2019年行政专员工作范文.doc

2019年行政专员工作范文 1）每月汇总各部门办公用品需求，预估当月清洁用品用量并进行申购、验收和发放。并进行一定量的办公用品储备，以备各部门的不时之需； 2）负责总部宿舍的入住接收、安排、检查，并在每月第一天提供前一个月的住宿明细和费用给财务部进行分割；每月汇总门店宿舍的入住情况并关注是否有异况，及时与领导沟通，并尽快解决问题。关注展店门店的宿舍租赁情况，与展店人员对接房屋选择、合同签订，协助追踪审批情况并建档； 3）收集总部过生日人员的名单，并准备贺卡、礼物、鲜花预定。提醒各总监、副总向各自的分管人员致以生日祝福； 4）接收会议室查询、预定，并在月初统计上个月的会议情况，并公布于OA上（此项工作后中途停止了几个月，于20XX年1月重新开始统计，现移交给前台）； 5）例行办公室5S、仪容仪表检查，提醒各部门人员及时整改。若有拒不整改或情节严重的，报人事行政经理发文通报批评。检查会议室等公共区域的环境卫生，为达到最佳视觉效果提出改善建议并申报执行； 6）总部备用钥匙管理； 7）咖啡机管理。关注咖啡粉、奶茶粉用量，及时申购、添加。发生故障时联系厂家前来维修等； 8）不定时检查保洁人员的工作，并协调处理她们反映的问题：如维修、清洁用品质量、损耗、安全问题等等； 9）总部办公室设备、资产维护登记、调拨。不定时检查总部灯具、水管、窗帘等以及其他设备（如打印机、数码相机等物品报修和追踪）的完好情况，及时进行更换、维修或申请报废。对采购买回的资产、设备进行验收，并登记到个人名下进行保管；对于部门申购物品提供依据和建议，如：是否有库存、是否可调拨等； 10）追踪定期维护、保养的事项。如冰箱断电除冰透气、净水器滤芯更换、地毯清洗、消杀四害等； 11）起草或协助人事行政经理进行规章制度的拟定和修缮，并关注执行情况； 12）行政类事务发布公文起草； 13）挂号信领取和送达，并对无署名的信件进行判断处理。 14）办公室杂志、报刊需求征集、订购； 15）人文关怀执行，准备贺卡、申请相关的礼钱或慰问金，并送达当事人的领导处； 16）每月集团彩铃、集团VPN新增、退出人员登记、送办理； 17）部门每月花费报销、以及其他报销单送签； 18）公共设施出现问题时，与物业联系，并追踪处理情况； 19）节日期间的办公室布置。包括物料申购、采买、报销、布置、回收、储存； 20）员工活动、大型会议的组织或协助组织。如：20XX年的年会、横店游、员工活动场地联系和租赁等； 21）其他领导交办工作和协作工作。如：20XX年增加4间总监办公室事宜的联系和协调；外单位来访时的会议室布置、相关物料提供等； 以上为主要的日常工作。在执行过程中，可能还有其他临时突发事宜，这里就不一一罗列了。如职业素养中的陈述，本人的工作本着务实、创新、细心、服务的指导理念，力求为总部人员提供一个良好的办公环境和无忧的后勤支持。份内的工作认真完成，有临时增加的工作能主动加班；对于同事的困难也是尽心尽力地协助，从不推脱。平日细心收集与行政有关的各类信息，提供给需要的人员 （二）总结年度专案工作完成况，分析不足及改进方向 1、20XX年总部年会举办人事行政经理董新峰协助 ?事件背景：本此年会是公司成立以来的第一届年会，客观来说，规模中等，形式保守。 ?会议安排及遇到的问题： 1）会议规格、时间、地点确定； 2）会议日程安排； 3）会议需要物料准备、追踪到位； 4）与会人员数量确定以及交通工具、住宿、游览安排； 5）会议当天的组织和协调； 6）会后费用报销及总结。 ?检讨部分 1)会议规格的确定花了较长的时间，导致一部分工作展开后，却因为规格的更改而化为无用，人力、财力上的花费和公司信誉方面都会有或多或少的影响； 2)该次会议最大的纰漏在手提袋的烫字问题上。因为该方案确认的时间较晚，没有足够的时间进行样稿确认就急匆匆地印刷，导致出货粗糙且有严重错误虽然错在印刷公司，但是我们却是直接的受损方，不但降低了会议整体质量，也给与会人员留下了不够细致的印象。最后由供应方提供没有带LOGO的手提袋来替代； 3)有鉴于此次会议所呈现出来的匆忙状况，建议20XX年的年会至少提前一个月开始筹备，会议的规格和曝光程度应谨慎确认，之后就不宜改动，筹备人员朝着一个方向去准备，沉着而漂亮地打造第二届的百利亨年会。 2、总部员工横店游 ?事件背景：此次是公司总部成立以来第一次大型户外游，从举办的时间、出游地点、方式选择到活动经费的预估、活动细节安排等前后断断续续花费了大约2个月左右的时间。本身比较成功，但是旅途的时间带给大家的劳累在很大程度上降低了大家的满意度。 ?活动安排： 1）活动地点和日期选择； 2）活动经费评估； 3）活动细节安排。与旅行社商讨行程表； 4）筛选参与人员的资格并确定最后人数。包括因公或因私无法参加活动的人员； 5）活动组别安排和注意事项宣布； 6）活动过程中的组织和企业文化的宣传； 7）安全返回并报销结案。 ?检讨部分：活动后，对于因公务而未能参加旅游的同事的补贴事宜未能一次性处理好，遗漏了3名同事，但核对后立即为他们补了申请，并确认领到补贴。 3、总部增加4间总监办公室以及影音工工程部搬迁事宜主办和协调 ?事件背景：由于高管增加，总监办公室不足，林总下达指令将原企划部工作区和制歌组工作间改造成总监办公室。 ?工程安排： 1）发工作联系单请展店中心安排工程事宜； 2）协助企划部和制歌组人员做好搬离工作，并安排好新的办公区域（包括桌椅摆放、组装联系、环境布置建议、追踪实施等