标准商务文档学生工作页.doc

江苏省太仓职业教育中心校计算机应用基础学生工作页 课题名称用Word制作标准商务文档教师殷 利日期2007-09-11任务课时6课时案例资源00学习准备添加华文琥珀字体；安装Virtual PDF Printer和相关阅读软件学习目标1. 操作技能 分页符和分节符的使用 分节与页眉和页脚的配合使用 页眉和页脚的奇偶不同效果设置 为文档的标题设置级别样式 制作带有超级链接效果的文档目录 制作图片型水印和文字型水印 利用Virtual PDF Printer软件将WORD文档保存为PDF格式2. 相关知识 标准商务文档的应用场合、特点及组成要素 企业中标准商务文档的常规制作方法一、课题分析A：标准商务文档相关知识1 标准商务文档的应用。标准商务文档在企业中应用十分广泛，包括商务会议文档、商务洽谈文档、企业行为规范文档和员工手册文档。2 商务文档的组成要素。一份较正式和专业的商务文档应具备的要素：文档封面、专业的文档目录、正确的页码。3标准商务文档应该具备的特点。n 文档风格简单明了。n 文档格式正规、专业。通常包括“封面”、“目录”以及“正文”三部分。并通过在封面、页眉和页脚中设置公司名称或图片LOGO，以强化企业形象，并使文档更具专业性。n 文档结构清楚B：标准商务文档制作相关技能插入分隔符A：【插入】菜单【分隔符】，在“分隔符”对话框中选择指定分隔符插入。页眉页脚的设置A：【视图】菜单【页眉和页脚】页眉和页脚的奇偶不同设置A：【文件】菜单【页面设置】“页眉和页脚”选项设置标题级别样式A：【格式】菜单【格式和样式】，在指定格式或样式的下拉箭头中选择“修改”进一步设置。制作文档目录A：【插入】菜单【引用】【索引和目录】制作图片型水印和文字型水印A：通过插入图片或艺术字实现二、课题任务分解任务一：用分节来制作专业的文档封面要求：利用分隔符增加封面页和目录页输入封面页内容并设置：n 企业信息资源及产业结构研讨会（字型：华文新魏 字号：24.5）n 内部会议稿（字型：华文新魏 字号：26.5）n 菊园科技集团公司 2006-5 （黑体16.5）输入封面页内容并设置：n 目 录（方正姚体 二号 居中）操作步骤：1、 插入分节符。打开源文件，将光标定位在整篇文档最开始处（可使用快捷键【Ctrl+Home】），然后单击【插入】菜单【分隔符】命令，选择【分节符类型】中的【下一页】选项，如图。【确定】后，会在正文文档前多出一个空白页面，这个页面是文档的第一节，后面正文页是文档的第二节2、 参照上一操作在第一节中插入分页符。3、 输入内容并设置。在封面页输入要求2的内容，“目录”标题下暂时先空着，待后面设置了段落样式后可自动将目录插入。设置并调整版面如图。探索与思考：n 为什么要分节？n 分节符四种类型各有什么区别？n 分页的快捷方法是？n 分隔符设置好后，如何去除？任务二：设置文档的页眉和页脚要求：设置封面页的页眉和页脚n “封面页”页眉为LOGO图标（左对齐）n “目录页”页眉内容为“目录”（右对齐）设置正文页的页眉和页脚n 正文奇数页页眉设置为图片LOGO（左对齐）和“内部会议稿”文字（右对齐）n 正文偶数页页眉为“菊园科技集团”（居中对齐）n 正文页脚从编号1开始插入页码，并设置为居中对齐操作步骤：1、 打开“页眉页脚”对话框标。定位在文档的首页空白页中，然后选择【视图】【页眉和页脚】菜单命令，会立即进入到【页眉和页脚】视图。（由于对文档进行过分节，因此第一页和第二页的页眉中显示的是“页眉-第一节-”在页脚中显示的是“页脚-第一节”信息）2、 设置首页、奇偶不同。将封面页、目录页和正文页的页眉和页脚内容设置成不同的效果，单击【页眉和页脚】工具栏中的【页面设置】按钮&，打开【页面设置】对话框的【版式】选项卡，选择其中的【首页不同】和【奇偶不同】选项，如图所示。3、 为“封面页”页眉添加LOGO图标。通过【绘图】工具栏中的【插入图片】按钮，将事先准备好的LOGO图片文件插入到首页的页眉中，调整【文字环绕方式】为【浮于文字上方】选项，并拖放到合适位置。4、 为目录页添加页眉。将光标定位在“偶数页页眉-第一节-”（目录页）之中，输入“目录”文字，设置为“右对齐”，至此第一节页眉页脚设置完毕。5、 为正文奇数页添加页眉。将光标定位在第二节正文的第一页，发现当前页眉中的内容和第一节页眉中的内容一样，更重要的一点是，在页眉中有一行提示文字“与上一节相同”，为了实现与第一节不同的设置，在【页眉和页脚】工具栏中单击【链接到前一个】按钮，使按钮弹起呈不选中状态，将页眉中的“目录”文字删除，再添加一个图片LOGO和“内部会议稿”文字。6、 为正文奇数页插入页码。切换至当前页的页脚，利用【页眉和页脚】工具栏中的【插入页码】按钮来插入页码，利用【设置页码格式】按钮 ，在【页码编排】中将【起始页码】选项改为“ 1”，如图。7、 为正文偶数页添加页眉。将光标定位在“偶数页页眉-第二节-”中，在【页眉和页脚】工具栏中单击【链接到前一个】按钮 ，取消“与上一节相同”功能，然后在其中输入文字，“菊园科技集团”，并将其设定为“居中”对齐方式。8、 为正文偶数页插入页码。将光标定位在“偶数页页脚-第二节-”中同样取消【与上一节相同】功能，然后利用工具栏插入页码，插入的页码显示为“2”，也设置为“居中”对齐方式。9、 返回页面。正文所在的第二节的奇数页和偶数页页眉和页脚都设置完成后，单击工具栏中的【关闭】按钮，退出【页眉和页脚】视图并返回到Word【页面视图】。探索与思考：n 页眉页脚的作用？n “页眉页脚”工具栏的组成？n 如何删除页眉页脚信息？n “封面页不同”与“奇偶页不同”有什么含义？n 如何更改页码的起始编码？任务三：样式的应用与目录的生成要求：修改标题2标题的样式并设置快捷键n 标题2的字符格式为“华文琥珀”，快捷键为F2n 标题3的字符格式为“方正姚体”，快捷键为F3n 标题4的字符格式为“华文新魏”，快捷键为F4应用样式n 将正文中四篇文章的大标题（一级标题）“研讨会主题”、“企业信息资源规划与业务流程重组”、“我国信息产业结构分析”、“产业动态”应用“标题2”样式n 二级标题应用“标题”样式n 三级标题应用“标题”样式生成目录利用“文档结构图”查看文档大纲的结构操作步骤：1、定义样式。首先对现有的段落标题样式进行修改。选择【格式】【样式与格式】菜单命令，在Word窗口右侧打开了【样式与格式】窗格，用鼠标单击某样式右侧的箭头，弹出【修改】命令，逐一对现有的标题2-4的样式进行修改，可直接在对话框中选择需要的字体、字号以及“段落”对齐方式，也可以单击对话框左下角的【格式】按钮，会弹出更多修改格式的命令，【快捷键】命令则根据需要定义一个快捷键。2、应用样式。将光标定位在正文页第一个标题“研讨会主题”文字之中，然后按键盘的快捷键【F2】，光标所在的标题文字会立即套用“标题2”样式中的所有格式。应用此方法，把正文中所有的标题根据它们的各自段落级别，将“标题2”、“标题3”与“标题4”分别通过快捷键进行定义，样式定义完成后，文档标题前会自动显示一个“黑点”（编辑时有，打印时不显现）。3、插入目录。将光标定位在文档前面的目录页，然后单击【插入】【引用】【索引和目录】菜单命令，在弹出的【索引和目录】对话框中可以调整要插入的目录选项，标题样式是从“标题2”设置到“标题4”，单击【确定】按钮返回Word文档，在目录页中的光标，程序自动插入了文档目录，目录根据标题样式的级别自动进行了段落缩进，效果如图。根据样式插入的文档目录还带有“超链接”功能，根据提示，按住键盘【Ctrl】键，单击后可跳转至文档相应的标题处。探索与思考：n 能否将F1设置为样式的快捷键？n “修改样式”对话框中“自动更新”选项有什么作用？n 文档结构图有什么作用？任务四： 制作图片型水印和文字型水印要求：在正文奇数页设置文字型水印n 文字内容：内部会议，请勿外发n 空心艺术字效果，灰色填充，无线条颜色n 调整为倾斜，复制成三个并均匀分布于页面中在正文偶数页设置图片型水印n 插入图片n 调整图片大小、位置及旋转度n 改变图片颜色灰度n 复制成六个均匀分布于页面中操作步骤：1、 插入艺术字。光标定位到正文部分，双击正文第一页上方页眉区，进入【页眉和页脚】视图。单击【绘图】工具栏中的【插入艺术字】按钮（或选择【插入】【图片】【艺术字】菜单命令），打开【艺术字库】对话框，选择第一个默认的空心艺术字效果，对话框中键入文字型水印“内部会议请勿外发”后，选择字体为“华文琥珀”。2、 设置艺术字。设置【文字环绕】方式为【浮于文字上方】，利用艺术字右下角的控点将其拖拽至合适大小，再将它拖到正文的文字下方，然后利用艺术字上方的“绿色”控点进行角度旋转，将其调整为倾斜效果。将艺术字选中后，单击窗口下方【绘图工具栏中的【填充颜色】按钮右侧的下拉箭头，将艺术字的线条颜色设置为灰色；再选择旁边的【线条颜色】右侧的下拉箭头，将艺术字的线条颜色设置为【无线条色】。3、 复制艺术字。复制两个相同的艺术字，然后对它们进行位置调整，使其在当前页面中均匀分布即可。设置完成后如图所示。添加的艺术字在正文所有的奇数页中都会出现。4、 插入偶数页的图片型水印。将光标定位在正文偶数页页眉之中，单击窗口下方【绘图】工具栏中的【插入图片】按钮（或选择【插入】【图片】【来自文件】菜单命令），打开【插入图片】对话框，选择需要插入的图片，单击【确定】按钮后，将图片插入到偶数页页眉之中，如图所示。5、 设置水印的图片格式。利用【图片】工具栏中的【文字环绕】按钮将图片设置为【浮于文字上方】。然后调整图片大小、位置以及旋转角度。通过【图片】工具栏中的【颜色】按钮将图片设置成【灰度】。6、 复制图片水印。复制出6个相同的图片水印，并调整它们的位置，使图片平均分布在偶数页之中。设置完成后，效果如图。探索与思考：n 水印有什么作用？n 水印的制作有哪些方法？n 页眉中的艺术字或图片想作为水印下拉到正文处，无法实现怎么办？任务五：将WORD文件保存为PDF文件类型要求：下载并安装“虚拟PDF打印机”软件将WORD文件“打印”成PDF格式下载并安装阅读器利用阅读器查看PDF文件 操作步骤：1、 安装 “虚拟PDF打印机”软件2、 将WORD文件“打印”成PDF格式。打开【文件】菜单【打印】，在列表中选择。3、探索与思考：n 将文档保存为PDF格式有什么好处？n 除了PDF，还可以利用虚拟打印制作成哪些格式的电子读物，各有什么特点？三、疑难解答为什么要分节？答：建立一个Word文档进行排版时，经常需要设置许多格式，如页面方向、页边距、页眉、页脚，或重新分栏排版等，如果想要在文档的不同部分采用不同的版面设置，通过“文件”菜单中的“页面设置”来改变其设置，就会引起整个文档所有页面的改变。这时则可用分节符将整篇文档分割成几节（部分）。分节符四种类型各有什么作用？答：类型定义下一页插入一个分节符并分页，新节从下一页开始。连续只插入一个分节符并不对文档进行分页设置，新节自分节符后开始。奇数页插入一个分节符并分页，新节从下一个奇数页开始。偶数页插入一个分节符并分页，新节从下一个偶数页开始。“偶数页”分节或“奇数页”分节的作用主要是当WORD文档进行双面打印时，为一部分的结尾留出空白纸，便于装订和显示。插入“分页符”时，非要使用插入【分隔符】对话框吗？因为经常使用分页符，请问有没有什么快捷键？答：有，可以直接使用键盘的快捷键【Ctrl+Enter】来插入分页符。分隔符设置好后，如何去除？答：分页符、分节符和空格符、回车符一样都是编辑符号，在显示的情况下可以直接选中并删除。显示的方法有两种：法一：在【页面视图】下，单击常用工具栏中的（显示隐藏编辑标志）即可。法二：【视图】菜单中选择【普通】，切换到普通视图，可看到编辑标志。如何更改页脚中页码的起始编码？答：在【页眉和页脚】工具栏中选择 （设置页码格式），将【页码编排】方式由“续前页”改为“指定起始页码”。如何将页眉内容下方默认的黑线显示为双线方式？答：页眉中的那条黑线是Word自动设置的段落边框线，若想修改它可以首先进入到【页眉页脚】视图，然后选择【格式】菜单【边框和底纹】，在【边框】选项对话框中的选择相应线型，将之应用于“段落”中边框的底线部分。同理，请思考如何删除页眉中的黑线？能否将F1设置为样式的快捷键？答：不可以。不仅定义样式时不可以使用F1作为快捷键，在定义符合的快捷键时也不能用它。因为F1已被系统设置为打开帮助信息的快捷键了。四、分层拓展任务基本任务【操作要求】打开文档A5.DOC，按下列要求设置、编排文档的版面如【样文5-20】所示。1.页面设置:页边距为上、下各2厘米，左、右各2.8厘米。2.艺术字:标题“从窗子里进来的新娘”设置为艺术字，艺术字式样为第5行第4列;字体为华文彩云;形状为波形1；阴影样式17；环绕方式为四周型。3.分栏:将正文二段设置为两栏格式，加分隔线。4.边框和底纹:为正文第二段添加底纹，颜色为灰色-10%。5.图片:在样文所示位置插入图片: C：2004KSWDATA2pic5-20.jpg;图片缩放为30%;环绕方式为紧密型。6.脚注和尾注:为正文第一段第一行的“朝鲜族”添加双下划线，插入尾注:“朝鲜族：中国少数民族之一，主要分布在东北地区。”7.页眉和页脚:按样文添加页眉文字和页码，并设置相应的格式。拓展任务任务一：制作企业员工手册该任务与标准商务文档制作基本一致，但由于没有目录页，所以在页眉和页脚中的位置有些变化。大致操作方法提示： 由于没有目录页，所以设定标题页时可以只采用分页，而不用分节的方法。 为文档中的每个标题根据实际情况设定带有级别的标题样式，为随时插入目录和使用“文档结构图”做准备。 最重要的一点，由于文档中有标题页，在标题页中没有页码，所以通常会在页眉和页脚中设定首页不同的效果。但是在【页面设置】对话框中设置了【首页不同】选项后，一旦在第2页正文中插入页码，正文第1页就会显示出页码“2”，很不专业。通过更改【页码格式】对话框中的【起始页码】解决。任务二：在竖页文档中插入横页表大致操作方法提示：1首先将文档文字部分输入完成，然后利用样式将文档标题定义好，以备插入目录及使用“文档结构图”。2将光标定位在需要插入表格的文