计算机会计第五讲采购与付款管理.ppt

计算机会计学AccountingInformationSystem 第五章采购与付款核算与管理 主要内容 第一节采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节IT环境下采购与付款子系统的流程分析第三节采购与付款子系统总体结构设计第四节采购与付款子系统的初始设置第五节采购与入库处理管理第六节采购发票 采购结算与付款管理第七节账表输出和统计分析 企业从采购到付款都要经历以下几个步骤 采购与付款业务流程分析 采购与付款业务流程涉及的业务部门有 请购部门 采购部门 验收部门 财务部门 供应商 外部部门 采购环节 请购 确定需求 选择供应商 确定订单 发布订单 验收货物 确认发票 货款支付 采购与付款流程 采购与付款业务核算与管理的特点 1 数据存储量大2 数据变化频繁3 管理要求高4 与其他子系统联系广泛 手工环境下采购与付款管理困惑的案例分析 福特北美公司在手工环境下的采购与付款流程 为什么要设置验收报告与发票进行核对 为什么要设置订单与发票进行核对 为什么会影响采购到付款流程的效率 流程图P223 主要内容 第一节采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节IT环境下采购与付款子系统的流程分析第三节采购与付款子系统总体结构设计第四节采购与付款子系统的初始设置第五节采购与入库处理管理第六节采购发票 采购结算与付款管理第七节账表输出和统计分析 采购与付款子系统的目标 1 灵活 正确地反映企业个性化特征2 正确反映采购与付款日常业务 并进行实时控制3 加强对资金的管理4 提供各种核算和管理信息5 充分应用网络技术实现无纸采购与付款系统 采购与付款流程构建的原则 数出一门 共同使用 质检 财务部门整个流程采用统一的数据库 采购订单 文件为主数据库在关键环节设计控制点 强化实时控制 柔性控制和刚性控制 请购与采购管理流程 存货验收流程 当供应商将存货送入企业 此时 由检验岗位的人员对存货进行检验 从采购订单文件中获取信息 并将存货信息与实物进行核对如果检验合格 将检验合格信息写入采购订单文件 将自动生成入库单传递到存货子系统的入库单文件中 请同学画出流程图 发票管理流程 1 发票处理 当采购部门或财会部门收到供应商的发票时 从采购订单文件中获取数据 自动生成采购发票的基本信息 2 发票管理岗位人员只将采购发票上的金额录入计算机 并保存在临时发票文件中 如果企业使用了EDI系统进行网上采购 那么可以通过EDI网络系统自动定期获取供应商发票并保存在临时发票文件中 经过发票与采购订单核对后的发票 才能保存在采购发票文件中 发票管理流程 3 实时控制 对采购发票进行实时控制 计算机自动从采购订单文件中获取合同金额 从临时采购发票文件中获取录入发票金额 如果发票金额大于合同金额 此发票不能处理 即对采购发票进行实时刚性控制 否则 生成采购发票 并将结果保存在采购发票文件中 这是一个非常重要的控制点 为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的控制作用 在IT环境下 发票管理岗位可以设在财务部门 也可以设在采购部门 但该岗位的人员必须是财务人员 并受财务部门管理 发票管理流程 4 采购结算 根据采购发票等信息 入库单信息确认采购成本 并根据财会人员预先设置凭证模版 自动生成转账凭证 传递到总账系统的临时凭证文件中 流程P228 付款流程 以采购订单文件为数据基础 通过应付款管理 出纳付款 将资金付给供应商 完成整个采购和付款流程 流程P229 IT环境下与手工环境下采购与付款流程的区别 1 IT环境下实现数据的高度共享和及时传递2 IT环境下保证数据一致性和工作高效性3 IT环境下加强了统计分析能力4 IT环境下使得无纸采购 付款业务成为可能 主要内容 第一节采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节IT环境下采购与付款子系统的流程分析第三节采购与付款子系统总体结构设计第四节采购与付款子系统的初始设置第五节采购与入库处理管理第六节采购发票 采购结算与付款管理第七节账表输出和统计分析 采购与付款子系统的数据编码设计 制定编码原则 按照一致性原则 层次性原则 易用性原则等设计供应商编码 一致性原则 供应商是来自全面各地甚至不同国家 而国家 地区在在行政管理上国家已经给出了统一的编号 如北京区号 010 南京区号 025 因此 供应商编码应该与国家行政区号保持一致 层次性原则 供应商来自不同的省 市 县等 因此 在编码上要体现其层次性 便于按省 市进行统计和分析 易用性原则 供应商是法人 每个法人都有区别与其他法人的电话号码 因此 在编码设计时可以采用电话号码 便于使用和记忆 采购与付款子系统的数据编码设计 选择合理编码方法 顺序编码位数编码分组编码 数据文件设计 请购单文件采购发票文件采购订单文件 采购合同文件 供应商档案文件采购价格文件 定期根据供应商提供的信息进行更新 入库单文件 与存货子系统共享 临时凭证文件 与总账子系统共享 供应商档案文件 数据结构 供应商档案文件 1 作用 该文件存储所有供应商的固定信息 文件中每个记录对应一个供应商 该文件的建立是为企业的采购核算与管理 存货核算与管理 应付账款核算与管理服务 保证在填制采购入库单 采购发票和进行采购结算 应付款结算和有关供应单位统计时提供一致的供应商信息 提高处理速度 减少工作差错 2 存储策略供应商档案文件作为查询用的目录文件 因此 可以采用一年一个文件 3 存储方式供应商档案文件按供应商编码建立索引文件 采购订单文件 1 作用 该文件存储企业确认的各种采购订单 是整个流程的核心和基础文件2 存储策略既可将采购订单文件设计成一个文件 也可将采购订单文件分成两个互相联系的文件 采购订单固定信息文件和变动信息文件 用 订单号 关键字连接 3 存储方式可以采用一年一个文件 数据结构P234 采购订单文件 采购与付款子系统的功能结构 主要内容 第一节采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节IT环境下采购与付款子系统的流程分析第三节采购与付款子系统总体结构设计第四节采购与付款子系统的初始设置第五节采购与入库处理管理第六节采购发票 采购结算与付款管理第七节账表输出和统计分析 为什么要进行初始设置 由于现实企业采购的存货 供应商档案 付款条件 结算方式等都是实实在在存在的 而且是千差万别的 因而 企业要实现用计算机完成采购与付款账款核算和管理 在使用采购与付款子系统前 就要针对本企业的业务性质 会计核算和财务管理的具体要求进行具体设置 将企业个性化特征嵌入系统 初始设置内容 存货档案设置供应商档案设置采购类型设置付款条件设置结算方式设置期初余额处理等 供应商档案设置 解释设置基本信息的目的 解释设置信用信息的目的联系信息 其他信息P237 供应商档案设置 期初余额设置 期初余额设置模块的功能是将用户输入的采购 应付账款等期初余额存入相应的文件中 为计算机系统核算和管理采购 应付账款等业务提供基础数据 期初余额模块是会计业务连续的要求 是手工采购 应付账款核算向计算机核算和管理转化的基础 录入的期初余额主要包括 采购初始业务 即将手工采购业务送入计算机并保存在采购订单文件中 应付账款初始业务 即将各供应商的应付账款期初数据送入计算机并保存在发票文件中 主要内容 第一节采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节IT环境下采购与付款子系统的流程分析第三节采购与付款子系统总体结构设计第四节采购与付款子系统的初始设置第五节采购与入库处理管理第六节采购发票 采购结算与付款管理第七节账表输出和统计分析 采购与入库处理管理 采购与采购入库管理是采购与付款子系统中的主要功能模块 为了做好采购管理又将采购管理模块进一步划分为 请购单处理采购价格管理选择供应商采购订单管理 处理请购单 1 录入请购单2 自动获取请购单3 审核请购单 采购价格管理 采购价格管理模块的功能是帮助用户解决 如何管理不同 相同 供应商在不同 相同 时期对不同 相同 产品的报价 如何随时提供给采购部门最新最完整的存货采购价格 如何处理存货的新老报价等等问题 提供采购价格管理屏幕 采购价格管理模块一般提供多种采购价格管理的屏幕显示格式 以供应商为关键字显示该供应商所有存货报价信息以存货为关键字显示该存货不同供应商的报价信息P244 采购价格获取方法 方法一 通过采购价格管理屏幕 将供应商提供的存货采购价格信息 纸张 一一送入计算机 并将相应数据保存在采购价格文件中 方法二 自动获取 即充分发挥计算机网络功能 管理者通过选择系统提供的 自动获取 功能指挥计算机自动从网上获取供应商的存货采购价格信息 并将相应数据存入采购价格文件 修改采购价格 方法一 以 供应商 存货 为关键字 从采购价格文件中自动获取信息 显示在屏幕上 并对价格进行修改 方法二 以 存货 供应商 为关键字 从采购价格文件中自动获取信息 显示在屏幕上 并对价格进行修改 选择供应商 选择供应商的基本原理一般来讲 随着管理软件的不断完善 在采购与付款子系统中应该设计选择供应商模块 帮助企业科学地选择供应商 选择供应商模块主要包括两个基本功能 供应商评价指标体系设置 自动生成供应商排名 P245图 选择供应商 供应商评价指标体系设置以供应商的交货指标 服务指标 价格指标 质量指标及各指标的权重等 形成一个完整的评价体系 以此作为评价供应商的依据 该模块允许管理者自行定义评价指标个数 并将具体指标通过屏幕输入系统 保存在指标体系文件中 选择供应商 自动生成供应商排名该模块从供应商评价体系文件中获取评价指标 从供应商档案文件 采购价格文件等文件获取供应商的质量信息 交货信息 价格信息等 按以下步骤进行排名 1 获取供应商的评价值2 计算出每个指标的实际得分和相应的级别3 根据权重计算每个供应商的总评估值4 将结果保存在供应商排名文件中 采购订单管理 采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议或者经济合同 主要包括 采购什么货物采购多少由谁供货什么时间到货到货地点运输方式价格 运费等 采购订单管理 采购订单是经济活动中的重要组成部分 因此采购订单管理是企业采购管理尤为重要的内容采购订单管理模块的功能主要包括 编制采购订单修改和审核采购订单关闭采购订单等 采购订单示例 如何编制采购订单 录入采购订单根据请购单编制 调请购单 功能按钮根据供应商排名选择供应商 查询排名 采购入库处理 采购的存货到达企业时 用户填制 修改 审核 打印和处理采购入库单 完成采购入库工作 采购入库单的类型采购入库单录入方式采购入库单的入口 采购入库单的类型 按进出仓库方向划分 入库单退货单按业务类型划分 普通业务入库单受托代销入库单 商业 采购入库单录入方式 直接录入根据采购订单生成采购入库单根据采购发票生成采购入库单 采购入库单的入口 在采购与付款子系统中设计采购入库模块 同时在存货子系统中也设计采购入库模块 当两个系统集成使用时 为保持数据一致性 采购入库单入口采用以下原则 若采购入库单在采购与付款子系统中的采购入库模块中录入 在存货系统就只允许修改和审核 反之亦然 主要内容 第一节采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节IT环境下采购与付款子系统的流程分析第三节采购与付款子系统总体结构设计第四节采购与付款子系统的初始设置第五节采购与入库处理管理第六节采购发票 采购结算与付款管理第七节账表输出和统计分析 采购发票编制 采购发票编制模块的功能是支持用户在计算机上输入和审核采购发票 并将结果保存在发票文件中 采购发票分类专用发票普通发票 普通 农收 废收 其他收据 运费发票 采购发票编制 采购发票格式 P250录入发票时考虑的问题直接录入 货到前 后录入根据入库单产生发票 若货到入库 可以自动生成发票 调入库单 采购订单 加速发票生成的速度 采购发票实时控制方式的设计 在手工环境下 采购发票的控制受人为影响因素比较大 其结果是无效的采购发票进入企业 财会人员被动地编制凭证 记账 导致采购过程失控 采购成本居高不下 在IT环境下 由于财会人员能够实时从数据库中获得采购订单 入库单等控制依据 因此 对采购发票进行实时控制成为可能 在设计采购与付款子系统时 应该改变观念 将事后控制转变为实时控制 并用实时控制的方法控制采购活动 采购发票实时控制方式的设计 用结构化描述语言PDL描述准则在系统中设置控制准则实时控制原理 系统自动从采购订单文件中提取数据 从控制方法文件中提取控制准则 与采购发票进行对比 并将结果显示在屏幕上 实时控制原理 采购结算 采购结算也叫采购报账 在手工业务中 采购业务员拿着经主管领导审批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门 由财务人员确认采购成本 在IT环境下 由于各子系统之间实现数据共享 因此 系统提供 自动采购结算 人工辅助采购结算 自动采购结算 将发票中的单价与采购订单文件中订货单价和暂估入库单价相核对发票中的数量与入库单文件中收货数量相核对如果核对结果完全相符 生成结算表 并在入库单文件 采购发票文件 采购订单文件中做采购结算标志如果不完全相符 提示采用手工辅助采购结算 手工辅助采购结算 手工辅助采购结算模块的功能是计算机根据采购订单号自动从采购订单文件 存货子系统中的入库单文件中选择出与正在录入的发票相关的数据进行核对 当发现暂估入库货物的暂估单价与发票单价不相符时 将反映该笔先入库后报销的采购入库业务的入库单 采购发票 以及采购订单数据显示在屏幕上进行审核 如果发票单价超出订货单价和暂估入库单价 及时查明原因如果认为原因合理 审核人员发出 审核通过 命令 系统自动根据该张入库单生成一张红字入库单 单到回冲 并根据采购发票结算出存货成本 生成一张蓝字入库单 自动传入存货子系统 同时在入库单文件 采购发票文件 采购订单文件中做采购结算标志 生成采购结算表 并将其转换为记账凭证 借 材料或材料采购等应交税费 应交增值税 进项税额 贷 应付账款传递到总账子系统 付款管理 应款管理模块的功能 从采购发票文件中筛选出特定付款到期日未付款发票用户根据企业情况选择将要付款的发票系统自动生成准备付款通知书 供出纳使用 自动付款有些先进的应付处理模块根据付款准备通知书文件自动开支票 并生成付款