品牌部总经理出差报销管理制度.doc

文件编号&版本：R-FNA-001A 胜道（福建）体育用品有限公司 出差报销管理制度生效日期： 2012.5.1保密等级:普，页码： 4 / 4批准：1、 目的：因公司对外往来及业务发展需要，为进一步完善公司财务管理，规范出差人员出差申请、借款与费用报销的流程及要求，遵从真实、节约的原则，根据公司实际情况，公司员工出差按职务级别不同及城市级别不同，依照下列标准报销费用，超过标准部分个人负担。2、 适用：适用于公司人员国内外因公出差、业务办理、参展、参加外训、会议、公司组织旅游等所有外勤活动的申请，以及公差借款与费用报销等手续的办理。3、 职责及审批权限：3.1、 出差人员：负责出差申请单的填写、借款与费用报销单据黏贴；3.2、 财务部：按制度对出差借款进行预支及出差费用报销审核；3.3、 副总经理：对经理级以下（含）人员7天以内（包括7天）出差，进行批示。对3000元以内借款进行批示。3.4、 总经理：对部门经理以上员工出差及出差7天员工以上进行批示，对所有员工出差借款及报销单据的最终批示；对3000元以上借款进行批示。3.5、 董事长：负责对总经理出差、借款、报销单据的最终批示；4、 出差申请与借款：12344.1 员工出差，应至少提前一个工作日填写出差申请表、请假单，需要借款的提前两个工作日填写借款单，经审核后方可出差。4.2 员工出差期限由派遣部门经理视实际情况核定，因公务需要、意外灾害或患病滞阻，需延期回公司时，以电话告知部门经理和人事经理，返回公司后两个工作日内须补办请假手续。4.3 员工出差时，需凭借出差申请表到前台登记外出单，前台须做好外出登记。4.4 出差人员须提前一天准备好出差所需用品。并根据出差用品检查清单对出差用品进行清点、检查、确认，以确保出差工作便利，不误事务。4.5 出差人员必须对出差费用进行合理预算，填写借款单，按程序审批后，到财务部借款。4.6 财务部有义务在预算内合理安排出差人员的外出经费，保证出差工作的正常进行，特别是借支大额现金时，有必要采取安全措施。4.7 出差人员独自出差一次性借款金额原则上不得超出月工资总额，超出的须要总监或副总担保，报总经理核准方可借支。4.8 所有借款当事人一律实行：“前借未还，再借不给”的原则，借款审批人实行“谁批准、谁负责”的管理办法，一旦借款人无法及时扣回，无力还款时，由批准人担保由当事人书面提供还款计划。如是批准人未认真审核导致呆账的，批准人视情况给予一定的处罚(非人为因素除外)!4.9 人力资源部在审核出差申请单时应确保出差人员人事资料档案的完整、真实性，并对首次出差人员再度审核。5、 出差借款流程：55.1 3000元以内借款流程：出差人员填写借款单上一级主管审核上二级主管审核财务经理审核总监审核副总批准出纳借款。5.2 3000元以上借款流程：出差人员填写借款单上一级主管审核上二级主管审核财务经理审核总监审核副总审核总经理批准出纳借款。5.3 总经理借款流程：总经理填写借款单董事长批准出纳借款。6、 费用报销流程：66.1 出差人员与返回公司4个工作日内，出具出差申请表和出差报告书逐级审批后凭费用发票到财务报销；出差人员未出示“出差报告书”，财务可不予报销。6.2 报销总额在3000元以内由副总审批。报销总额超过3000元的由总经理审批。总经理报销由董事长审批。7、 出差报销标准：77.1 出差费用分为交通费、住宿费、伙食补贴、话费及市内交通等。其标准如下：职 务交通工具住宿标准伙食补贴话费（元/天）市内交通限额（凭票）省外省内A类B类A类B类总经理飞机经济舱火车软卧、高铁实报实销副总飞机经济舱火车软卧、高铁实报实销（原则上以标准3星为准，特别除外）60502030总监、副总监、总助飞机经济舱、火车软卧火车硬卧、汽车、高铁28022060502030部门经理火车硬卧火车硬卧、汽车、高铁22018050401020专员、普通职员火车硬卧火车硬卧、汽车、高铁1601403030510备注：A类标准：首都、直辖市、经济特区及省会城市； B类标准：地区城市； 具体参照当地消费标准作出适当选择。7.2 到某地开发市场出差连住一个月以上的，就地租房，租房价格不得高于同级别住宿标准的60%，其他费用参照以上表格标准。7.3 由对方客户安排出差人员食宿的情况下，公司不予补贴相关费用。如发现客户请客、帮垫住宿费、交通费等而擅自拿回公司报销的，一经发现，第一次处严重警告并按该金额十倍罚款；第二次无薪即刻解雇处理。7.4 12：00以前启程外地出差（以长途乘坐工具发车时刻为准）可按1天计，反之按半天计；12：00以后返回本地（以长途乘坐工具到车时刻为准）可按1天计，反之按半天计；7.5 总经理、副总、财务总监原则上不同时乘坐同一交通工具。8、 报销标准说明：88.1 公司总经理、副总、总监以下职务员工在特别情况下须乘坐飞机时，提前申请或者用电话提前请示总经理特别批准。报销时，机票有总经理签字后方可报销。8.2 因公乘坐的火车票、长途汽车票、市内乘车，实报实销，报销出租车费，若多人同时公差或可顺道时，应共同乘坐，由一人代表报销，其他作为证明人签字。8.3 部门经理以下人员搭乘出租车须视以下情况：返回途中公共汽车已经下班、紧急文件、携带重要文件、现金、有贵宾陪同；其他类似情况。8.4 级别不同的员工共同出差，交通工具和住宿费可享受高级别人员标准。8.5 公司派车出差，不再享受交通费补贴，当天回公司不报住宿费。8.6 两位同性员工(含夫妻)共同出差，只允许合住一间标准房,如三人同性员工出差尽量住三人间。8.7 遇特殊情况住宿费超标准，应说明理由，并由带队负责人证明,报总经理审批后，财务部方可予以报销。8.8 员工出差必须选择最便捷途径，行程不得绕道，中转城市当天无交通工具，只得逗留一宿，第二天必须出行。8.9 出差人员住宿凡在标准控制范围内节约部分，公司予以节约部分金额50%奖励并纳入当月绩效考核。8.10 到家庭所在城市出差,借住亲戚、朋友、同学家的，按住宿标准的50%补贴费用，不必附单报销。8.11 外出学习、考试及参加培训者，会议期间的伙食费、住宿费由主持召开会议单位统一开支的或支付的会议费中已包含伙食费、住宿费内容的，不再报销住宿费和伙食补助费。8.12 出差在外，因业务需要接待客户开支（经总经理特批）或代表领导出席会议或参加活动，其发生的费用按实报实销，但要在报销单上加以说明或附会议通知。8.13 出差人员自机场到目的地原则上务必乘坐大巴，若未有直接到达大巴车，需乘坐大巴到离目的地最近距离。9、 出差报销要求：99.1 出差人员返回公司4个工作日内必须报销，否则公司财务部可不予以受理。9.2 出差人员的交通费只报销办理与业务有关的单位的直线交通费，禁止以出差为由的旅游观光，绕道而行，否则公司有权拒绝不合理部分的费用。发现虚报现象，每笔罚款200元。9.3 特殊情况产生的业务长途电话费，需由公司负责人批准后，凭电信局的电话费单经人力部审核后到财务部报销。9.4 费用报销单据的粘贴：费用报销按费用性质的不同粘贴在不同单据后面，如差旅费粘贴在差旅费用报销单之后，差旅费用以外的粘贴在费用报销单之后。粘贴时应按单据分类，票据面额大小分类等整齐有序的粘贴在报销单据背面。9.5 费用报销单据粘贴妥当，在报销单据上详细注明费用发生情况，如差旅费报销详细注明往返区间（出差地点流程图）、日期及区间车船、机票、过路过桥费、住宿费等费用项目。其它费用报销，须注明承办事项及该项开支情况，采购材料报帐需要发票或有关单据、入库单、请购单等票据齐全。报销发票的内容必须具备有开出发票单位的名称、日期、经济业务内容、数量、单价和金额。9.6 尽量索取税务的正式发票，未能取得正式税务发票的也要收款收据，从外单位取得的发票，必须加盖有填制单位的印章，从个人取得的发票须有填制人员的签章。如确实因为价格的原因，必须要对方开出收据并加盖发票专用章，如发票上只有金额，那必须附有附件写明具体的品种，否则一律不得报支。9.7 原始发票不得涂改、挖补。发现原始发票有错误的应当由开出单位重开或更正，更正处应加盖开出单位印章。9.8 凡填有大写和小写的发票，大写与小写的金额必须相同，大小写不一致的，以金额小的为准。9.9 每次差旅报销应该以(一个出差回程为报销单位,如有两个或以上人员一同出差,应集中由一人处理报销事宜)。9.10 发票上要有出差人签名，出差因公购买实物的发票，必须由部门主管负责人证明。9.11 财务部凭出差审批单、实际出差天数、费用票据和规定的出差补贴标准进行审核，差旅费报销需要有效的车费、住宿费，没能取得票据的要有证明单。出差交际费的开支和标准，需事先征得总经理同意，总经理外出时可授权他人暂时代理。总经理回公司后，被授权人应向总经理汇报经济活动情况。9.12 费用报销单据填写完毕按审批程序逐级报批，经办人员凭审核后单据到财务部出纳处领取款项。9.13 报销单据必须真实、合理、若发现虚报不实者，除将所报款项追回外，处以加倍罚款。9.14 员工出差期间，无论平时、周末或假日，均不另计加班费。休息日与假日出差可调休。10、 出差纪律1010.1 员工因公出差应本着勤俭节约的原则，严格遵