行政公文写作基础知识.ppt

公文写作 行政公文 公文格式要求 一 党和国家行政机关公文格式的组成要素 版头 份号 密级 紧急程度 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件 发文机关署名 成文日期 印章 印发传达范围 主题词 抄送单位 印制版记 发文机关和发文时间 案例一 安吉县教育局文件安教发 2008 130号关于公布2008学年四星级教师名单的通知各学校 幼儿园 直属各单位 以下为正文 日期 大写盖章 主题词 教师四星级通知抄送 市教育局 县委办 县府办 俞栋部长 金凯副县长安吉县教育局办公室2008年8月30日印发 公文格式的技术 印刷用纸要求 1 公文的汉字从左至右排列 2 公文用纸一般采用国际标准A4型纸 3 页面大小页边距左 3 3右 2 6上 3 5下 3 4行距固定值28 4 字体及大小标题二号大标宋正文小三号仿宋一 小三号黑体 一 小三号楷体加黑 1 小三号仿宋加黑 1 小三号仿宋 令决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议记要 1 按国务院的最新规定2 有比较严格的要求3 比较固定的格式 不能随意改变 1 机关 单位之间行使2 分上行文 下行文 平行文3 有些对群众公布 1 朴实庄重 2 简要得体 有规定的处理程序 编号 登记 归档等 1 是处理机关公务的文书2 由法定作者制发 具有法定权威和效用3 是处理机关公务的依据和凭证 公文 计划总结简报调查报告市场分析报告可行性论证报告规章制度合同广告启事海报消息书信礼仪类文书演讲稿等 事务文书 绪论 是机关 企事业单位在工作中形成和处理的常用文书 综合或单项反映机关工作 业务情况 具有指导或参考作用 有一定格式要求 标题和前言都有较规范的写法 单位与单位之间 个人与单位之间或个人与个人之间使用 观点与材料统一 叙议结合 文句通畅 明白 直叙其事 说理简要 有些是内部文件 有一定保密要求 有些重要文书要编号登记 一般不归挡 行政公文概述 之 行政公文的概念 特点和种类 行政公文概念 公务文书 又称公务文件 或简称公文 文件等 党政机关多数情况简称文件 是我国党政机关 人民团体或法定机关与组织 主要为企事业单位 处理公务时使用的书面材料 这些材料按照特定的格式 经过一定的处理程序制成 是我国党和政府机关以及企事业单位发布政策法令 使达工作意图 联系公务与记载工作活动的一种工具 广义的公文包括 行政公文 党政机关公文 军事公文 外交公文 司法公文 立法机关公文等 狭义的公文 特指行政公文 即国家机关处理公务的有法定效力和规范体式的公文 行政公文概述 行政公文的概念 特点和种类 之 行政公文特点 以反映和治理社会 管理国家的公务信息为内容 有规范的格式 公文有法定的作者 特定的读者 有法定的权威的约束力 特点 行政公文概述 选择 决定文种的依据 之 公文的内容目的 发文机关的权限 发文机关与受文机关之间的关系 A4型公文用纸页边及版心尺寸 公文的结构 公文的结构是指公文的组织结构 具有规范性和相对确定性 公文一般由秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等部分组成 公文用纸幅面及版面尺寸 1 公文用纸幅面尺寸 公文用纸一般采用国际标准 4型 210mm 297mm 2 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头 上白边 为 37mm 1mm公文用纸订口 左白边 为 28mm 1mm版心尺寸为 156mm 225mm 不含页码 3 公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色 4 排版规格与印制装订要求 1 排版规格 文字符号从上至下 自左而右依次横写横排 正文用3号仿宋字 一般每面排22行 每行排28个字 2 制版要求 版面干净无底灰 字迹清楚无断划 尺寸标准 版心不斜 误差不超过1mm 3 印刷要求 双面印刷 页码套正 两面误差不得超过2mm 印品着墨实 均匀 字面不花 不白 无断划 4 装订要求 公文应左侧装订 不掉页 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1 4处 允许误差 4mm 平订钉锯与书脊间的距离为3mm 5mm 公文的书写与排版规格 公文的结构格式 正文用3号仿宋体字 文中如有小标题 可用3号小标宋体字或黑体字 一般每面排22行 每行排28个字 公文文字从左到右横写 横排 少数民族按其习惯书写 排版 在民族自治地方 可并用汉字和通用的少数民族文字 下行 平行公文首页格式 上报公文首页版式 公文的文面格式 公文文面结构 眉首 文头 主体 主文 版记 文尾 份号秘密等级和保密期限紧急程度发文机关名称发文字号签发人 标题主送机关正文附件说明成文日期印章附注附件内容 主题词抄送机关印发机关印发日期 三 公文的一般格式 三 公务文书的格式 一 眉首包括公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人等 三 公务文书的格式 1 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 三 公务文书的格式 2 秘密等级和保密期限 表明 绝密 机密 和 秘密 三 公务文书的格式 3 紧急程度 标明 特急 急件 三 公务文书的格式 4 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 三 公务文书的格式 5 发文字号 由发文机关代字 年份和序号组成 例如 皖办 2003 20号 国发 2004 40号 机关代字 年号 序号 机关代字 年号 序号 三 公务文书的格式 6 上报的公文需标识签发人姓名 此时发文字号居右侧 三 公务文书的格式 7 红色反线 三 公务文书的格式 二 主体包括标题 主送机关 正文 附件 成文日期 公文生效标识 附注等 三 公务文书的格式 1 标题 由发文机关名称 关于 主要内容 的 公文种类构成 发文机关 主要内容 公文种类称为公文标题三要素 但不是所有的标题都具备三要素 例如 中国银行关于发现伪造人民币的通报 发文机关 主要内容 文种 关于召开教师节表彰大会的通知 省略发文机关 通告 省略发文机关 主要内容 部 部 部 部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知 介词 关于 应用未用 以标题中四个机关联合发文 其办文意图应是面向全国各单位的 但也可理解为只是面向本系统 易产生歧义 其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词 关于 应补上 病例 从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容 概括为 废止部分规范性文件 某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理 应予废止的共有几十件 三 公务文书的格式 2 主送机关 即公文的主要行文对象 除直接面向社会发布的普发性公文外 一般都有主送机关 三 公务文书的格式 3 正文 是公文的主体 是反映公文具体内容的部分 三 公务文书的格式 4 附件 是指随公文转发 报送的文件或资料 三 公务文书的格式 此处的发文机关可以写 也可省略 二 公务文书的格式 5 成文日期 公文生效的时间 一般公文以负责人签发的日期为准 三 公务文书的格式 6 公文生效标识是证明公文效力的表现形式 它包括发文机关印章或签署人姓名 三 公务文书的格式 7 附注是指需要说明的其他事项 三 公务文书的格式 三 版记包括主题词 抄送机关 印发机关和印发日期 版记中的反线 版记的位置等 三 公务文书的格式 1 主题词是用于揭示公文内容 便于公文检索查询的规范化词 三 公务文书的格式 2 抄送机关 是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关 三 公务文书的格式 3 印发机关和印发日期印 发机关是指公文的印制主管部门 印发日期以公文付印的时间为准 三 公务文书的格式 4 版记中的反线 版记中各要素之间加一条反线隔开 是为显示各要素之间的区别 三 公务文书的格式 5 版记的位置 版记置于最后一面 版记的最后一个要素置于最后一行 公文生效标识 公文除 会议纪要 和以电报形式发出的以外 应当加盖印章 行政机关联合向上行文 为简化手续和提高效率 由主办单位加盖印章即可 联合下发的公文 发文机关都应当加盖印章 A 单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文时间 成文时间右空4字 加盖印章应上距正文2mm 4mm 端正 居中下压成文时间 印章用红色 B 联合行文印章有两种情况 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文时间拉开 左右各空7字 主办机关印章在前 两个印章均压成文时间