各占多少人 在本学期参加的人数有多少 哪个月参加活动的人数最多等 这位学生干部一概答不上来