河南SKD股份有限公司办公自动化方案建议书【强烈推荐，非常经典】

精细化管理 创 百年 企业 河南 SKD 新型能源材料有限公司 办公自动化 平台 方案 建议 书 【 机密资料，注意保密 】 当前版本： V1.1 日期 资料提供 职务 版本 备注 2010年 12月 18日 河南中工科技有 限公司 赫尚伟 销售经理 1.1 文档去向记录： 拷贝份数 接受人 职务 备注 1.1版 1份 河南 SKD 新型能源材料有限公司 版权所有与控制： 本文档版权属用友 致远协创 软件 河南最高级别钻石经销商 -河南中工科技有限公司（简称中工科技 ）所有， 河南 SKD 新型能源材料有限公司 信息化决策小组各位领导及其相关员工，均有 阅读、参考等权利，并依据其进行 IT 整体 规划 ,但未经用友软件股份有限公司许可，不得传播 、散发、印制给其他公司及个人 ,用于其他用途。 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 2 - 目 录 第一章 概述 . 5 1.1 用友致远 协创 公司介绍 . 5 1.2 用友公司简介 . 6 1.3 中工科技 简介 . 7 1.4 致远协创 OA 产品优势 . 8 1.4.1 管理思想落地优势 . 8 1.4.2 产品化优势 . 8 1.4.3 实施服务优势 . 9 第二章 河南 SKD 办公自动化项目分析 . 11 2.1 项目背景分析 . 11 2.2 河南 SKD 信息化现状分析 . 11 2.3 河南 SKD 项目需求分析 . 12 2.4 系统建设目标分析 . 16 第三章 技术架构设计 . 17 3.1 设计原则 . 17 3.1.1 先进性 . 17 3.1.2 稳定性 . 17 3.1.3 扩展性 . 17 3.1.4 安全性 . 17 3.2 技术架构 . 17 3.3 技术特性 . 18 3.4 应用架构 . 19 3.5 安全设计 . 20 3.6 运行环境 . 21 第四章 河南 SKD 办公自动化平台细节功能规划 . 23 4.1 关键功能 . 23 4.2 重点功能 . 24 4.2.1 电子办公桌 . 24 4.2.2 协同办公 . 24 4.2.3 知识管理 . 34 4.2.4 信息发布 . 39 4.2.5 应用关联 . 42 4.2.6 致远 OA 精灵 . 48 4.3 致远 OA 其他功能 . 50 4.3.1 公文管理 . 50 4.3.2 公文交换 . 53 4.3.3 日程、会议、计划 . 54 4.3.4 电子邮件 . 58 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 3 - 4.3.5 个人设置 . 60 4.3.6 常用工具 . 62 4.3.7 人事管理 . 62 4.3.8 在线帮助 . 64 4.4 致远 OA 扩展插件 . 65 4.4.1 扩展说明 . 65 4.4.2 Office 插件 . 66 4.4.3 U8 插件 . 67 4.4.4 短信插件 . 68 4.4.5 身份认证插件 . 68 4.4.6 安全传输插件 . 69 4.4.7 综合办公插件 . 69 4.4.8 RTX 插件 . 70 4.4.9 电子签章插件 . 70 第五章 河南 SKD 办公自动化平台实施及部署 . 73 5.1 河南 SKD 办公平台硬件部署 . 73 5.2 实施管理 . 74 5.2.1 流程管理 . 74 5.2.2 全程管理 . 74 5.3 实施保障体系 . 76 5.3.1 组织保障 . 76 5.3.2 制度保障 . 76 5.3.3 质量保障 . 78 5.4 实施进度计划 . 79 5.5 培训计划 . 81 第六章 针对 河南 SKD 的服务保障体系 . 83 6.1 服务宗旨 . 83 6.2 服务保证 . 83 6.3 服务体系结构 . 83 6.4 服务范围和内容 . 84 6.5 免费服务期限的服务承诺 . 85 附件：中工科技 OA 办公协同软件部分 客户 .86 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 4 - 前 言 承蒙 河南 SKD 公司 各 级领导的重视和支持，使我们河南中工科技有限公司（以下简称：中工科技） 有机会参与 贵司本次所提出的办公自动化系统 规划，对贵司 无纸化 办公、提升管理效率、加强考核管理 等业务的信息化部署提出 相关 建议。 通过了解，目前 河南 SKD 新型能源材料有限公司 （以下简称 河南 SKD ）领导对信息化的建设已经有了前瞻性的认识，已经不存在“做或不做”“上还是不上”的问题，而是“如何上”“怎么上”，通过信息化管理企业，提升内部管理效率、解决人情管理、实现精细化管理已经在 贵司 高层内部有了共识。围绕生产基地的供应链、财务内控管理 等 方面入手并逐步规划信息化系统的构想已经走在了同类其他企业的前面， 本次 OA 平台的搭建是对以上系统的有效补充。 对此，用友公司极为钦佩，我们将 派出最优秀的顾问团队，帮助 河南 SKD 合理规划、科学实施 。 用友致远协创公司作为全国最大的办公自动化 软件 生产 企业， 我们中工科技作为河南 最 权威的 致远协创的经销商及客户服务中心 ， 我们一直是 以推动管理进步为宗旨，有信心也有能力为 河南 SKD 提供全面的信息化解决方案。 中工科技 为能够参与 河南 SKD 的信息化建设感到荣幸，希望能够帮助 河南SKD 优化工作流程，提高工作效率，帮助企业向管理要效益，向效率要效益，从而进一步提升企业竞争力。 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 5 - 第一章 概述 1.1 用友 致远公司介绍 北京 致远协创软件有限公司 （ UFIDA Seeyon Software Technology Co.， LTD.）是由中国最大的管理软件、 ERP和财务软件供应商 用友软件股份公司等发起成立，专注于 协同管理 软件领域，集产品研发、市场拓展、渠道销售、技术支持为一体的 中国协同管理软件开发商和服务提供商 。致远 以“产品化、标准化”为基础，以“渠道伙 伴”为核心，规模化交付和营运， 致力于 成为中国协同管理软件的第一品牌，创 造最佳的客户价值和企业价值。 致远拥有一支经验丰富的优秀管理和开发团队，总部设于北京，拥有遍布全国的十余家分支机构和逾 千 家合作伙伴， 拥有中国最大的 协同管理 软件营销服务网络。 致远的核心产品 协同管理软件是国内唯一明确针对管理两大范畴之一的组织管理应用而设计，能有效帮助组织解决战略落地 、 文化建设、制度与规范管理、工作管理、 资源整合 、运营成本等难题。 致远 OA 协同 管理软件的诞生一改中国组织在信息化领域重业务轻组织管理的局面，开创了中国组织管理软件应用的新局面，与业务管理范畴的 ERP软件、政府业务管理软件相辅相成，成就各类组织信息化新的应用境界。 致远的产品赢得了 来自客户、产业界、行业主管机构的高度认可， 连续 五 年位 居中国 协同管理 管理软件市场占有率第一， 市场占有率近 20%， 致远 协同管理软件已成为中国用户首选协同产 品品牌， 消费者首选率达 28.34%。 目前，已有7000多 家国内外大、中型企业 、政府机关、法人社团逾 20万 客户端每天都在应用致远 协同管理软件 。 致远的成就也赢得了市场和业界的广泛认可：连续两年荣获中国“ 2004、 2005年度中国电子行业 用户满意单位、用户满意产品和用户满意服务单位”三项殊荣；2005、 2006 年度中国计算机用户协会“中国信息产业行业采购协同办公软件首选品牌”；中国计算机用户协会“中国信息产业 2005 年度协同软件产品覆盖率领先企业”；赛迪顾问“ 2004-2009 年度中国协同软件市场成长最快企业” 、河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 6 - “ 2005-2009 年度中国协同应用软件市场最具价值企业”、“ 2006-2009 年度中国协同应用软件市场年度成功企业”；产品 致远 OA 协同管理软件 荣获中国软件行业协会“ 2005 年度优秀软件产品”的荣誉称号，更被列入国家科技部“火炬计划项目”。 用友致远拥有规范的 软件研发、产品实施体系以及 完善的服务保障体系 ，公司研发、实施、客服等技术人员 270余人；拥有 先进的服务技术平台和多样的服务支持方式， 逾 千 家合作伙伴服务网络有效覆盖全国。 通过 400免费服务热线 、凭 借专业知识库为客户提供“实时、高效、专业”的一流标准化服 务，保障客户成功！ 定位： 中国协同管理软件专业的开发商和服务提供商。 使命： 让协同管理软件进入每一个组织，享受协同，快乐工作！ 目标： 成为中国协同管理软件的第一品牌，创造最佳的客户价值和企业价值。 发展模式： 以“产品化、标准化”为基础，以“渠道伙伴”为核心，规模化交付和 运 营 。 1.2 用友公司简介 用友公司成立于 1988 年，致力于把基于先进信息技术（包括通信技术）的最佳管理与业务实践普及到客户的管理与业务创新活动中，全面提供具有自主知识产权的企业管理 /ERP 软件、服务与解决方案。 2001 年 5 月，用友公司股票在上海证券交易所挂牌上市（股票简称：用友软件；股票代码： 600588）。用友软件股份有限公司连续多年被评定为国家“规划布局内重点软件企业”，是中国软件业最具代表性企业。 用友软件股份有限公司是亚太本土 最大 的 管理 软件提供商，是中国最大的管理软件、 ERP 软件、财务软件、集团管理软件、人力资源管理软件及小型管理软件提供商。目前，中国及亚太地区超过 70万家企业运行用友软件，每年超过 10 万家企业选择用友软件，每天超过 800万用户使用用友软件。用友软件让企业业务更加高效，反应更加迅速，效益更加显著。 用友公司的 ERP/企业管理软件，集团企业和行业解决方案，小型企业管理软件及在线服务等产品业务线，全面覆盖众多行业领域、企业规模和成长阶段。河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 7 - 用友公司拥有中国和亚太实力最强的企业管理软件研发体系，规模最大的支持、实施、培训服务网络，以及完备的产业生态系统。 用友公司拥有由总部研发中心、南京制造业研发基地、上海先进应用研究中心等在内的中国最大的企业应用软件研发体系和 3000 人的研发队伍。用友公司的 70 家分子公司、 60 家客户服务中心、 61 家授权服务中心、 150 家培训教育中心、 3000 名服务专家组成了中国管理软件业最大的 服务网络。在日本、泰国、新加坡等亚洲地区，用友公司建立了分公司或代表处。用友公司与超过 2000 家的各类合作伙伴一起为客户提供优质的服务和创新的解决方案。 以用友软件股份有限公司为主体的用友集团，定位于企业及政府、社团组织管理与经营信息化应用软件与服务提供商，旗下还拥有用友政务软件公司、用友移动商务公司、海晟用友软件公司、用友艾福斯公司、用友华表公司、用友致远公司等在内的投资控股企业。 用友公司的目标是：成就世界级的管理软件和移动商务服务提供商。 1.3 中工科技简介 河南中工科技有限公司位于郑州市花园路 39号国贸 新领地 11层 ，专业从事用友软件营销及服务工作、计算机软硬件开发 及销售 的高科技企业。公司创办于2004年，成立之初就与用友 公司 正式合作，经过近七年的发展，公司 在河南软件行业中已小有名气 ，被用友集团授权 合作 经营用友软件系列产品，曾获得用友软件几十项殊荣，被用友集团指定为用友软件授权客户服务中心、河南省五星级合作伙伴 、 用友致远协创 最高级别 钻石级合作经销商；连续多年被河南省科技厅、河南省创业促进会指定为河南省 ERP体检中心，河南省信息化建设辅导站等。 公司成立至今一直秉承 “ 为客户创造价值，做客户真诚朋友，与客户共赢 发展 ”的企业宗旨，已为河南省 两 千余家企事业单位提供优质高效的信息化服务，并积累了丰富 的行业实践经验。目前公司已是河南省规模较大、实力雄厚的软硬件 经销 商 之一， 公司 将 为成功打造 河南省最大的信息化服务平台而努力！ 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 8 - 1.4 致远 协创 OA 产品优势 1.4.1 管理思想落地优势 1.4.1.1 深刻理解企业高层管理重点的优势 企业高层将宝贵的时间和精力，应该集中放在把握企业重要项目、重要人员上来，由此可以基本把握企业发展方向，避免被繁多的信息淹没；用友 致远 协同办公系统专门为企业高层研发了这个功能，使得高层管理者可以站在战略高度，随时掌握重大项目的进展 情况，重要人员的工作情况，轻松实现企业全局掌控！ 1.4.1.2 深刻理解组织行为和组织管理优势 企业就是一个组织，如何管理企业以高效完成企业的终极目标，需要对组织行为和组织管理具备深刻理解，这是研发 OA 办公自动化系统的软件厂商必修之课，没有组织行为和组织管理的深层理解的办公自动化系统只能称之为功能的模仿和代码的堆砌。用友 致远协创 经过多年对组织行为和组织管理方向的研 究获得重要意义的成果。 1.4.2 产品化优势 1.4.2.1 产品 持续 升级优势 软件厂商的存活和成长及其产品的平滑升级，是 IT 投资的 有力 保障。为了确保用户的投资能够可持续的增值和发展，用 友 致远 协同办公系统自诞生之日起就坚持走产品化升级的道路，并郑重向用户承诺每年提供 2-3 次的产品升级服务，从而实现用户 IT 投资的保值、增值。 1.4.2.2 系统 易用性优势 经过大量的用户应用证明 ，用友致远 协同办公系统 的产品易用性设计使用户河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 9 - 单位 OA应用推广的风险几乎为零，无需学习的办公软件在用户中深受欢迎。 1.4.2.3 系统稳定性 优势 以产品化要求设计产品，支持产品的稳定运行，提供长期的升级保障，推动产品的稳定应用。产品部分的代码以及产品的接口都经过验证。以产品为基础的应用开发保证了基础系统的稳定性和可靠性。定制开发的部分由于是按照接口 规范来定制的，所以其操作在一定的范围内，容易好地控制质量。 1.4.2.4 系统开放性 优势 使用成熟的产品为基础。借用已经实现的接口，无需对协同平台的工作流整合等基本接口进行设计，从而缩短了设计周期。避免了重复的基础功能编制，让系统建设直接从满足用户单位特定需求的部分开始定制，使开发时间大为节省。由于成熟的产品经过多方测试，在系统的整合和测试只是针对定制部分，这样在很短的周期内就能完成测试。 1.4.3 实施服务优势 1.4.3.1 实施优势 用友致远 协同办公系统 已在全国成功实施了很多大型应用， 在成功实施过程中，沉淀的经验和优势分述如下： 适用性优 势 大型的物理办公环境往往分布于全国或全省范围，要求在逻辑上实现办公环境的统一和畅通沟通，用友致远熟悉大型的管理应用、异地办公需求、工作流程、文档管理、组织机构等应用需求，这些经验将使该项目的需求调研工作时间和工作量大大降低，同时，实施风险也大大降低。 部署优势 对于大型应用，用友致远拥有多套成功部署方案，包括统一集中式部署、分布集中式部署、分布式部署等，分别应对不同的规模，以及应用的不同时河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 10 - 期。 整合优势 成功实现了多家用户的业务数据打通，在成功应用的基础上形成了完整实用的系统接口。 平台化优势 用友致远 协 同办公系统 扩展性极强，能够 、 随用户单位的应用成长，在不影响办公平台和各业务系统的前提下，不断扩展出新的功能和应用。 低维护成本优势 产品化程度高，实现了一键式自动安装、开机自动启动、定期自动备份、一键式数据恢复、自动升级、自动补丁包等，同时，用友致远提供专业服务网站，大大降低了对系统管理员的专业素质要求，降低了维护工作量和维护成本。 1.4.3.2 服务优势 中工科技 在对 用 户提供完善产品的同时 ， 更重视服务。通过销售服务、网络支持、并结合用友在全国各地的星罗密布的服务体系，建立了网状的遍布全国的服务体系，从而为客户提供周到完 善的服务。我们的售后支持人员是一支具备专业素质和优良服务意识的团队，为我们的客户提供及时方便的售后服务。我们将“做客户的朋友，为客户创造价值，持续性的为客户服务”的精神落实到每一个服务支持人员的服务过程中，使售后服务反馈中的客户满意率保持在很高的水平上。 我们提供的服务方式有： 注册服务、热线服务、远程安装及维护、网站技术支持及对重点客户的 VIP服务。 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 11 - 第二章 河南 SKD 办公自动化 项目分析 2.1 项目背景分析 据本次调研所了解，位居 河南百强企业 之一的 河南 SKD ，以规模化、产业化、多元化为公司的发展目标 。 公司主要从事研 发、生产、销售太阳能玻璃、 EVA胶膜以及光伏辅助材料等新型能源材料，其母公司 沁阳市 SKD 玻璃有限责任公司已有 27年生产工艺玻璃的历史，在超白玻璃生产技术方面具有良好的基础。公司目前拥有三条超白玻璃生产线，年产量 1000 万平方米；三条连续钢化玻璃生产线，年产量达 500 万平方米。公司自主研发的新型太阳能电池封装用 EVA胶膜，从物料配方到产品生产具备一整套独特的胶膜制备工艺，产品经过检测及用户的使用，各项性能指标已达到或接近本领域国际先进水平。 公司先后申请了12 项专利，其中 7 项已被国家知识产权局正式授权。公 司先后被确定为“国家级高新技术企业”，“高成长型民营企业”，“河南省民营企业百强”。公司的发展得到了省、市各级领导的高度重视和支持。河南省副省长刘满仓、河南省政协副主席、省工商联主席梁静，焦作市市委书记路国贤、市长孙立坤、沁阳市市委书记陈敬如、市长魏新洪等领导先后多次到公司参观指导工作。 公司 规模的不断扩大逐渐会带来厂区分散、异地化管理，沟通效率慢，管理难度大、信息不能 及时共享， 各项业务审批汇报、数据汇总、工作请示安排、规章制度变动，总部 政策不能有效及时下发，下属公司经营行为无法及时受到 监督等一系列问题，也 是 河南 SKD 领导下决心发展信息化，提升沟通效率的重要原因。 2.2 河南 SKD 信息化现状分析 通过了解，目前 河南 SKD 领导对信息化的建设已经有了前瞻性的认识，已经不存在“做或不做”“上还是不上”的问题，而是“如何上”“怎么上”，通过信息化管理企业，提升内部管理效率、解决 人情 管理、实现精细化管理已经在贵司高层内部有了共识。 目前， 公司整体 围绕 办公自动化平台、 供应链、财务 、 生产 等方面入手 搭建河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 12 - 信息化系统 ，网络硬件环境也均落实部署到位。计划通过本次 综合系统平台的搭建来完善公司整个企业信息化系统的建设，使企业真正踏上信 息化高速发展的轨道上来。 2.3 河南 SKD 项目需求分析 经过前期的调研、沟通、了解 ， 河南 SKD 准备搭建一套涉及财务、供应链管理、办公自动化等完善的企业信息化管理系统 ，目前 河南 SKD 公司 财务、供应链 等方面 已有了 信息化系统，而公司运营期 间 的办公 自动化管理 尤 为迫切，如协同工作、新闻、公告、知识管理、 工作流程、 管理制度落地、短信平台 业务管理模式和流程衔接模式，了解 公司 总部对下属公司的主要管理指标和管理流程。 河南 SKD 目前管理难点及解决思路 项目 管理难点 解决思路 部分工作过程难以规范化，执行效率低 纸质公 文 发起、 流转 、备档还依赖手工， 阅读权限难以灵活控制 ，不方便 个人、部门自我管理和上至下的考核依赖传统的电子表格、周计划、总结的模式，汇总效率低 领导异地批文及事务处理不便 总部 对下属子公司的业务 监控、 绩效 考核、 表单公文的督办依赖手工 ， 效率低 ，抗抵赖性差； 总部 内部新闻、知识难以分类共享，信息控制权限不严格 企业文化建立及公共信息还依赖手工、短信、宣传栏等传统的传播手段 利用协同软件的工作流及图形化过程管理 建立电子化公文流转及过程节点权限控制 利用用友 OA 预置的周计划、总结功能或表单、文件传递，结合工作流程 设计； 基于互联网及移动技术构架远程办公平台，未来还可引入短信审批； 利用协同软件的工作流、表单文件传递、督办、统计等功能； 建立企业新闻版块、知识管理库，分别授权管理 采用门户技术建设企业文化及沟通平台 通过调研， 我们 认为 河南 SKD 本次办公自动化平台的搭建应围绕以下目标开展： 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 13 - 1) 通过办公自动化平台的搭建， 建设一套 总 公司与 分子 公司之间 高效的信息沟通平台和信息 交流与共享机制； 2) 通过办公自动化平台的搭建， 实现 部门、组织间的 网上协同办公，实现总部 日常的工作流程审批、 公文收发管理、 总部 政策下达、内部 文件 报送 ，实 现无纸化办公 ，提升工作效率 ； 3) 通过办公自动化平台的搭建， 规范 公司 的办公和审批流程， 使 总部 各部门及分子公司的办公业务和管理 规范化、合理化、高效化 。 4) 通过办公自动化平台的搭建，帮助 公司 总部更加及时的对下属公司实现业务的监督、催办、考核，盘活业务，提升效率； 具体来说，我们认为实现以上目标， 河南 SKD 应在以下细节进行办公自动化平台的建设： 协同工作： 企业内部员工间的协同工作平台（包括异地协同）。支持简洁的文字编辑（不需其它的文字处理软件）、信息流转、回复、意见加载，以及附件加载。协同信息可转入邮件，邮件也可转 入协同信息； 协同工作应支持流程模板和自定义流程； 协同工作应支持手写签名识别、 WORD、 EXCEL 等对正文处理的功能扩展； 在协同中，使用者可以根据自己的办公特点，将自己最常用的流程对象和格式组合并保存起来，成为属于自己的个人模板，使用时无需再挑选格式和设置流程，可以直接输入新的信息内容并发送，从而进一步提高工作效率； 在协同流程处理中，支持流程的前进、回退、停止、终止； 在协同流程处理中，支持加签、知会、转发、归档等权限操作； 在协同中，每个人可以根据自己的信息归集方式建立完全符合个人需要的文档夹结构， 个性化的文档夹犹如自己的文件柜，配合多种 条件 的搜索器可以帮助每一个使用者快速地查找到目标信息； 公文管理： 通过合理的公文管理方式，可以极大改善传统的公文传阅困难，归档困难和调阅手续繁杂不便的状况； 公文按照国务院的行政公文管理方式进行管理并自动归档，解决公文的规范化和执行问题，拟发文、收文分发、归档等具体业务的 流程 化管理都符合国家公文管理规定； 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 14 - 通过公文模板定义、流程定义、发文、待办、催办、归档和查询构成日常公文系统。自定义模板，可以满足任意公文格式要求；流程定义，针对不同单位不同的办公流程，任意设置，满足 用户对公文流转的要求；通过待办、催办等信息集中显示，用户操作方便快捷；另外加上自动归档和手动归档；本地公文查询和异地公文查询等功能组合在一起，解决公文电子化后的各种应用需求； 可以将符合用户单位办公习惯的公文流程设置为系统流程模板，如发文流程、收办件流程、收阅件流程等等，全单位统一调用模板，达到规范化 管理 和一致性应用。公文模板应支持模糊化角色定义和节点动作权限定义，模板套用后系统自动匹配符合角色要求的具体人员到相应的流程节点； 系统可以显示公文流程图、文件正文、流程中各人员的处理情况列表、流程附件等流程相关 内容； 系统应支持收文管理和发文管理。 收文 管理可实现来文登记、批示、修改、传阅、反馈办理结果、自动归档等功能。发文管理适合单位在发文过程中的规范化流程管理。用户单位可以自由定义符合本单位发文规范的发文流程模板，工作人员拟文时必须调用相应的发文流程模板； 系统应支持自动文号管理和应用。对于发文时的公文文号，用户可根据本单位的公文编号标准，制定相应的文号模板。系统可根据模板定义的编号规则自行编号； 系统应支持痕迹保留功能。系统发文管理将支持痕迹保留和版本控制，以方便对发文过程的管理与控制。发文审批过程中，系统将 记录审批流程中每个审批人对公文正文的修改内容和修改时间，并且同一时间只允许一个人对同一公文的正文进行修改； 文档管理： 对个人档案和单位档案进行集中式信息管理，并可以授权下级部门的档案管理员，实现不同部门或下级单位的多档案员管理，并按权限进行设置； 电子邮件 ； 提供基于 Web 的电子邮件发送、阅读和存储功能； 提供含多域名选择的注册及登录页面验证邮箱用户合法身份；允许保留邮件在邮件服务器上； 支持个性化设置，可选择的每页显示 邮件 列表项目数、签名； 公共信息： 批量发布信息和使用者参与讨论的场所； 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 15 - 公共信息采用有针 对性批量发布信息的方式（如公告、调查）。可以按照职务级别、部门或全部发布信息；调查的投票功能帮助管理者及时掌握大范围的调查反馈；公共信息中公告和调查的发起功能只有被授权人才能使用； 公共信息讨论使用电子白板，每个人都可以在讨论区进行互动讨论，帮助使用单位加强团体沟通意识，辅助用户单位文化建设； 日程会议计划； 日程会议计划通过选择关联项目与 项目 绑定； 使用者不仅可以利用日程管理有效利用自己的时间，并对个人工作进行日 /周 /月计划，按照工作需要将自己的日程 /计划授权给他人（领导）查看，他人也可添加意见，从而大大 方便上下级的计划管理和沟通。另外利用会议功能可以进行对会议的召集和会议室等资源的申请使用。系统还应支持自动提醒、自动日期时间适配、私密事件隐藏，以及日历、周历、月历记事模式； 常用工具： 应包括员工通讯录、外部联系人等功能； 包括修改密码、个人信息设置、个人模板管理、代理设置、信息转移设置等功能。 系统提醒： 支持待办事件、待办公文、会议通知、日程 事件 提醒、已办事件、新发公告调查等的系统自动提醒功能。 关联项目及关联人员 ： 进行信息绑定，项目信息组织方式为一个时间段内的一组人产生的与这个项目相关的各种信息，如： 协同、计划、文档、会议； 移动办公 ： 移动办公系统主要 是通过为整个系统提供短信增值服务接口，并使用移动办公系统传递管理 信息，利用手机短信来提高办公效率，同时通过建立结构合理、安全稳定的短信服务体系；借助手机短信等移动通信手段，将业务进行有效地延伸，使 管理 更广泛、更及时、更可用； 未来可以规划 移动办公平台 的应用，通过 使用 GSM/GPRS/CDMA 等移动通信网络为承载，以 WAP、 SMS 或 Socket 为传播方式，针对 河南 SKD 的业务流程量身定制。 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 16 - 2.4 系统建设目标 分析 结合 河南 SKD 的 发展目标 ，此次办公系统基础平 台建设目标为： 搭建一个结合 河南 SKD 信息网络及应用环境的办公系统基础平台 搭建一个满足整体规划、分步实施建设策略的办公系统基础平台 搭建一个支持集中与分布部署相结合的办公系统基础平台 搭建一个提供 稳定安全、适应需求变化、支持扩展集成、便于管理维护的办公系统基础平台 搭建一个支持统一授权与分级管理相结合的办公系统基础平台 搭建一个提供各类 开发工具， 确保能够 以较低成本、较高效率地完善已有功能，扩充新增功能 的办公系统基础平台 搭建一个支持必要的客户化开发与集成，并简单易用的办公系统基础平台 搭建一个 包含 公文处 理在内的，支持河南 SKD 总部 及分子公司 内部 协同 的 办公系统平台 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 17 - 第三章 技术架构 设计 3.1 设计原则 3.1.1 先进性 采用成熟、先进的技术，确保系统技术的 持续领先 性 ，保证 IT 投资的有效性 、保值性 和延续性。 3.1.2 稳定性 系统确保 7 24 小时稳定可靠运行。提供系统 崩溃 时的快速 恢复机制， 确保系统出现故障时 能快速恢复系统 正常运行。 3.1.3 扩展性 充分 考虑 与其它应用系统之间的互联， 在满足现有系统互联的前提下，能够很好的适应未来信息系统增长的需要。系统架构设计 合理， 以利于今后的扩容和增加。 考虑对 于未来的发展，立足在协同办公产品的基础上 通过 升级改造 来 实现新需求的满足 。 3.1.4 安全性 安全性对 用户是 至关重要 的 ，一套 具有完整 安全防范措施，能够实现同其他安全系统配合完成防止系统外部成员的非法入侵、病毒传播以及操作人员的越级操作，避免遭受攻击。 3.2 技术架构 用友致远 协创 OA 协同系统办公软件采用标准 J2EE 结构，整个系统由 Java语言开发，技术架构如下图所示： 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 18 - 用户 层： 主要包括通知通报、新闻、工作简报等栏目，同时将各业务系统发布的信息有选择的向特定人群展现。这部分可以根据企业不断扩展不断完善。 表示 层： 它是系统中衔接数据和视图的关键。基础应用主要负责办公的功能实现， 组织完善业务数据，供管理层应用取样分析，主要包括办公的全部功能，如公文，协同子系统等。 应用 层： 主要架构在基础应用系统上，在完善的业务数据的基础上，进行综合查询、采样统计、流程分析等综合管理应用，是企业管理的辅助信息。 服务 层： 是基础服务功能，如用户基本信息建立、权限配置、配置信息、日志信息、集成系统的单点登陆，维护系统信息模型等等的基础建设。 数据层： 主要负责建立系统的数据的存储，数据加解密等，为整个综合信息平台提供基础数据视图和数据字典，建立可分析、可挖掘的信息数据，同时存放数据分析结果。 3.3 技术特性 跨 平台：支持 WINDOWS 和 Linux 操作系统 ，也可以支持 Unix 操作系河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 19 - 统 个性化：用户界面可配置，从而可选择内容和展现形式 集成性：第一信息化桌面，在展现层集成别的业务系统；也能被别的系统集成 高并发：单 台 PC 服务器 能够支持 1000 个 用户 同时在线办公 安全性：对文件数据、信息传输、权限控制有很强的控制能力 平台接口：提供应用开发和数据交换的接口和格式 3.4 应用架构 在协同办公软件中，我们自行开发了支持协同管理应用的核心 工作流 引擎，统一设计了组织基础数据，单独设计了数据管理层实现了对象缓存结构，并形成了完善的日志 管理基础架构。 在系统应用层，基于工作流系统规划实现了协同管理应用，实现流程、角色、表单相关的协同工作，公文管理系统也是基于工作流的实例化实现，除了这两个主要应用外，其它如邮件系统、计划、会议、即时通讯等都独立开发，知识管理通过独立的体系实现，与所有的系统都有独立的接口。 在应用表现层，目前已经实现了基于 IE 的纯 B/S 结构的接口，客户端完全免维护。基于 C/S、 PDA 结构的接口建立工作已经基本完成。 Unix、 Linux、 Windows 跨操作系统 数据库存储层 用户门户 协同工作 公文管理 表单应用 电子邮件 文档管理 日程会议计划 关联项目人员 人事档案 备份恢复 系统建设 综合办公 公文管理 off ice插件 短信插件 U8插件 数字签章 产品基本功能 产品插件扩展 协同工作平台 对象缓存层 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 20 - 系统独立开发了工作流系统、文档管理系统、消息收发系统 ，并形成了内部的插件标准用以扩展系统的功能应用。 在此基础上定义了系统的对象缓存，对于协同管理系统专有的内部对象进行缓存以提高系统效率，以支持更大的在线人数访问。 由此，构成了协同管理系统的产品化的开发平台，并基于此平台开发了协同管理系统的基本应用功能，形成了独立的标准化产品。 对于只有部分客户需要的应用特性，通过协同插件标准进行开发，以满足客户专有特性的应用，目前我们发布的选件应用全部是基于插件开发。在未来不长的时间，我们还将开发整合 Micorsoft 桌面应用的插件、整合手机应用的插件、整合其它产品应用的 插件。同样，客户的专有的应用需求也会通过这种技术进行开发，从而实现客户的个性化需求。 完整的应用框架如下图所示，协同 办公 系统是面向组织的管理软件，由系统部署是根据组织的具体需要组织出具体的应用信息分类和信息管理分类，形成企业、政府、事业和社团组织符合自己的运行管理平台，同时通过工具和扩展可以整合组织的其他应用，形成组织的体系化的信息应用。 3.5 安全设计 现代信息管理中系统和数据是否安全一直是信息化建立的最大问题，不安全的因素 可能来源于各种各样： 可能是有意的，也可能是无意的；可能是来源于河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 21 - 企业外部的， 也可能 是内部人员造成的；可能是人为的，也可能是自然力造成的。 总结起来，大致有下面几种主要威胁： 非人为、自然力造成的数据丢失、设备失效、线路阻断 人为但属于操作人员无意的失误造成的数据丢失 来自外部和内部人员的恶意攻击和入侵 前面两种的预防基本相同， 可以加强企业内部的管理，可以规范操作来减少这种不必要的损失 。 最后一种是当前 Internet 网络所面临的最大威胁，是电子商务、政府 、企业、个人 上网等顺利发展的最大障碍，也是企业网络安全策略最需要解决的问题。 基于 Internet技术并布局与可以通过 Internet 访问的系统，安全性的要求很高， 用友致远 OA 协同办公软件充分考虑了这些安全的要求，支持多级多种安全管理。 通过数据库安全性、系统数据安全性、应用服务器安全性、传输安全性、身份确认逐渐保证，同时提供身份认证插件保证客户安全 。 3.6 运行环境 推荐配置，以 IBM3850 为例 ： 型号 标准配件 选配件 合计 IBM 服务器 X3850M2 英特尔 至强 7420 /前端总 线 1066 MHz Intel Xeon Processor 7420 (2.13GHz/6MB L2 Quad Core), 1066MHz FSB； 8GB， 4 块 146GB；1. Cpu； 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 22 - 集成 RAID-0 和 RAID-1， RAID-5 操作系统 Windows Server 2003、 2008 企业版 注：不含显示器、键盘、鼠标，可以使用企业现有的显示器等，也可散件购买； 3 年客户更换元件和现场有限保修 。 2 客户端配置 处理器（ CPU） 内存（ RAM） 硬盘（ HD） 1 Conroe2(酷睿 2 双核 ) 2.66G 2GB （推荐） DDR 60G 2 Conroe2(酷睿 2 四核 ) 2.66G 2GB DDR 60G 注意： 不推荐使用赛扬（ Celeron）芯片为处理器的客户机，由于赛扬处理器缓存低，浮点运算较差，所以运行效果也较差。 客户端机器采购建议： 1、 推荐 酷睿 2 四核 2.4 以上、 2G 内存、 60G以上硬盘； 2、 采购客户端台式机时，如果习惯使用 WINXP系统，请务必要求商家给安装 Windows XP + Sp2（ Sp3）（专业版，不能是 HOME版），不建议安装 GHOST版本，同时 安装好 IE6.0+Sp1以及 IIS ； 其他 配置参考建议： 浏览器 IE 6.0以上 应用服务器 支持 J2EE标准的服务器 Tomcat 数据库 MySQL4.0.24版本 网络设备 网络交换机 注：根据用户并发数变更配置 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 23 - 第四章 河南 SKD 办公自动化平台细节功能规划 4.1 关键 功能 通过上面的需求分析，可以总结出 河南 SKD 的关键 应用需求，在此做逐一介绍。 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 24 - 4.2 重点 功能 4.2.1 电子办公桌 通过双首页满足用户日常办公的基本需求。个人首页以“人”为中心，通过事找人、人找事来满足工作人员日常办公中最核 心的工作处理。单位首页以信息推送的方式将企业内部的各类信息主动推送到所有相关人员的办公桌面。 主要特点 ： 支 持个人和单位双首页，分别展现出个人办公桌面和组织信息平台 支持 栏目布局可定制，信息内容可定制 提供按人、项目、业务、快速入口等多种信息分类方式，让协同系统的信息有机关联、有序呈现 提供全面功能入口和多种快捷操作方式 4.2.2 协同办公 我们每天有 各种 繁 杂的 事务需要处理 ： 一些是已经处理过还需要继续关注河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 25 - 的，一些 是 等待处理的 ； 一 些事务 是需要按照公司的规章制度严格执行， 一 些是根据具体的情况随机发起 ； 一些是管理者希望 在事务在处理过程中 可以轻松督查 ；一些是希望能够在处理过程中 能够随时查看各类参考信息 。 同时，协同 办公 也是人与他人之间进行沟通协作的基本工具，可以实现一人对单人、多人并发、多人串发按流程进行的多种沟通和信息传递。 4.2.2.1 工作流引擎 4.2.2.1.1 应用原理 新事务请求 事务处理请求 事件 回复意见 加签知会 回退撤销 转发协同 转发邮件 转发公告 处理 目标 存储 共享 分享 推送 价值 全面跟踪 过程共享 降低成本 可以利用协同工作提供新建 /待发功能发起一个协同事件诉求，通过流程角色定义、内容格式的编辑后，发送给接收处理者；发送完成后，发起者可以在 已发事项中跟踪每一个接收者的处理状态和结果，及时催办和掌控信息。 作为接收处理者，可以在 待办事项中查阅别人发送给自己的协同工作信息，即对该信息发表自己意见，态度，加载自己的附件等，如此有序的事件信息循环往复，达到日 常协同工作的全面、准确、及时沟通和交流。 处理完成后，接收者还可以继续在已办事项中继续查看其他人的意见和态度，最后，使用者可以根据自己的意愿删除信息或将信息保存在自己的个人文档夹中，进入文档管理，通过文档管理中的共享 /借阅 /转发功能，把信息传递给工作伙伴；配合多种条件的搜索器可以帮助每一个使用者快速地查找到目标信息。 协同工作主要体现协同处理事务，协同管理的概念。根据各行业业务需要，设定具体流程，使各种事宜在办公自动化系统中流转完成，真正实现无纸办公。协同工作流程既能够在同一单位内进行，也能够在上下级单位之间进行。各事项河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 26 - 能够按需进行文件表单的定制、流程的定制，制作简单灵活、易于使用、易于修改。因个人原因无法完成待办事项的，能够将待办事项移交他人代办，也能将移交出去的事项收回。协同工作支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见发布，以及附件上传。协同工作是致远协同管理系统的最重要的功能，也是业界唯一将协同从理念层面具体形成为功能和应用层面的创新。 4.2.2.1.2 功能 用友致远 协创 OA 产品提供一个二元工作 流支撑机制，也就是：刚性流程引擎（针对规范化制度应用需求）和柔性流程引擎（针对随机产生的应用需求）。 刚性流程引擎 在系统管理员完成表单制作之后，进行表单和流程绑定设置工作。刚性流程引擎的核心在于支持针对部门、角色、岗位、职务级别、隶属关系等的流程定义。 柔性流程引擎 柔性流程面向每个协同系统中使用的用户，每个用户根据每项工作的特点自行定义办理流程。柔性流程引擎的核心在于支持所有针对具体个人、部门的流转需求。 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 27 - 4.2.2.1.3 特色 支持流程模板和自定义发起流程 支持关联协同，实现从知识文档、已发和已办 /待办协同中提 取关联信息作为本次发出协同的超链信息，使多个协同有效整合成为相关联的完整的信息组合 支持流程分支，可以按组织角色和业务表单元素定义流程分支 支持协同工作预归档，将协同工作信息公布给第三方 支持流程执行过程中信息的振荡回复，在流程信息规范的前提下充分分享意见 全面支持 Office、 WPS 作为协同工作的正文和附件 支持转发协同 、 转发邮件 、 转发公告 4.2.2.2 智能表单 在 致远 OA 协同管理系统中，将企业的业务和沟通信息分为格式化信息和非格式化信息两大类，格式化信息如日常使用的各种单据，是执行控制的关键按单据，是组织要控制的信 息地细化定义，这些信息一般需要进行统计汇总；非格式化信息指日常的沟通、汇报等内容，注重实际信息的共享和呈报，不严格区分数据单元格信息。 致远 OA 协同表单系统正是将组织的各种单据（表单）通过流转控制进行执河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 28 - 行管理的平台工具。针对每个企业的表格、单据的格式和内容的多样性，而且样式经常更新、修改这样的事实， 致远 OA 协同管理软件设计为由业务职能的管理人员设计表单，定义流程和配置权限，以在企业的各种事务和业务流程中实现表单流转，如：市场费用申请 /特价申请 /普通发票申请 /增值税发票申请 /费用报销 /业务差旅申请 /报告流程 /合同审批 /客户投诉处理 /采购申请 /固定资产报废申请 /公务联络 /办公用品申报 /公章借用 /客户接待申请 /用车申请 /员工培训申请 /部门用人申请 /人员调动申请 /员工奖励审批 /员工违纪处罚报批 /员工转正审批 /加班申请 /考勤汇总 /出勤补登 /请假申请单 /工作交接 /重要工作请示等。 通过定义信息载体（表单），结合流程应用， 致远 OA 协同管理软件以配置的方式实现了切合企业管理实际的应用流程，而无须现场编写程序，为组织的成长、变化和流程重新设计提供了简要、方便的实现手段。 4.2.2.2.1 应用原理 数据采集 单据 审批 事件 定制表单 定义数据 流程绑定 表单统计 表单查询 二次加工 转发协同 处理 目标 审批 采集 加工 存储 推送 价值 单据全面跟踪 统计分析 降低成本 本质上看，表单提供收集（上报）、审定、确认和处理格式化信息的功能，通过支持组织流程的变化和执行的有效性管理，为组织的管理提供了核心价值，这也使表单成为协同管理软件的核心功能，解决了企事业单位基础业务执行控制的问题。 事实上，表单管理基于我们常规的管理制度定义了你能做什么和如何做，对于如何做，一般是定义甚至是印刷好单据用于执行控制， 致远 OA 表单系统正式基于这一管理原理设计的表单系统，将表单管理分为定义表单（画样式、定义内容）、绑定流程（确认单据如何流转）、呈现结果（定义查询和统计内容）以完成河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 29 - 抽象于各 种业务系统的表单流转程序。并在表单首页中集中完成流程事项的审批，跟踪，模板的调用发起，结果的统计查询。 具体的过程为，系统编辑支持定义表单数据，将设计的表单和协同流程绑定，将表单样式载入工作流程，通过表单权限解析和工作流的节点定义绑定在一起，完成表单的流转，审批；通过提供表单的查询和统计把数据提取出来，然后经过统计的逻辑进行加工，最后用统计报表的形式展现出来。 4.2.2.2.2 功能 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 30 - 表单首页： 表单首页：表单业务单据流程处理、跟踪，模板调用发起，表单数据查询统计 表单制作： 提供表单样式和内容的设计和编辑，定义表单数据 ，导入导出表单样式 表单流程绑定： 将表单样式载入流程，然后通过表单权限解析和工作流的节点定义绑定在一起 表单统计设计： 提供表单数据统计表样式的设计，设定统计范围。确定行列数据域 表单查询 /统计 ：表单的查询和统计把数据提取出来，然后经过统计的逻辑进行加 工，最后用统计报表的形式展现出来 枚举数据设置： 进行枚举数据的分类和枚举数据的设置 4.2.2.2.3 特点 各个行业和单位的表单结构的差异很大的， 用友致远 OA 协同管理软件提供方便快捷的表单设计和制作工具，支持办公人员设计表单、绑定流程、设计统计和查询的内容和权限。 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 31 - 针对表单制作中的技术因素和困扰， 致远 OA 协同管理软件支持远程制作表单，支持跨系统的 表单导入和导出，可以培养出单位的表单制作专家，支持表单流程制度 在组织中实施和修改完善，对集团化的规模部署尤其具有很大的价值。 表单制作面向办公人员 致远 OA 协同管理系统将复杂的数据结构定义和数据描述透明于表单定义之外，系统使用办公 语言 而不是 IT技术术语用于描述表单，使得经过简要培训（一般 2小时内）即可使办公室人员可以在 致远 OA 协同上画出表单。 流程绑定 系统流程定义和绑定通过图示化进行，对于表单的单元格采用制作时定义的名词而非 生涩的 IT 词语进行描述，支持单元格级的阅读、修改、追加（仅对描述和备注型信息）、隐藏等多种权限。 节点定义灵活 系统缺省定义了审核节点以确认单据数据的有效性，除此外对于如何审批、如何走流程没有任何人为限制，支持组织、人员、流程得变化而无须调整流程，即使需要调整流程也无须重新设计单据。 支持多种串并等多种流转方式 支持表单的多级审批制度，也可以通过并发审批以提高审批效率，提高执行过程的透明度和共享度。 支持组织信息的引用 在表单中支持引用组织中的部门、人员、日期等信息，与系统地基础定义有机结合，是组织级管理控 制的应用定义，提升了系统的有效性，降低了应用理解的难度。 支持统计信息的穿透查询 系统支持统计结果的分层穿透查询，使管理者最终可以查询到每一张单据，为组织进行执行控制和管理提供了完整的跟踪信息，保证了制度执行的有效性和透明度。 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 32 - 4.2.2.3 统计、查询 4.2.2.3.1 表单统计 通过表单统计实现对系统内各类协同表单产生的数据信息进行 可视化的数据统计并能够实现对统计结果信息的穿透查看。 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 33 - 通过表单管理员实现对统计方式的定义，并 进行相应的授权，实现领导可以随时调阅需要的统计数据。 4.2.2.3.2 表单查询 通过表单查询实现对系统内各类协同表单产生的数据信息进行可视化的数据查询并能够实现对统计结果信息的穿透查看。 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 34 - 4.2.3 知识管理 “信息孤岛”和信息共享一直是矛盾，不同的信息以不同的结构（如 EMAIL、备忘录、通讯、演示文档、扫描文档）存储着，动态信息和静态信息，外部信息，内部信息，以及跨部门地区的各种信息都存在于企业中，而这些信息系统缺乏相互连接的信息渠道，数据被封存在各自的信息设备中，最常见于各自的笔记本电脑和台式机上，各自的信息缺乏应有的关联，从 而给企业获取有用信息带来很大障碍，信息的积淀也变成一句形式大于实质的口号。 利用协同工作可以解决内部沟通与协同的问题，所有信息流通的各个过程可以通过预归档和归档存储到文档管理系统中，文档中记录了全部的过程细节信息，达到动态信息到静态信息的存储，同时文档管理提供的转发协同和邮件的功能，将存储的信息通过转发方式再次以协同和邮件的形式发送，有效利用了文档信息，使静态信息向动态信息的互通。文档管理可以通过借阅和共享形式将存储的信息共享给大家， 达到最大的资源共享。 4.2.3.1 应用原理 文档管理是提供存放文件，包括计划、会议、文档、公告的应用，同时协同全部归档到文档管理。 文档管理不仅仅是单一的文件存储功能，而是将事件的过程进行存储，是复合的文档结构，支持对于组织行为如协同工作的全息信息存储。 致远 OA 文档管理系统支持个人、单位、公文档案、项目文档四种文档的组河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 35 - 织形式。 文件归档管理是对个人、单位、公文、项目文档进行集中式信息管理，并可以授权下级部门的文档管理员，实现不同部门或下级单位的多文档员的管理。另外，预设“我的共享目录”和“我的借阅文档”，对个人的资料分别存放对其他人进 行开放的目录和文档。按权限对文档夹进行设置，分别为读权限（查看）、写权限（归档）、浏览权（可以看到文件列表但不能打开）、打印权限、下载权限（无此权限则文档只能查看不能下载）、管理权（读 /写 /增 /删 /更名 /移动 /授权等全部权限）。 另外，协同信息也可以预归档至文档系统；文档系统提供全面综合查询，并提供公文的组合查询。 文档管理系统采用了 WINDOWS 资源管理器的文档夹结构进行管理，同时文档信息来源于协同工作、公文流转，也可以是直接上传的 WINDOWS 文件如WORD、 EXCEL、 PowerPoint 和各种专业的 文档格式。 致远 OA 协同管理系统实现了一体化的文档管理，并且可以按组织结构进行分级，各单位独自留自己的文档，也可借阅、共享给其他单位，满足部门、项目和其它专项信息归集和应用的需要。同时，系统文档可以转发协同、邮件，实现了一体化的文档管理。 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 36 - 4.2.3.2 功能 预归档： 在文件管理中支持在协同发起中预归档文档夹中，在协同中设置了预归档的文件夹， 协同一经发起就预先存储到文件夹中，可以预先将协同信息借阅给相关的人员。 在线编辑： 文件管理支持 WORD、 EXCEL、 Html 和 WPS 文件进行在线编辑，对文档夹中的文件可以直接下载上传。 文件转发： 在文档管理可以将已经归档的协同信息，上传的文件进行二次转发，文件和协同可以再次转发为协同和邮件，实现全面协同管理应用，提供全组织公共信息的基础，达到系统各个信息互通，关联。 借阅共享： 文件管理中的各种类型文件和存储信息，可以通过授权方式借阅或是共享给他人使用，被借阅的人员根据相应的权限享有读写权或是只读权限 文档按权限进行设置，分别为读权限（查看）、写权限（归档）新建权（可建子目录并拥有该子目录管理权）、管理权（读 /写 /增 /删 /更名 /移 动/授权）。 支持协同工作流程信息、公共信息、日程、会议、计划等归档入文档管理子系统。 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 37 - 支持消息通知：可设定授权人是否接收文档变更消息。 综合查询：实现 致远 OA 系统内各类信息的快速查询 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 38 - 4.2.3.3 特点 全面支持协同工作、公告、新闻、调查、讨论等各种协同信息的复合存储，是全息化的组织知识一体化存储空间，同时支持各种文件的存储管理 支持静态文档转发邮件、转发协同、公告和新闻，文档信息可以借阅，文件夹可以共享，支持文件信息的多种利用方式 支持 WORD、 EXCEL、 WPS 等多种文件的直接编写和上传后的文件直接处理 支持浏览、读、写、打印、下载、管理等多种组织权限，使组织的信息积淀有安全保证 支持海量信息的管理与存放，以磁盘阵列的空间限制为文档信息存放的量限制 支持文档变更的消息提醒和操作机制 支持通过 致远 OA 精灵实现批量文档的上传 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 39 - 4.2.4 信息发布 致远 协创 OA 的信息发布 分为 四大类 ：公告、调查、讨论、新闻。 4.2.4.1 公告 普通用户可以查看 公告，在公告 列表中，点击 公告 标题可查看 公告 详细内容。在用户打开公告时系统会自动记录该用户打开公告的时间。 公告 类型和 公告 发布授权人由系统管理员设定，被授予 公告 发布权的用户可以发布该类型的 公告，并在 发布公告时确定每个公告的发布范围 。 4.2.4.2 调查 普通用户可以 参加 推送给自己的 调查，点击调查标题可进行调查信息的填写，完成调查后可以查看调查结果。 调查类型和调查 发布授权人由系统管理员设定，被授予 调查 发布权的用户可以发布该类型的 调查，并可以设置调查涉及的范围 。 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 40 - 4.2.4.3 讨论 普通用户可以 参加 推送给自己的 讨论，点击讨论 标题即可查看讨论的主题，并可以随时发表自己的意见，以及查看其它人员发表的意见。 讨论 类型和 讨论 发布授权人由系统管理员设定，被授予 讨论 发布权的用户可以发布该类型的 讨论 ， 并可以设置讨论 涉及的范围 。 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 41 - 4.2.4.4 新闻 普通用户可以查看新闻，在新闻列表中，点击新闻标题可查看新闻详细内容。新闻分类列表中只列出最新的五条新闻，新发布的新闻用 标识，用户可通过点击“更多”按钮查看其它新闻。 新闻类型和新闻发布授权人由系统管理员设定，被授予新闻发布权的用户可以发布该类型的新闻。 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 42 - 4.2.5 应用关联 4.2.5.1 关联人员 管理意味着在知识的基础上行使控制，而组织是管理的载体，人是组织构成的基本元素，基于管理幅度理论和人之间的关联度，以及人脑的记忆模型结构等多种因素的集合， 用友致远 OA 协同管理软件设计出了基于人员间相互协作结果的实时性和关联性而产生的 信息存放和利用结构，以高度关注的“人”来组织诸如协同，文档，会议，日程等信息，极大的提升了信息整合加工的有效性，使 致远 OA 协同管理软件的使用者很容易“回忆”起自己的某条信息，并在 致远 OA协同管理软件中根据人去找到信息。 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 43 - 4.2.5.1.1 应用原理 致远 OA 协同管理软件 通过建立 组织中 人员的关联机制，将工作中同事、上级领导和合作伙伴 的相关信息 快速关联在一起，可以快速查看到他们之前往来的协同，文档，日程，计划会议。 根据人员地关联关系，把相关的事件信息 统一在一起， 方便 快速查阅 和共享的关键结果数据，督察关联项目、关联人员的信息和状态 。同时，根据需要，可以给关联人员直接留言、发送协同、消息、委托安排事项，实现互动沟通。 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 44 - 4.2.5.1.2 功能 关联人员协同： 获得关联人员发出和收到的协同信息，转发查询到的信息 计划会议： 与关联人员相关的各种计划和会议 关联文档： 与关联人员之间共享和借阅的文档 日程： 查看关联人员的日程安排 ， 如果是秘书或者领导 ， 则可以安排日程 建立上下级和助手 /秘书关系，上级可以对下属进行工作检查和日程安排；助手或是秘书可以辅助安排领导的日程。 4.2.5.2 关联系统 在信息化建设中“应用孤岛”和 业务整合是常遇到的矛盾。企业针对自己某方面管理需求而引入的各种应用系统，在单个业务领域的管理上无疑有自己的特点，但由于它们无法面向整个的业务过程，各个系统之间也难以紧密集成，使得企业“环环相扣”的业务被这些分散的系统“分隔”开来，企业不得不花大量的河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 45 - 人力、物力在不同的应用系统之间切换，造成运营效率低下和反应迟缓。 另一方面，由于在企业组织角色的多样性和岗位职能的多样性，我们的职能部门人员和领导们经常需要在若干个系统中去工作，去展开信息应用。 基于以上两方面的需求， 致远 OA 协同管理软件设计了关联协同的应用集成， 用于解决应用呈现的集成问题。 4.2.5.2.1 应用原理 关联系统利用良好平台特性，能保证系统的可扩展和应用的长期提升，可以支持外部应用的联系，达到各个系统之间松耦合连接。 同时致远 协创 办公系统中提供了标准插件开发模式，支持应用系统直接整合到 致远 OA 协同管理软件平台上，通过各自独立的数据通道获取信息并呈现于一致的信息展现中。 4.2.5.2.2 功能 配置关联系统的密码 支持关联系统图标的嵌入 进行内部系统、外部系统和常用链接三种分类 关联系统查看进行授权 注 ： 致远 协创 OA 协同管理软件还支 持首页的信息集成，通过 Portal 实现信息的呈现。 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 46 - 4.2.5.3 关联项目 管理项目也是很困难的，好的项目管理首先是在项目团队中共享信息，协调一致，在分工的原则下共同完成目标。项目工作包含广泛，如筹备一次会议、举行一项重大活动等，也有一些行政中的如目标管理、督察督办等可以按项目进行管理。 在实际的项目工作中，事件的压力，领导和员工、客户和管理人员的沟通等，会造成项目管理的困难，对项目进行合理分工，形成领导、成员、关联协助人员等，并对项目信息进行集中归类，解决信息不连贯问题，为项目管理就可以打下一个良好的基础。 同时，项目 的执行过程可按时间纬度进行细分，并在实际工作中以项目阶段的方式展现，这样的应用旨在于方便对项目进程的监督和项目信息时间属性的明确。 在此基础上， 致远 OA 协同管理软件建立了必要的项目信息和归类，包括：时间、人员、协同、文件、日程、会议、计划、文档等相互联系要素，并实现了基于项目类别和项目阶段的信息分类管理，同时可以通过项目讨论、项目留言达成信息的高效一致。 4.2.5.3.1 应用原理 河南 SKD 股份有限公司 办公自动化系统 方案 文件 - 47 - 关联项目实现了对组织中的动态团队的信息进行组织和管理的模式，是面向团队的信息共享的高度集 成和优化，以“人”、“事”为中心，把日常办公中人们对自己关注的人，事件的状态（当前最新信息），“过程”（全部历史信息），“结果”（完成情况和文档）关联起来集中呈现和关联，并可以通过协同，邮件，在线消息等方式直接与关联的人员项目进行沟通，是信息组织创新的应用模式。 项目建立含有这些元素：项目名称、 项目类