采购订单处理流程-初稿.doc

XXXXXX文件编号QJK03012版本号D/0采购订单处理流程保密等级公开生效日期2014年5月31日页码第 3 / 3页 1、 目的为了体现所有采购订单的严谨性，确保采购订单的物料能够满足生产计划的要求2、适用范围适用于公司所有正常下达的采购订单3、 术语无4、 职责4.1市场部负责提供销售定单。4.2物流部负责所有物料的请购申请，签收验收供应商来料。4.3商务部负责所有请购单的有效下达及所有采购物料的跟进,与供应商对账。4.4财务部负责与供应商付款。5、工作程序5.1物料请购 5.1.1物流部根据市场部销售定单、BOM表、生产周计划、库存物料，进行物料运算，生成请购单。5.1.2物流部经理审核批准请购单，并将请购单传递商务部。5.2物料采购5.2.1商务部签收请购单，对交期无法到要求的，4小时内通知物流部。5.2.2商务部根据请购单，根供应商份额4小时在U8中填写采购定单，生成订单号。5.2.3商务部经理在U8中审核批准采购定单。5.2.4商务部将采购定单以邮件、传真、电话等方式传递供应商，并要求供应对商对供货信息进行确认。5.2.4商务部每日上午9：00导出U8上日采购定单列表，以邮件的形式发物流部，物流部以此作收货验货依据。5.3物料跟踪5.3.1商务部采购订单发给供应商之后，对订单进行跟踪和催货，提前预警天数为1天，逾期报警天数为1天。5.3.2商务部要求供应商按我司要求填写送货单。5.3.3每天上午上班时，根据U8采购订单预警和报警表，预警定单与供应商联系实际到货日期。逾期定单在生产前1天通知物流部门、市场部、生产部等相关部门，由物流部对排产进行调整。每周对逾期定单进行一次整理，对逾期定单进行变更、关闭处理。5.4物料到货5.4.1物流部收货员根据采购定单列表核实供应商送货单，要求定单号、名称、规格型号、数量一致。5.4.2来料定单号、名称、规格型号不相符的，物流部拒收， 30分钟内交商务部处理。5.4.3通用材料、价值较低材，超定单来料10%由商务部经理批准审核可以接收，超定单来料10%由分管副总批准审核可以接收。商务部作超定单来料备查账，后续采购定单中扣除。专用材料不充许超定单来料，由商务部超出部退回供应商。5.4.4来料不足的，商务部负责补齐数量，对影响生产计划的缺料，由商务部组织物流部、市场部、生产部等相关部门进行评审，更改生产计划。5.4.5商务凭物流部签收送货单，在U8中根据采购定单生成到货送检单传递物流部收货员。5.4.6物流部收货员核对送货单与到货送检单信息，信息一致报检品质部送检。信息不相符的退商务部处理。5.5物料检验5.5.1品质部按检验规程进行来料检验，填写到货送检单，合格材料交物流部办理入库，不合格交商务部处理。5.5.2不合格材料由商务部组织品质部、技术部、生产部、市场部进行评审，可采取退回、特采、挑选方式。5.6补货5.6.1材料因进厂检验质量不合格，批量退货。商务部凭退货单作为请购依据从5.5.2进行操作。5.6.2在库品因退货，由物流部根据库存情况，开具请购单，商务部从5.2.2进行操作。5.7入库5.7.1物流部凭品质部签字到货送检单办理入库，录入员根据U8到货送检单生成采购入库单。5.8对账5.8.1商务部每月5日前与供应商进行上月对账，从U8导出上月采购单列表，传供应商。要求供应商在5个工作日内完成对账签字盖章确认，传回商务部作为开票凭据。5.8.2商务部与供应商对账出现差错时，商务部、供应商双方提供事实证据，在当月核实厘清，不得拖入下月。5.9开票5.9.1商务部与供应商对账无误，按合同要求开具发票，对账凭证作为发票附件。5.9付款5.9.1商务部根据采购合同、对账清单、发票，制定付款计划，相关部门签字审核，每月20-25号号上报财务部。5.9.2财务部审核付款申请单，每月25-30号进供应商进行付款。5.10订单执行统计5.10.1商务部每月未统计上月度的采购定单执行统计