印章管理规定.doc

印章管理规定编写部门编写/修订日期批准页数附件份数文件编号综合部2016-1-1董事会52ZD-XZ-06一、目的为规范公司印章/证照的使用、借用，确保印章/证照管理、使用的规范、有效和安全，根据国家有关规定，结合公司的实际情况，特制订本规定。二、适用范围公司所有部门。三、定义1、证照： 包括公司营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证等，包括不限于正副本原件、扫描件、复印件等；2、印章：公司依法刻制的相关印章，包括不限于公章、人名章、合同专用章、投标专用章、部门印章等，不同印章由分属不同部门的人员管理；3、印章/证照申请部门：提交使用印章/证照申请的部门；4、印章管理部门：管理上述印章并最终审批通过的申请文件上加盖相应印章的人员；四、印章/证照使用（一）公章的适用范围：1、对外出具的报告、报表、申请、请示、证明、委托单（函）等公文、函件以及需要使用此章的票据；2、授权委托书、介绍信以及其他证明个人身份之文件；3、需要使用公司公章的合同、协议及投标文件；4、起诉状、仲裁申请书及有关诉讼、仲裁文件；5、发布通知、决定、决议等内部公文；6、其它对外出具的可以加盖公章的文件。（二） 合同专用章的适用用于公司开展业务过程中签署的各类契约性文件，包括但不限于各类合同、协议、具备契约性质的备忘录、意向书等。（三）证照的适用1、在招投标过程中，按照招投标文件的要求使用；2、其他需要证照的情况（四）财务章的适用用于公司开展业务过程中签署的各类财务类文件，包括但不限于票据、对账单等，财务印章的管理参照财务相关管理规定执行。五、职责和权限（一）综合部：印章管理部门，负责对印章进行保管，审核用印文件，1、审核用印文件是否符合所选印章的适用范围；2、核对实际盖章文件与申请单信息是否一致；3、审核用印文件的审批权限是否完整；4、每月对使用印章后要求回收原件的比率进行公示并督促回收；5、对回收合规原件进行有序、安全存放；6、不在空白纸面或留有空白字段的文件上加盖印章；7、盖章时务必加盖清晰、骑缝章需骑缝完整，合同我方落款下要求有日期、有签字。8、对审批文件中存在的各类隐患进行审核，并出具意见 9、印章使用登记与统计（二）印章/证照申请部门1、对申请加盖印章/借用证照原因的真实性负责；2、把加盖印章后的文件/借用证照及时按照申请原因交付应使用的地点；3、对需要回收的文件、合同等及时按照公司要求回收并交付相应人员；4、确保系统申请文件与用印文件的一致性。（三）印章/证照申请部门分管副总1、参照综合部的意见，对用印文件、使用证照申请的合法性及合理性进行审批。2、对于各类印章的借用申请进行预审。（四）公司总经理1、对于所有的用印文件以及证照的使用，进行终审。2、特殊情况需将公章带出公司办公地使用的，需报公司总经理审批。六、印章/证照的使用流程1、申请部门申请加盖公司印章或者证照使用的，申请部门根据公司规定向印章管理部门提交申请，并对申请出具初审意见，流程审批中，印章管理部门对需要加盖印章的文件按照权限进行审批，审批流程结束后负责加盖印章。2、如用印文件是属于需要专业部门加签的，该申请单须经专业部门加签后方可盖章，加签文件的范围包括但不限于诉讼类文件、财务对账文件、人力资源文件等；七、印章的刻制如各部门因工作需要需刻制印章，向综合部提出申请，并提供印章图案及刻制要求报综合部经理审批，经总经理审核确实需要的，综合部负责刻制。 八、罚则1、对伪造、变造印章（包括但不限于本规定所指印章和非本公司印章）、各类文件复印件或骗取、窃取加盖印章的空白文件的，一经发现，立即开除； 2、因违反本管理规定给公司造成损失的，由相关责任人承担。严重违反本管理规定的有关规定，导致触犯刑律、构成犯罪的，公司将报告有关机关，追究其刑事责任；3、印章借用后逾期未归还的，借用人所述部门将暂停投标专用章的借用，公司综合部将按照拖延情况处以处罚； 4、印章/证照申请人未按照申请时的用途使用盖印文件、借用证照、借用印章的，一经查实，将按照本罚则8.1条进行处理；5、印章保管员未按照本规定进行用印、借用印章的，综合部将按照具体情况予以处罚；6、印章/证照申请人未按公司要求的时间回收相应的文件、合同，归还印章等，印章管理员有权暂停该申请人的后续申请；九生效及解释本规定自颁布之日起生效，由公司综合部负责解释与修改。 综 合 部 2016年1月1日附件：印章借出申请表公司用章登记表使用日期用章名称使用人盖章内容