（英语语言文学专业论文）英语商务信函中的礼貌策略研究.pdf

摘要 礼貌是英语商务信函写作中个不可或缺的原则，然而，它又是一个十分复杂的现 象，受到各种因素的影响，而且经常隐藏在文字中，而不易被注意。这就使得学习英语 商务信函写作的学生和从事英语商务信函写作教学的教师很难掌握和处理商务信函中 的礼貌问题。为了解决这一问题，找出英语商务信函中礼貌现象的规律，本文作者进 行了这一课题的研究。 该论文目的在于探寻何种礼貌策略被运用于英语商务信函中，它们被怎样运用和为 什么这样运用，从而找出商务信函礼貌策略的潜在规律，以期提高英语商务信函的教学 和学习效率。论文以布朗和莱文逊的面子补救理论为理论基础，从篇章安排、句子结构 和表达方式三个层次仔细研究和分析了四类英语商务信函。在分析中，信函中的信息是 否威胁读信人的面子被当做判断使用何种礼貌策略和为什么使用该策略的主要标准。 论文得出如下结论：英语商务信函的礼貌策略是有规律可循的。具体而言，好消息 信函多使用积极的礼貌策略，强调直接和简洁；坏消息信函侧重于消极的礼貌策略，强 调间接和委婉；投诉函既采用积极礼貌策略也采用消极礼貌策略由于对方确实有错；劝 说函多侧重于消极礼貌策略，强调委婉和间接。 作者期望这一研究能有助于商界人士、商务英语专业学子和商务英语写作课教师更 有效地掌控商务信函中的礼貌现象，同时也希望它能为提高商务英语信函写作的教学效 果尽微薄之力。 关键词：英语商务信函，礼貌，面子，礼貌策略 a b s t r a c t c o u r t e s yo rp o l i t e n e s si sa l li n d i s p e n s a b l ep r i n c i p l ei ne n g l i s hb u s i n e s sl e t t e rw r i t i n g ，b u t i ti sv e r yc o m p l i c a t e df o ri ti so f t e ni n f l u e n c e db yv a r i o u sf a c t o r sa n di sq u i t eo f t e ni m p l i e do r h i d d e nb e t w e e nt h el i n e s ，s oi ti sn o te a s yf o rb u s i n e s sl e t t e rw r i t i n gl e a r n e r sa n dt e a c h e r st o m a s t e ra n dh a n d l et h i sp r i n c i p l e i no r d e rt os o l v et h i sp r o b l e ma n df i n dt h eb a s i cr u l e so f p o l i t e n e s sp h e n o m e n o ni ne n g l i s hb u s i n e s sl e t t e r s ，t h ea u t h o rc o n d u c t st h i ss t u d y t h ep r e s e n ts t u d ya i m st oe x p l o r ew h a tp o l i t e n e s ss t r a t e g i e sa r ea p p l i e di ne n g l i s h b u s i n e s sl e t t e r s ，i nw h a tw a yt h e ya r ea p p l i e da n df o rw h a tr e a s o n st h e ya r ea p p l i e di nt h i s w a y , s oa st of i n dt h eh i d d e nr u l e so fb e i n gp o l i t ei nb u s i n e s sl e t t e r s ，a n dt h u si m p r o v e t e a c h i n ga n dl e a r n i n ge f f i c i e n c yo fe n g l i s hb u s i n e s s l e t t e rw r i t i n g w i t hb r o w na n d l e v i n s o n sf a c e - s a v i n gv i e wa st h em a j o rt h e o r e t i c a lb a s i s ，t h et h e s i se x a m i n e sa n da n a l y z e s f o u rt y p e so fe n g l i s hb u s i n e s sl e t t e r sr e s p e c t i v e l yf r o mt h ed i s c o u r s el e v e l ，t h es e n t e n c el e v e l a n dt h ew o r da n de x p r e s s i o nl e v e l i nt h ea n a l y s i so fe a c ht y p eo fe n g l i s hb u s i n e s sl e t t e r s ， w h e t h e rt h ei n f o r m a t i o ni nt h el e t t e r st h r e a t e n so rh u r t st h er e a d e r sf a c ew a n ti sa p p l i e da st h e m a j o rc r i t e r i o no fw h a tp o l i t e n e s ss t r a t e g i e ss h o u l db eu s e da n dw h yt h e ya r eu s e di nt h e l e t t e r s t h i st h e s i sd r a w st h ec o n c l u s i o nt h a tp o l i t e n e s ss t r a t e g i e si ne n g l i s hb u s i n e s sl e t t e r s h a v ec e r t a i nr u l e st of o l l o w t ob es p e c i f i c ，g o o d - n e w sl e t t e r st e n dt oa p p l yp o s i t i v ep o l i t e n e s s s t r a t e g i e sa n de m p h a s i z ed i r e c t n e s sa n db r e v i t y ；b a d - n e w sl e t t e r st e n dt oa p p l yn e g a t i v e p o l i t e n e s ss t r a t e g i e sa n de m p h a s i z ei n d i r e c t n e s sa n db e i n gr o u n d a b o u t ；c o m p l a i n i n gl e t t e r s t e n dt oa p p l yb o mp o s i t i v ea n dn e g a t i v ep o l i t e n e s ss t r a t e g i e ss i n c et h er e a d e rh a sd o n e s o m e t h i n gw r o n g ；p e r s u a s i v el e t t e r st e n dt o u s en e g a t i v ep o l i t e n e s ss t r a t e g i e s 、析t l lt h e e m p h a s i so ni n d i r e c t n e s sa n db e i n gr o u n d a b o u t t h i ss t u d yi se x p e c t e dt oh e l pb u s i n e s sp e o p l e ，e n g l i s hb u s i n e s sm a j o r sa n de n g l i s h b u s i n e s sw r i t i n gt e a c h e r st oh a n d l ep o l i t e n e s si nb u s i n e s sl e t t e r si nam o r ee f f e c t i v ew a y i ti s a l s oh o p e dt h a tt h es t u d yc a nh e l pi m p r o v et h et e a c h i n ge f f i c i e n c yi ne n g l i s hb u s i n e s sl e t t e r t e a c h i n g k e yw o r d s ：e n g l i s hb u s i n e s sl e t t e r s ，p o l i t e n e s s ，f a c e ，p o l i t e n e s ss t r a t e g i e s 西北大学学位论文知识产权声明书 本人完全了解西北大学关于收集、保存、使用学位论文的规定。学 校有权保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子版。本人 允许论文被查阅和借阅。本人授权西北大学可以将本学位论文的全部或 部分内容编入有关数据库进行检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制 手段保存和汇编本学位论文。同时授权中国科学技术信息研究所等机构 将本学位论文收录到中国学位论文全文数据库或其它相关数据库。 学位论文作者签名：j ! 益，豳烟 指导教师签名： 态丝垒 年月日少f d 年l 月f 垆日 西北大学学位论文独创性声明 。 本人声明：所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工 作及取得的研究成果。据我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地 方外，本论文不包含其他人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含 为获得西北大学或其它教育机构的学位或证书而使用过的材料。与我 一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均已在论文中作了明确的 说明并表示谢意。 学位论文作者签名： 绷袤局 加，口年多月白日 西北大学硕士学位论文 c h a p t e rii n t r o d u c t i o n t h i sc h a p t e rd e a l s 、析t l lt h eg e n e r a ld e s c r i p t i o no ft h es t u d y i tf i r s t l yi n t r o d u c e ss o m e g e n e r a li n f o r m a t i o no fp o l i t e n e s s ；t h e n i td i s c u s s e sb u s i n e s sc o m m u n i c a t i o na n db u s i n e s s l e t t e r s ，s t a t i n gt h a tb u s i n e s sl e t t e r sa l eav e r yi m p o r t a n tw a y o fb u s i n e s sc o m m u n i c a t i o n ；i n t h i r dp a r to ft h ei n t r o d u c t i o n ，t h ea u t h o rp r o v e st h en e c e s s i t yo fa p p l y i n gp o l i t e n e s ss t r a t e g i e s i ne n g l i s hb u s i n e s sl e t t e r s ；a f t e rp r o v i d i n gt h ea b o v ei n f o r m a t i o n , t h ea u t h o rs t a t e st h e p u r p o s ea n ds i g n i f i c a n c eo ft h es t u d y , a n dl a s t l yg i v e sa l lo u t l i n eo ft h ew h o l et h e s i s 1 1 d e f i n i n gp o l i t e n e s s p o l i t e n e s si sa ni n t e g r a lp a r to fo u rd a i l yl i f ea n dac r u c i a lf a c t o ri nh u m a nc o m m u n i c a t i o n p o l i t e n e s sh e l p sp e o p l el e a v eaf a v o r a b l ei m p r e s s i o no no t h e r s ，c o m m u n i c a t e 晰t 1 1o t h e r s s m o o t h l ya n dp l e a s a n t l y , a n dm a i n t a i nal o n g - l a s t i n gg o o dr e l a t i o n s h i pw i t l lo t h e r s b e c a u s eo ft h ei m p o r t a n tr o l ep o l i t e n e s s p l a y si np e o p l e sc o m m u n i c a t i o n , m a n y l i n g u i s t sh a ds t u d i e di ta n dp r o p o s e dv a r i o u st h e o r i e sa b o u ti t f r o md i f f e r e n ta s p e c t s t h e f o l l o w i n ga l et h em o s ti n f l u e n t i a ll i n g u i s t sw h os t u d i e dp o l i t e n e s sa n dt h e i rt h e o r i e sa b o u t p o l i t e n e s s t h ec o n c e p to f p o l i t e n e s s o w e sag r e a td e a lt og o f f m a n so r i g i n a lw o r ko n “f a c e ”( 19 6 7 ) l a k o f f ( 19 7 3 ) s t a t e st h a tp o l i t e n e s si sa p p l i e dt or e a f f i r ma n ds t r e n g t h e n r e l a t i o n s h i p s i nh e ro p i n i o n ，“p o l i t e n e s si sas y s t e mo fi n t e r p e r s o n a lr e l a t i o n sd e s i g n e dt o f a c i l i t a t ei n t e r a c t i o nb ym i n i m i z i n gt h ep o t e n t i a lf o rc o n f l i c ta n dc o n f r o n t a t i o ni n h e r e n ti na l l h u m a ni n t e r c h a n g e ”( 19 7 3 ) l e e c ht h i n k st h a tp o l i t e n e s si su s e dt oc r e a t ea n dm a i n t a i n h a r m o n i o u si n t e r a c t i o n s ( 19 8 3 ) f r a s e ra n dn o l a nd e f i n ep o l i t e n e s sa sas e to fc o n s t r a i n t so f v e r b a lb e h a v i o r ( 19 81 ) b r o w na n dl e v i n s o nd e s c r i b ep o l i t e n e s sa s “ar e d r e s s i v ea c t i o nt a k e n t oc o u n t e r - b a l a n c et h ed i s r u p t i v ee f f e c to ff a c e t h r e a t e n i n ga c t s ”( 19 8 7 ) ac o n c l u s i o nc a nb eg o tf r o mt h ea b o v et h e o r i e st h a tp o l i t e n e s si sas e to fr u l e st h a tc a n m a k ec o m m u n i c a t i o ns m o o t h ，a n dc a nh e l pp e o p l ea c h i e v eh a r m o n ya n ds t r e n g t h e nt h e i r r e l a t i o n s h i p s 1 2 b u s i n e s sc o m m u n i c a t i o na n db u s i n e s sl e t t e r s b u s i n e s sp e o p l ec o m m u n i c a t ew i t l le a c ho t h e rt od i s c u s sd i f f e r e n tk i n d so fb u s i n e s s c h a p t e rii n t r o d u c t i o n i s s u e s t h e yn e e dt oi n t r o d u c et h e i rn e wp r o d u c t st oc o s t u m e r s ，a s ki n f o r m a t i o no fp r i c e so f c e r t a i np r o d u c t s ，p l a c eo r d e r s ，m a k ec o n t r a c t s ，e r e f o rd i f f e r e n tb u s i n e s si s s u e s ，b u s i n e s s p e o p l e c h o o s ed i f f e r e n tc o m m u n i c a t i n gm e t h o d s t h e r ea r em a i n l yt w om a j o rt y p e so f b u s i n e s sc o m m u n i c a t i n gm e t h o d s o r a lc o m m u n i c a t i o na n dw r i t t e nc o m m u n i c a t i o n o r a lc o m m u n i c a t i o nh a st h ea d v a n t a g eo fb e i n gt i m e s a v i n ga n dh i g h l ye f f i c i e n ts oi ti s o f t e nu s e dw h e n p e o p l ed i s c u s su r g e n to rc o m p l i c a t e db u s i n e s si s s u e s f o re x a m p l e ，b u s i n e s s p e o p l eh o l dm e e t i n g sa n dn e g o t i a t i o n st ot a l ki naf a c e t o - - f a c ew a yt os o l v ec o m p l i c a t e d p r o b l e m s i ft h e r e i s s o m e t h i n gu r g e n t ，t h e yd i s c u s s i t t h r o u g ht e l e p h o n e b u t , o r a l c o m m u n i c a t i o ni sn o tv e r yr e l i a b l es i n c em o s tp e o p l er e t a i no n l y2 5 o fw h a tt h e yh e a r i n o r a lc o m m u n i c a t i o n , i ti s q u i t el i k e l yt h a tp e o p l ew i l lf o r g e tt h em a s s a g e sv e r ys o o no r m i s u n d e r s t a n dt h e m ，e s p e c i a l l yw h e nw et a l ka b o u tc o m p l i c a t e db u s i n e s si s s u e s t h e r e f o r e ， b u s i n e s sp e o p l eh a v et op r e p a r ee n o u g hw r i t t e nd o c u m e n t so rm a t e r i a l sb e f o r et h e yh a v ea m e e t i n go rn e g o t i a t i o nf o r f e a rt h a tt h ec o m m u n i c a t i o nc a n n o tm o v es m o o t h l y ；a n dd u r i n gt h e o r a lc o m m u n i c a t i o nt h e ya l s om a k er e c o r d sf o rf e a rt h a tt h e ym i s ss o m ed e t a i l so ft h e w r i t t e nc o m m u n i c a t i o nm a i n l yr e f e r st ob u s i n e s sw r i t i n g i ti n c l u d e sb u s i n e s sl e t t e r s ， b u s i n e s sr e p o r t s ，m e e t i n gm a t e r i a l s ，a n n u a lr e p o r t s ，a n dc o n t r a c t s ，e t c w r i t t e nc o m m u n i c a t i o n i sn o ta se f f i c i e n ta so r a lc o m m u n i c a t i o n , a n di st i m e c o n s u m i n g b u tw r i t t e nc o m m u n i c a t i o n h a st h ef u n c t i o no fk e e p i n gr e c o r d so ft h em e s s a g e s t h i si sw h yi nt h i sa g eo fr a p i d c o m m u n i c a t i o n , b u s i n e s sp e o p l es t i l lu s et h em e t h o do fw r i t t e nc o m m u n i c a t i o n b u s i n e s sl e t t e r sa r eo n ei m p o r t a n tp a r to fb u s i n e s sw r i t t e nc o m m u n i c a t i o n t h e ya r e u s u a l l yu s e dt od i s c u s sb u s i n e s sm a t t e r s 、) l ，i mo t h e rc o m p a n i e s ，s om e yn o to n l yc o n v e y i n f o r m a t i o nb u ta l s oe s t a b l i s hc o m p a n yi m a g e ag o o db u s i n e s sl e t t e rm a yb r i n gp r o f i t sa n d e n h a n c et h er e l a t i o n s h i pb e t w e e nt w oc o m p a n i e s ，s ob u s i n e s sp e o p l ep a yag r e a td e a lo f a t t e n t i o nt o t h ew r i t i n go fb u s i n e s sl e t t e r s b u s i n e s sl e t t e r sa r em a i n l ya b o u tc o m m u n i c a t i n gam e s s a g e ，p u t t i n go u rt h o u g h t sa n d i d e a si n t oaf o r mo rac o d ew h i c hc a nt h e nb et r a n s m i t t e dt oa n o t h e rp e r s o n s ob u s i n e s sl e t t e r i n v o l v em o r et h a no n ep e r s o n ：i ti sn o to n l ya b o u tw r i t i n gt h el e t t e li ti sa b o u tt h a tl e t t e rb e i n g r e c e i v e da n du n d e r s t o o db yt h er e a d e r i na d d i t i o n , ab u s i n e s sl e t t e rn o to n l yc o n v e y ss o m e i n f o r m a t i o n , b u ta l s oc o n t a i n st h er e l a t i o n s h i pb e t w e e nt h ew r i t e ra n dt h er e a d e r s ob u s i n e s s 2 西北大学硕士学位论文 l e t t e r sd e a lw i t hb o t hm e s s a g ea n dr e l a t i o n s h i p ab u s i n e s sl e t t e rr e p r e s e n t st h ei m a g eo ft h ec o m p a n y aw e l l - p l a n n e db u s i n e s sl e t t e rw i t l l c l e a ra n dc o r r e c ti n f o r m a t i o na n dp r o p e re x p r e s s i o n s ，s h o w i n gr e s p e c t s ，c o n s i d e r a t i o na n d g o o d w i l lt ot h er e a d e rm a yl e a v eag o o di m p r e s s i o nt ot h er e a d e ra n ds t r e n g t h e nt h eb u s i n e s s r e l a t i o n s h i pb e t w e e nt h et w os i d e s i nc o n t r a s t ，ap o o r l y - p l a n n e db u s i n e s sl e t t e r 谢t l li m p r o p e r l a n g u a g ea n dm a n n e r sm a yh a v en e g a t i v ei m p a c to nt h eb u s i n e s sr e l a t i o n s h i pa n dd a m a g et h e c o m p a n y sl o n g t e r mb e n e f i t s t h u sb u s i n e s sp e o p l es h o u l db ev e r yc a r e f u li nw r i t i n go f b u s i n e s sl e t t e r ss oa st oa s s u r es m o o t hb u s i n e s sc o m m u n i c a t i o n 1 3 n e c e s s i t yo f a p p l y i n gp o l i t e n e s ss t r a t e g i e si nb u s i n e s sl e t t e r s a sa ni m p o r t a n tw a yo fc o m m u n i c a t i o ni nb u s i n e s sa c t i v i t i e s ，b u s i n e s sl e t t e r sa r ea b o u t c o n v e y i n gm e s s a g e sb e t w e e nt h ew r i t e ra n dt h er e a d e r t h ew r i t e rw r i t e st h el e t t e rw i t ht h e p u r p o s eo fc o n v e y i n gc e r t a i ni n f o r m a t i o n , o re x p r e s s i n gh i s h e ri d e a sa b o u tab u s i n e s si s s u e ， a n di no r d e rt om a k eh i m s e l f h e r s e l fc o r r e c t l y u n d e r s t o o da n dt h ei n f o r m a t i o no ri d e a s w e l l - r e c e i v e d ，t h ew r i t e rm u s tw r i t et h el e t t e ri nav e r ye f f i c i e n tm a n n e r as u c c e s s f u lb u s i n e s s l e t t e rc a l le x p r e s st h ei n f o r m a t i o no rt h ew r i t e r si d e ac o r r e c t l ya n dc l e a r l y , c a l lm a k et h e r e a d e ru n d e r s t a n dt h em a i ni d e ao ft h el e t t e re a s i l yo rw i l l i n gt oa c c e p tt h ew r i t e r si d e a , a n d m o r ei m p o r t a n t l y , c r e a t eag o o di m a g ef o rb o mt h ec o m p a n ya n dt h ew r i t e rh i m s e l f h e r s e l f g e n e r a l l ys p e a k i n g ，w en e e dt oa p p l ys o m es p e c i f i cp r i n c i p l e si nb u s i n e s sl e t t e rw r i t i n g f o rt h e s ep r i n c i p l e s ，e x p e r t sh o l dd i f f e r e n ti d e a s s o m eh o l dt h ei d e at h a tw es h o u l da p p l y s e v e nc s p r i n c i p l e s ，i n c l u d i n gc o n s i d e r a t i o n , c o m p l e t e n e s s ，c o r r e c t n e s s ，c o n c r e t e n e s s ， c o n c i s e n e s s ，c l a r i t ya n dc o u r t e s y s o m et h i n kt h a tw es h o u l do b e yf i v ec sp r i n c i p l e s ， i n c l u d i n gc l a r i t y , c o n c i s e n e s s ，c o u r t e s y , c o m p l e t e n e s sa n dc o r r e c t n e s s w h e t h e ra p p l y i n g s e v e nc sp r i n c i p l e so rf i v ec sp r i n c i p l e s ，w ef i n dt h a t c o u r t e s y ”i sam u s ti nb o t l lt h e s e t w os e t so f p r i n c i p l e s c o u r t e s ym e a n s p o l i t e n e s s ”，r e q u i t i n gt h ew r i t e rt ob et h o u g h t f u la n d p o l i t ei nw r i t i n gab u s i n e s sl e t t e r i ft h ew r i t e rp u t sh i m s e l f h e r s e l fi nt h er e a d e r ss h o e s ， c o n s i d e r i n gh i s o rh e rd e s i r e s ，p r o b l e m sa n de m o t i o n s ，t h el e t t e rw i l lm o s tp r o b a b l yb e a p p r e c i a t e d f o re x a m p l e ，t h ew r i t e rs h o u l da n s w e rl e t t e r sp r o m p t l yf o rp u n c t u a l i t yw i l l p l e a s et h el e t t e rr e c e i v e r ；t h ew r i t e rs h o u l du s ep r o p e rp o l i t ee x p r e s s i o n st os h o wr e s p e c tt o t h eo t h e rs i d e ；t h ew r i t e rs h o u l dc a r e f u l l yc o n s i d e rt h er e l a t i o n s h i pb e t w e e nt h er e c e i v e ra n d 3 c h a p t e rii n t r o d u c t i o n h i m s e l f h e r s e l fs oa st oc h o o s ep r o p e rt o n ea n dl a n g u a g e ，e t c f r o mt h ea b o v ed i s c u s s i o n , w es e et h a tp o l i t e n e s sp l a y sav e r yi m p o r t a n tw a yi nb u s i n e s s l e t t e r sa n dt h e i rw r i t i n g i fw ew a n tt om a k eo u rb u s i n e s sl e t t e r ss u c c e s s f u la n de f f i c i e n t ，w e m u s tl e a mt h ep o l i t e n e s ss t r a t e g i e si nb u s i n e s sl e t t e r s ，f i n dt h ep o l i t e n e s sr u l e sh i d d e ni nt h e l e t t e r s ，a n dt h e nu s et h e s ep o l i t e n e s ss t r a t e g i e st og u i d eo u rb u s i n e s sl e t t e rw r i t i n g 1 4 s i g n i f i c a n c eo f t h es t u d y a sm e n t i o n e d b e f o r e ，b u s i n e s s l e t t e r s p l a y av e r y i m p o r t a n t r o l ei nb u s i n e s s c o m m u n i c a t i o na n db u s i n e s sp e o p l es h o u l db ev e r yc a r e f u li nw r i t i n go fb u s i n e s sl e t t e r ss oa s t oa s s u r es m o o t hb u s i n e s sc o m m u n i c a t i o n s ot h ea b i l i t yo fw r i t i n gg o o da n de f f e c t i v e b u s i n e s sl e t t e r si sr e g a r d e da so n eo ft h ee s s e n t i a ls k i l l sf o rb u s i n e s sp e o p l e n o w a d a y sm a n y c o l l e g e si nc h i n ah a v et h ee n g l i s hb u s i n e s sl e t t e rw r i t i n gc o u r s e s ，w i t ht h ep u r p o s eo f t r a i n i n gq u a l i f i e de n g l i s hb u s i n e s sp e o p l e b u tt h ec o n d i t i o no fe n g l i s hb u s i n e s sl e t t e rw r i t i n g i sf a rf r o ms a t i s f a c t o r y f i r s t l y , t h e r ei sat e n d e n c yo fp a y i n gt o om u c h a t t e n t i o nt ot h ei n f o r m a t i o n a lf u n c t i o no f b u s i n e s sl e t t e r sb u ti g n o r i n gt h ec o m m u n i c a t i n ga n di n t e r p e r s o n a lf u n c t i o no ft h el e t t e r s t e a c h e r sa n ds t u d e n t sf