《管理标准编写规范》.docx

长沙天和钻具机械有限公司程序文件文件编号制定日期管理标准编写规范 版 次实施日期机密等级 修订日期拟 制审 核批 准长沙天和钻具机械有限公司管理标准编写规范1 目的明确管理标准文本结构和文字表达的要求，指导标准文本的编写。2 范围适用于天和钻具机械有限公司管理标准文本的编写（通知的书写标准不包括在内）。3 职责3.1 行政人事部负责管理标准编写规范的提出及审查。3.2 各部门对职能范围内管理标准的完整性、可操作性、适用性负责，并按此细则要求编写标准。4 内容4.1 本规范解释管理标准一般由标准的名称、目的、范围、定义(术语)、职责、管理内容和方法、规范性引用文件（记录）、附加说明等要素组合而成。必要时可增加附录。管理标准的编号在标准发布时编号。文件编号：THGXXXXXX，由“THG”和6位数字组成。“THG”表示公司标准文件。前两位“XX”：“01”表示行政，“02”表示技术，“03”表示财务，“04”表示生产，“05”表示质量，“10”表示其他。后四位可按数字顺序0001，,0002一次排列，各部门也可设定针对本部门设定规则。版次：用A1，A2，A3分别表示第一版、第二版、第三版。每一次修订须更改版本号，文件编号不随版本变动而更改。修订日期：指最后一版本的修订日期。机密等级：用A、B、C分别对应“重要仅对内公开”、“可完全公开”、“须完全公开”三个等级。管理标准文本格式见附件示例1。表述尽量用简单句、短句，不用不准确的语言。注：某些内容复杂、层次较多的管理标准可有封面、目次、前言（引言）等；标准的表述层级可分为章、条、段、列项等，对标准条款的表述原则上不超过四个层级，不应层级过多、随意排序编号，出现如“4.2.1.1.5”、“5.3.1.1.2 .a)”、“（三）3.1.1.2.2.6.3.A”、“5.3.1.1.2 .1).”等类似情形。4.2.1 标准名称标准的名称为必备要素，不宜过长或过短，应简明、确切反映管理活动的主题。采用管理活动的主题与“程序”、“办法”、“规定”、“制度”、“手册”、“规范”、“通知”等的组合，标准的名称及编号具有唯一性，应避免出现重名、重号。4.2.2 目的“目的”为必备要素，指明标准为解决什么问题而写或通过所立的标准来获得的结果，表述该标准的定位，它和标准名称一样对标准解释有重要意义。一般采用“为了，制定本标准”的表述。当目的有多项内容时，不能糅杂堆积在一起，应采用由具体到抽象、由直接到间接、由近到远的顺序来排列。表述应切实易懂，避免空话、套话。4.2.3 范围标准的适用范围为必备要素，说明标准的效力，即在什么地方对什么人适用，包括标准的空间效力、对人的效力等。4.2.4 定义（术语）定义和术语为可选要素，它仅给出为理解标准中某些用语所必需的定义。当标准中的用语可能产生歧义或有特定含义时，应对该用语的内涵和外延进行解释。对某用语建立有关定义和术语之前，应查找在其他标准中是否已经为该用语建立了定义和术语。如果已经建立，不必重复定义，宜引用。标准中的定义一般只局限于对该本标准的理解。同一管理标准的用语（或概念），表达同一意思或者描述同一现象时，应使用同一定义（术语）。只有在需要加以区分的场合，才能使用相似或者不同的术语。在本规范中，对文件名主题“程序”、“办法”、“规定”、“制度”、“手册”、“规范”、等作出具体定义，请正确使用。程序：对某一复杂事件的处理办法，强调各部门配合时的处理流程。如关于的处理流程。办法：对单一事件的处理办法，适合部门小范围内。如快速消除应力处理办法。规定：对单一事件的强制规定，适合全部门或全公司。如工伤管理规定。制度：对一类事件的规范标准，适合全部门或全公司。如车辆管理制度。手册：对一类行为或操作规范的集合，适合对某类岗位或某类行为作出规定。如销售内勤ERP系统操作手册。规范：对某一类行为的规则作出标准。如管理标准编写规范，即是对如何编写各类管理文件作出规范。注1：定义是明确概念的主要方法，定义具有避免模糊性和不必要重复的功能。在表述定义条款时，应注意以下要求：（1）定义概念的外延与被定义概念的外延应当完全相等，定义项和被定义项可以互换位置；（2）定义不能循环。定义概念不能直接或间接地包含被定义概念，要避免同义反复或循环定义；（3）定义一般不能是否定句。但给否定概念下定义时，可以使用否定定义；（4）定义必须清楚明确，不能用隐喻；（5）不宜对某一词语作出与该词习惯用法相悖的定义；（6）定义应当表明此定义是否穷尽。如果穷尽可采用“是”、“是指”等词表述，如果只是列举部分对象，可用“包括”等词；（7）应使用陈述语气而不是用祈使语气来表述定义。4.2.5 职责 a)“职责”为必备要素。“职责”中应明确哪个部门实施此项管理活动，当活动涉及几个部门时，应规定主管部门、协办部门及接口关系，还应明确该项标准的检查、考核部门。职责应注意组织机构的层次级别，以同一个层级的方式并列表述。b）对已确定的管理活动，应充分识别管理职责，明确归口管理部门并与之达成共识。c）以不影响执行效果或产生歧义为前提,写明履行该职责的现行部门名称。如组织机构变化,可以部门职能名称代替该机构名称（如“人事行政部”可写成“行政管理归口部门”；“技术部”可写成“技术研发部门”等）。d）涉及岗位（角色）职责，应在相关“管理内容”及其要求中体现，不得与部门职责糅杂在一起表述。4.2.6 管理内容a）“管理内容”是管理标准正文的核心内容，为必备要素。“管理内容”的内涵和外延应与标准的“适用范围”一致。标准起草前应识别过程，确定管理活动，明确管理内容和方法。即详细规定该管理活动的细节、明确输入、中间各环节和输出的内容，其中包括人员、物资、信息和环境等方面应具备的条件，与其他活动接口处的协调措施，将同类的活动整合后，拟定出相应的规则，节点设置简洁、合理、顺畅。b）对每项管理活动应提出管理要求和需形成的记录，应包括但不局限于以下要素： 由谁做，做什么活动，做到什么程度，做的时机、地点、做的方法，如何监督控制，特殊情况的处置，管理要求尽可能量化，不能量化的用可比较的特性表述，对有步骤活动可辅以流程图（见附件示例2）。相关环节的时间节点应尽可能明确，要求责任部门、责任人在指点的时限内完成业务办理，并传递到对口的业务部门。表述时不应使用指代模糊、时效不明的用语，如“相关部门”、“主管人员”、“及时”、“立即”、“两个工作日左右”等。流程图基本符号如下： 决策过程开始和终止过程流向c）对于内容复杂的管理标准(如员工手册等)，当条的层次太多时，可根据管理活动的特点或类别分别列出若干章，分别表述。4.2.7 相关文件标准中“相关文件”为可选要素，是指与该标准有接口关系或对其起支撑性功能的文件。引用相关文件应注意：a）与标准直接关联且不引用将导致标准使用者难以理解和实施的规范性文件应引用，但不得彼此循环引用或多“补丁”式引用。比较模糊的流程之间的接口关系应注意上下层级的标准的引用关系。引用时应写明标准的全称及编号，要有书名号。为方便标准使用，对规范性引用文件的关键内容可作摘要式或概括性简述，不必通篇引用。b）没有发布的标准不应引用。C）普遍适用的法律法规、众所周知的基础标准、程序、表单等通用性强的共性标准不必逐一列在“相关文件”中。4.2.8 相关记录标准中“相关记录”为可选要素，是指该标准内容覆盖范围内需执行的记录，但不包括对其起支撑性功能的文中所涉及的记录。记录的引用应写明记录（表格）的全称及编号；对公司0A的相关工作流程的引用也应写明该流程的全称，要有书名号。4.2.9 附件a）附件（附录）为可选要素，附件（附录）应在正文中明确提及，在附加说明之前列出其标题的全称，要有书名号。b）附录有规范性附录和资料性附录两类：规范性附录指对管理标准正文的补充条款和附加条款，是应遵守的规范性内容之一。资料性附录提供资料性信息，给出正确使用标准的示例、说明。附录的标识采用三行居中式（见附件示例3）：附录的编号：按条文中出现顺序用大写英文字母编；附录的性质:在括号内注明是规范性附录或资料性附录；附录的标题：应与内容一致；附录的章、条、图、表、公式的编号：均加上附录的编号和下脚点。4.2.10 附加说明“附加说明”为必备要素，具体内容包括：“本标准由XXX部门归口管理并解释”，注明本标准主要起草人、审核人及批准人等，格式见示例1。标准主要起草人署名一般只列1-2人，第一作者排在前面，主要修订人可与主要起草人合并写；标准审核人及批准人一般只列1人，涉及标准起草单位与归口单位不一致时，标准审核人应为归口部门负责人，涉及多个会签部门、审批领导时，按归口管理原则所列人员不超过2人。4.3 编排格式总体要求：风格统一美观，结构层次清晰，要素完整有效。4.3.1 页面设置出版标准的纸张应采用A4幅面。特殊情况（如图、表不能缩小时）允许采用A3幅面。上下边距为2.4cm，左右边距为2.4cm，页眉边距为2.0cm，页脚边距为1.5cm。每页均有页眉、页脚。4.3.2 正文版式a）页眉和页脚：页眉为“天和钻具”和标准编号，页脚为自动生成的页码，居中，字体均为5号宋体，其余为Times new roman体。b）首页：正文第一行空一行（5号字），空行后为标准名称；字体为3号黑体加粗。首页最后一行为发布、修订发布（如为修订）和实施日期，并有上划线，倒数第二行空行。注1：标准的生效时间，一般根据该标准的具体性质和实际需要来决定。通常有以下几种情况：（1）自标准发布之日起生效；（2）由该标准明确规定具体的生效时间；（3）规定发布后达到一定期限开始生效。c）末页：正文结束加终止符“ ”，终止符单独占一行，长度占整行的1/4。终止符下行为“附加说明”，无需缩进字符。d）字体、行距及条款编号：标准名称为三号黑体加粗，居中；正文字体为5号宋体，首行缩进2字,行距可为1.5行距；标准中章、条的标题以及段中的主题词采用黑体加粗，条款编号为5号黑体加粗，文字与条款号空一格。5 附件5.1 制度文本式样5.2 流程示意图（式样1、式样2）5.3 附录式样 附加说明：本标准由 归口管理并解释。本标准主要起草人：本标准审核人：本标准批准人：示例1：制度文本式样程序文件文件编号制定日期 版 次实施日期机密等级 修订日期拟 制审 核批 准长沙天和钻具机械有限公司 *管理办法1 目的*2 范围*3 职责3.1 *3.2 *4 内容与要求4.1 *4.1.1 *a）*注1：*（1）*b）*5 相关文件5.1*5.2*6 相关记录6.1*6.2*7 附件7.1 *7.2 * 附加说明：本标准由*部门归口管理并解释。本标准主要起草人：* *本标准审核人：*本标准批准人：*示例2：流程示意图(式样1)流程图说明与要求责任部门（人） 报告审批101010101010101010101010101010101010101010101010101010101010101010101010101010101010101010101010101