0-1-05 管理.doc

上一节Excel 学习基本功能1、启动和设置1-05 管理文件1-05-01 添加一个储存文件的位置适用于Microsoft Office 2003Microsoft Office XP本文内容：1.向“我的位置”栏中添加快捷方式2.从“我的位置”栏中删除快捷方式3.重排“我的位置”栏上的快捷方式4.更改“我的位置”栏上的图标大小“我的位置”栏位于一些对话框（例如，“另存为”、“打开”和“插入图片”）的左侧，通过该栏，您可以指定要存储文件的文件夹。使用“我的位置”栏可以节省访问文件夹的时间，并有助于更容易地访问各个文件夹中的文件。在一个对话框中更新“我的位置”栏后，这些更改将应用包含“我的位置”栏的其他对话框。 注释 在您插入来自文件的图片时（“插入”菜单，指向“图片”、“来自文件”命令），“插入图片”对话框将显示“我的位置”栏。 Microsoft Office Outlook 2003 仅在“另存为”和“插入图片”对话框中有“我的位置”栏。要在“插入图片”对话框中显示“我的位置”栏，您需要打开一封邮件。 默认情况下，“我的位置”栏包含指向“我最近的文档”、“桌面”、“我的文档”、“我的电脑”和“网上邻居”文件夹的快捷方式。最多可以向“我的位置”栏添加 256 个文件夹，但不能向“我的位置”栏添加文件。 1. 要选择文件夹，请使用“保存位置”列表。2. “我的位置”栏的位置。3. 要向“我的位置”栏添加文件夹，请在“保存位置”列表中单击所需的文件夹，然后单击“工具”菜单上的“添加到我的位置”。4. 要查看更多添加到“我的位置”栏的文件夹，请单击箭头。1、向“我的位置”栏中添加快捷方式1.在“文件”菜单中，单击“另存为”。 2.在“保存位置”列表中，单击要在“我的位置”栏中创建快捷方式的文件夹所在的驱动器、文件夹或 Internet 位置。 3.单击要添加到“我的位置”栏的文件夹。 4.在“工具”菜单上，单击“添加到我的位置”。快捷方式将显示在“我的位置”栏的底部。 2、从“我的位置”栏中删除快捷方式1.在“文件”菜单中，单击“另存为”。 2.在“我的位置”栏中，右键单击要删除的快捷方式，然后单击快捷菜单上的“删除”。 注释 您只能删除添加到“我的位置”栏的快捷方式，而不能删除默认快捷方式（例如“我的文档”），除非对 Microsoft Windows 注册表进行编辑。有关如何删除默认快捷方式的详细信息，请参考本文的“请参阅”部分。3、重排“我的位置”栏上的快捷方式1.在“文件”菜单中，单击“另存为”。 2.在“我的位置”栏上，右键单击要移动的快捷方式，然后单击快捷菜单上的“上移”或“下移”。 4、更改“我的位置”栏上的图标大小1.在“文件”菜单中，单击“另存为”。 2.右键单击“我的位置”栏，然后单击快捷菜单上的“小图标”或“大图标”。 1-05-02 复制窗口或屏幕内容若要复制活动窗口的副本，请按 Alt+Print Screen。 若要在活动窗口出现在监视器上时复制整个屏幕，请按 Print Screen。 注释 若要将图像粘贴到 Microsoft Office 程序的文件中，请打开要将图像粘贴到其中的文件，然后按 Ctrl+C。1-05-03 把文件复制到CD适用于Microsoft Office System 随着越来越多的计算机标配中就包含 CD-ROM 驱动器，把数据烧制到 CD 上就很实用了，可以取代软盘作为人们用来创建备份副本和与其他人共享文件的可移动媒体。例如，您可能希望烧制一张 CD 来保存假期时拍摄的数字照片，而不去占用硬盘上的宝贵空间。您也可能希望把您的家庭财产清单的数字记录烧制在 CD 上，然后把 CD 存放在一个安全的保险箱中。把数据烧制到 CD 上的理由是多种多样的。1、 要点 Microsoft Windows 2000 具备内置的 CD 烧制功能。这一过程只适用于 Microsoft Windows? XP，它提供基本的 CD 烧制功能。要获得更多的功能，可以使用第三方软件供应商提供的 CD 烧制程序。有关这些产品的更多信息，请访问 Windows XP Catalog（英文），单击“Software”选项卡，指向“Utilities”，然后单击“CD-ROM”。2、把文件和文件夹复制到 CD 上1.把一张空白的可写入 CD 插入 CD 刻录机。使用下列磁盘之一： 可写入光盘 (CD-R) 可重写光盘 (CD-RW) 对于可写入 CD，您可以在 CD 上多次复制和清除数据。 2.单击“开始”，然后单击“我的电脑”。 3.单击要复制到 CD 上的文件或文件夹。 要选择多个文件，请在按住 Ctrl 键的同时单击需要的所有文件。然后在“文件和文件夹任务”下，单击“复制这个文件”、“复制这个文件夹”或“复制所选项目”。 如果文件位于“图片收藏”，在“图片任务”下单击“复制到 CD”或“复制所有项目到 CD”，然后转到第五步。 4.在“复制项目”对话框中，单击 CD 记录驱动器，然后单击“复制”。 5.在“我的电脑”中，双击该 CD 记录驱动器。Windows 将显示一个把这些文件复制到 CD 上之前放置文件的临时区域。验证您要复制到 CD 上的文件和文件夹出现在“准备写入到 CD 上的文件”下。 6.在“CD 写入任务”下，单击“将这些文件写入 CD”。Windows 将显示 CD 写入向导。按照向导中的指示操作。 注释 不要试图复制超过 CD 容量的文件。检查 CD 包装可以了解每张 CD 的容量。 对于 CD 上无法容纳的大文件，您可以复制到可写入 DVD（DVD-R 或 DVD+R）或可重写 DVD（DVD-RW 或 DVD+RW）。但是，Windows XP 不支持复制到 DVD 上，因此您必须使用 DVD 制作软件。 请确保您的硬盘上有足够的磁盘空间，可以存储在 CD 写入过程中创建的临时文件。对于一张标准 CD，Windows 最高保留 700 兆字节 (MB) 的可用空间。对于高容量 CD，Windows 最高保留 1 千兆字节 (GB) 的可用空间。 把文件或文件夹复制到 CD 上后，您可以查看 CD 以确保这些文件已经复制成功。 1-05-04 格式化磁盘 警告 格式化磁盘将擦除磁盘上的所有信息。1.如果希望格式化的磁盘是一张软盘，请将其插入软盘驱动器中。否则，请跳到步骤 2。 2.请执行下列操作之一： 在 Windows XP“开始”菜单上，单击“我的电脑”。 在 Windows 2000 中，双击桌面上的“我的电脑”图标。3.单击要格式化的磁盘。 4.在“文件”菜单上，单击“格式化”。 5.选择所需的选项。 6.单击“开始”。 注释 “快速格式化”将删除磁盘中的文件，但不扫描磁盘上的坏扇区。只有先前已对磁盘进行了格式化并确保磁盘未损坏时才使用此选项。 有关某个选项的信息，请单击“格式化”对话框右上角的问号，再单击该选项。 如果磁盘上的文件已打开、磁盘内容已显示或磁盘包含系统或启动分区，则不能格式化该磁盘。1-05-05 查找“新建Office文档”和“打开Office文档”适用于Microsoft? Office 2003 版 在 author=henryd time=20031020T111052-0800 data=Microsoft? Office 2003author=henryd time=20031020T111058-0800 data= Editions 中，位于 Windows“开始”菜单上的“新建 Office 文档”和“打开 Office 文档”快捷方式只在完全安装 Office 或 Office 子程序的过程中或者在自定义安装时进行安装，自定义安装时可特别选择“新建和打开 Office 文档快捷方式”项。安装后，这些快捷方式可执行以下操作： “新建 Office 文档”快捷方式打开“新建 Office 文档”对话框。您可以从该对话框中选择各种 Office 模板以快速新建文档、演示文稿或电子表格，而不必首先打开 Office 程序。 “打开 Office 文档”快捷方式打开“打开 Office 文档”对话框。您可以从该对话框中快速打开任何 Office 文件，而不必首先打开 Office 程序。安装“新建 Office 文档”和“打开 Office 文档”的快捷方式1、如果在“所有程序”或“程序”菜单上看不到快捷方式，您可以执行以下操作来安装快捷方式：1.再次运行 Office 2003 或 Office 2003 程序的安装程序。 2.在“维护模式选项”对话框中，选择“添加或删除功能”选项，然后单击“下一步”。 3.在“自定义安装”对话框中，选中“选择应用程序的高级自定义”复选框，然后单击“下一步”。 4.在“高级自定义”对话框中，选择“Office 共享功能”旁边的加号 (“+”)。 5.单击“快捷方式 - 新建和打开 Office 文档”旁边的箭头。 6.在快捷方式菜单上，单击“从本机运行”。 7.在“高级自定义”对话框中，单击“更新”。 安装完成后，“新建 Office 文档”和“打开 Office 文档”快捷方式位于“所有程序”菜单（Windows 2000 中为“程序”菜单）上。 2、若要在 Office 2003 中查看这些快捷方式，请执行以下操作之一：在 Windows XP 的“开始”菜单上，指向“所有程序”。 在 Windows 2000 的“开始”菜单上，指向“程序”。将“新建 Office 文档”和“打开 Office 文档”的快捷方式移动到 Windows XP 的“开始”菜单若要将“新建 Office 文档”和“打开 Office 文档”命令移动到 Windows XP 的“开始”菜单，请执行以下操作：3、以下说明用于 Windows XP “开始菜单”样式。如果要使用 Windows 的“经典开始菜单”样式或 Windows 2000，请参阅 Windows 中的“帮助”。1.在“开始”菜单上，单击“所有程序”。 2.右键单击“新建 Office 文档”命令，然后单击“附到开始菜单”。 3.在“开始”菜单上，单击“所有程序”。 4.右键单击“新建 Office 文档”命令，然后单击“删除”。 5.如果要求您确认对快捷方式的删除，请单击“删除快捷方式”。 6.对“打开 Office 文档”快捷方式重复所有上述步骤。 注释 可以从固定项目列表上删除程序，方法是：右键单击该程序，然后单击“从开始菜单脱离”或“从此列表中删除”。 可以通过将程序拖动到新位置来更改固定项目列表上程序的顺序。 有关自定义 Windows 的“开始”菜单的详细信息，请参阅 Windows 中的“帮助”。1-05-06 创建与打开工作簿1-07-06-01 打开wed 服务器或或文档库上的文件本主题中的部分内容可能不适用于某些语言。 注释 若要完成下列步骤，您必须具有足够的 Web 服务器权限以打开文件。您必须了解服务器的网址 (URL) 和文件位置。如果您正在使用 SharePoint 产品和技术，您必须是具有“查看项目”权限的网站组的成员。所有默认的网站组均包含此权限。1.在任一 Microsoft Office 程序中，单击“文件”，再单击“打开”。 2.请在“文件名”域中，键入服务器的 URL 和要打开的文件的路径，然后单击“打开”。您可以输入 Internet 地址（例如 ）或 Intranet 地址（例如 http:/example）。 注释 如果您使用的 Web 服务器正在运行 Microsoft SharePoint 产品和技术，则您不会看到文件夹，而是网站的文档库列表。这样就非常便于您查找和使用网站中的文件。 成功打开 Web 服务器上的文件后，即在您的“网上邻居”文件夹中创建一个指向 Web 服务器的快捷方式。然后您就可以使用这个快捷方式更方便地打开 Web 服务器上的文件。1-05-06-02 复制文件按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。）上，单击“打开” 。 单击位置栏 （位置栏：此栏位于某些对话框的左侧（如“打开”、“另存为”或“插入图片”），其中包含了指向“我最近的文档”、“桌面”、“我的文档”、“我的电脑”和“网络邻居”之类文件夹的快捷方式。）上的某个快捷方式，或在“查找范围”框中，单击包含要复制的文件的驱动器或文件夹。 在文件夹列表中，定位并打开包含要复制的文件的文件夹。 用鼠标右键单击需要复制的文件，再单击快捷菜单 （快捷菜单：显示与特定项目相关的一列命令的菜单。要显示快捷菜单，请用右键单击某一项目或按下 Shift+F10。）中的“复制”命令。 5.在“查找范围”框中，单击要将文件复制到的驱动器或文件夹。 6.在文件夹列表中，定位并打开要将文件复制到的文件夹。 7.用鼠标右键单击文件夹列表中的任意位置（确保鼠标指针未置于列表中的文件上），再单击快捷菜单上的“粘贴”。 注释 您还可以一次选取多个要复制的文件。操作方法1.在“常用”工具栏 （工具栏：包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。）上，单击“打开” 。 2.执行下列操作之一： 若要选取“打开”对话框中不相邻的文件，请单击一个文件，再按住 Ctrl 并单击其他文件。 若要选取“打开”对话框中相邻的文件，请单击序列中的第一个文件，再按住 Shift 并单击最后一个文件。 提示如果选择了不需要的文件，请按住 Ctrl 并再次单击该文件。1-05-06-03 移动文件1.在“常用”工具栏 （工具栏：包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。）上，单击“打开” 。 2.单击位置栏 （位置栏：此栏位于某些对话框的左侧（如“打开”、“另存为”或“插入图片”），其中包含了指向“我最近的文档”、“桌面”、“我的文档”、“我的电脑”和“网络邻居”之类文件夹的快捷方式。）上的快捷方式，或在“查找范围”框中，单击包含要移动文件的驱动器或文件夹。 3.在文件夹列表中，定位并打开包含要移动文件的文件夹。 4.用鼠标右键单击要移动的文件，再单击快捷菜单 （快捷菜单：显示与特定项目相关的一列命令的菜单。要显示快捷菜单，请用右键单击某一项目或按下 Shift+F10。）上的“剪切”。 5.在“查找范围”框中，单击要将文件移动到的驱动器或文件夹。 6.在文件夹列表中，定位并打开要将文件移动到的文件夹。 7.用鼠标右键单击文件夹列表中的任意位置（确保鼠标指针未置于列表中的文件上），再单击快捷菜单上的“粘贴”。 注释 您还可以一次选取多个要移动的文件。操作方法2.在“常用”工具栏 （工具栏：包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。）上，单击“打开”。 2.执行下列操作之一 若要选取“打开”对话框中不相邻的文件，请单击一个文件，再按住 Ctrl 并单击其他文件。 若要选取“打开”对话框中相邻的文件，请单击序列中的第一个文件，再按住 Shift 并单击最后一个文件。 提示如果选择了不需要的文件，请按住 Ctrl 并再次单击该文件。1-05-06-04 新建工作簿请执行下列操作之一：1、创建新的空白工作簿在“文件”菜单上，单击“新建”，再单击“新建工作簿”任务窗格 （任务窗格：Office 程序中提供常用命令的窗口。它的位置适宜，尺寸又小，您可以一边使用这些命令，一边继续处理文件。）上的“空白工作簿”。2、基于默认的工作簿模板，新建工作簿单击“常用”工具栏 （工具栏：工具栏中包含可执行命令的按钮和选项。若要显示工具栏，请指向“视图”菜单中的“工具栏”。如果您看不到所需的按钮，请单击工具栏右端的箭头。）上的“新建”。 注释 默认工作簿模板通常位于 C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice11XLStart 下。 （默认工作簿模板：用户创建的 Book.xlt 模板可更改新建工作簿的默认格式。在启动 Excel 或没有指定模板而新建工作簿时，Excel 用该模板创建一个空白工作簿。）3、基于其他模板创建工作簿1.在“文件”菜单上，单击“新建”。 2.在“新建工作簿”任务窗格 （任务窗格：Office 程序中提供常用命令的窗口。它的位置适宜，尺寸又小，您可以一边使用这些命令，一边继续处理文件。）中单击“本机上的模板”。 3.在“模板”对话框中，单击“电子方案表格”选项卡列出自定义模板，再双击要创建的工作簿类型的模板。4.还可单击“Office Online 模板”以获取更多的工作簿模板。 注释 如果在“新建”对话框中没有看到所需的模板，请确认模板已安装并且位于正确的文件夹中。1-05-06-05 删除文件1.在“常用”工具栏 （工具栏：包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。）上，单击“打开”。 2.单击位置栏 （位置栏：此栏位于某些对话框的左侧（如“打开”、“另存为”或“插入图片”），其中包含了指向“我最近的文档”、“桌面”、“我的文档”、“我的电脑”和“网络邻居”之类文件夹的快捷方式。）上的某个快捷方式，或在“查找范围”框中，单击包含要删除文件的驱动器或文件夹。 3.在文件夹列表中，定位并打开包含要删除的文件的文件夹。 4.用鼠标右键单击要删除的文件，再单击快捷菜单 （快捷菜单：显示与特定项目相关的一列命令的菜单。要显示快捷菜单，请用右键单击某一项目或按下 Shift+F10。）上的“删除”命令。 注释 您还可以一次选取多个要删除的文件。操作方法1.在“常用”工具栏 （工具栏：包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。）上，单击“打开”。 2.执行下列操作之一 若要选取“打开”对话框中不相邻的文件，请单击一个文件，再按住 Ctrl 并单击其他文件。 若要选取“打开”对话框中相邻的文件，请单击序列中的第一个文件，再按住 Shift 并单击最后一个文件。 提示如果选择了不需要的文件，请按住 Ctrl 并再次单击该文件。1-05-06-06 将打开的文件添加到“收藏夹”文件夹您可以将打开的文件添加到“收藏夹”文件夹中，这样以后便可很容易地重新打开它。执行此过程前必须保存文件。1.如果未显示“Web”工具栏 （工具栏：包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。）， 请指向“视图”菜单上的“工具栏”，再单击“Web”。 2.在“Web”工具栏上，单击“收藏夹”，再单击“添加到收藏夹”。 3.单击“添加”。 1-05-06-07 链接到网络驱动器1.在“常用”工具栏 （工具栏：包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。）上，单击“打开”。 2.在“打开”对话框中，单击“工具”，再单击“映射网络驱动器”。 3.在“驱动器”框中，单击所需的驱动器号。 4.在“文件夹”框中，输入要连接的文件夹的路径 （路径：操作系统用来定位文件夹或文件的路径，例如 C:House financesMarch.doc。）。 提示若要在每次启动 Microsoft Windows 时都自动连接到该网络驱动器，请选中“登录时重新连接”复选框。1-05-06-08 返回到上一个驱动器、文件夹或internet位置1.在“常用”工具栏 （工具栏：包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。）上，单击“打开”。 2.在“打开”对话框中，单击“后退”按钮。 提示将鼠标指针置于“后退”按钮上时，上一个驱动器、文件夹的名称或 Internet 位置将出现在屏幕提示 （屏幕提示：当用户将鼠标指针悬停在某个对象（如按钮或超链接）上方时显示的简短说明。）中。1-05-06-09 打开文件1、1.在 Microsoft Office 程序中，单击“文件”，再单击“打开”。 2.在“查找范围”列表中，单击驱动器、文件夹或包含要打开文件的 Internet 位置。 3.在文件夹列表中，找到并打开包含此文件的文件夹。 4.单击“文件”，再单击“打开”。 2、以副本方式打开文件1.在 Office 程序中，单击“文件”，再单击“打开”。 2.在“查找范围”列表中，单击驱动器、文件夹或包含要打开文件的 Internet 位置。 3.在文件夹列表中，找到并打开包含此文件的文件夹。 4.选择要打开副本的文件。单击“打开”按钮旁边的箭头，再单击“以副本方式打开”。 注释 当以副本方式打开文件时，将在包含原始文件的文件夹中创建文件的一个新副本。3、以只读方式打开文件1.在 Office 程序中，单击“文件”，再单击“打开”。 2.在“查找”列表中，单击驱动器、文件夹或包含要打开文件的 Internet 位置。 3.在文件夹列表中，找到并打开包含此文件的文件夹。 4.选择要打开其副本的文件。单击“打开”按钮旁的箭头，再单击“以只读方式打开”。 提示您可通过网上邻居在网络文件服务器或 Web 服务器上创建文件夹的快捷方式。 “开始工作”任务窗格 （任务窗格：Office 程序中提供常用命令的窗口。它的位置适宜，尺寸又小，您可以一边使用这些命令，一边继续处理文件。）显示有最近打开的最后若干文件的列表。单击文件名可打开文件。 “打开”对话框中的“我最近的文档”文件夹列出了以前打开过的文件和文件夹。 1-05-06-10 重命名文件1.在“常用”工具栏 （工具栏：包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。）上，单击“打开”。 2.单击位置栏 （位置栏：此栏位于某些对话框的左侧（如“打开”、“另存为”或“插入图片”），其中包含了指向“我最近的文档”、“桌面”、“我的文档”、“我的电脑”和“网络邻居”之类文件夹的快捷方式。）上的快捷方式，或在“查找范围”框中，单击包含要重命名的文件的驱动器或文件夹。 3.在文件夹列表中，定位并打开包含要重命名的文件的文件夹。 4.用鼠标右键单击要重命名的文件，再单击快捷菜单 （快捷菜单：显示与特定项目相关的一列命令的菜单。要显示快捷菜单，请用右键单击某一项目或按下 Shift+F10。）上的“重命名”。 5.键入新名称，再按 Enter。 1-05-06-11 选择多个文件1.在“常用”工具栏 （工具栏：包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。）上，单击“打开”。 2.执行下列操作之一 若要选取“打开”对话框中不相邻的文件，请单击一个文件，再按住 Ctrl 并单击其他文件。 若要选取“打开”对话框中相邻的文件，请单击序列中的第一个文件，再按住 Shift 并单击最后一个文件。 提示如果选择了不需要的文件，请按住 Ctrl 并再次单击该文件。1-05-06-12 打开文件疑难解答一、无法打开文件1、文件可能遭到了破坏要打开的文件可能遭到了破坏。Microsoft Office 程序可能会尝试恢复被破坏的文件中的文本，或者如果不能恢复，则可以删除该文件，再打开该文件的副本。操作方法1.如果您正使用的 Microsoft Office 程序没有响应，则请恢复该程序。操作方法在 Microsoft Windows 的“开始”菜单上，指向“程序”，接着指向“Microsoft Office 工具”，然后单击“Microsoft Office XP 应用程序恢复”。在“应用程序列表”中，单击未响应的程序或文档。请执行下列操作之一：若试图恢复正在使用的文件，请单击“恢复应用程序”或“重新启动应用程序”。如果您只想关闭程序，并丢失对文件的最新更改，请单击“结束应用程序”。可将引发问题的错误发送给 Microsoft，以用于改进程序后续版本的质量。请单击“发送错误报告”或“不发送”。2.打开 Office 程序。3.审阅列于“文档恢复”任务窗格 （任务窗格：Office 程序中提供常用命令的窗口。它的位置适宜，尺寸又小，您可以一边使用这些命令，一边继续处理文件。）的文件，然后决定要恢复哪个文件。操作方法如果文件的标题中有“恢复”，那么较之标题中有“原始”的文件，该文件通常包含更新的更改。如果您想查看对文件所做的修复，请指向“文档恢复”任务窗格中的文件，单击文件名旁边的箭头，然后单击“显示修复”。如果您想审阅恢复的版本，请打开所有的版本并保存其中最好的一个。4.对每一个需保留的文件，请指向“文档恢复”任务窗格中的文件，单击文件名旁边的箭头，然后执行下列操作之一：若要使用该文件，请单击“打开”。若要保存该文件，请单击“另存为”，然后输入文件名。默认情况下，该文件作为原始文件保存于相同的文件夹中。如果使用与原始文件相同的名称，则原始文件被覆盖。当看到一则消息询问是否希望替换已有文件（具有您上一次保存文件时所做的更改）时，请单击“是”。5.当您打开或保存了所有需要保留的文件后，请单击“文档恢复”任务窗格中的“关闭”。2、文件名可能太长文件名和路径名不能超过 223 个字符。请执行下列操作之一：缩短文件名。将此文件移至另外一个路径名较短的文件夹。尝试再次打开文件。3、文件所在磁盘的空间不足将文件移至另外一个空间足够大的磁盘。二、“打开”对话框中没有列出正在查找的文件1、检查文件类型请确保“文件类型”框中选择了正确的文件类型。还可使用 *.* 来显示所有文件。2、执行查找在“打开”对话框中，在“文件名”框中键入文件的名称，单击“工具”，再单击“查找”。选择条件并单击“搜索”。3、检查搜索条件当执行搜索时，请确保“搜索”对话框中的输入项适用于正在搜索的文件。若要清除文件位置之外的当前所有搜索条件，并重新设置为默认的文件类型，请单击“还原”。请确保查找的驱动器和文件夹均正确。如果您不知道文件夹名，可通过在“搜索范围”选项中选择适当的驱动器来搜索特定驱动器上的所有文件夹和子文件夹。4、检查网络连接如果您正查找网络上的文件，而网络驱动器未出现在“打开”对话框中的“搜索范围”下，请执行下列操作：1.单击“工具”，再单击“映射网络驱动器”。2.在“驱动器”框中，单击准备用于连接网络的驱动器符号。3.在“文件夹”框中，输入文件在网络上的路径。提示如果网络支持 UNC （通用命名约定 (UNC)：一种对文件的命名约定，它提供了独立于机器的文件定位方式。UNC 名称使用 serversharepathfilename 这一语法格式，而不是指定驱动器符和路径。），还可以在网络驱动器上查找文件。方法是，在“打开”对话框的“文件名”框中键入 UNC 路径，例如：键入“plansdocuments”。5、在网络中查找如果是在 Web 服务器 （Web 服务器：承载网页并响应浏览器请求的计算机，也称为 HTTP 服务器。Web 服务器存储 URL 以 http:/ 开头的文件。）中查找文件，请在“打开”对话框的“文件名”框中键入文件夹路径，例如，键入 http:/myserver/public。三、打开文件时，键入的密码无效请确认您输入了正确的用户名和密码，并且没有打开 Caps Lock。如果还不能访问网络服务器，请咨询网络管理员。四、文件的快捷方式无效1、文件可能已被重命名或删除如果对目标文件的名称或扩展名做了任何更改，快捷方式将不起作用。使用 Microsoft Office 搜索功能可查找与正准备打开的文件有类似名称的文件，或与正准备打开的文件有相同创建或修改日期的文件。操作方法1.单击“打开” 。2.单击“打开”对话框中的“工具”，再单击“查找”。3.请执行下列操作之一：2、搜索包含特定文本的文件您可查找在其标题、内容或属性中包含文本的文件。1.在“基本”选项卡上的“搜索文本”框中，键入用于搜索 Microsoft Office 文件、网页和 Microsoft Outlook 项目的文本。提示在“搜索文本”框中可使用通配符。键入“?”（问号）可以匹配任意单个字符；键入“*”（星号）可以匹配任意字符串。例如，“s?t”将查找“sat”和“set”；“s*d”将查找“sad”和“started”。2.若要限制搜索位置，请在“搜索范围”框中选择一个或多个驱动器、文件夹、网站或 Outlook 邮箱。若要搜索任何位置，请选择“任何地方”。若要指定单个地址，请直接在“搜索范围”框中键入。3.若要限制搜索结果的类型，请在“搜索文件类型”框中选择要查找的项目的类型。若要查找所有类型的文件、网页和 Outlook 项目，请选择“任意类型”。4.单击“搜索”。提示若要查看查找到的项目的所有属性，请单击项目后的命令按钮，然后选择“属性”。基于一个或多个属性搜索文件5.在“高级”选项卡上，输入一个或多个搜索条件。操作方法在“属性”框中，从列表中选择属性或键入属性名称。“属性”框中显示当前打开的文档的可用属性。提示在“属性”框中可使用通配符。键入“?”（问号）可以匹配任意单个字符；键入“*”（星号）可以匹配任意字符串。例如，“s?t”将查找“sat”和“set”；“s*d”将查找“sad”和“started”。在“条件”框中，从列表中选择条件，或键入条件。在“值”框中，输入与条件相关联的值。如果存在前一个搜索条件，则单击“与”可添加一个条件，即该条件必须与前一个条件同时为真。单击“或”可添加一个条件，即该条件与前一个条件不必同时为真。单击“添加”可添加搜索条件。 注释 如果值对于条件或属性无效，则“添加”按钮不可用。6.若要限制搜索位置，请在“搜索范围”框中，选择一个或多个驱动器、文件夹、Web 站点或 Outlook 邮箱。若要搜索任何位置，请选择“任何地方”。若要指定单个驱动器、文件夹或网站，请直接在“搜索范围”框中键入。7.若要限制搜索结果的类型，请在“搜索文件类型”框中选择要查找的项目的类型。若要查找所有类型的文件和项目，请选择“任意类型”。8.单击“搜索”。提示若要查看查找到的项目的所有属性，请单击项目后的命令按钮，然后选择“属性”。2、文件可能暂时不可用如果文件位于网络服务器上，请向网络管理员咨询以确认服务器驱动程序是否可用。如果文件位于可移动的媒体（例如，软盘）上，请确保具有目标文件的媒体正确地插入了驱动器或设备中。五、在 Excel 中打开网页时没有任何反应如果用 Microsoft Excel 打开不是由 Excel 创建的网页时没有任何反应，则可能是由于网页中包含框架页。单个网页可分割为多个部分，每个部分都显示单独的网页，这些部分就称为框架。而包含这些框架组的容器就称为框架页。Excel 不能打开包含框架页的网页。如果知道如何处理 HTML 源代码，则可以使用 HTML 编辑器将所需信息复制到新文件中（不包含框架页代码），然后在 Excel 中打开新文件。六、工作簿以只读方式打开可能是下述某种原因或二者兼而有之。工作簿的创建者可能设置了限制条件，因此该工作簿只能以只读方式打开。有关详细信息，请与工作簿的创建者联系。 如果您试图用 Microsoft Excel 97 以前的版本来打开 Excel 2000 或更高版本的工作簿，那么该工作簿就好像受密码保护一样，因此，您只能以只读 （只读：一种设置，允许读取或复制文件，但不能更改或保存该文件。如果更改只读文件，只有给予该文档一个新名称时才能保存所做更改。）方式打开。若要打开和保存该工作簿，请使用 Excel 97 或更高版本的程序。 七、当使用快捷方式或图标启动 Excel 时，默认的工作文件夹不正确如果您使用快捷方式 （快捷方式：指向储存在另一个位置的程序或文件的图标。）启动 Microsoft Excel，那么您为快捷方式指定的工作文件夹可能不会被使用（若要指定快捷方式的工作文件夹，可用鼠标右键单击快捷方式图标，单击快捷菜单 （快捷菜单：显示与特定项目相关的一列命令的菜单。要显示快捷菜单，请用右键单击某一项目或按下 Shift+F10。）上的“属性”，然后在“快捷方式”选项卡上的“起始位置”框内填入工作文件夹）。如果在“工具”菜单的“选项”对话框内，其“常规”选项卡上的“默认文件位置”框中已设置了文件夹，那么 Excel 就会使用该文件夹作为工作文件夹。1-05-06-13 打开“Office活页夹”文件本主题中的部分内容可能不适用于某些语言。Office 2003 中不包含“Microsoft Office 活页夹”。但是，如果一个在早期版本的 Office 中创建的活页夹文件包含所要访问的信息，您可使用“拆散”工具提取信息并将其保存为相应应用程序的格式。1.为执行此过程，必须安装“拆散”工具。 操作方法在 Windows XP“控制面板”中，打开“添加/删除程序”。 在 Windows 2000“控制面板”中，双击“添加/删除程序”图标。在当前安装的程序列表中，单击 Office 2003 或 Office 程序，再单击“更改”。 选择“添加或删除功能”选项。 选中“选择应用程序的高级自定义”复选框。 单击“Office 工具”旁的展开指示器 (+)。 单击“Microsoft Office 活页夹支持”图标，再选择所需的安装选项。 2.在 Microsoft Windows 的“Windows 资源管理器”或“我的电脑”中，定位并双击包含所需信息的“活页夹”文件。“活页夹”文件使用 .obd 或 .obt 扩展名。 “拆散”工具将启动。3.在“拆散”对话框中，选择要在其中保存文件的文件夹。 4.单击“确定”。 1-05-07 查找文件与设置属性1-05-07-01关于查找文件本主题中的部分内容可能不适用于某些语言。不管在下列什么工作环境中，都可在 Microsoft Office 2003 中使用“文件搜索”命令来查找文件：在计算机的硬盘驱动器上、局域网络、Microsoft Outlook 邮箱以及网上邻居 （网上邻居：网络文件服务器、Web 服务器或 Exchange 2000 服务器上的一个文件夹。您可以创建一个到“网上邻居”的快捷方式，以便处理那里的文件。文档库等“网上邻居”具有本地文件夹所不具备的特征。）。您还可在 Outlook 邮箱中查找电子邮件、会议和其他信息。搜索操作提供两种查找文件的方法：基本搜索和高级搜索。一 、基本文件搜索基本搜索能最全面地搜索文件、Outlook 项目和网页。可以查找在标题、内容或属性 （属性：控件、字段或对象的命名属性，可以通过设置属性来定义对象的某种特征（如大小、颜色或屏幕位置）或对象行为的某个方面（如对象是否隐藏）。）中包含指定文本的文件。还可以指定搜索文件的范围和搜索文件类型。二、高级文件搜索高级搜索则更加明确，用于根据文件属性查找文件。您可通过创建查询完成此操作，查询是所找到文件必须满足的一条或多条规则的集合。查询的一个示例是“作者 是(精确地) 佚名”。它指定了待搜索文件的作者属性应只包含文本“佚名”。三、 自然语言搜索自然语言搜索使用熟悉的会话表达方式（例如“Get all mail from Jane”或“Find all meetings next week”）从“基本文件搜索”任务窗格中搜索 Microsoft Outlook 项目。使用自然语言搜索，您可搜索电子邮件、日历项、联系人、任务和便笺。只有在 Microsoft Office 2003 英文版中才支持自然语言搜索。虽然可以在自然语言查询中包括更多信息以获取更好的搜索结果，但是您无需使用完整的句子或者关心语法的正确性。例如，下列自然语言查询是正确的：“High priority tasks”。自然语言搜索可搜索 Outlook 项目的内容，例如电子邮件的正文，以及项目的属性 （属性：控件、字段或对象的命名属性，可以通过设置属性来定义对象的某种特征（如大小、颜色或屏幕位置）或对象行为的某个方面（如对象是否隐藏）。），例如会议的主题和任务的优先级。 注释 对于网上邻居或您计算机上的文档，虽然不支持自然语言搜索，但是 Office 的“文件搜索”将使用自然语言搜索查询中的信息来查找这些位置中的文件。1、使用自然语言的提示1.搜索电子邮件使用类似于“about”或“subject”的单词来搜索电子邮件的内容。 示例“Messages about searching”“Messages on the subject: sales quotas”搜索电子邮件的属性和其他域。 示例“High priority messages”“Who did I Cc about natural language searching?”“E-mail I need to follow-up on”搜索包含附件的文档。 示例“Find all mail messages with attachments”指定时间范围以缩小搜索范围。 示例“E-mail from Bob in the last week about natural language searching”“Find the most recent e-mail from Prasanna”2.搜索日历使用类似于“about”或“subject”的单词来搜索会议的内容。 示例“Meeting about sales goals”“Show the meeting to introduce new team members”根据参加人搜索会议。 示例“All meetings with Jim”“Find the meeting organized by Tanya”“Did Bei-Jing accept the meeting about searching?”通过指定时间范围来限制搜索的范围。 示例“Find all meetings I attended last Monday”“Find all meetings the day before yesterday”3.搜索联系人根据详细信息搜索联系人，例如昵称或生日。 示例 “Find everyone whose manager is Miles”查找具有共同信息的一组联系人。 示例 “Contact information for clients who live in Baltimore”4.搜索便笺根据便笺的内容、颜色或其他属性搜索便笺。 示例 “All notes I created yesterday”“All blue notes about searching”其他提示通过指定要搜索的文件夹来缩小搜索范围。 示例 “E-mail in my Inbox that I havent read yet”使用引号来保持短语的整体性。 示例 “Show me meetings about natural language searching in the next 5 days”指定希望结果返回的顺序。 示例 “E-mail from Helmut, sorted oldest message first”四、文件搜索选项1、“文件搜索”任务窗格使用“文件”菜单上的“文件搜索”时，“文件搜索”任务窗格将显示在页面右侧。每个 Office 应用程序都可拥有自身的“文件搜索”任务窗格实例。不过，搜索结果对于任何应用程序都是可用的。例如，如果您在 Microsoft Word 中搜索任意类型的文件，并从搜索结果列表中打开某 Microsoft Excel 电子表格，则搜索结果也会显示在 Excel 的“搜索结果”任务窗格中，以便于您可继续使用它们。2、查看搜索结果开始搜索时，“文件搜索”任务窗格会立即开始列出所找到文件的名称。文件按以下位置分别显示：您的计算机、邮箱和网上邻居。从结果列表中，您可以对找到的文件执行多种操作，例如：查看文件的属性 打开文件 在 Web 浏览器中查看文件 根据某文件新建文档 将指向某文件的超链接复制到“Office 剪贴板”中 3、用快速搜索来加速搜索快速搜索从文件提取信息并用某种方式进行组织，以便更快速，更容易地查找这些文件。当您的计算机空闲时，就会更新快速搜索索引。快速搜索使用内置 Windows 索引服务。您可从 Windows 的“搜索”任务窗格中或 Office 中的“基本文件搜索”任务窗格中启用快速搜索支持。 注释 如果没有安装快速搜索，“基本文件搜索”任务窗格就会显示一条注释信息。如果已经安装快速搜索，就会显示其状态为已启用或已禁用。4、使用条件和值来生成更复杂的搜索使用高级搜索时，可以基于文件属性，使用条件和值来搜索文件。条件是在高级搜索中对文件属性值设置的限制，从而使其更加明确。每一种属性类型都有与之相关的一组条件，高级搜索将自动显示这些条件。例如，如果属性为日期，高级搜索就会显示下列条件选项以及其他选项：“今天